有哪些
局檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件按其性質(zhì)和重要性進(jìn)行有序分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集時(shí)間、方式和標(biāo)準(zhǔn)，以及整理過程中的詳細(xì)步驟。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：設(shè)定檔案的存儲(chǔ)條件，包括物理環(huán)境、備份策略和安全措施。
4. 利用與借閱：明確檔案的使用權(quán)限，制定借閱流程和歸還規(guī)則。
5. 銷毀與保留：規(guī)定檔案的保存期限，以及到期后的銷毀程序。
6. 監(jiān)督與審計(jì)：設(shè)立定期的內(nèi)部審查機(jī)制，以檢查制度執(zhí)行情況。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理人員負(fù)責(zé)，依據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案分類大綱》進(jìn)行分類，采用“字母-數(shù)字”混合編碼，如“a01-001”代表行政類第一份文件。
2. 收集與整理：各部門在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)提交相關(guān)文件，檔案室進(jìn)行初步整理，剔除無保存價(jià)值的材料，保留原件并制作電子副本。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案存儲(chǔ)在恒溫恒濕的專用庫(kù)房，每季度進(jìn)行一次環(huán)境檢測(cè)；電子檔案定期備份至離線存儲(chǔ)設(shè)備，以防數(shù)據(jù)丟失。
4. 利用與借閱：?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱檔案，借閱期限不超過兩周，逾期未歸還需支付滯納金。
5. 銷毀與保留：超過保存期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上在監(jiān)督下銷毀。
6. 監(jiān)督與審計(jì)：每季度進(jìn)行一次內(nèi)部審計(jì)，檢查檔案的完整性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概要：簡(jiǎn)述制度的目的和主要內(nèi)容，提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。
2. 檔案分類示例：展示各類別的代表性文件樣本，幫助員工理解和執(zhí)行分類。
3. 借閱流程圖：用圖表形式呈現(xiàn)借閱步驟，使流程清晰易懂。
4. 注意事項(xiàng)：強(qiáng)調(diào)檔案安全、保密性和合規(guī)性的重要性，提醒員工不得私自復(fù)制或泄露檔案信息。
以上制度旨在規(guī)范局內(nèi)檔案管理工作，提升效率，保障信息安全。各相關(guān)人員應(yīng)熟知并嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
局檔案管理制度范文
第1篇 z公路管理局檔案管理員崗位職責(zé)
公路管理局檔案管理員崗位職責(zé)
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、上級(jí)部門及局檔案管理的有關(guān)規(guī)定和制度,加強(qiáng)檔案保護(hù)和管理,維護(hù)檔案的完整與安全。
二、負(fù)責(zé)做好檔案資料的整理、鑒定、排列上架和編目工作,每年七月底前完成上一年度檔案資料的立卷歸檔工作。
三、健全完善各種檢查工具及音像、照片、電子媒介等其他檔案,做好局屬單位檔案管理工作的督促、檢查和指導(dǎo)工作。
四、熟悉檔案室資料的種類、內(nèi)容、期限和存放地點(diǎn)以及檢索方法,快速準(zhǔn)確的檢索檔案資料。
五、建立檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度,健全各種薄冊(cè),對(duì)檔案資料的進(jìn)出存用進(jìn)行認(rèn)真登記。
六、做好檔案室的安全工作和“八防”工作。
七、完成領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任臨時(shí)交辦的其他工作。
第2篇 供電局檔案管理辦法
供電局檔案管理暫行辦法
平遠(yuǎn)縣供電局檔案管理暫行辦法
檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)本局經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。局檔案是指本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄,其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作,完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案,認(rèn)真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能,依法管理檔案事業(yè),全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團(tuán)梅州供電分公司檔案管理辦法》,特制定我局檔案管理辦法。
一.文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍,主要有:
一)生產(chǎn)技術(shù)管理方面
1、上級(jí)下達(dá)的技術(shù)性指示、命令、決議和決定;
2、主要技術(shù)問題的請(qǐng)示和批復(fù);
3、本單位近期電力規(guī)劃;
4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度;
5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計(jì)劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計(jì)年報(bào);
6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理,技術(shù)引進(jìn)和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料;
7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報(bào)、自動(dòng)化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料;
8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面:有關(guān)各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)年報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)形成的各種文件材料。
三)勞動(dòng)工資方面:有關(guān)定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)罰等工作中形成的各種文件材料及名冊(cè)、年報(bào)表。
四)財(cái)務(wù)管理方面:有關(guān)財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。
五)教育培訓(xùn)方面:有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。
