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行文管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部的溝通與協(xié)作流程，確保信息傳遞的有效性和準(zhǔn)確性。內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
1. 文件格式與標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定各類文件的標(biāo)題、正文、附件等格式，確保統(tǒng)一和專業(yè)。
2. 行文流程：定義從草擬、審批、發(fā)布到歸檔的全過程，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和審批權(quán)限。
3. 語言與風(fēng)格：設(shè)定公文的語言規(guī)范，包括用詞、語氣、表達(dá)方式等，以保持企業(yè)形象一致。
4. 時間管理：設(shè)定文件處理的時間限制，提高工作效率。
5. 保密與安全：針對敏感信息，制定相應(yīng)的保密措施和權(quán)限控制。
6. 反饋與修訂：建立反饋機(jī)制，對文件進(jìn)行定期審查和更新。
包括哪些方面
1. 制度適用范圍：明確制度涵蓋的部門和人員，以及特殊情況下例外的處理方式。
2. 文件分類：區(qū)分不同類型的文件，如內(nèi)部通知、報告、合同等，規(guī)定對應(yīng)的編寫規(guī)則。
3. 電子化管理：考慮數(shù)字化存儲和傳輸，確保信息安全和便捷檢索。
4. 培訓(xùn)與執(zhí)行：提供培訓(xùn)資源，確保員工理解和遵守制度，同時設(shè)立監(jiān)督機(jī)制。
5. 異常處理：設(shè)定異常情況的處理流程，如文件丟失、錯誤傳達(dá)等。
6. 法規(guī)遵從：確保行文制度符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
重要性
行文管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程可以減少溝通成本，提高工作效率。
2. 維護(hù)形象：統(tǒng)一的格式和語言風(fēng)格體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和一致性。
3. 防止誤解：清晰的指示和反饋機(jī)制能減少誤解和沖突。
4. 保障安全：嚴(yán)格的保密措施保護(hù)企業(yè)核心信息不被泄露。
5. 促進(jìn)合規(guī)：確保所有文件活動符合法律法規(guī)，降低法律風(fēng)險。
方案
1. 制定詳細(xì)的行文手冊：詳細(xì)列出各類文件的編寫指南，包括模板、格式和語言要求。
2. 建立線上平臺：利用企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的在線創(chuàng)建、審批和存檔，便于追蹤和管理。
3. 定期培訓(xùn)：定期舉辦行文規(guī)范培訓(xùn)，提升員工的文件處理能力。
4. 設(shè)置審核機(jī)制：設(shè)立專門的審稿人，負(fù)責(zé)文件質(zhì)量的把關(guān)。
5. 激勵與考核：將遵守行文制度納入員工績效考核，激勵員工積極參與。
6. 不斷優(yōu)化：根據(jù)實際情況，定期評估和調(diào)整制度，確保其適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。
通過以上方案的實施，行文管理制度將在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮重要作用，推動企業(yè)運營的規(guī)范化和高效化。
行文管理制度范文
第1篇 某后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定
后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理,規(guī)范公文行文,促進(jìn)集團(tuán)各級單位公文行文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)集團(tuán)目前實際情況,現(xiàn)對《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》做出如下補(bǔ)充規(guī)定:
一、管理職責(zé)補(bǔ)充規(guī)定
(一)集團(tuán)各單位、機(jī)關(guān)各職能部門下發(fā)的編號文件必須抄送集團(tuán)黨政辦公室備案。
(二)集團(tuán)各單位下發(fā)的編號文件按照公文內(nèi)容所屬關(guān)系還須抄送集團(tuán)機(jī)關(guān)各職能部門備案。
1.人力資源公文抄送集團(tuán)人力資源部備案。
2.質(zhì)量管理公文抄送集團(tuán)質(zhì)量管理部備案。
3.經(jīng)營管理公文抄送集團(tuán)經(jīng)營管理部備案。
4.財務(wù)管理公文抄送集團(tuán)財務(wù)部備案。
5.工會公文抄送集團(tuán)工會。
二、發(fā)文管理補(bǔ)充規(guī)定
(一)根據(jù)集團(tuán)職能機(jī)構(gòu)的調(diào)整情況,將集團(tuán)及各單位發(fā)文代字調(diào)整如下:
承辦單位:集團(tuán)黨政辦公室發(fā)文代字:集團(tuán)黨政辦字
發(fā)文代字:集團(tuán)任字
承辦單位:集團(tuán)黨委 發(fā)文代字:集團(tuán)黨字
發(fā)文代字:集團(tuán)團(tuán)工字
承辦單位:集團(tuán)工會發(fā)文代字:集團(tuán)工字
承辦單位:集團(tuán)財務(wù)部發(fā)文代字:集團(tuán)財字
承辦單位:集團(tuán)人力資源部 發(fā)文代字:集團(tuán)人字
承辦單位:集團(tuán)質(zhì)量管理部發(fā)文代字:集團(tuán)質(zhì)字
承辦單位:集團(tuán)經(jīng)營管理部發(fā)文代字:集團(tuán)經(jīng)字
承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團(tuán)物字
