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有哪些
物業(yè)公司檔案管理制度
一、檔案分類(lèi)與歸檔 1. 物業(yè)合同類(lèi)：包括物業(yè)委托管理合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。
2. 工程資料類(lèi)：含設(shè)施設(shè)備手冊(cè)、維修記錄、改造方案等。
3. 財(cái)務(wù)文件類(lèi)：如財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票存根、預(yù)算計(jì)劃等。
4. 客戶(hù)服務(wù)類(lèi)：業(yè)主信息、投訴記錄、滿意度調(diào)查等。
5. 法規(guī)文件類(lèi)：相關(guān)法規(guī)、政策、許可證等。
6. 內(nèi)部管理類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案收集：各部門(mén)應(yīng)定期整理文件，確保重要資料齊全，及時(shí)提交至檔案管理部門(mén)。
2. 檔案編碼：采用統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。
3. 檔案存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，電子檔案?jìng)浞葜涟踩?wù)器。
4. 檔案借閱：需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)，經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后方可借出，限時(shí)歸還。
5. 檔案更新：及時(shí)更新過(guò)期或變動(dòng)的信息，確保檔案時(shí)效性。
6. 檔案銷(xiāo)毀：對(duì)不再需要的檔案，按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保信息安全。
7. 檔案保密：涉及敏感信息的檔案，需嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，防止信息泄露。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，確保制度執(zhí)行到位。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概覽：簡(jiǎn)述檔案管理的重要性及主要分類(lèi)。
2. 歸檔流程圖：清晰展示文件從產(chǎn)生到歸檔的步驟。
3. 借閱與保密規(guī)定：明確借閱流程和保密要求。
4. 檔案管理人員職責(zé)：列出檔案管理員的日常工作內(nèi)容。
5. 檔案管理違規(guī)處罰：提醒員工違反制度的后果。
注意：以上內(nèi)容旨在規(guī)范物業(yè)公司檔案管理工作，提高效率，確保信息的安全與完整。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
物業(yè)公司檔案管理制度范文
第1篇 某某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法
某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法(暫行)
一、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度需存檔的文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
二、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
三、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添
第2篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用,根據(jù)____工業(yè)區(qū)、__地產(chǎn)控股的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱(chēng)檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中形成的對(duì)本單位、公司和社會(huì)具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和職能活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會(huì)議文件、會(huì)議記錄或紀(jì)要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會(huì)計(jì)檔案由各相關(guān)各部門(mén)歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下,總部綜合管理部負(fù)責(zé)總部檔案的收集、整理和保管,并指導(dǎo)、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負(fù)責(zé)各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績(jī)效考核的重要內(nèi)容。
第二章歸檔責(zé)任和要求
第五條總部及各屬下公司應(yīng)將文件材料的立卷歸檔工作列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,分管領(lǐng)導(dǎo)要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。各種文件材料須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應(yīng)以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實(shí)面貌;
(二)案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照文件的問(wèn)題、時(shí)間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡(jiǎn)明確切,概括反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。填好案卷封面,編寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、張?zhí)?、劃分保管期?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應(yīng)依照一定方案排列,按照保管期限分開(kāi)年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒(méi)有原件的可以復(fù)印件歸檔,但須加注說(shuō)明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應(yīng)將底稿隨同印本同時(shí)歸入案卷。需長(zhǎng)期保存,但使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項(xiàng)目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨(dú)存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨(dú)目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過(guò)程中形成的初稿、修改稿應(yīng)同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標(biāo)題、年月日、印章、頁(yè)次等標(biāo)志有錯(cuò)誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他保護(hù)措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長(zhǎng)期、短期兩種,對(duì)超過(guò)保管期限的檔案,必須進(jìn)行鑒定。鑒定工作由分管領(lǐng)導(dǎo)、工作人員共同進(jìn)行,經(jīng)過(guò)鑒定,對(duì)失去使用、保管價(jià)值的檔案,必須編制銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由工作人員銷(xiāo)毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應(yīng)使用電腦儲(chǔ)存和檢索檔案,逐步實(shí)現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門(mén)應(yīng)建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時(shí)機(jī)構(gòu)因各種原因被撤銷(xiāo),應(yīng)在撤銷(xiāo)前指定專(zhuān)人,將該機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成與收集的具有保存利用價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理、立卷、填寫(xiě)案卷目錄,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書(shū)檔案立卷歸檔辦法