六)黨、政、工、團(tuán)工作方面:有關(guān)黨務(wù)工作以及組織,紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團(tuán)和工會(huì)工作中所形成的各種文件材料等。
七)基本建設(shè)(工程)方面:是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。
八)設(shè)備、儀器方面:有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證、說明書等出廠文件材料。
九)局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、購(gòu)電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。
十)歸檔:文件材料主要包括紙張,光盤、磁帶、照片、膠片,物等各種載體形式。
二.歸檔時(shí)間
一)各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,應(yīng)在第二年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審查后,交辦公室歸檔。
二)基建項(xiàng)目文件在其項(xiàng)目鑒定,竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段,單項(xiàng)歸檔。
三)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門按歸檔要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔,保管一年后由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后移交檔案部門保管。
四)重要會(huì)議(如電力工作會(huì)議、黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、職代會(huì)、工代會(huì)等)文件材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔,重要會(huì)議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五)合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六)重要設(shè)備、儀器開箱時(shí),有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗(yàn)收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料,在開箱驗(yàn)收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
七)局員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
八)光盤、磁帶、照片及底片膠片、實(shí)物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
九)下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔
1、縣級(jí)供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、議案、工作方案、實(shí)施細(xì)則等方面的文件材料。各職能部門專(兼)職資料員在文件材料形成后及時(shí)移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。
3、內(nèi)容機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。
4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中的文件材料。
5、其他臨時(shí)性活動(dòng)形成的文件材料。
三.文件材料的歸檔要求
一)歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面目。
二)生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三)各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其生產(chǎn)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。
四)歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五)歸檔文件應(yīng)齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。
六)辦公室在接收歸檔材料時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè),并履行簽字手續(xù),移交清冊(cè)各留一份以備查考。
四.文件資料檔案的保密管理
一)對(duì)機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),只準(zhǔn)在檔案室查閱。
二)文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用,不得外借,如確因工作需要,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三)非財(cái)務(wù)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)局財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四)檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)擅自復(fù)印,經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得帶出局外,更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
五)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
五.各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作,應(yīng)納入各項(xiàng)工作計(jì)劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
第3篇 檢疫局檔案工作管理辦法
檢驗(yàn)檢疫局檔案工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)_檢驗(yàn)檢疫局(以下簡(jiǎn)稱_局)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在檢驗(yàn)檢疫工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像等各類檔案)。它是檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的重要查考依據(jù)。
第三條 _局的檔案工作,是維護(hù)本局歷史真實(shí)面貌的重要工作,是機(jī)關(guān)工作的組成部分,對(duì)提高工作效率和質(zhì)量有重要作用。
第四條 _局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則。在工作活動(dòng)中形成的檔案均由局檔案室統(tǒng)一管理。_局檔案工作受國(guó)家質(zhì)檢總局和_省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 檔案室必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,提高工作質(zhì)量,保證檔案工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性和延續(xù)性。
