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本《電子郵件管理制度》旨在規(guī)范公司內部的電子郵件使用行為，確保信息的安全性、有效性與專業(yè)性，提高工作效率，防止?jié)撛诘男畔⑿孤讹L險，并維護良好的企業(yè)形象。
包括哪些方面
1. 電子郵件賬戶管理
2. 電子郵件使用規(guī)范
3. 信息安全與隱私保護
4. 工作郵件處理時效
5. 附件管理與文件安全
6. 郵件溝通禮儀
7. 違規(guī)處理與監(jiān)督機制
重要性
電子郵件作為現(xiàn)代企業(yè)的重要通訊工具，其管理的重要性不言而喻。有效管理電子郵件可以：
1. 確保信息傳遞的準確性和及時性，避免誤解和延誤。
2. 保護公司敏感信息，防止數(shù)據(jù)泄露，維護企業(yè)利益。
3. 塑造專業(yè)的企業(yè)形象，提升內外部溝通效率。
4. 通過合規(guī)使用，降低法律風險，遵守相關法規(guī)。
方案
1. 電子郵件賬戶管理：每位員工應擁有唯一的公司郵箱賬號，離職員工的賬號需及時注銷，新入職員工需進行郵箱使用培訓。
2. 電子郵件使用規(guī)范：保持郵件內容簡潔清晰，避免使用非正式語言和縮寫。主題行應明確概括郵件內容，便于收件人快速理解。
3. 信息安全與隱私保護：不得在郵件中傳輸機密或敏感信息，必要時使用加密技術。禁止未經授權查看、轉發(fā)他人郵件。
4. 工作郵件處理時效：一般工作郵件應在24小時內回復，緊急郵件應優(yōu)先處理。周末和非工作時間可視情況延遲回復。
5. 附件管理與文件安全：附件大小應控制在合理范圍內，確保收件人能順利接收。敏感文件應通過安全渠道傳輸。
6. 郵件溝通禮儀：尊重收件人，保持禮貌，避免發(fā)送垃圾郵件和過度抄送。定期清理收發(fā)件箱，保持整潔。
7. 違規(guī)處理與監(jiān)督機制：設立違規(guī)舉報機制，對違反規(guī)定的員工進行教育或處罰。it部門定期進行電子郵件系統(tǒng)審計，確保合規(guī)使用。
本制度旨在為公司的電子郵件使用建立一個清晰、有序的框架，通過強化管理，提高通信效率，保障信息安全，為公司的穩(wěn)定運營提供有力支持。每位員工都應理解和遵守這些規(guī)定，共同維護一個高效、安全的電子郵件環(huán)境。
電子郵件管理制度范文
第1篇 _公司電子郵件管理
公司電子郵件管理
1.0 總則
公司開通intemet電子郵件服務,目的是為了更好地促進公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網絡,無論對內對外均不得傳遞與本人工作無關的內容,違者視情節(jié)輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。
2.0 郵件服務器管理
辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作。
3.0 郵件開戶須知
申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”,并通知申請人?；貓?zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)則。
4.0 電子郵件使用規(guī)程
4.1 用戶應當定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負責。
4.2 禁止向異地發(fā)送大于2m的電子郵件,嚴禁使用fidml下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術雜志由公司統(tǒng)一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機構可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。
4.3 在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不可擅自使用其他任何郵件地址。
4.4 嚴禁轉發(fā)有危害社會安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。
4.5 發(fā)送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。
4.5.1 秘密級:需由部門經理同意加密發(fā)送,由部門對資料的安全負責。
4.5.2 機密級:由部門經理簽字同意,將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負責發(fā)送。
4.5.3 絕密級:禁止在網上發(fā)送
5.0 監(jiān)督檢查工作
公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管,系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。
6.0 塊規(guī)處罰
6.1 對于異地發(fā)送超過2m的大郵件,使用fidml下載軟件或未經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴重程度,處于500―800元的罰款。
6.2 轉發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關的郵件的員工,首次發(fā)現(xiàn)作降薪處理,再次發(fā)現(xiàn)作降職處理,三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。
6.3 在公司內部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。
6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密,一經發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴重,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴重的,公司還將依法追究其法律責任。
7.0 附則
本條例的解釋權屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出咨詢。
第2篇 電子郵件使用保密管理制度
1、認真貫徹執(zhí)行上級保密部門文件的有關規(guī)定和要求,嚴禁通過電子郵箱辦理涉密業(yè)務,存儲、處理、傳輸涉密和內部辦公信息。
2、嚴禁將涉密存儲介質和內部辦公網絡接入互聯(lián)網及其其他公共信息網絡。
3、嚴禁在未采取防護措施的情況下,在涉密信息系統(tǒng)與互聯(lián)網及其他公共信息網絡之間進行信息交換,不斷增強電子郵箱保密管理能力。
4、嚴格信息流轉的規(guī)范性,做到公開信息網上公布,不使用公開郵箱,減少郵箱使用管理上存在的空檔。
5、及時對單位郵箱信息嚴格審查、嚴格控制、嚴格把關,從制度上杜絕泄密隱患。
6、嚴禁泄露涉及單位信息的郵箱密碼,不開放公共郵箱,防止信息交叉泄露。
7、郵箱保密工作做到制度到位、管理到位、檢查到位,電子郵箱使用過程中的防范技術要進一步提高,進一步完善。
第3篇 物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）
物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現(xiàn)辦公自動化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內容:
1、郵件發(fā)送者應填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。
2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。
4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內容者為被抄送人。收件人應及時答復發(fā)件人,被抄送人可不答復。
5、所有部門經理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務等,按公司制度追究其相應責任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關的郵件。
8、公司總辦應指導和協(xié)助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負責按公司部門及崗位設置建立相應的郵箱。
2、郵箱使用者應保護好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請及時做出更改申請。
3、如果沒有得到授權,不能查看他人郵箱內容。