第3篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。
2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3.確定保管期限原則:
a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷(xiāo)毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。
c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第4篇 學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務(wù),特制定本制度。
一、組織管理
(一)機(jī)構(gòu)設(shè)置
1.公司行政辦公室下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。
2.公司各部門(mén)辦公室人員,負(fù)責(zé)本部門(mén)的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導(dǎo)。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國(guó)家及學(xué)校有關(guān)檔案工作的方針政策。
2.統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、保管、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀、保密、補(bǔ)充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項(xiàng)目和技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目檔案材料的審查、驗(yàn)收、整理及設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。
2.如有某項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應(yīng)由主辦部門(mén)收集歸卷。
3.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)專(zhuān)人將會(huì)議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應(yīng)做到主動(dòng)、及時(shí)、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機(jī)構(gòu)問(wèn)題和保管期限進(jìn)行分類(lèi),要求分類(lèi)準(zhǔn)確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門(mén)未按時(shí)歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級(jí)檔案或查閱非本部門(mén)檔案時(shí),須填寫(xiě)《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關(guān)本單位會(huì)議記錄簿及核心機(jī)密檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內(nèi)容和用途,總經(jīng)理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內(nèi)查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門(mén)檔案需由部門(mén)負(fù)責(zé)人同意,借閱本部門(mén)業(yè)務(wù)以外的檔案時(shí),須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項(xiàng),借閱人不得自行轉(zhuǎn)接他人,不準(zhǔn)拆毀、涂改、標(biāo)記、抽頁(yè)、污損、拍照和復(fù)印等。
4.各部門(mén)人員只限查閱本部門(mén)檔案,摘錄檔案內(nèi)容,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過(guò)三天,如有特殊情況不能歸還時(shí),要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)無(wú)故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時(shí),檔案員應(yīng)逐卷逐頁(yè)清點(diǎn)檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)或損壞,必須向當(dāng)事人當(dāng)面提出,經(jīng)雙方核準(zhǔn)后,方可履行手續(xù)。
7.證書(shū)和獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項(xiàng)目的技術(shù)文件材料,一律不準(zhǔn)對(duì)外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應(yīng)按專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和文件材料形成規(guī)律進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、組卷、登帳、入庫(kù)、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴(yán)禁折疊,藍(lán)圖檔案裝訂成冊(cè)。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類(lèi)檔案,每季檢查核對(duì)一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀、鼠咬等要及時(shí)修復(fù),采取補(bǔ)救措施,底圖因年久破損而影響復(fù)制質(zhì)量,應(yīng)由歸檔部門(mén)重新描制。
5.檔案室內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴(yán)禁煙火和存放食物,要經(jīng)常除塵、通風(fēng)。堅(jiān)持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防污染、防盜。
6.對(duì)已到保管期限和失去保管價(jià)值的檔案,要按規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀,并填寫(xiě)清冊(cè),檔案室應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。
7.檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)隨意折卷、撕頁(yè)、涂改勾畫(huà),對(duì)違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的行為,有關(guān)部門(mén)要嚴(yán)肅處理。
五、檔案的保密和銷(xiāo)毀
1.檔案工作人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家安全保密守則,不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機(jī)密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準(zhǔn)到處亂放。檔案的銷(xiāo)毀由檔案室會(huì)同有關(guān)部門(mén),對(duì)超過(guò)保管期限的檔案,依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的本身利用查考價(jià)值提出存毀意見(jiàn)。
3.檔案的銷(xiāo)毀須鑒定小組嚴(yán)格審查鑒定,編制銷(xiāo)毀清冊(cè),由批準(zhǔn)人、鑒定人和銷(xiāo)毀人簽字后方可銷(xiāo)毀。