第六條 對(duì)在檔案工作中成績(jī)顯著的單位和個(gè)人,應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)工作失職,造成損失的,要追究責(zé)任,給予一定行政處罰,構(gòu)成犯罪的,按《檔案法》有關(guān)法律責(zé)任的規(guī)定進(jìn)行處理。
第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第七條 _局檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查局機(jī)關(guān)及下屬各分支機(jī)構(gòu)檔案管理工作,各分支局、企事業(yè)單位應(yīng)配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。
第八條 檔案工作的基本任務(wù)是:
(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,提高干部職工的檔案意識(shí)及檔案工作管理水平。
(二)負(fù)責(zé)管理_局的全部檔案,建立科學(xué)的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗(yàn)檢疫各項(xiàng)工作服務(wù)。
(三)指導(dǎo)文書或業(yè)務(wù)部門文件材料的立卷歸檔工作,并按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
(四)對(duì)分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負(fù)責(zé)對(duì)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
(五)加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè),負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、完善和維護(hù)。
(六)進(jìn)行檔案的鑒定工作,對(duì)已超過保管期限的檔案提出存毀意見。
(七)收集、整理、保管與本局工作活動(dòng)有關(guān)的參考材料。
(八)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度,確保檔案安全。
(九)定期向檔案館移交檔案。
第九條 各級(jí)檔案人員要堅(jiān)持黨的路線,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),努力提高政治思想覺悟和業(yè)務(wù)水平,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。
第三章 文件資料的立卷、歸檔
第十條 _局在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均由文書人員收集齊全,分類整理、立卷,按規(guī)定時(shí)間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統(tǒng)一保管,任何單位或個(gè)人都不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有。移交檔案資料時(shí)應(yīng)填寫_檢驗(yàn)檢疫局檔案移交清單(見附件1)。
第十一條 文書人員應(yīng)在次年五月底前將上一年度應(yīng)歸檔的文書檔案移交檔案室;其他門類和載體的檔案接收,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。
(三)歸檔文件應(yīng)按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。
(四)分類。歸檔文件采用年度--機(jī)構(gòu)(問題)方法分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
(五)排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)目錄內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
(六)編號(hào)。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。
(七)編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。
(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規(guī)則》(da/t22-2000)執(zhí)行。其他門類和載體的檔案格式,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 應(yīng)根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容和形式的不同進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列。文書檔案按年度--組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類;科技檔案按項(xiàng)目進(jìn)行分類;聲像檔案、實(shí)物檔案按年度--載體形式分類;會(huì)計(jì)檔案按年度--名稱進(jìn)行分類,設(shè)備檔案按儀器設(shè)備項(xiàng)目進(jìn)行分類。
第十四條 _局文書檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年?？萍紮n案保管期限,分為永久、長(zhǎng)期、定期三類。會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實(shí)物檔案的保管期限分為永久、定期二類。
第四章 檔案的管理、鑒定、銷毀和移交
第十五條 _局在工作活動(dòng)中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室按照有關(guān)規(guī)定,科學(xué)合理地分類、整理和保管。
第十六條 檔案部門應(yīng)建立健全檔案規(guī)章制度,做好檔案的保管工作。
第十七條 采用科學(xué)的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必需的檔案庫(kù)房和柜架,做到檔案庫(kù)房、辦公用房、閱檔室三分開。庫(kù)房要堅(jiān)固,并配有通風(fēng)、防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等設(shè)施。檔案庫(kù)房溫度要保持在18-24℃,相對(duì)濕度保持在40-60%?？筛鶕?jù)檔案工作需要,增配復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、碎紙機(jī)、溫濕度計(jì)、加濕器、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備;還應(yīng)逐步增置照相機(jī)、碎紙機(jī)和掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備。
第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理,并建立定期檢查和清點(diǎn)制度。
第二十條 應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息化建
設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案一體化,以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
