寫檔案管理制度15篇

有哪些

檔案管理制度

一、檔案分類管理 1. 公司檔案應(yīng)依據(jù)其性質(zhì)分為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案及法律文件等五大類。

2. 每一類檔案需設(shè)立獨(dú)立的存儲(chǔ)區(qū)域，確保資料的安全與有序。

二、檔案編碼規(guī)則

3. 所有檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，包括部門代碼、年份、檔案類別代碼及順序號(hào)。

4. 編碼應(yīng)清晰易讀，便于查找和歸檔。

三、檔案收集與整理

5. 各部門應(yīng)及時(shí)將重要文件轉(zhuǎn)化為電子版，并進(jìn)行初步分類、編號(hào)。

6. 定期進(jìn)行檔案清理，剔除過期無用文件，保留有價(jià)值的歷史資料。

四、檔案借閱與復(fù)制

7. 員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱檔案。

8. 復(fù)制檔案需得到檔案管理員許可，且不得用于非法用途。

五、檔案安全與保密

9. 檔案室應(yīng)設(shè)有防火、防盜設(shè)施，確保物理安全。

10. 對于涉及公司機(jī)密的檔案，實(shí)行嚴(yán)格權(quán)限管理，僅限授權(quán)人員接觸。

六、檔案數(shù)字化

11. 推行檔案電子化，建立數(shù)據(jù)庫，提高檢索效率。

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2. 保持?jǐn)?shù)據(jù)備份，防止因技術(shù)故障導(dǎo)致信息丟失。

七、檔案歸檔與銷毀

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3. 檔案歸檔應(yīng)按照年度進(jìn)行，確保檔案完整性。

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4. 對達(dá)到保管期限的檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀前需進(jìn)行詳細(xì)記錄。

實(shí)施細(xì)則

一、檔案管理人員職責(zé) 1. 負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括接收、整理、歸檔、借閱等工作。

2. 定期檢查檔案狀況，確保其完整無損。

3. 提供檔案咨詢服務(wù)，協(xié)助員工查找所需信息。

二、檔案借閱流程 1. 借閱人填寫借閱申請單，明確借閱目的及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。

2. 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交由檔案管理員審核。

3. 檔案管理員辦理借閱手續(xù)，記錄借閱信息，并告知借閱人注意事項(xiàng)。

三、檔案安全措施 1. 檔案室安裝監(jiān)控設(shè)備，24小時(shí)監(jiān)控。

2. 定期進(jìn)行安全檢查，確保防火、防水措施有效。

3. 對敏感檔案實(shí)行雙人管理，減少泄露風(fēng)險(xiǎn)。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理制度概覽

2. 借閱與復(fù)制規(guī)定海報(bào)

3. 檔案分類與編碼示例

4. 檔案安全警示標(biāo)語

5. 檔案管理人員聯(lián)系方式

以上檔案管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，提升信息利用效率，保障公司利益。各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的完整、安全與有效利用。

寫檔案管理制度范文

第1篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度怎么寫

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

第2篇 寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。

2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫文件目錄,以便查閱。

3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。

5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;

所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。

6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。

如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第3篇 公司檔案管理制度范例怎么寫

公司檔案管理制度范例檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:

1、 行政類

2、 財(cái)務(wù)類

3、 人事類

4、 業(yè)務(wù)類

5、 工程類

6、 拓展類

二、 機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)

第二條 。

三、 檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

四、 歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1) 。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中:

二、 劃分標(biāo)準(zhǔn):絕密檔案包括:公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括:

1、 財(cái)務(wù)資料;

2、 公司重要會(huì)議紀(jì)要;

3、 公司經(jīng)營情況;

4、 人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;

5、 技術(shù)資料;

6、 金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括:

1、 重要項(xiàng)目資料;

2、 項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

二、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

一、永久保存:

1、 公司章程;

2、 股東名簿;

3、 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;

4、 公司證照;

5、 各級(jí)批文;

6、 印鑒;

7、 公司年度經(jīng)營計(jì)劃;

8、 公司年度經(jīng)營總結(jié);

9、 年度財(cái)務(wù)報(bào)表;

10、 技術(shù)資料;

11、 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;

12、 人事資料;

13、 大型活動(dòng)圖片、音像資料;

14、 其他核定須永久保存的文書。

二、 十五年保存:

1、 會(huì)計(jì)憑證;

2、 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

三、 五年保存:

1、 期滿或解除的合同協(xié)議;

2、 完結(jié)后的項(xiàng)目方案;

3、 其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

四、 一年保存:

1、 部門工作計(jì)劃及工作總結(jié);

