有哪些
物業(yè)檔案管管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案信息化管理以及檔案工作評(píng)估。
1. 檔案分類與編碼：明確各類檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，如業(yè)主資料、物業(yè)合同、設(shè)施設(shè)備記錄等，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來(lái)源、收集方式和時(shí)間，以及整理歸檔的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 檔案保管與利用：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)條件、借閱流程和期限，以及檔案的備份和更新策略。
4. 檔案安全與保密：設(shè)立安全措施，防止檔案丟失、損壞，同時(shí)明確檔案的保密級(jí)別和保密制度。
5. 檔案信息化管理：利用信息技術(shù)，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和高效檢索。
6. 檔案工作評(píng)估：定期進(jìn)行檔案管理工作檢查，評(píng)估執(zhí)行效果，提出改進(jìn)措施。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：所有檔案需按照預(yù)設(shè)的類別進(jìn)行分類，每個(gè)類別分配一個(gè)獨(dú)特的三位數(shù)字編碼，如業(yè)主資料為“001”，物業(yè)合同為“002”，以此類推。編碼應(yīng)清晰標(biāo)注在檔案封面及內(nèi)部文件上。
2. 檔案收集與整理：各部門(mén)需在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)提交相關(guān)文件，由檔案管理員進(jìn)行整理，按照日期和重要性排序，貼上標(biāo)簽，放入相應(yīng)的檔案盒。
3. 檔案保管與利用：檔案庫(kù)房應(yīng)保持恒溫恒濕，防火防潮。員工借閱檔案需填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可借出，借閱期限不超過(guò)兩周。
4. 檔案安全與保密：敏感檔案需存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，密碼由專人管理。員工離職時(shí)，須清退所借檔案。嚴(yán)禁對(duì)外泄露業(yè)主個(gè)人信息。
5. 檔案信息化管理：所有紙質(zhì)檔案需掃描存檔，建立電子目錄，便于搜索。電子檔案應(yīng)定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
6. 檔案工作評(píng)估：每季度進(jìn)行一次全面的檔案管理審計(jì)，評(píng)估檔案的完整性、保密性和利用率，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，服務(wù)業(yè)主，責(zé)任重于泰山。”
2. “分類明確，編碼清晰，檔案管理從我做起?！?
3. “保護(hù)業(yè)主隱私，嚴(yán)守檔案秘密，人人有責(zé)?！?
4. “安全第一，預(yù)防為主，確保檔案安全。”
5. “電子化管理，提高效率，便捷服務(wù)?！?
6. “定期評(píng)估，持續(xù)改進(jìn)，打造一流檔案管理體系?！?/p>
以上各項(xiàng)規(guī)章制度旨在規(guī)范物業(yè)檔案管理工作，提升服務(wù)質(zhì)量，保障業(yè)主權(quán)益，望全體員工嚴(yán)格遵守。
物業(yè)檔案管管理制度范文
第1篇 某物業(yè)檔案管理制度
f物業(yè)檔案管理制度
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類,整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管,分類編號(hào)、編注目錄,以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件,須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印,應(yīng)事先請(qǐng)示,未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管,未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(除本公司有關(guān)工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù),做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作,發(fā)現(xiàn)異常或丟失,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理,銷毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定,列出清單,送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷,防止泄密。
第2篇 商街物業(yè)檔案管理制度
步行街物業(yè)檔案管理制度
1目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2適用范圍
公司所有檔案的管理。
3公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對(duì)外往來(lái)的各類公文;公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄;物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),以便查找;財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策 、法規(guī):由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。
3.3重要資料:由綜合文員負(fù)責(zé)收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件,主要包括:
3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報(bào):公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要:總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專題會(huì)。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。
3.4.7各部門(mén)呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果,并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類公文:主要包括政府部門(mén)往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等,由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4各部門(mén)文檔資料管理
4.1各部門(mén)文件分類及編制要求:
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應(yīng)規(guī)范,不得有錯(cuò)別字。
4.1.2通常情況下,文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字,文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字,文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。
4.1.3公司各部門(mén)(含職能部門(mén) 、業(yè)務(wù)部門(mén)及臨時(shí)成立的工作小組等)常用文件類別:
1)人事類:包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。
2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。
3)通知類:內(nèi)部各類通知。
4)培訓(xùn)類:培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。
5)會(huì)議類:部門(mén)例會(huì)、專題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。
6)合同、協(xié)議類:部門(mén)簽定的合同(租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同等)。
7)對(duì)外文件類:
①對(duì)政府部門(mén)、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等;
②對(duì)客戶發(fā)文等:
③其它類:如電話表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料:
4.2.1發(fā)展商提供的資料:
1)產(chǎn)權(quán)資料;
2)技術(shù)資料(含圖紙);
3)交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理:各部門(mén)須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求:
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時(shí)在新文件上注明以此文件為準(zhǔn)。
4.4各類文件發(fā)放要求:
4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別,通常應(yīng)包括以下幾類:
1)部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員閱;
2)主管級(jí)以上人員閱;
3)內(nèi)部傳閱;
4)張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同(協(xié)議書(shū))、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作,禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理:
4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作,各部門(mén)須指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等)須加密,且以光盤(pán)備份,并指定專人保管,管理情況須在部門(mén)經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件,除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第3篇 物業(yè)檔案管理制度
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市__物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門(mén)主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2__四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號(hào)規(guī)則(見(jiàn)附件1)
7部門(mén)檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門(mén)主管以上人員,只能借閱本部門(mén)資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門(mén)資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規(guī)定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。