第二十一條 檔案室應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作,應(yīng)在辦公室負(fù)責(zé)人的主持下,由檔案室和有關(guān)處室組成鑒定小組共同進(jìn)行。凡經(jīng)過變動(dòng)的案卷,都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時(shí)間、經(jīng)辦人姓名等)在案卷備考表上注明。
第二十二條 鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出檔案鑒定工作報(bào)告,對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以銷毀。
第二十三條 銷毀檔案時(shí),必須嚴(yán)守保密制度,指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在完成任務(wù)后,要在銷毀清冊(cè)上簽字,并注明已銷毀字樣和銷毀日期。
第二十四條 單位撤銷、合并或有重大變動(dòng)時(shí),其檔案材料應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好,向上級(jí)檔案部門指定的單位移交。
第二十五條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案,在工作結(jié)束后,必須進(jìn)行系統(tǒng)整理,向檔案室移交。
第二十六條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須在離職前將所整理的檔案數(shù)量和狀況交代清楚,履行簽字手續(xù),辦好交接工作。
第五章 檔案的利用
第二十七條 檔案工作人員應(yīng)積極開展檔案的編研、開發(fā)和綜合利用工作,為本局各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十八條 檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行,根據(jù)檔案密級(jí)程度,確定不同的利用范圍及審批手續(xù)。查閱檔案需填寫_檢驗(yàn)檢疫局檔案查閱申請(qǐng)單(見附件2),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。查閱黨組會(huì)議記錄須經(jīng)黨組書記批準(zhǔn),查閱文書、聲像、基建檔案須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),查閱科技檔案須經(jīng)科技處處長(zhǎng)、辦公室主任批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案只有財(cái)務(wù)工作人員經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)方可查閱。
第六章 附則
第二十九條 各分支局及_局所屬企業(yè)可根據(jù)本辦法,結(jié)合具體實(shí)際,制定本單位的檔案管理辦法,同時(shí)報(bào)_局備案。
第三十條 本辦法由_局辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第4篇 供電局檔案管理辦法
平遠(yuǎn)縣供電局檔案管理暫行辦法
檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)本局經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。局檔案是指本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄,其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作,完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案,認(rèn)真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能,依法管理檔案事業(yè),全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團(tuán)梅州供電分公司檔案管理辦法》,特制定我局檔案管理辦法。
一.文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍,主要有:
一)生產(chǎn)技術(shù)管理方面
1、上級(jí)下達(dá)的技術(shù)性指示、命令、決議和決定;
2、主要技術(shù)問題的請(qǐng)示和批復(fù);
3、本單位近期電力規(guī)劃;
4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度;
5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計(jì)劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計(jì)年報(bào);
6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理,技術(shù)引進(jìn)和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料;
7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報(bào)、自動(dòng)化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料;
8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面:有關(guān)各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)年報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)形成的各種文件材料。
三)勞動(dòng)工資方面:有關(guān)定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)罰等工作中形成的各種文件材料及名冊(cè)、年報(bào)表。
四)財(cái)務(wù)管理方面:有關(guān)財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。
五)教育培訓(xùn)方面:有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。
六)黨、政、工、團(tuán)工作方面:有關(guān)黨務(wù)工作以及組織,紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團(tuán)和工會(huì)工作中所形成的各種文件材料等。
七)基本建設(shè)(工程)方面:是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。
八)設(shè)備、儀器方面:有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證、說明書等出廠文件材料。
九)局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、購(gòu)電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。
十)歸檔:文件材料主要包括紙張,光盤、磁帶、照片、膠片,物等各種載體形式。
二.歸檔時(shí)間
一)各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,應(yīng)在第二年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審查后,交辦公室歸檔。