4.檔案銷(xiāo)毀的有關(guān)手續(xù)要注明立卷永久保管,銷(xiāo)毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計(jì)帳》上注銷(xiāo)。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書(shū)管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書(shū)管理包含黨群、行政轉(zhuǎn)發(fā)或下發(fā)的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類(lèi)文件、制定的各項(xiàng)管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含__省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營(yíng)有限責(zé)任公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。
2.__省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營(yíng)有限責(zé)任公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負(fù)責(zé)保管。各部門(mén)因辦理公務(wù)時(shí)需要提供以上證照的原件或復(fù)印件時(shí),須填寫(xiě)《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過(guò)程中妥善保管,一般借用期限為三天以?xún)?nèi),做好借用登記。
3.公司員工檔案實(shí)行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)各部門(mén)的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導(dǎo)。公司各部門(mén)的文件材料均由各部門(mén)自行收集、積累、整理、立卷,對(duì)本部門(mén)制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門(mén)相關(guān)的學(xué)校及校外文件,按文件要求進(jìn)行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)存檔文件進(jìn)行把關(guān)。歸檔應(yīng)是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準(zhǔn)確,有保存價(jià)值,有歷史記載性,不重復(fù)。認(rèn)真履行交接手續(xù),檔案員與各部門(mén)要在交接憑據(jù)上簽字,以便存查。
5.公司各部門(mén)在本年度年終時(shí),對(duì)本年度涉及公司或本部門(mén)相關(guān)的學(xué)校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進(jìn)行等級(jí),
第5篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
總 則 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,為公司的發(fā)展服務(wù),特制定本制度。本規(guī)定所稱(chēng)的檔案、是指公司各部門(mén)以及個(gè)人在從事工作、經(jīng)營(yíng)管理、日常運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,共同維護(hù)檔案的完整和安全,以保證公司在日常經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。本規(guī)定適用于__物業(yè)公司各部門(mén)。
第一章 檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)
第一條 公司檔案管理工作實(shí)行二級(jí)管理。一級(jí)管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進(jìn)行日常管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案管理工作。
第二條 財(cái)務(wù)部、人力行政部檔案由其本部門(mén)負(fù)責(zé)保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。財(cái)務(wù)部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應(yīng)對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。公司人力行政部可定期和不定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級(jí)檔案管理工作暫不設(shè)專(zhuān)崗,但必須明確責(zé)任人即兼職檔案管理員。根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關(guān)流程及規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)、報(bào)批。公司各級(jí)檔案管理員,應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。檔案管理員如有變動(dòng)須按照公司人力行政部相關(guān)規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)嚴(yán)格履行工作交接手續(xù),嚴(yán)禁擅自帶走或銷(xiāo)毀。 檔案管理員應(yīng)忠于職守,嚴(yán)守公司秘密,不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。公司各部門(mén)、所有人員均有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第六條 人力行政部應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)人、專(zhuān)柜管理。 檔案管理員應(yīng)做好文件資料的準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔。 所有檔案資料劃分四個(gè)密級(jí):普通級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)。檔案管理員在文件資料歸檔時(shí),對(duì)檔案資料進(jìn)行密級(jí)劃分。
1、普通資料含:部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
2、秘密資料含:公司有效證件、各項(xiàng)手續(xù)辦理資料、單位往來(lái)函件。
3、機(jī)密資料含:公司各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、客戶(hù)檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、總裁會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
4、絕密資料含:公司相關(guān)政府批文、預(yù)決算書(shū)、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其它經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其它經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。 在公司發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的一些極具保存價(jià)值的文件資料、實(shí)物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級(jí)無(wú)關(guān)),需嚴(yán)加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。 檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的管理工作,對(duì)于應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,各部門(mén)須按照規(guī)定,定期向部門(mén)的檔案管理員移交、集中管理,任何個(gè)人不得占為己有。
公司檔案管理實(shí)行即時(shí)歸檔、月度歸檔及年度歸檔制度:
1. 即時(shí)歸檔指短周期的單項(xiàng)工作或大型工程項(xiàng)目,在項(xiàng)目完成后或施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,及時(shí)將屬于歸檔范圍內(nèi)的資料整理出來(lái),移交到人力行政部存檔。日常工作中產(chǎn)生的重要文件也要即時(shí)歸檔;
