個人檔案管理制度

有哪些

個人檔案管理制度

一、檔案分類與定義 1. 個人基本信息檔案：包含員工的姓名、性別、出生日期、籍貫、學歷、工作經驗等。

2. 工作記錄檔案：包括職務變動、工作績效、培訓記錄、獎懲情況等。

3. 職業(yè)發(fā)展檔案：涵蓋職業(yè)規(guī)劃、晉升路徑、能力評估等。

4. 法律文件檔案：如勞動合同、保密協議、競業(yè)禁止協議等。

二、檔案管理責任 1. 人力資源部門負責檔案的收集、整理、保管和更新。

2. 各部門經理負責提供員工的工作信息，確保信息的準確性。

3. 員工本人應配合提供真實、完整的個人信息。

三、檔案保存期限 1. 個人基本信息檔案永久保存。

2. 工作記錄檔案自員工離職后保存五年。

3. 法律文件檔案按法律法規(guī)要求的最長期限保存。

四、檔案查閱與使用 1. 員工有權查閱自己的檔案，需提前申請，由人力資源部門安排。

2. 公司內部查閱他人檔案需獲得授權，用于工作需要。

3. 外部機構查閱需有合法手續(xù)，經公司管理層批準。

實施細則

1. 檔案錄入：新入職員工的檔案應在一周內完成錄入，包括電子版和紙質版。

2. 檔案更新：當員工信息發(fā)生變化時，應在一個月內更新檔案。

3. 檔案安全：檔案存放于安全設施內，定期進行防火、防潮檢查。

4. 檔案借閱：借閱檔案需填寫借閱單，歸還時由檔案管理員核對無誤后銷毀。

5. 檔案轉移：員工離職時，其檔案應在三個月內轉至人力資源部存檔。

上墻內容

1. “尊重員工隱私，確保檔案安全。”

2. “準確、及時更新檔案，維護信息真實性?！?

3. “未經許可，嚴禁擅自查閱他人檔案?！?

4. “離職員工檔案管理，遵守法規(guī)，保護員工權益。”

請注意，個人檔案管理制度旨在保障員工權益，促進公司規(guī)范運作。所有員工應遵守相關規(guī)定，共同維護良好的檔案管理環(huán)境。

個人檔案管理制度范文

第1篇 個人檔案管理規(guī)定辦法

個人檔案管理規(guī)定

中組部、國家人事部關于流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據《中華人民共和國國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:

(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員人事檔案; (二)與用人單位解除勞動全同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案; (三)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;

(四)自費出國留學人員的人事檔案;

(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;

(六)外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案; (七)其它流動人員的人事檔案。

第三條 流動人員人事檔案管理遵循“集體統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。

第二章 流動人員人事檔案管理機構

第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構),其它任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。

第五條 跨地區(qū)流動的流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現工作單位所在地的人才流動服務機構管理。

第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。

第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。

第三章 流動人員人事檔案的轉遞

第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位按到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。

轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務機構發(fā)現轉來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。

第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接收。

第十條 人才流動服務機構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或現所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。

第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),與機關、國有企事業(yè)單位開具的轉檔手續(xù)具有相同效力。機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。

第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用

第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現所在工作單位的聯系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內容。收集的材料,必須經過認真的鑒別。需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。

第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。

第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。

(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續(xù)。查閱單位應申明查閱理由,管檔單位根據規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。

(二)查閱單位應派_黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。 (三)人才流動服務機構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。

(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

第五章 流動人員人事檔案的保管

第十五條 人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理的現代化。

第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。

第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的**黨員。

第六章 監(jiān)督與處罰

第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:

(一)擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人; (二)擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;

(三)擅自向外公布、泄露檔案內容的;

(四)在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。

對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節(jié)輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;觸犯法律的,要依法追究責任。

第七章 附 則

第十九條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,應本著“服務為主,適當收費”的原則,按照有關規(guī)定收取服務費,但不得以贏利為目的。

第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市可根據本規(guī)定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。

第二十一條 本規(guī)定由人事部負責解釋。

第二十二條 本規(guī)定自頒布之日起施行。