二)基建項(xiàng)目文件在其項(xiàng)目鑒定,竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段,單項(xiàng)歸檔。
三)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門按歸檔要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔,保管一年后由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后移交檔案部門保管。
四)重要會(huì)議(如電力工作會(huì)議、黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、職代會(huì)、工代會(huì)等)文件材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔,重要會(huì)議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五)合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六)重要設(shè)備、儀器開箱時(shí),有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗(yàn)收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料,在開箱驗(yàn)收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
七)局員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
八)光盤、磁帶、照片及底片膠片、實(shí)物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
九)下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔
1、縣級(jí)供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、議案、工作方案、實(shí)施細(xì)則等方面的文件材料。各職能部門專(兼)職資料員在文件材料形成后及時(shí)移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。
3、內(nèi)容機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。
4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中的文件材料。
5、其他臨時(shí)性活動(dòng)形成的文件材料。
三.文件材料的歸檔要求
一)歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面目。
二)生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三)各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其生產(chǎn)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。
四)歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五)歸檔文件應(yīng)齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。
六)辦公室在接收歸檔材料時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè),并履行簽字手續(xù),移交清冊(cè)各留一份以備查考。
四.文件資料檔案的保密管理
一)對(duì)機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),只準(zhǔn)在檔案室查閱。
二)文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用,不得外借,如確因工作需要,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三)非財(cái)務(wù)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)局財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四)檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)擅自復(fù)印,經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得帶出局外,更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
五)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
五.各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作,應(yīng)納入各項(xiàng)工作計(jì)劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
第5篇 _市國(guó)土資源局檔案管理制度
制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全為您提供的制度文章供您參考:
市國(guó)土資源局檔案管理制度
一、立卷歸檔制度
(一)、國(guó)土資源管理每一項(xiàng)工作完成后,有關(guān)部門應(yīng)將一套
收集完整的成果材料向檔案部門移交歸檔。確保檔案的歸檔率、
完整率、案卷合格率。
(二)、歸檔的材料必須做到內(nèi)容齊全、完整、準(zhǔn)確,圖件
清晰,字跡工整,發(fā)文規(guī)范,裝訂整齊,審查手續(xù)完備。
(三)、國(guó)土資源管理檔案所涉及的地籍管理類、土地利用規(guī)
劃類、耕地保護(hù)類、建設(shè)用地管理類、國(guó)土資源有償使用類、礦業(yè)權(quán)管理類、執(zhí)法監(jiān)察類等材料,應(yīng)在辦理完畢后按歸檔目錄,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后即向檔案部門移交。第一年度的文書檔案必須在第二年上半年向檔案部門移交。會(huì)議材料在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)交辦公室歸檔。其它歸檔材料由各職能部門整理立卷后,在第二年一季度向檔案部門歸檔。會(huì)計(jì)檔案、人事檔案實(shí)行分類管理的原則。
(四)、雙方在辦理移交時(shí),檔案部門發(fā)現(xiàn)案卷質(zhì)量不合格,要求補(bǔ)充完整或改正后再移交,移交方不得以任何理由不交、緩交或任意添加與本案卷無關(guān)的材料。
(五)歸檔材料由兼職檔案員或指定的專人向檔案部門移交,交接后經(jīng)清點(diǎn)審查無誤,交接雙方在移交清單上簽字。移交清單一式兩份,交接雙方各持一份備查。
(六)、檔案部門對(duì)移交的成果材料應(yīng)及時(shí)登記、造冊(cè)、編目、錄入計(jì)算機(jī)管理,檔案實(shí)體送專門庫(kù)房上架保管,并提供利用。
二、檔案查閱制度
(一)、查閱、利用、復(fù)制檔案,應(yīng)有明確的目的、范圍、時(shí)間。單位利用檔案,須持有合法證明;個(gè)人利用檔案應(yīng)出具身份證明,申報(bào)具體用途,可利用個(gè)人捐贈(zèng)、寄存、移交的檔案和與個(gè)人有關(guān)聯(lián)的檔案;不得跨越利用范圍,查閱所在單位和他人的檔案。
(二)、隸屬下級(jí)單位利用上級(jí)單位檔案,需征得上級(jí)單位同意,持上級(jí)單位介紹信或法人委托書,方可利用檔案。