2. 月度歸檔指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. 年度歸檔指每年一月份把上一年度檔案管理工作進(jìn)全面匯總,并移交公司人力行政部。年度歸檔適用于跨地域子公司。 財(cái)務(wù)部、人力行政部應(yīng)在每年第一個(gè)月10日前將檔案總目錄、匯總性報(bào)告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批或其它原因不能歸檔的,保存復(fù)印件或電子版復(fù)制文件。 庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作,檔案的存放地點(diǎn)要做到八防:防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負(fù)責(zé)解釋,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行,修改時(shí)亦同。 本規(guī)定自頒發(fā)之日起開(kāi)始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
附件1:公司檔案分類(lèi)對(duì)照表:
類(lèi)別號(hào)類(lèi)別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品
01法規(guī)性文件包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等
02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等
03計(jì)劃性文件包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、預(yù)算計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等
04總結(jié)性文件包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、項(xiàng)目工程總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等
05批示性文件包括公司各類(lèi)各類(lèi)命令、工作指示、批復(fù)等
06技術(shù)性資料包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等
07憑證性文書(shū)材料包括公司各部門(mén)上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本
08證件性文書(shū)資料包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司或公司領(lǐng)導(dǎo)人獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等
09匯報(bào)性文書(shū)資料包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料
10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力行政任命、人力行政調(diào)整、人力行政管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料
11聲像制品資料包括公司及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等
12題贈(zèng)性資料包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等
13電子文件及數(shù)據(jù)各類(lèi)電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范
為使公司各部門(mén)檔案管理員工作不斷標(biāo)準(zhǔn)化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本規(guī)范。
檔案管理部門(mén)及負(fù)責(zé)人:
1、公司檔案管理部門(mén)為人力行政部;
2、公司立檔單位為各部門(mén); 3、各部門(mén)均設(shè)檔案管理員(兼職),負(fù)責(zé)管理文件資料。
各部門(mén)檔案管理員(兼職)職責(zé):
1、了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的
歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料;
2、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應(yīng)積極地提供,做好服務(wù)工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立檔;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立檔;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立檔;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立檔;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其它文件的立檔按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm_297mm),材料過(guò)窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過(guò)寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書(shū)機(jī)裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時(shí)去除,以避免銹蝕資料。
10、應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔,修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 各部管理員應(yīng)做到每日進(jìn)行文件歸檔,切忌拖拉積壓。逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分?jǐn)?shù)。
第6篇 南油物業(yè)公司檔案管理員工作職責(zé)
物業(yè)公司檔案管理員工作職責(zé)
一、負(fù)責(zé)公司文件資料的歸檔、保管、借閱等檔案管理工作。
二、負(fù)責(zé)對(duì)有保存價(jià)值的各種文件、音像制品、圖表等文件、資料,進(jìn)行編目、立卷等工作。
三、正確掌握檔案管理的方針、政策,熟悉公司檔案管理業(yè)務(wù),能擔(dān)任公司檔案管理專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),解決業(yè)務(wù)工作中的一般問(wèn)題。
四、對(duì)庫(kù)存檔案有系統(tǒng)的了解,能根據(jù)承辦人提供的線索,及時(shí)查找所需的檔案。定期清點(diǎn)檔案資料,對(duì)于借出檔案及時(shí)催還歸卷。
五、對(duì)于未按期上繳的檔案資料,及時(shí)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系催要。
六、妥善保管檔案,確保檔案安全,防止檔案失散受損。按檔案管理期限,對(duì)于過(guò)期檔案資料,按規(guī)定手續(xù)注消或封存。
第7篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（2）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類(lèi)
所屬部門(mén)、項(xiàng)目部需進(jìn)行檔案分類(lèi),明確各類(lèi)檔案的保管人,并結(jié)合公司實(shí)際,將檔案分為以下類(lèi)別:
檔案的分類(lèi)
類(lèi)別號(hào)檔案的類(lèi)別名稱(chēng)檔案涉及部門(mén)/項(xiàng)目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部
2l公司文件/通知公司、項(xiàng)目部
3l上級(jí)公司文件公司
4l政府主管部門(mén)文件公司、項(xiàng)目部
5l相關(guān)部門(mén)文件公司、項(xiàng)目部
6l政策法規(guī)文件公司、項(xiàng)目部
7l工程開(kāi)發(fā)圖紙、資料項(xiàng)目部
8l業(yè)戶(hù)檔案、資料項(xiàng)目部
9l日常工作資料公司、項(xiàng)目部、各部門(mén)日常工作中各部
門(mén)、各專(zhuān)業(yè)涉及的文檔資料(含質(zhì)量認(rèn)證要求記錄),按質(zhì)量認(rèn)證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專(zhuān)業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專(zhuān)業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專(zhuān)業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專(zhuān)業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專(zhuān)業(yè)