2、 完結(jié)后的部門請求報(bào)告;

3、 完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、 公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

二、 人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。

四、 其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、 公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、 合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、 財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、 其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。

六、 檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2) 。

七、 《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3) ,并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、 行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。

三、 檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

四、 調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、 《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、 檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí)。

七、 如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期,且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

二、 需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》(附表4) ,經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、 部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5) 。

五、 檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。

六、 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

二、 所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。

三、 所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。

四、 本制度 包括:《機(jī)要檔案管理制度》。

五、 以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

六、 各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。

第4篇 投資公司檔案管理制度怎么寫

投資管理公司檔案管理制度

第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。

第二條 公司行政部部為檔案管理的職能部門,負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復(fù)印件。

第三條 文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。

第四條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

第五條 在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。

第六條 歸檔范圍:

(一) 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

(二) 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

(三) 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

(四) 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

(五) 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第七條 歸檔要求:

(一) 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

(二) 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說明。

(三) 檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

(四) 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(五) 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與 、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

(七) 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

(八) 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。

第八條 檔案管理人員職責(zé)

(一) 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

(二) 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

(三) 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

第九條 檔案的查閱和借閱

(一) 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。

(二) 檔案借閱的最長期限為一周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。

(三) 必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

(四) 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

(五) 必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

(六) 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

(七) 用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條 檔案的保管

(一) 要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。

(二) 為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

(三) 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

第十一條 檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。

第十二條 獎(jiǎng)懲

(一) 公司檔案管理部門及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

(二) 經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

(三) 故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。

第十三條 本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。

第5篇 某公司檔案管理制度怎么寫

微星公司檔案管理制度第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。

第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條 公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理

第四條 歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章 制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條 例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書。

第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。

第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。

第八條 公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

第九條 各部門須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理

第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上明細(xì)名稱。

第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi),對號(hào)入座。

第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。

第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則

第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

第十五條 本制度自頒布之日起施行。

第6篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度怎么寫

物業(yè)管理公司檔案管理制度

(八)依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及 是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件如經(jīng)過抽查,應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。

4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類、立卷、歸檔。

三、檔卷管理

1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。

3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。

四、檔案調(diào)、借閱

1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。

確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。

第7篇 會(huì)計(jì)檔案管理制度怎么寫

會(huì)計(jì)檔案管理制度

1.目的:會(huì)計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。3.會(huì)計(jì)檔案管理體系

3.1 公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。

3.2 公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.3 各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。4.會(huì)計(jì)檔案范圍

4.1 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

4.2 會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。

4.3 會(huì)計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會(huì)計(jì)帳薄。

4.4 財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.5 財(cái)會(huì)電算化檔案:主要是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料。

4.6 其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊,會(huì)計(jì)檔案保管清冊,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。5.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。

5.1 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

5.2 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。6.會(huì)計(jì)檔案不得自行借出。

6.1 如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會(huì)計(jì)資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會(huì)資料時(shí),應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。

6.2 各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。7.會(huì)計(jì)檔案的保管期

7.1 分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會(huì)計(jì)檔案保管期限表附后)。

7.2 會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

7.3 本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

7.4 各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。8.會(huì)計(jì)檔案的銷毀

8.1 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

8.

1.1 由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;

8.

1.2 單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;

8.

1.3 銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

8.

1.4 監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

8.2 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。

8.3 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。9.會(huì)計(jì)檔案的管理

9.1 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

9.2 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。

9.3 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.4 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.5 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

9.6 在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.7 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。9.7.1 移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;9.7.2 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9.8 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。10.附則:

10.1 本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

10.2 本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

10.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

第8篇 公司檔案管理制度怎么寫

第一章管理部門

第一條 管理部門。

(1) 文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回復(fù)印件。

(2) 各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類

第二條 文件點(diǎn)收。文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收。

(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。

(2) 文件應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

(4) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(5) 有價(jià)證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。

第三條 文件整理。點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方式整理。

(1) 中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(2) 右方裝訂文件及其 均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

第四條 檔案分類。

(1) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門、大類、小類三級(jí)分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

(2) 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多,前款三級(jí)不夠用時(shí),可在第三級(jí)之后另增第四級(jí)細(xì)類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級(jí)。

⑶ 同一小類(或細(xì)類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不夠用時(shí),可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號(hào),以便查考。

(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)目次編號(hào)為原則。

(5) 檔號(hào)的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號(hào),b1b2為大類號(hào),c1c2為小類號(hào),d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號(hào)。

(1) 檔案各級(jí)分類應(yīng)命名,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

(2) 各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào),均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。

⑶ 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。

(4) 檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增加時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)。