(三)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)和紀(jì)檢、監(jiān)察、督察等部門持介紹信或調(diào)查專用證明,有權(quán)利用與本公務(wù)有關(guān)的檔案資料。
(四)、律師利用檔案資料出示律師調(diào)查證明、委托書、律師證,利用委托單位或者個(gè)人的檔案資料。
(五)、中華人民共和國(guó)國(guó)公民和組織持有合法證明,可以利用已經(jīng)開放的檔案,并可在我局局域網(wǎng)上公開查詢。任何單位和個(gè)人不得擅自公布不屬于自己所有的檔案。
(六)、土地登記資料公開查詢依照(國(guó)土資源部第14號(hào)令《土地登記資料公開查詢辦法》)執(zhí)行。
(七)、保護(hù)期內(nèi)地質(zhì)資料查閱利用依照(國(guó)土資源部第16號(hào)令《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例實(shí)施辦法》)第三章執(zhí)行。
(八)、咨詢。
(九)、內(nèi)部利用檔案按局規(guī)執(zhí)行。查閱檔案在查閱室,公務(wù)借出,需注明借出時(shí)間,經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,限期歸還。
(十)、利用檔案的單位和個(gè)人應(yīng)愛護(hù)檔案,不得任意添加材料、不得遺失、涂改、拆散、勾畫、剪裁、污損、批注、轉(zhuǎn)借和泄密。
三、圖紙管理制度
(一)凡歸檔的底圖或藍(lán)圖應(yīng)移交檔案室統(tǒng)一保管。
(二)修改補(bǔ)充圖紙底圖應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)書面同意,修改內(nèi)容較少時(shí),可在圖上“杠改”或“刮改”,并在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。修改內(nèi)容較多時(shí),另繪新圖,與原圖一并保存,并作說明。
(三)圖紙管理一律以地域或地圖分幅分類。放入圖柜管理的圖紙按坐標(biāo)分幅號(hào)和象限行列式平放或吊掛;案卷附圖采用折疊手風(fēng)琴式;大圖幅采用卷放保管。
(四)歸檔圖紙必須齊全完整,分類編號(hào)正確。
(五)定期對(duì)存放的檔案、圖紙進(jìn)行檢查、補(bǔ)充,發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)應(yīng)立即修復(fù)或復(fù)制。
四、檔案保密制度
(一)公民有保守和履行國(guó)家秘密的義務(wù)。凡涉及國(guó)家秘密的工作部門和工作人員應(yīng)加強(qiáng)保密教育。
(二)國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。屬于國(guó)家秘密文件、資料在收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀中,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密政策和保密制度。
(三)檔案資料的管理實(shí)行崗位分工負(fù)責(zé)制。提供利用檔案履行登記審批手續(xù)。
(四)經(jīng)審查,屬保密范圍的檔案、資料應(yīng)在保密載體上加以標(biāo)識(shí),標(biāo)注密級(jí)和保密期限。定期進(jìn)行定密項(xiàng)目的檢查、修訂和升解密工作。
(五)開放檔案報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后公布。
(六)利用檔密的單位和個(gè)人未經(jīng)許可無權(quán)修改。
五、檔案銷毀制度
(一)建立由分管領(lǐng)導(dǎo)、保密領(lǐng)導(dǎo)組成員和專職檔案干部參加的檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)全局檔案鑒定銷毀工作。
(二)經(jīng)過鑒定,對(duì)沒有保存價(jià)值或者已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀。
(三)由檔案部門提出準(zhǔn)備銷毀的檔案清單,經(jīng)檔案鑒定銷毀工作小組和主管檔案業(yè)務(wù)和審批部門批準(zhǔn)。
(四)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,應(yīng)繼續(xù)保存一段時(shí)間后再銷毀,防止因疏忽或因某些檔案潛在作用未被發(fā)現(xiàn)而造成無可挽回的損失。
(五)銷毀檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn),有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀檔案清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,銷毀人員和監(jiān)銷人員在清冊(cè)上簽字,以示負(fù)責(zé)。
六、檔案庫(kù)房技術(shù)管理規(guī)定
(一)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),檔案庫(kù)技術(shù)管理由檔案人員負(fù)責(zé)。行政主管部門定期檢查指導(dǎo)。
(二)檔案庫(kù)房設(shè)置防盜、防火、防曬、防塵、防有害物和防污染等安全措施。
(三)檔案庫(kù)房溫度控制在14-24℃ ±2%,相對(duì)濕度控制在45-60% ±5%;復(fù)印室溫度控制在 18-28℃,相對(duì)濕度控制在50-65%;聲像庫(kù)溫度控制在 20-25℃,相對(duì)濕度控制在50-60%;磁帶庫(kù)溫度控制在14-24℃,相對(duì)濕度控制在40-60%;
有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過±5 %;選用白熾燈作人工照明,照度不超過100勒克斯。
(四)定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳物相符,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)報(bào)告,并采取措施予以處理。
(五)保持良好的工作環(huán)境和衛(wèi)生環(huán)境,非庫(kù)房工作人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
七、獎(jiǎng)懲規(guī)定
(一)大力宣傳和表彰熱愛檔案工作,熟悉檔案業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),刻苦鉆研,埋頭苦干,廉潔奉公,作風(fēng)正派的檔案干部。
(二)對(duì)在國(guó)土資源管理檔案的收集、整理、分類、歸檔、提供利用和現(xiàn)代化管理等工作中成績(jī)顯著的專兼職檔案工作人員由檔案部門每年評(píng)選一次 ,予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì);并報(bào)請(qǐng)上級(jí)行政主管部門備案,作為考核和評(píng)定技術(shù)職稱的依據(jù)。
(三)在國(guó)土資源管理檔案工作中,違反有關(guān)規(guī)定,造成檔案損失、丟失、泄密、涂改,擅自提供復(fù)制以及由于玩忽職守造成檔案損失的個(gè)人和負(fù)有直接責(zé)任的主要領(lǐng)導(dǎo)人,由其所在單位的上級(jí)機(jī)關(guān),依據(jù)《檔案法》規(guī)定給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
(四)對(duì)違反本規(guī)定,沒有及時(shí)將國(guó)土資源管理檔案進(jìn)行收集歸檔的部門或單位,在年度檔案互查中,由檔案檢查小組提出申請(qǐng)報(bào)告,經(jīng)審議后,由其主管部門通報(bào)批評(píng),造成嚴(yán)重后果的,其主要責(zé)任人應(yīng)給予行政處分。