承辦單位:動力與工程服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)動工字
承辦單位:餐飲服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)餐字
承辦單位:接待服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)接字
承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)商字
承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團(tuán)幼字
承辦單位:信息綜合服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)信字
(二)集團(tuán)及各單位序號規(guī)定如下:
000:存檔、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)傳閱
001:總經(jīng)理
002:黨委書記
003:副總經(jīng)理
004:副總經(jīng)理
005:總工程師
006:工會主席
……
019:信息綜合服務(wù)公司
3、集團(tuán)各單位序號規(guī)定如下(以信息綜合服務(wù)公司為例):
019: 存檔、公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱
019-1:總經(jīng)理
019-2:支部書記
019-3:副總經(jīng)理
……
三、各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定要求,參照集團(tuán)黨政辦公室《發(fā)文審批單》樣表,制定本單位的《發(fā)文審批單》。
四、本規(guī)定的擬定、修改和解釋由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)。
五、本規(guī)定自6月1日起執(zhí)行,此前頒布的《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》中與本補(bǔ)充規(guī)定不符合的條款同時廢止。
第2篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定
大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定
為加強(qiáng)各級機(jī)關(guān)公文行文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,依據(jù)《中國**黨機(jī)關(guān)公文處理條例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》以及《北京z大學(xué)公文管理制度》,結(jié)合集團(tuán)日常工作和公務(wù)活動等特點,制定本規(guī)定。
一、公文分類
集團(tuán)公文種類分為:
基礎(chǔ)性文件。主要是指集團(tuán)制訂的用于規(guī)范化管理、指導(dǎo)經(jīng)營管理等方面的內(nèi)部規(guī)章制度。
實施性文件。主要是指各單位根據(jù)本單位工作職能和集團(tuán)基礎(chǔ)性文件確定的實施辦法、細(xì)則、決定等類型文件。
運行性文件。主要是指集團(tuán)為保證日常工作運行而編制的請示、報告、通知、通報、批復(fù)等類型公文。
質(zhì)量管理文件。主要是根據(jù)質(zhì)量管理體系要求,保證工作質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)的文件。
二、行文規(guī)定
行文是公文辦理的重要內(nèi)容,各級公文的行文必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批,嚴(yán)禁未經(jīng)審批行文下發(fā)。公文行文過程包括擬稿、審核、審批等。
1.擬稿
⑴ 集團(tuán)各單位應(yīng)根據(jù)集團(tuán)黨政聯(lián)席會決定和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,確定文稿內(nèi)容及要求,并由各單位文秘人員擬稿。
⑵ 各單位文秘人員根據(jù)文稿內(nèi)容及要求,按照公文格式起草公文。
2.審核
⑴ 集團(tuán)各單位文秘人員擬稿后由各單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。
⑵ 各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對草擬的公文進(jìn)行認(rèn)真審核,審核的重點:是否符合黨政聯(lián)席會決議和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則,是否符合擬制公文的有關(guān)要求,是否符合公文格式。
⑶ 各單位負(fù)責(zé)人審核后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審核人欄內(nèi)簽名,注明審核日期;并確定下發(fā)范圍和份數(shù)。
3.審批
⑴ 文秘人員將已審核后的文稿提交集團(tuán)聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)審批。黨政辦下發(fā)的行政文件由總經(jīng)理審批,黨務(wù)文件由黨委書記審批。
⑵ 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審批意見欄內(nèi)簽署意見,并在審批人欄內(nèi)簽名,注明審批日期。
4.行文要求
⑴ 符合國家的法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。
⑵ 情況確實,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。
⑶下行文應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。
⑷上行文不得抄送下級機(jī)關(guān)。
⑸結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為,第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“⑴”。
