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本辦公電話管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部電話使用行為，確保通信效率與信息安全，同時(shí)降低不必要的通信成本。
包括哪些方面
1. 電話設(shè)備管理：包括電話機(jī)的分配、維護(hù)和更新。
2. 通話行為規(guī)范：涉及電話禮儀、通話時(shí)長(zhǎng)控制以及緊急情況處理。
3. 電話費(fèi)用管理：涉及話費(fèi)報(bào)銷、超支處理和電話費(fèi)用預(yù)算制定。
4. 信息安全：保護(hù)公司敏感信息，防止電話竊聽(tīng)和欺詐。
5. 呼叫記錄與監(jiān)控：定期審計(jì)通話記錄，確保合規(guī)性。
重要性
1. 提升效率：明確的電話使用規(guī)則有助于減少無(wú)效溝通，提高工作效率。
2. 保障信息安全：防止敏感信息通過(guò)電話泄露，保護(hù)公司利益。
3. 控制成本：合理管理電話費(fèi)用，避免浪費(fèi)，優(yōu)化企業(yè)資源分配。
4. 維護(hù)專業(yè)形象：規(guī)范的電話禮儀提升公司對(duì)外形象，增強(qiáng)客戶信任。
方案
1. 電話設(shè)備管理：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)電話機(jī)，由it部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)和維護(hù)。設(shè)備損壞需及時(shí)報(bào)修，報(bào)廢設(shè)備按程序回收。
2. 通話行為規(guī)范：?jiǎn)T工應(yīng)保持禮貌，簡(jiǎn)明扼要地進(jìn)行通話，避免私人事務(wù)占用工作電話。緊急情況需立即報(bào)告上級(jí)，確?？焖夙憫?yīng)。
3. 電話費(fèi)用管理：每位員工的電話費(fèi)用設(shè)有限額，超出部分需個(gè)人承擔(dān)，特殊情況需提前審批。每月公布話費(fèi)賬單，透明化管理。
4. 信息安全：嚴(yán)禁在電話中討論敏感商業(yè)信息，使用加密通話功能處理重要事務(wù)。對(duì)異常通話活動(dòng)進(jìn)行調(diào)查，防止欺詐。
5. 呼叫記錄與監(jiān)控：定期抽取通話錄音進(jìn)行審核，檢查服務(wù)質(zhì)量及合規(guī)性。如有違規(guī)行為，將依據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行處理。
此制度自發(fā)布之日起生效，全體員工需熟知并遵守。公司將定期對(duì)制度進(jìn)行審查和更新，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和通信技術(shù)的變化。讓我們共同維護(hù)良好的電話使用環(huán)境，為公司的高效運(yùn)作貢獻(xiàn)力量。
辦公電話管理制度范文
第1篇 食品公司集中辦公電話管理辦法
食品股份公司公司集中辦公電話管理辦法
為加強(qiáng)和完善公司集中辦公電話的管理,保證正常工作通訊需要,增強(qiáng)全體干部職工的節(jié)約意識(shí),更好地做好開(kāi)源節(jié)流工作,特制定本辦法。
一、公司電話主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話通話要言簡(jiǎn)意賅,禁止在電話中閑聊,嚴(yán)禁撥打聲訊和信息電話。
二、集中辦公部門(mén)原則上全部使用插卡管理電話,部分經(jīng)理專人專號(hào)可使用非插卡電話,月末根據(jù)電話費(fèi)詳單核定話費(fèi)。
三、辦公話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)按集中辦公部門(mén)在崗人數(shù)每人每月30元,部門(mén)經(jīng)理及副總經(jīng)理50元,保安部值班電話50元執(zhí)行。特殊情況由部門(mén)申報(bào),總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,辦公室增補(bǔ)話費(fèi)。
