綜合檔案管理制度3篇

有哪些

綜合檔案管理制度是企業(yè)有效管理和保護各類文件資料的關鍵機制，它涵蓋了檔案的收集、整理、存儲、利用和銷毀等多個環(huán)節(jié)。以下是綜合檔案管理制度的主要組成部分：

1. 檔案分類標準：制定統(tǒng)一的檔案分類體系，確保所有文檔能準確歸類。

2. 收集與整理流程：明確檔案的來源，規(guī)定文件的收集、整理和編目規(guī)則。

3. 存儲與保管：規(guī)定檔案的存儲環(huán)境，包括物理和電子存儲方式。

4. 利用與借閱制度：設定檔案的使用權限和借閱流程，保障信息安全。

5. 保密與安全措施：設定保密級別，規(guī)定相應的安全防護措施。

6. 檔案銷毀規(guī)定：明確過期或無保存價值檔案的銷毀程序。

7. 檔案信息化管理：利用信息技術進行檔案數(shù)字化，提高檢索效率。

8. 監(jiān)督與審計機制：定期進行檔案管理審計，確保制度執(zhí)行到位。

實施細則

1. 檔案分類標準：依據(jù)企業(yè)業(yè)務性質，將檔案分為財務、人力資源、項目、合同等類別，每個類別下再細分具體子類。

2. 收集與整理流程：各部門應指定專人負責檔案收集，每月進行一次集中整理，確保檔案完整、準確。

3. 存儲與保管：檔案應存放在防火、防潮、防盜設施完善的庫房內，電子檔案需備份至安全服務器。

4. 利用與借閱制度：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后方可借閱；借閱期限不超過一周，逾期未歸還者將受處罰。

5. 保密與安全措施：涉密檔案需加密存儲，只有授權人員才能訪問；定期進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理隱患。

6. 檔案銷毀規(guī)定：由檔案管理部門提出銷毀建議，經(jīng)公司高層審批后，由專門機構進行銷毀。

7. 檔案信息化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在線檢索、借閱、審批等功能，提高工作效率。

8. 監(jiān)督與審計機制：每季度進行一次檔案管理審計，對違規(guī)行為進行糾正，確保制度的有效執(zhí)行。

上墻內容

1. “檔案管理制度概要”：簡述檔案管理的重要性及主要制度內容，提醒員工遵守。

2. “檔案分類圖示”：直觀展示檔案分類結構，便于員工查找和歸檔。

3. “借閱流程圖”：清晰展示從申請到歸還的流程，簡化操作步驟。

4. “保密協(xié)議”：突出強調保密義務，增強員工保密意識。

5. “檔案安全提示”：列出檔案安全注意事項，如防火、防潮、防泄密等。

6. “檔案銷毀流程”：說明過期檔案的正確處理方式，避免隨意處置。

通過上述綜合檔案管理制度的實施，我們將構建一個高效、安全、有序的檔案管理體系，為企業(yè)的運營和發(fā)展提供有力的支持。

綜合檔案管理制度范文

第1篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度

第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度

1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。

2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學、基建、設備、財務、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。

3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負責全院醫(yī)療、教學、科研、基建、設備、財務、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫(yī)院檔案。

4、指導全院各科室的檔案業(yè)務工作,并實行四同步管理(即布置、檢查、總結、驗收與檔案工作同時進行)。

文藝工作檔案包括黨、政、工、團形成的檔案,由文書部門統(tǒng)一立卷歸檔。

各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。

(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。

(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復制件。

(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。

綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負責人批準;密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。

嚴格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好七防(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。

建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對檔案進行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經(jīng)分管院長審批后,定點銷毀。

第2篇 某某公司綜合檔案管理制度

某有限公司綜合檔案管理制度

一、總 則

第一條為了加強公司的檔案管理工作,有效的保護和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項工作中的作用,按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求,實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實力。

第二條檔案是科研、管理和其他各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結晶,是公司歷史的鑒證。

第三條檔案工作是辦好公司重要基礎工作之一,也是衡量公司管理質量和管理水平的重要標志,是維護公司歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,納入有關人員職責范圍,加強對檔案工作的領導。

第四條公司檔案實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開發(fā)利用。

二、公司檔案管理工作的基本原則

以集中管理與分散管理相結合,集中管理為主即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理,檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關部門管理,以便及時利用和維護檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件材料,由主辦人負責將其相關的文件資料及時整理并歸檔。

三、公司檔案管理基本制度

第一條 管理部門

1.文件歸檔結案后原稿由總經(jīng)辦歸檔,制訂文件部門根據(jù)實際需要留存復印件;如因工作、業(yè)務處理需要原稿須由制訂部門保管,應經(jīng)公司領導同意后妥善保存,總經(jīng)辦則以復印件歸檔。

2.公司檔案分類目錄及編號由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定,各部門檔案則由各部門自行編定并報送總經(jīng)辦檔案管理處。

第二條 文件點收

文件結案移送歸檔時根據(jù)如下原則點收:

1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應立即追查歸檔。

2.文件如經(jīng)過抽查應有公司領導的簽認。

3.文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏應立即退回經(jīng)辦部門補辦。

4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件應立即退回經(jīng)辦部門。

第三條 文件整理

第3篇 綜合檔案室管理制度

綜合檔案室管理制度

一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計利用與銷毀等有關制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。

二、檔案按檔號排放,檔案櫥柜編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。

三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即上架放歸原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。

五、做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉等工作。

六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

綜合樓保密工作制度

一、簽訂保密協(xié)議,做好保密工作。

二、經(jīng)常對工作人員進行保密教育。增強保密意識,提高保密觀念,嚴防丟失泄密事件發(fā)生。

三、在保證利用的前提下,強化保密意識,嚴格控制閱檔范圍,嚴禁擅自翻閱、抄錄、涂改及復印秘密文件資料。

四、發(fā)現(xiàn)丟失泄密情況后,立即向有關領導報告,并積極配合有關部門查處。

綜合樓檔案利用制度

一、凡查閱本校涉密檔案,須經(jīng)校主要領導或辦公室主任簽字批準。

二、嚴格履行借閱手續(xù),并將利用結果及時向檔案室反饋。

三、查閱利用檔案,必須在閱檔室內,不得帶出室外,不得轉借他人傳閱,隨意摘錄和復制。

四、摘錄或復制檔案材料需經(jīng)檔案室工作人員同意,摘抄時必須保持檔案內容的準確性,不準任意篡改。

五、要愛護檔案,確保檔案的完整與安全,不準折疊、勾劃、涂改、抽、撕、拆卷,不準在閱卷時吸煙、喝水。

六、利用完畢,將檔案及復制件交工作人員檢查、審閱。

綜合樓檔案室人員崗位職責

一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規(guī)、條例。

二、遵守各項檔案業(yè)務規(guī)章制度。

三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術,嚴守國家機密。

四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。

五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。

綜合樓檔案鑒定制度

一、根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,及時對保管期滿的檔案進行鑒定、銷毀。

二、鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法,嚴禁只看案卷標題的間接鑒定方法。

三、經(jīng)鑒定,對已經(jīng)失去保存價值,需要銷毀的檔案要編造銷毀清冊,經(jīng)有關領導審批,方可銷毀。

四、銷毀檔案時,必須有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷者要在檔案銷毀清冊上簽字,注明銷毀的方式和日期。

五、嚴格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案,要送造紙廠當場化為紙漿,嚴防泄密。

綜合樓安全與消防制度

一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。

二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

三、做好安全巡查工作,下班時關好水電、鎖好門窗。

四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。

五、發(fā)生火警、火災要迅速報告,并全力撲救。