9l6財(cái)務(wù)日常工作資料項(xiàng)目部財(cái)務(wù)
二、檔案編號(hào)
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號(hào):
(1)檔案盒/文件夾編號(hào)構(gòu)成:類(lèi)別號(hào)-部門(mén)/項(xiàng)目部識(shí)別號(hào)-檔案盒序號(hào)
(2)檔案盒/文件夾編號(hào)說(shuō)明:
類(lèi)別號(hào):1l-9l,9l1-9l6
部門(mén)/項(xiàng)目部識(shí)別號(hào):gs-公司;gsc-公司財(cái)務(wù);gsr-公司人力;gsz-公司綜合計(jì)劃;gy-國(guó)英項(xiàng)目部;ty-桃園項(xiàng)目部;qsy-清上園項(xiàng)目部。
③檔案盒/文件夾序號(hào):各部門(mén)、項(xiàng)目部、各專(zhuān)業(yè)確定,以檔案存放地點(diǎn)或保管人為單位對(duì)所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國(guó)英項(xiàng)目部合同類(lèi)檔案,合同檔案盒的排序?yàn)?3;9l1-ty-05,代表桃園項(xiàng)目部工程日常工作類(lèi)檔案,該檔案盒的排序?yàn)?5;
2、檔案盒/文件夾內(nèi)文件編號(hào):
在檔案盒/文件夾編號(hào)下所列文件目錄的序號(hào)即為此盒/夾內(nèi)文件的編號(hào)。
三、建立檔案盒/文件夾明細(xì)單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號(hào)并填寫(xiě)《__物業(yè)部門(mén)/項(xiàng)目部檔案盒/文件夾明細(xì)單》
四、建立檔案盒內(nèi)存檔文件目錄
整理每個(gè)檔案盒/文件夾內(nèi)所有文件,分別填入《__物業(yè)部門(mén)/項(xiàng)目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號(hào)即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號(hào),其中的序號(hào)即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號(hào),同時(shí)在該文件右上方用筆標(biāo)注所排序號(hào),使文件編號(hào)與文件存檔目錄相符。
四、各類(lèi)檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門(mén)設(shè)專(zhuān)人保管,每類(lèi)檔案必須明確保管責(zé)任人。
2、檔案的保管須做到標(biāo)識(shí)清晰,分類(lèi)明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。
4、檔案的借出必須由部門(mén)經(jīng)理、項(xiàng)目部經(jīng)理確認(rèn)并經(jīng)過(guò)登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。
5、重要檔案資料入室時(shí)必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。
6、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防蟲(chóng)、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設(shè)施,檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第8篇 項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度
第一條管理原則:
一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。
二、檔案包括管理文書(shū)、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第二條 歸集整理:
一、各部門(mén)的工作記錄由各部門(mén)主管負(fù)責(zé)整理,通用文書(shū)和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門(mén)指導(dǎo)進(jìn)行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦,與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。
三、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則,中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
第三條 分類(lèi)編號(hào)
一、檔案分類(lèi)
(一)檔案范圍
1、各部門(mén)制定的管理規(guī)定。
2、工程維修保養(yǎng)合同。
3、小區(qū)社區(qū)文化。
4、人事調(diào)動(dòng)。
5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。
6、重大事故報(bào)告。
7、重大采購(gòu)合同。
(二)各部門(mén)檔案范圍
1、行政人事部行政
(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。
(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。
(3)公司部門(mén)主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。
(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。
(5)通報(bào)表?yè)P(yáng)。
(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱(chēng)、印章合并和啟用,擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。
(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。
(8)公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。
(9)公司大事記。
(10)公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書(shū)。
2、行政人事部人事
(1)中級(jí)職稱(chēng)、員工技工職稱(chēng)資料。
(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。
(3)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。
(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。
(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。
(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。
(7)員工花名冊(cè)。
(8)采購(gòu)合同。
3、安護(hù)部
(1)上級(jí)公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。
(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。
4、財(cái)務(wù)部
(1)上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理,各種費(fèi)用開(kāi)支的規(guī)定、辦法、通知。
(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。
(3)上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。
5、工程部
(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。
(3)工程重大事故報(bào)告。
(4)工程重大投訴訴處理資料。
(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。
(6)小區(qū)維修資料。
6、客戶(hù)服務(wù)
(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。
(2)寫(xiě)字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。
(3)重大投訴、重大事故處理意見(jiàn)。
(4)用戶(hù)資料。
(5)裝修指南。
(6)用戶(hù)手冊(cè)。