四、每月1―5日由辦公室統(tǒng)一將當(dāng)月定額話費(fèi)輸入各部室,輸入話費(fèi)可累計(jì)使用。如提前使用完話費(fèi)后,到辦公室充值,并進(jìn)行登記,月末在通訊補(bǔ)助費(fèi)中扣除。
五、安裝管理插卡電話后,任何部門(mén)和個(gè)人,不準(zhǔn)避開(kāi)話機(jī)接線和私自接電話副機(jī),發(fā)現(xiàn)此情況,按盜打電話,竊取話費(fèi)予以處罰,并交于質(zhì)檢部進(jìn)行處理。
六、各處室負(fù)責(zé)人及員工要切實(shí)負(fù)起責(zé)任,以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長(zhǎng)途電話者,統(tǒng)一到辦公室登記后,方可撥打。
七、由辦公室月末對(duì)各部門(mén)電話使用情況進(jìn)行查詢監(jiān)督,并予以公布,超出部分在此月通訊補(bǔ)助費(fèi)中扣除。
八、自本制度執(zhí)行之日起,原辦公電話管理辦法自行廢除,同時(shí)由辦公室收回非集中辦公人員電話磁卡。
第2篇 l教育學(xué)院辦公電話管理辦法
為加強(qiáng)辦公電話的管理,節(jié)約話費(fèi)開(kāi)支,特制定本辦法。
1、辦公電話,只限用于聯(lián)系公務(wù),不得因私使用辦公電話。
2、在使用電話時(shí),通話人員需力求言簡(jiǎn)意賅,盡量縮短通話時(shí)間。
3、若確有必要打長(zhǎng)途電話,需經(jīng)院長(zhǎng)(或分管院領(lǐng)導(dǎo))同意后才能使用。
4、全院電話由院辦公室統(tǒng)一管理。
第3篇 物業(yè)辦公電話費(fèi)用控制及管理制度
物業(yè)辦公電話費(fèi)用控制及管理制度
為了更好地控制物業(yè)通訊費(fèi)用、明確各部電話管理的權(quán)責(zé),在參照了物業(yè)各部門(mén)電話使用的實(shí)際情況后,特制定如下規(guī)定:
電話管理中各部門(mén)的權(quán)責(zé)劃分
1)物業(yè)總機(jī)及各分機(jī)的日常管理由前廳部執(zhí)行和落實(shí)。部門(mén)不得通知總機(jī)開(kāi)關(guān)本部門(mén)管轄范圍以外的分機(jī)。部門(mén)如遇業(yè)務(wù)欠費(fèi)、安全問(wèn)題等特殊原因需關(guān)閉管轄范圍以外的分機(jī),須向前廳部或當(dāng)班大堂副理提出申請(qǐng)、說(shuō)明理由,由總機(jī)做好相應(yīng)記錄。
2)各部門(mén)管轄范圍以內(nèi)且經(jīng)物業(yè)批準(zhǔn)的分機(jī)開(kāi)關(guān)外線、長(zhǎng)途,須由部門(mén)經(jīng)理本人通知總機(jī)(長(zhǎng)途開(kāi)啟只限部門(mén)經(jīng)理本人辦公用分機(jī)),部門(mén)經(jīng)理未在店內(nèi)時(shí)可由當(dāng)班級(jí)別最高的管理人員向大堂副理提出申請(qǐng)、說(shuō)明理由。
3)物業(yè)各部門(mén)可開(kāi)通外線的分機(jī)、直撥電話及其話費(fèi)額度由總經(jīng)理辦公室確定,財(cái)務(wù)部每月進(jìn)行審核并于每月六日之前將上月電話費(fèi)用表交至總經(jīng)理辦公室,每月話費(fèi)超額部分由財(cái)務(wù)部開(kāi)出扣罰通知至總經(jīng)理辦公室,再由總辦于每月工資中扣出。
第4篇 物業(yè)管理公司辦公電話管理規(guī)定（5）
物業(yè)管理公司辦公電話管理規(guī)定(五)
為規(guī)范公司辦公電話使用,嚴(yán)格控制話費(fèi)成本,保障經(jīng)營(yíng)工作需要,特對(duì)公司各辦公區(qū)域電話使用規(guī)定如下:
1、為保證經(jīng)營(yíng)工作需要,現(xiàn)決定,關(guān)閉所有辦公區(qū)域長(zhǎng)途外線(除營(yíng)銷部外),開(kāi)通行政辦、物管處、客辦、營(yíng)銷部、財(cái)務(wù)部共計(jì)五部電話市話外線,員工因工作需要可以撥打,但應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō),嚴(yán)格控制話費(fèi)成本。
