公司文檔管理制度匯編(4篇)

公司文檔管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，它旨在規(guī)范文檔的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索和銷毀流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用。通過這樣的制度，我們可以提升工作效率，防止信息丟失，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性，同時(shí)也為決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

包括哪些方面

一套完整的公司文檔管理制度應(yīng)涵蓋以下幾個(gè)核心方面：

1. 文檔分類：明確各類文檔的定義，如項(xiàng)目文件、財(cái)務(wù)報(bào)告、客戶資料等，以便正確歸檔。

2. 創(chuàng)建與審批：規(guī)定文檔的創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)、格式要求，以及需要的審批流程，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3. 存儲(chǔ)管理：設(shè)定文檔的存儲(chǔ)位置、權(quán)限控制和備份策略，保證信息的安全。

4. 檢索與使用：建立快速檢索機(jī)制，方便員工獲取所需信息，并規(guī)定文檔的使用權(quán)限。

5. 更新與修訂：規(guī)定文檔更新的流程，確保信息的時(shí)效性。

6. 銷毀管理：設(shè)定文檔的保存期限，過期后如何安全銷毀，防止敏感信息泄露。

7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行文檔管理培訓(xùn)，強(qiáng)化員工意識(shí)，同時(shí)設(shè)置監(jiān)督機(jī)制，確保制度執(zhí)行。

重要性

良好的文檔管理制度對(duì)于企業(yè)至關(guān)重要：

1. 提高效率：清晰的流程能減少查找和處理文檔的時(shí)間，提高員工的工作效率。

2. 遵循法規(guī)：符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求，避免因文檔管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3. 保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)：確保公司機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的安全，防止商業(yè)秘密泄露。

4. 支持決策：準(zhǔn)確、及時(shí)的文檔信息有助于管理層做出明智的決策。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：編寫一份全面的文檔管理手冊(cè)，詳細(xì)說明每個(gè)步驟和規(guī)定，便于員工參照?qǐng)?zhí)行。

2. 引入電子化管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代技術(shù)，如云存儲(chǔ)和文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文檔流程，提高管理效率。

3. 定期審計(jì)：設(shè)立定期的文檔管理審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

4. 員工培訓(xùn)：定期舉辦培訓(xùn)課程，強(qiáng)化員工對(duì)文檔管理的理解和實(shí)踐能力。

5. 建立反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)意見，持續(xù)優(yōu)化文檔管理制度，使其更適應(yīng)企業(yè)需求。

通過上述措施，我們的公司文檔管理制度將更加完善，為企業(yè)的發(fā)展提供穩(wěn)固的信息基礎(chǔ)。

公司文檔管理制度范文

第1篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

一、檔案資料的管理規(guī)定

1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時(shí)也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。

2.由運(yùn)營(yíng)中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

3.各部門例會(huì)和重要會(huì)議均要有會(huì)議紀(jì)要并提交運(yùn)營(yíng)中心。

4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運(yùn)營(yíng)中心提交清單,并在每次新增資料后及時(shí)向運(yùn)營(yíng)中心提交新增的資料清單。

二、文檔資料的主要范圍

1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、會(huì)議紀(jì)要、公告等;

2、公司的各種規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等資料;

3、各部門例會(huì)和重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要;

4、員工個(gè)人檔案(員工信息表、個(gè)人簡(jiǎn)厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎(jiǎng)罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績(jī)效考核等資料;

5、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。

三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級(jí)調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級(jí)或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。

第2篇 公司文檔管理細(xì)則

1 產(chǎn)生目的

為保證公司文件的完整,便于查找利用,特制定本規(guī)則。

2 適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3 正文

3.1 文件資料的收集

3.1.1 收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項(xiàng):

3.1.1.1 上級(jí)來文

(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

(2) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1) 會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;

(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

(3) 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;

(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;

(6) 公司檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

(7) 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;

(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;

(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(13)公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料;

(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;

(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;

(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);

(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

(19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;

(20)各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題

3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集。

3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。

3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。

3.1.2.6 有請(qǐng)示無批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒有書面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。

3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

3.1.2.8 經(jīng)多方查找,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱,注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。

3.2 立卷歸檔

3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

3.2.2 文件材料的分類

應(yīng)先按文件材料的重要性,在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。

3.2.3 立卷分工

3.2.3.1 各單位形成的文件,自行立卷;

3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;

3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件,由辦公室立卷。

3.2.4 歸檔

3.2.4.1 各單位于 月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。

3.2.4.2 各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫頁(yè)碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。