二、檔案編號(hào):
(一)按照分類(lèi)大小級(jí)別按次序編號(hào)。
(二)按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。
(三)按照采用首字拼音、英文大小寫(xiě)和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。
第四條 立卷目錄
一、立卷:
就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。
(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成。
(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
(四)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
二、編制目錄:
(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(二)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
第五條 檔案保管:
一、保管期限
(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(二)各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書(shū)類(lèi);2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
(六)1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存,使用部門(mén)視其有效期間予以保存。
二、保管要求
(一)便于查閱。
(二)保證檔案的安全。
(三)防止檔案的損壞。
(四)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
三、保管職責(zé):
(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。
(二)綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門(mén)所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。
(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門(mén)需要保管的其他檔案。
(四)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(五)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員。
(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。
(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢(xún)。
(八、)檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密:
一、檔案密級(jí)
分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;
(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;
(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
(一)查閱權(quán)限
1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制
1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:
3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
4、權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
5、屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
三、檔案的銷(xiāo)毀
(一)超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單位,報(bào)綜合管理部主管審核。
(二)綜合管理部審核無(wú)誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
(四)監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
第七條 庫(kù)房管理:
一、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào),入庫(kù)的檔案要按大類(lèi)有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。
二、要愛(ài)護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要即使修補(bǔ)。
三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防鼠等七防措施,嚴(yán)格控制庫(kù)內(nèi)的溫度,保持庫(kù)內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。
四、檔案庫(kù)要實(shí)行專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。
五、庫(kù)房工作人員要熟悉與檔案庫(kù)有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開(kāi)庫(kù)房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖,關(guān)閉電源。
六、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時(shí)放回原處,每?jī)赡耆鏅z查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案交接手續(xù)。
七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。
第9篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷(xiāo)毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱(chēng)拼音縮寫(xiě));
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱(chēng)拼音縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編碼:
(1)人事行政部名稱(chēng)編碼為:rz
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶(hù)服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類(lèi)
4.2.1檔案的分類(lèi),按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類(lèi):
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開(kāi)工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專(zhuān)業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書(shū);供水合同;供電協(xié)議書(shū)、許可證;供氣協(xié)議書(shū)、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū)、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書(shū)、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:
a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購(gòu)合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類(lèi)各種合同、保險(xiǎn)類(lèi)合同等)、來(lái)往文書(shū)文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門(mén)平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類(lèi)資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2檔案資料的分類(lèi)原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶(hù)服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效