2、其它部門(mén)員工不得在前臺(tái)撥打外線電話,前臺(tái)員工如因工作需要撥打需做好詳細(xì)登記。前臺(tái)負(fù)責(zé)嚴(yán)格控制電話使用,凡未經(jīng)批準(zhǔn)私自開(kāi)通外線或撥打私人電話,將處以當(dāng)事雙方每人50元處罰。
3、員工因工作需要確需撥打長(zhǎng)途電話,應(yīng)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽認(rèn)、批準(zhǔn),通知前臺(tái)開(kāi)通本部門(mén)長(zhǎng)途外線,撥打完畢后及時(shí)通知前臺(tái)關(guān)閉長(zhǎng)途外線。前臺(tái)負(fù)責(zé)登記確認(rèn)。
4、各區(qū)域電話話費(fèi)控制標(biāo)準(zhǔn)為:行政辦(含采購(gòu))、營(yíng)銷部、物管處每月200元內(nèi);客辦、財(cái)務(wù)部每月100元內(nèi)。超出本額定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生的其它話費(fèi)均由部門(mén)承擔(dān)。
5、前臺(tái)應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部做好各區(qū)域電話費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)工作。每月由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部核算各部門(mén)話費(fèi)成本。
簽署人:zz物業(yè)管理有限公司
第5篇 大學(xué)辦公電話管理規(guī)定
大學(xué)學(xué)校辦公電話管理規(guī)定
第一章總則
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)辦公電話管理,適應(yīng)學(xué)校辦學(xué)和發(fā)展的工作需要,提高工作效率,保障學(xué)校工作信息渠道暢通,本著滿足需要、合理開(kāi)支、有利工作的原則,特制定本管理辦法。
第二條本辦法管理的辦公電話是指學(xué)校黨政管理部門(mén)、教學(xué)部門(mén)、處級(jí)研究機(jī)構(gòu)、教輔和后勤管理專門(mén)用于辦公的電話。
第三條學(xué)校辦公電話實(shí)行按需配置、學(xué)校補(bǔ)貼、超額付費(fèi)的管理原則。
第四條后勤管理處代表學(xué)校對(duì)全校辦公電話進(jìn)行管理。
第二章補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)
第五條根據(jù)實(shí)際需要安裝電話,辦公電話分為a、b、c三類:a級(jí)電話可撥打長(zhǎng)途電話;b級(jí)電話可撥打市內(nèi)電話;c級(jí)電話只可撥打校內(nèi)電話。
第六條為控制話費(fèi)支出,學(xué)校電話管理部門(mén)根據(jù)組織部、人事處提供的聘任職數(shù)按以下規(guī)定核定辦公電話補(bǔ)貼的數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn):
(一)補(bǔ)貼數(shù)量:
1、機(jī)關(guān)、教輔及學(xué)校直屬處級(jí)(含副處級(jí))部門(mén),廳局級(jí)、正處職干部各補(bǔ)貼a級(jí)電話一部(包含副處級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人);副處職、正副處級(jí)、正科職干部各補(bǔ)貼b級(jí)電話一部;副科職及以下人員辦公室補(bǔ)貼c級(jí)電話若干部(每個(gè)科室最多三部)。
2、院(部)等教學(xué)部門(mén)及處級(jí)研究機(jī)構(gòu),書(shū)記、院(部)長(zhǎng)、處長(zhǎng)各補(bǔ)貼a級(jí)電話一部;副書(shū)記、副院(部)長(zhǎng)、正副處級(jí)、院辦、學(xué)生工作辦公室、分團(tuán)委和輔導(dǎo)員室各補(bǔ)貼b級(jí)電話一部。
3、各教學(xué)樓教師休息室補(bǔ)貼c級(jí)電話一部。
(二)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn):
