行政采購管理制度

行政采購管理制度是企業(yè)運營的重要組成部分，旨在規(guī)范采購流程，確保資源的有效利用，防止浪費，降低風險，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。制度涵蓋從需求識別、供應商選擇、合同簽訂到貨物驗收、付款等一系列環(huán)節(jié)。

包括哪些方面

1. 需求管理：明確采購需求的產(chǎn)生、審批流程，確保需求的合理性和合規(guī)性。

2. 供應商管理：設(shè)定供應商的資質(zhì)標準，建立評價體系，定期評估供應商的性能和服務。

3. 采購流程：詳細規(guī)定詢價、比價、談判、下單、驗收等步驟，保證采購過程的透明度。

4. 合同管理：規(guī)范合同的起草、審批、執(zhí)行和變更，強調(diào)合同的法律效力。

5. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量檢驗標準，確保采購物品或服務符合企業(yè)要求。

6. 財務控制：明確付款條件和程序，防止資金濫用，確保采購資金的安全。

7. 風險管理：識別和應對采購過程中可能出現(xiàn)的風險，如供應中斷、價格波動等。

重要性

行政采購管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能有效防止因決策不透明、流程混亂導致的資源浪費；另一方面，通過嚴格的供應商管理和質(zhì)量控制，可以保障企業(yè)運營的穩(wěn)定性和產(chǎn)品質(zhì)量，提升企業(yè)形象。此外，良好的采購管理還有助于維護企業(yè)與供應商的良好關(guān)系，降低供應鏈風險，提高整體運營效率。

方案

1. 制定詳細流程：根據(jù)企業(yè)實際情況，制定詳細的采購操作流程，并定期更新，以適應市場變化。

2. 強化培訓：對采購部門進行制度培訓，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。

3. 建立信息系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實現(xiàn)采購流程的自動化，提高效率，減少人為錯誤。

4. 定期審計：定期進行內(nèi)部審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。

5. 激勵機制：設(shè)置合理的績效考核標準，激勵采購人員遵守制度，提高工作效果。

6. 反饋與改進：鼓勵員工提供反饋，根據(jù)實際情況調(diào)整和完善制度，確保其持續(xù)適應企業(yè)需求。

行政采購管理制度是企業(yè)精細化管理的重要工具，其構(gòu)建和執(zhí)行需要全員參與，共同確保制度的有效性和執(zhí)行力。通過不斷優(yōu)化和完善，我們可以構(gòu)建一個高效、透明、風險可控的采購環(huán)境，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

行政采購管理制度范文

第1篇 物業(yè)行政采購管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:采購管理規(guī)定

9采購管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作,供應商管理及倉庫管理等。

9.3職責

9.3.1各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單,并負責倉庫管理

作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。

9.3.2各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.3公司資源部負責收集有關(guān)供應商信息及資料,負責審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計劃,報總經(jīng)理審批,負責落實供應商的評審管理工作。

9.3.4財務部負責資金審核及調(diào)撥。

9.3.5總經(jīng)理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.6倉管員負責物品的驗收、領(lǐng)用,庫存物品的管理。

9.4采購制度要點

9.4.1維修物料的采購原則:實行補倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過(含)三次。

9.4.2采購行為分類

9.4.2.1固定資產(chǎn)類

指單位價值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機等物品。

9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費用類

指單位價值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費、辦公室綠化費、公務交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。

9.4.3采購方式

9.4.3.1長期協(xié)議范圍:

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。

9.4.3.2固定供應商范圍:

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。

9.4.3.3一般供應商

經(jīng)市場調(diào)查,固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時,臨時尋找的供應商,采購品單價在300元(含)以上,或總價值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應商來進行比較、核價。

9.4.4采購審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財務審批權(quán)限》執(zhí)行。

9.5其他采購要求:

9.5.1盡量要求按時送貨,如需外出采購,行政助理應安排集中物品采購。

9.5.2采購物品均要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票。

9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應商送貨上門。

9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。

9.6.1請購

9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表,以便審核各部門提交的請購計劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃(附請購清單),依權(quán)限逐級報批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃,并交總經(jīng)理批準。

9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購,價值在人民幣五百元以上,一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。

9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準。

9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。

9.6.2詢價、比價、議價

9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業(yè),若因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應商審批表》外,原則上應精選三家以上的供應商辦理比價,或經(jīng)分析后議價。

9.6.2.2行政助理應獲取正式書面的報價資料,內(nèi)容須詳細、真實,除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等),還須顯示供應商的詳細資料,必要時要有蓋章確認,并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。

9.6.3呈核、訂購

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總,歸納整理報價分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應商資料填制于《請購單》上,依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.2于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應在《請購單》上注明并附上詳細資料,一同呈報使用部門核準后,再依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.3采購材料較專業(yè)復雜時,行政助理需密切聯(lián)系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認無誤后,才依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.4《請購單》經(jīng)核準后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時,行政助理應重新依權(quán)限報批。

9.6.3.5行政助理接到核準后的《請購單》后,應密切跟進交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨準備工作。

9.6.4驗收

9.6.4.1驗收原則上應有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗,專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收,驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨,如不合格,由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量,取消供貨資格,另換其它供貨商。

9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀錄,對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門,并作出跟進。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關(guān)申請報告及發(fā)票到財務部報銷。

9.6.5存檔跟蹤管理

9.6.5.1購項目應設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。

9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。

9.6.5.3行政助理應定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,隨時為管理處提供準確的記錄信息

。

9.6.5.4采購記錄及規(guī)程須接受各部門、財務人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉庫管理

9.7.1.物品出倉

9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門根據(jù)出倉物品范圍憑《工作任務單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。

9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數(shù)量登記在《庫存物品盤點表》上。

9.7.2物品盤點

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。由財務部復核。

9.7.2.2根據(jù)清點結(jié)果,填寫《庫存物品盤點表》。

9.7.2.3將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。

9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。

9.7.3倉庫管理

9.7.3.1倉庫物品應擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;

9.7.3.2物品應分名別類,在物品前掛上物品標簽卡;

9.7.3.3倉庫除倉管員外,無特殊情況其他人員不準入內(nèi);

9.7.3.4倉庫應通風良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對易腐爛、發(fā)霉的物品應定期晾曬;

9.7.3.5倉庫內(nèi)的機械設(shè)備應定期保養(yǎng)上油;

9.7.3.6倉庫內(nèi)應擺放足夠的滅火器;

9.7.3.7倉庫內(nèi)應做好安全用電管理,不準在倉庫內(nèi)進行加工、烹調(diào)等作業(yè),必須做到人走燈關(guān);

9.7.3.8倉庫內(nèi)應做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;

9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時,應將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。

9.8物品供應商評審管理

9.8.1評審范圍

9.8.1.1長期供貨合作的供應商/委托方;

9.8.1.2成交標的大額的供應商/委托方

9.9行政助理應當對合格供應商及時建檔,包括以下內(nèi)容:

9.9.1供應商/委托方的名稱、注冊地址

9.9.2營業(yè)執(zhí)照復印件

9.9.3資質(zhì)等級證書

9.9.4評審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應當對各管理處所管理的合格供應商狀況全面組織跟蹤、評審一次,并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體要求:

9.10.1掌握委托方/供應商內(nèi)部管理的狀況

9.10.2委托方/供應商產(chǎn)品價格的變化

9.10.3社會信譽的變化

9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應當跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評審結(jié)果的處置

9.11.1資源部應當依據(jù)每半年的跟蹤評審結(jié)果將委托方/供應商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供應商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象,可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購流程

采購流程

預算內(nèi)預算外