⑹成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字。
⑺公文的文種應(yīng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
⑻集團(tuán)各單位編號文件應(yīng)使用集團(tuán)黨政辦公室統(tǒng)一印制的公文紙。
三、發(fā)文規(guī)定
1.所有公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。
2.集團(tuán)機(jī)關(guān)各部門和各單位印發(fā)編號公文需填寫《z后勤集團(tuán)發(fā)文報送單》,由集團(tuán)黨政辦公室主任審核,黨政辦公室排版印發(fā),行文單位下發(fā)。
3.集團(tuán)各單位發(fā)文編號方式:
發(fā)文代字按承辦單位分別為:
承辦單位:集團(tuán)黨政辦公室 發(fā)文代字:集團(tuán)黨政辦字
承辦單位:集團(tuán)財務(wù)管理部發(fā)文代字:集團(tuán)財字
承辦單位:集團(tuán)人力與質(zhì)量管理部 發(fā)文代字:集團(tuán)人質(zhì)字承辦單位:集團(tuán)綜合管理部發(fā)文代字:集團(tuán)綜字
承辦單位:后勤客戶服務(wù)中心 發(fā)文代字:集團(tuán)客字
承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團(tuán)物字
承辦單位:學(xué)生公寓管理服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)學(xué)字
承辦單位:動力服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)動字
承辦單位:餐飲服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)餐字
承辦單位:接待服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)接字
承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)商字
承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團(tuán)幼字
沙河后勤保障服務(wù)中心和社區(qū)辦發(fā)文根據(jù)學(xué)校及集團(tuán)規(guī)定執(zhí)行。
4.辦公室文秘人員應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》,在公文左上角打印單位號,蓋受控狀態(tài)章,發(fā)至各單位,并責(zé)成接收人在《發(fā)文登記表》上簽名,注明收文日期。
四、收文規(guī)定
1.接收公文時應(yīng)在《發(fā)文登記表》上簽名,并注明收文日期。
2.接收公文單位應(yīng)先登記填寫《收文登記表》,再填寫《文件傳閱單》轉(zhuǎn)交本單位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,傳閱后及時辦理,收回存檔。
3.任何單位和個人不得擅自或隨意扣壓公文。
4.各單位收文后,除填寫《收文登記表》外,同時外來文件還應(yīng)填寫《外來文件清單》、受控文件應(yīng)填寫《受控文件清單》。
凡屬于集團(tuán)以外單位,包括國家、政府和學(xué)校各職能部門下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)公務(wù)活動的公文、法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于外來文件。
凡屬于集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門、各單位下發(fā)的有關(guān)管理規(guī)章制度和指導(dǎo)工作運行并具有長期效力的公文和適用于本單位工作運行的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于受控文件。
六、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。
七、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第3篇 大廈物業(yè)管理中心行文管理工作流程
物業(yè)管理中心行文管理工作流程
1、目的
對中心行文做出規(guī)定。
2、范圍
本手冊規(guī)定中心上行文、平行文、下行文發(fā)放收集管理流程。
3、職責(zé)
3.1中心經(jīng)理批準(zhǔn)中心行文。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)中心行文的擬定、發(fā)放、歸集
3.3各職能部門、各管理處擬定與職責(zé)相關(guān)的行文,報中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、行文管理
4.1常用公文種類
4.1.1決定
用于對重要事項做出決策和安排,獎懲有關(guān)單位和個人,變更或撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
4.1.2指示
用于對下級單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則。
4.1.3通告
用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要周知的事項。
4.1.4會議紀(jì)要
用于記載、傳達(dá)會議情況及議定事項。
4.1.5通知
用于傳達(dá)上級批示和要求下級辦理或周知的事項;批轉(zhuǎn)下級公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
4.1.6通報
用于對人和事的表揚(yáng)或批評;傳達(dá)重要精神或情況。
4.1.7請示
用于向上級請求指示,批準(zhǔn)。
4.1.8報告
用于向上級匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復(fù)上級詢問。