考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來(lái)文書(shū)檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢(xún);
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀。
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來(lái)文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:
第10篇 某物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
1.0適用范圍:
公司各類(lèi)文書(shū)文檔。
2.0檔案管理規(guī)程:
2.1檔案的歸檔和分類(lèi):
綜合事務(wù)部根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容,整理立卷歸檔,并對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。
2.2檔案的存檔:
2.2.1存檔時(shí),應(yīng)按檔案的分類(lèi)編號(hào),將檔案放置在相應(yīng)的位置。做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。
2.2.2案卷存檔前做好文件材料的檢查,對(duì)破損或裉色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認(rèn)清的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱(chēng),文字要簡(jiǎn)練、確切,字跡要端正。
2.3檔案的整理和保管:
2.3.1及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無(wú)效檔案大量積壓。
2.3.2檔案柜要堅(jiān)固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。
2.3.3每年對(duì)檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救,確保檔案的安全。
2.4檔案的借閱須經(jīng)綜合事務(wù)部部長(zhǎng)批準(zhǔn),借閱時(shí)間以三天為限。
2.5檔案的處理:
檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限后,對(duì)失效的,沒(méi)有保存價(jià)值的檔案要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>
3.0支持性工具:
《資料借閱登記表》
《文件目錄單》
編制:審核:批準(zhǔn): 日期:
第11篇 物業(yè)公司檔案管理員崗位職責(zé)（13）
物業(yè)公司檔案管理員崗位職責(zé)(十三)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》和上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針政策和規(guī)定,鉆研檔案業(yè)務(wù),提高檔案科學(xué)管理水平。
2、熟悉本公司的工作性質(zhì)與任務(wù),認(rèn)真收集、整理各種門(mén)類(lèi)的檔案,確保檔案資料的完整性。
3、負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi),編目、編制必要的檢索工具,做好檔案及資料的接收、登記、保管、借閱等服務(wù)工作。
4、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù),熟悉檔案的內(nèi)容和庫(kù)藏情況,做好編篡工作,主動(dòng)提供檔案信息。
5、對(duì)所保管的檔案、資料經(jīng)常進(jìn)行檢查和清理,做到庫(kù)房柜架整潔,做好防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)工作,確保檔案安全。
6、負(fù)責(zé)辦理檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作,對(duì)超出保管期限的檔案,提出存、毀意見(jiàn)。
7、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的《保密法》及公司保密制度,確保公司檔案的機(jī)密、安全,杜絕丟失和泄密事故的發(fā)生。
8、監(jiān)督、協(xié)助、指導(dǎo)各部門(mén)的檔案工作。
9、嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,為實(shí)現(xiàn)我公司檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化而盡職盡責(zé)。
10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
第12篇 物業(yè)公司檔案管理制度－9
物業(yè)公司檔案管理制度(9)
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門(mén)需要的檔案可申請(qǐng)復(fù)印件。
二、檔案按以下分類(lèi):工程圖紙、合同、音像資料、相冊(cè)、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:
( ) [ ] ()
────── ─ -------
企業(yè)名稱(chēng)(縮寫(xiě))部門(mén) 文種 時(shí)間 編號(hào)
密級(jí):
a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類(lèi)權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí),可用復(fù)印件替代,但須附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。建檔立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷;卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料,按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門(mén)、問(wèn)題等,文字要求簡(jiǎn)練、確切;用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管,編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門(mén)窗要堅(jiān)固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫(xiě)借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級(jí)檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;b級(jí)檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊(cè)的檔案不出借,只供現(xiàn)場(chǎng)查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第13篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（12）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負(fù)其責(zé)。分級(jí)歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活動(dòng),業(yè)務(wù)往來(lái),重要事項(xiàng)、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點(diǎn)是有重要保存價(jià)值。包括計(jì)算機(jī)文字、書(shū)面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種信息載體的項(xiàng)目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,定期向本部門(mén)移交,在一個(gè)工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé)