(5) 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類編號(hào)對照表,以免混淆。

第六條 檔號(hào)編列。

(1) 案件如系新案,應(yīng)就檔案分類編號(hào)表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

(2) 案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號(hào),予以同號(hào)編列。

⑶ 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號(hào)。

(4) 檔號(hào)應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第三章歸檔與檔案清理

第七條 保存期限。

(1) 歸檔文件,應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼,以便翻閱。

(2) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱,以便查檔。

第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。

(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細(xì)則。④董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄。⑤財(cái)務(wù)報(bào)表。⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。⑦不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。⑧工程設(shè)計(jì)圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(2) 10年保存。①預(yù)算、決算書類。②會(huì)計(jì)憑證。③事業(yè)計(jì)劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(4) 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第九條 檔卷清理。

(1) 管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應(yīng)造冊報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時(shí)向主管政府部門報(bào)備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調(diào)卷

第十條 檔案借閱程序。

(1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時(shí),應(yīng)填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后,向管檔人員調(diào)閱。

(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。

⑶ 在檔案室當(dāng)場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。

(4) 檔案歸還時(shí),經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條 調(diào)卷管理。

(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時(shí)間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時(shí),應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(2) 調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時(shí),亦須說明原因,請管檔人員負(fù)責(zé)處理。

⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。

(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。

第9篇 z寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。

2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫文件目錄,以便查閱。

3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。

5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。

6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第10篇 項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫

物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度

第一條管理原則:

一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。

二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)。

三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

第二條 歸集整理:

一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理,通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。

二、檢查好文件的本文及 是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦,與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

四、右方裝訂文件及其 均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

第三條 分類編號(hào)

一、檔案分類

(一)檔案范圍

1、各部門制定的管理規(guī)定。

2、工程維修保養(yǎng)合同。

3、小區(qū)社區(qū)文化。

4、人事調(diào)動(dòng)。

5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。

6、重大事故報(bào)告。

7、重大采購合同。

(二)各部門檔案范圍

1、行政人事部行政

(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。

(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。

(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。

(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。

(5)通報(bào)表揚(yáng)。

(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用,擴(kuò)大營業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。

(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。

(8)公司簡報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。

(9)公司大事記。

(10)公司固定資產(chǎn)說明書。

2、行政人事部人事

(1)中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。

(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。

(3)上級(jí)機(jī)關(guān)對勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。

(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。

(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。

(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。

(7)員工花名冊。

(8)采購合同。

3、安護(hù)部

(1)上級(jí)公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。

(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。

4、財(cái)務(wù)部

(1)上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理,各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。

(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請示、通知。

(3)上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。

5、工程部

(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。

(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。

(3)工程重大事故報(bào)告。

(4)工程重大投訴訴處理資料。

(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。

(6)小區(qū)維修資料。

6、客戶服務(wù)

(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。

(2)寫字樓、商場等管理規(guī)定。

(3)重大投訴、重大事故處理意見。

(4)用戶資料。

(5)裝修指南。

(6)用戶手冊。

二、檔案編號(hào):

(一)按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。

(二)按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。

(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。

第四條 立卷目錄

一、立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。

(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。

(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

二、編制目錄:

(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

(二)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

第五條 檔案保管:

一、保管期限

(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(二)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注

(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;

4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;

5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書類;2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;

4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(六)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

二、保管要求

(一)便于查閱。

(二)保證檔案的安全。

(三)防止檔案的損壞。

(四)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

三、保管職責(zé):

(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。

(二)綜合管理部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;

iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評(píng)檔案;

分供方評(píng)審、物業(yè) 和多種經(jīng)營資料。

(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。

(四)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(五)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員。

(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。

(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

(

八、)檔案原則上保管原件。

第六條 檔案保密:

一、檔案密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;

(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

二、檔案查閱

(一)查閱權(quán)限

1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。

3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制

1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

4、權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):

5、屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;

屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;

普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

三、檔案的銷毀

(一)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)綜合管理部主管審核。

(二)綜合管理部審核無誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

(四)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

第七條 庫房管理:

一、庫房內(nèi)的檔案柜要同樣編號(hào),入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。

二、要愛護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要即使修補(bǔ)。

三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等七防措施,嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度,保持庫內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。

四、檔案庫要實(shí)行專人管理,無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。

五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開庫房時(shí)要注意 落鎖, 電源。

六、認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時(shí)放回原處,每兩年全面檢查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案交接手續(xù)。

七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。

八、利用檔案資料要注意保守機(jī)密,不得傳播檔案內(nèi)容;