4.1.9批復(fù)
用于答復(fù)下級請示事項。
4.1.10總結(jié)
用于向上級做綜合性的全面工作匯報。
4.1.11計劃
用于對今后工作做出全面安排。
4.1.12簽報
用于各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示,匯報工作。
4.1.13函
用于不相隸屬關(guān)系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。
4.1.14內(nèi)部信息
用于向上級單位和公司內(nèi)部披露公司重要事件、主要工作、經(jīng)營管理情況、最新動態(tài)以及所涉行業(yè)的最新前沿理論和消息等,一般每月定期發(fā)布一次。
4.2行文關(guān)系和規(guī)則
4.2.1各管理處應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定行文關(guān)系,非緊急情況不得越級行文。
4.2.2各管理處不得直接向公司及以上單位行文,如確要行文,應(yīng)由各管理處擬稿,經(jīng)中心綜合管理部審核,報中心經(jīng)理批準(zhǔn)后呈報。
4.2.3公文原則上不得直接呈報領(lǐng)導(dǎo)個人;各管理處不得以單位負(fù)責(zé)人個人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報需公司審批的文件。
4.2.4所有公文原則上由中心綜合管理部統(tǒng)一處理。
4.2.5凡需兩個以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關(guān)部門會簽辦理。
4.2.6向上級請示的公文,一般只寫一個呈報單位,如果需同時報告另一上級單位,可用抄報的形式。
4.3公文處理程序
4.3.1公文處理程序分為收文程序、發(fā)文程序、內(nèi)部簽報和文件傳閱程序。收文程序包括簽收、錄入(登記)、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校對、登記、發(fā)送和存檔等;內(nèi)部簽報程序包括擬文、審核、批轉(zhuǎn)、附議、批閱、經(jīng)辦、歸檔等;文件傳閱程序包括擬文、審核、流轉(zhuǎn)、批辦、歸檔等。
4.3.2中心綜合管理部收到外單位或各管理處送來的文件,在《收(發(fā))文登記簿》中及時記錄,同時填寫《文件會簽單》,對其來源、去向、時間、編號、內(nèi)容和處理情況等進(jìn)行登記。公司來文由中心經(jīng)理或綜合管理部部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需要決定是否轉(zhuǎn)發(fā),一般屬于公司規(guī)章制度、品質(zhì)管理及明確須下發(fā)的文件,則下發(fā)各管理處并由管理處存檔,其它文件不再正式下文轉(zhuǎn)發(fā),而是通過例會向各管理處傳達(dá)。
4.3.3根據(jù)辦理事項的需要,由經(jīng)辦人員撰稿、文員按規(guī)定格式排版、由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容、格式等進(jìn)行核稿,由中心領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。
4.3.4核稿重點為:是否需要行文,是否與有關(guān)部門、單位協(xié)商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合公文管理辦法。核稿過程中,如屬一般性問題,核稿人可直接修改;如改動較大,可附上意見,退相關(guān)部門或管理處修改。
4.3.5綜合管理部按發(fā)送范圍分發(fā),在《收(發(fā))文登記簿》中及時記錄;對以易發(fā)系統(tǒng)、傳真方式發(fā)送的文件,必須要求收文單位予以確認(rèn)。
4.3.6對下發(fā)的重要公文,主辦部門要及時了解和反饋執(zhí)行情況。
4.3.7公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料交中心綜合管理部分類存檔,個人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的的公文。
4.3.8對于沒有存檔價值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀。
5、相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《文件會簽單》 zc-01/b04
2.《收(發(fā))文登記簿》gg-jr-02/b06
第4篇 a物業(yè)管理公司行文規(guī)定
物業(yè)管理公司行文規(guī)定
1.以公司名義發(fā)文時,由主辦部門起草,填寫發(fā)文稿,由公司綜合部核稿,呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司綜合部負(fù)責(zé)登記編號,組織打印外發(fā)。以部門名義發(fā)文時,公司綜合部不負(fù)責(zé)打印工作。
2.公文必須一文一事,主送單位只能一個,不得越級行文,行文簡明扼要,文字清晰。
3.一切以公司名義上報外發(fā)的文件、信函、電文,公司綜合部都要存留底稿備查。上報和外發(fā)文件有上級來文的要將上級來文一并附后裝訂歸檔。
4.各部門之間文件往來、資料供給等由部門互相遞送。
第5篇 l景區(qū)營管部行文管理制度
景區(qū)營管部行文管理制度
(一)營管部各部門負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)收取、備案各種營管部和辦公室上送和下發(fā)的相關(guān)文件。
(二)各部門因工作需要以公司名義上送或下發(fā)文件,由各職能部門擬稿,經(jīng)辦公室主任審核后,再由部門經(jīng)理簽發(fā)。
(三)所有上送或下發(fā)的文件,要統(tǒng)一編排文號。打印后加蓋公司印章方為有效文件。
(四)文件涉及內(nèi)容需相關(guān)部門具體實施和落實的由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審閱意見給予復(fù)印或摘錄,送有關(guān)部門。辦公室對落實情況進(jìn)行督辦。