1、a級(jí)電話:每部每月補(bǔ)貼166元;
2、b級(jí)電話:每部每月補(bǔ)貼126元;
3、c級(jí)電話:每部每月補(bǔ)貼21元;
第七條確因特殊情況需要增加電話補(bǔ)貼的,報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。
第三章話費(fèi)管理
第八條辦公電話經(jīng)費(fèi)實(shí)行定額補(bǔ)貼、包干使用、超支自付、節(jié)約有獎(jiǎng)。
第九條有關(guān)部門(mén)增加或減少干部職數(shù)以發(fā)文時(shí)間為準(zhǔn),發(fā)文下月起調(diào)整辦公電話補(bǔ)貼,年終一次結(jié)算,在下年度中體現(xiàn)。
第十條各部門(mén)超出核定數(shù)量的電話,發(fā)生費(fèi)用由部門(mén)自理。
第十一條后勤管理處根據(jù)補(bǔ)貼數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測(cè)算,年初發(fā)放各部門(mén)電話補(bǔ)貼經(jīng)費(fèi)卡,年終節(jié)余部分的60%作為獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放給各部門(mén),節(jié)余部分的40%返回學(xué)校。
第十二條辦公電話的話費(fèi)(含月租費(fèi))由用戶直接到電信營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)自行繳納。逾期未交者,引起的一切后果自負(fù)。
第四章安裝與移機(jī)
第十三條辦公電話安裝、移機(jī)、拆機(jī)程序:使用部門(mén)通過(guò)學(xué)校辦公系統(tǒng)向后勤管理處提出申請(qǐng),申請(qǐng)中注明用戶名稱、安裝地址、經(jīng)費(fèi)支出渠道等,經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后,由電話管理部門(mén)安排安裝、移機(jī)、拆裝。
第十四條辦公電話安裝到位后,不得私自拆裝、改變使用性質(zhì)。
第十五條學(xué)校電話需進(jìn)行總體調(diào)整時(shí),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由電話管理部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施。
第五章其他
第十六條各部門(mén)須確定一名電話管理的負(fù)責(zé)人,具體負(fù)責(zé)本部門(mén)電話的使用及日常管理。
第十七條用戶電話出現(xiàn)故障,可直接撥打中國(guó)電信服務(wù)熱線10000報(bào)修。
第十八條所有辦公電話用戶以及校內(nèi)一切人員都應(yīng)遵守電信公司各項(xiàng)電話管理規(guī)定,要保護(hù)電話通訊設(shè)施,違者所產(chǎn)生的一切后果由用戶自負(fù)。
第十九條因基建施工、維修等原因,需遷移電話、通訊線路或設(shè)備時(shí),施工管理部門(mén)必須事先向后勤管理處申報(bào)計(jì)劃和方案,經(jīng)同意方可施工;施工完畢,施工管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知后勤管理處參與驗(yàn)收,并提供相關(guān)圖紙資料。
第二十條為了方便教職工和學(xué)生的生活,在校內(nèi)設(shè)若干個(gè)公用電話服務(wù)點(diǎn),公用電話收費(fèi)按電信公司公用電話管理規(guī)定執(zhí)行。
第二十一條經(jīng)營(yíng)性部門(mén)的辦公電話安裝程序均可參照上述規(guī)定執(zhí)行,一切費(fèi)用自理。
第二十二條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。若以往學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定與本規(guī)定相抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
第二十三條本規(guī)定由后勤管理處負(fù)責(zé)解釋。