要保證案卷的完整與安全,嚴(yán)禁拆卷、折疊、剪裁和涂改;

要保證案卷清潔,不得弄臟,劃道。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案

第11篇 公司安全環(huán)保檔案管理制度怎么寫

1 目的與范圍

本制度規(guī)定了________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。

其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

本制度適用于________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

2 管理職責(zé)2.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

2. 2設(shè)備安全課負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。

2. 3技術(shù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。

3. 管理內(nèi)容3.1檔案的分類及編號(hào)

a)共設(shè)置三個(gè)一級(jí)類目。

編號(hào)用漢語拼音音節(jié)表示。

一級(jí)類目分類編號(hào)順序如下:

代 號(hào) 名 稱

aq 安全類檔案

hb 環(huán)保類檔案

w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案

b)二級(jí)類目按檔案管理內(nèi)容進(jìn)行編號(hào),編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。

3. 2安全類檔案包括:上級(jí)安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險(xiǎn)源管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測檢驗(yàn)結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項(xiàng)檢查)、隱患整改資料、新建項(xiàng)目安全性評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、新員工三級(jí)安全教育卡、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰資料、安全有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。

3. 3環(huán)保類檔案包括:上級(jí)環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測檢驗(yàn)結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項(xiàng)目環(huán)保評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、危險(xiǎn)廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報(bào)、排污申報(bào)、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。

3. 4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級(jí)職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報(bào)資料、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料等。

3. 5檔案的保存期限

3.5.1 安全類檔案:新員工三級(jí)安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.2 環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.3 職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3. 6管理要求

3.6.1 歸檔資料必須分類裝訂成冊。

3.6.2 需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時(shí),必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

第12篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

第13篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度怎么寫

1.目的為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強(qiáng)培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。

2. 適用范圍公司行政人事部及各項(xiàng)目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。

3. 職責(zé)

3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。

3. 2項(xiàng)目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部培訓(xùn)檔案的保管工作。

3. 3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。

4. 術(shù)語無

5.程序

5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍

5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄

5.1.1.1 日常培訓(xùn)檔案

5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。

5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。

5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實(shí)操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。

5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明了解的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績記錄。

5.1.1.2 7+1培訓(xùn)檔案

5.1.1.2 .17+1培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《7+1培訓(xùn)計(jì)劃》、《7+1培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。

5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

5.1.1.3 外派培訓(xùn)檔案

5.1.1.3 .1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。

5.1.1.3 .2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。

5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請?jiān)斠姟杜嘤?xùn)教材管理制度》。

5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄

5.1.3.1 有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報(bào)告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。

5.1.3.2 根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項(xiàng)目部每月上報(bào)總部的月培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)實(shí)施表應(yīng)按時(shí)存檔。

5.1.3.3 有關(guān)于培訓(xùn)評(píng)估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》要求進(jìn)行存檔。

5.2培訓(xùn)檔案存檔要求

5.2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。

5.2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

5.2.3 歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。

5.3.4 歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。

5.3.5 對于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。

5.3.6 各種文件資料收集、分類后,需在一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。

5.3使用

5.3.1 借閱:同《文件檔案管理規(guī)定》

5.5保存期限及銷毀同《文件檔案管理規(guī)定》

6.監(jiān)督執(zhí)行行政總監(jiān)。

7. 相關(guān)/支持性文件《文件檔案管理規(guī)定》《培訓(xùn)管理制度》《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》《培訓(xùn)教材管理制度》《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》《培訓(xùn)考核管理制度》

8.質(zhì)量記錄及表格《檔案/圖書/資料借閱單》《文件資料銷毀登記表》《簽到表》《培訓(xùn)工作記錄表》《培訓(xùn)考核成績單》《7+1培訓(xùn)計(jì)劃》《7+1培訓(xùn)記錄表》《外派培訓(xùn)合同》《培訓(xùn)教材工作單》

第14篇 公司檔案管理制度范文怎么寫

對于公司的員工檔案,文書檔案等如何管理,對于檔案的管理有哪些制度及保密規(guī)則呢可參考以下的公司檔案管理規(guī)章制度范文:

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2. 各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3. 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4. 下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

5. 凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6. 重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7. 機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2. 負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3. 負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4. 負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5. 積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供

三、 兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、 部門立卷制度

1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2. 各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

五、 檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、 與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。

六、 檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3. 查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。

5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、 檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供

6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、 其他解釋權(quán)歸公司行政人事部。

第15篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫

一、基本要求

1、 檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、 對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、 辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全

二、 歸檔時(shí)間和份數(shù)對公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、 查(借)閱

1、 公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、 公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、 查閱檔案時(shí)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。