3.2.4.4 卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。

3.3 檔案保管

3.3.1 檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3 底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查,平放或卷放。

3.3.4 庫(kù)藏檔案要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

3.4 檔案借閱

3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。

3.4.2 借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無關(guān)人員翻閱。

3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4 歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。

3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

3.4.6 底圖一般不予外借。

3.5 檔案銷毀

對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。

3.6 檔案統(tǒng)計(jì)

3.6.1 銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。

3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3.6.3 除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

3.6.5 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。

3.7 檔案保密

3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

第3篇 公司文檔資料管理規(guī)定

公司文檔資料的管理規(guī)定

1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對(duì)文檔的管理,要做到處理及時(shí),卷宗規(guī)范,確保安全;

2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件,如:銷售部門負(fù)責(zé)營(yíng)銷檔案、客房往來資料、設(shè)計(jì)師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場(chǎng)訊息檔案等;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類財(cái)務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價(jià)格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;

3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序?yàn)?擬稿、自審、報(bào)經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

4、對(duì)內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號(hào),要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

5、公司的收文程序?yàn)?收文、報(bào)送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé),依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類,報(bào)送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

7、文檔按照機(jī)密程度,分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個(gè)檔次,撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報(bào)送范圍,秘密文件的報(bào)(發(fā))送由專人進(jìn)行,確保發(fā)送未超出報(bào)送范圍;

8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對(duì)其負(fù)有保密的義務(wù),造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無關(guān)的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱,借閱文檔必須及時(shí)歸還;

10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗,方便調(diào)閱;

11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;

12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。

第4篇 n大學(xué)物業(yè)公司文檔管理辦法

n大學(xué)物業(yè)公司文檔管理辦法

為進(jìn)一步規(guī)范公司文件檔案管理工作,提高文檔管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)公司文檔管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,結(jié)合工作實(shí)際,特制定本辦法。

一、本辦法所指的文件檔案為:

1.學(xué)校下發(fā)的相關(guān)文件、通知、公告等文檔;

2.公司形成的各種規(guī)章制度、報(bào)告、通知、紀(jì)要等文檔;

3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價(jià)值的各類業(yè)務(wù)資料等文檔。

二、文件檔案管理辦法

(一)立卷歸檔

1.各類文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進(jìn)行分類、編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、歸檔和管理。

2.學(xué)校類文檔:編號(hào)規(guī)則為學(xué)校首字母-部門首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號(hào)。學(xué)校下發(fā)的原文件,直接根據(jù)類別進(jìn)行編號(hào)登記歸檔,根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件要求形成的報(bào)告等文檔需留存副本至公司類文件進(jìn)行歸檔,電子版文檔需轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)性文檔后進(jìn)行編號(hào)登記歸檔。

3.公司類文檔:編號(hào)規(guī)則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(hào)(三位)。所屬類別即指規(guī)章制度類、人事類、合同類、物資設(shè)備類、財(cái)務(wù)類等,紙質(zhì)文檔和電子文檔根據(jù)編號(hào)規(guī)則同步進(jìn)行編號(hào)登記歸檔。

4.公司各部門文檔:編號(hào)規(guī)則為公司部門首字母-簽署年月份(六位)-順序號(hào)(三位)。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進(jìn)行移交備案,移交的文檔須保證完整、層次分明,文檔移交時(shí),須當(dāng)面填寫移交清單并簽字認(rèn)可后方完成交接手續(xù)。

5.歸檔文件材料應(yīng)完整齊全,質(zhì)地優(yōu)良,格式規(guī)范,文字清楚,手續(xù)完備且具有保存價(jià)值。

(二)文檔管理

1.辦公室指定專人負(fù)責(zé)文檔分類、編號(hào)、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理,要以原始記錄為依據(jù),編制文檔存放清單,以有效開展文檔的查詢、利用工作。

2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保文檔的安全。

3.任何人不得擅自將存檔文件對(duì)外公開,做好文檔安全保密工作。

4.未經(jīng)公司授權(quán),其他任何組織或者個(gè)人無權(quán)公布涉及公司秘密、涉及個(gè)人隱私的、規(guī)定限制利用的公司檔案材料內(nèi)容。

(三)文檔查閱

1.公司職工查閱利用檔案,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并說明查閱目的,辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借,如必須借出,須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并及時(shí)歸還。

2.外單位查閱利用檔案,應(yīng)持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后查閱。

3.凡需從檔案中取證或辦理公證,必須由辦公室辦理。

4.利用者須對(duì)檔案的安全、完整負(fù)責(zé),違反查閱規(guī)定的要追究責(zé)任。

本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。