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。公司設(shè)立檔案室,行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門(mén),復(fù)制各部門(mén)計(jì)算機(jī)內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。每個(gè)年度的一月份,到各部門(mén)指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門(mén)的經(jīng)理為本部門(mén)檔案管理的負(fù)責(zé)人,各部門(mén)指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門(mén)檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動(dòng)態(tài),做好信息的傳達(dá)工作,根據(jù)國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)調(diào)整公司的管理制度;檢查、指導(dǎo)和督促各部門(mén)的檔案工作,組織對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進(jìn)行。保證檔案的齊全完整,并使每個(gè)部門(mén)的檔案在公司檔案管理體系中形成一個(gè)有機(jī)的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類(lèi)請(qǐng)示,報(bào)告,會(huì)議紀(jì)要。
2、意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū),
3、重要的治談和會(huì)議記錄、備忘錄,
4、開(kāi)發(fā)項(xiàng)目機(jī)會(huì)性分析可行性研究報(bào)告
5、公司資信變動(dòng)情況,
6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動(dòng)中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負(fù)責(zé)人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級(jí)單位上報(bào)的報(bào)告書(shū)及批復(fù),
10、有關(guān)部門(mén)出具的證明制將:
11、營(yíng)業(yè)合法證件(包括企業(yè)負(fù)責(zé)人證件),
12、營(yíng)業(yè)執(zhí)照和營(yíng)業(yè)證書(shū)內(nèi)容文稿,
13、企業(yè)代碼證書(shū)等。
14、與重要的客戶(hù)來(lái)往的信件、函電,
15、歷年工作總結(jié),
16、年度預(yù)算報(bào)告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰(shuí)辦誰(shuí)立卷”的原則,項(xiàng)目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時(shí)積累材料。
對(duì)每年年度內(nèi)各部門(mén)形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長(zhǎng)期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)登記表,完善借閱制度。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等隋況進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅(jiān)固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲(chóng)鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。定期檢查檔案曲保管情況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
3、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢(xún)系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確,積極為一線部門(mén)提供服務(wù)。
5、檔案的移交、鑒定與銷(xiāo)毀
各部門(mén)凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門(mén)在人員發(fā)生變化時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門(mén)經(jīng)理作為監(jiān)交人,負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)檔案的移交工作。
辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成的鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報(bào)告。
經(jīng)過(guò)鑒定失去保存價(jià)值的檔案,要登記造冊(cè),經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)簽字。
(六)考核與獎(jiǎng)懲
對(duì)于將材料散存在個(gè)人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見(jiàn)。
對(duì)于丟失、銷(xiāo)毀、出賣(mài)、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問(wèn)題嚴(yán)重的,按照《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法”》有關(guān)規(guī)定處理。
對(duì)于完成好的部門(mén)和個(gè)人,公司將予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
(七)其它
其它檔案,參照國(guó)家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第14篇 物業(yè)公司檔案管理程序標(biāo)準(zhǔn)
物業(yè)公司檔案管理程序與標(biāo)準(zhǔn)
程序 標(biāo)準(zhǔn)
1、收集
1)接收本單位文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔的案卷;
2)了解本單位工作活動(dòng),產(chǎn)生哪些檔案,是否形成和歸檔;
3)歸檔文件齊全、完整;
4)歸檔案卷質(zhì)量符合要求。
2、整理
1)要保持文件之間的歷史聯(lián)系;
2)要充分利用原有基礎(chǔ);
3)便于檔案的保管和利用。
3、鑒定
1)以國(guó)家檔案局制定的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書(shū)檔案保管期限表》為標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;
2)以案卷為單位進(jìn)行鑒定。即:由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁(yè)審查案卷;
3)對(duì)于零散或未整理的檔案文件鑒定,可與檔案的整理和編目工作同時(shí)進(jìn)行。
4、保管
1)防治檔案的損壞;
2)延長(zhǎng)檔案的壽命;
3)維護(hù)檔案的安全。
5、統(tǒng)計(jì)
1)對(duì)檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì);
2)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì);
3)基本情況統(tǒng)計(jì)。
6、利用
1)做到熟悉庫(kù)存家底,了解各種情況,主動(dòng)開(kāi)展利用工作;
2)編制有適用價(jià)值的參考工具。
第15篇 s物業(yè)公司檔案管理方案
物業(yè)公司檔案管理方案
1、管理內(nèi)容:
(1)工程檔案;
(2)租戶(hù)檔案;
(3)工作檔案;
(4)財(cái)務(wù)檔案;
(5)文件檔案。
2、管理措施:
(1)制定檔案管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;
(2)按照檔案管理要求,分門(mén)別類(lèi),編目造冊(cè),方便查閱,利于管理;
(3)專(zhuān)人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;
(4)配置專(zhuān)門(mén)的檔案管理用房和必要的設(shè)施設(shè)備,以滿足檔案管理要求;
(5)根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采用不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;
(6)實(shí)現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。
