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會議室管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在確保會議的有效性和高效性。它規(guī)范了會議室的使用、預約、維護以及相關資源的分配，防止資源浪費，提升團隊協(xié)作效率，同時保證會議的安全和秩序。
包括哪些方面
1. 會議室預訂：詳細規(guī)定預訂流程，包括提前申請的時間、方式，以及優(yōu)先級設定。
2. 使用規(guī)則：涵蓋會議開始與結(jié)束的時間管理，設備操作指南，以及會議期間的行為規(guī)范。
3. 維護保養(yǎng)：明確會議室的清潔、設備檢查與報修程序，保持良好的會議環(huán)境。
4. 資源管理：包括會議材料的準備、分發(fā)和回收，以及茶水、文具等物品的使用與補充。
5. 安全規(guī)定：確保會議室的消防安全，緊急情況下的疏散路線及應急措施。
6. 會議記錄與跟進：規(guī)定會議紀要的制作、分發(fā)與執(zhí)行情況的跟蹤。
重要性
1. 提升效率：明確的會議室管理制度能避免會議沖突，減少等待時間，提高員工的工作效率。
2. 保障秩序：規(guī)范的使用規(guī)則可以維持會議的秩序，減少不必要的干擾，確保會議質(zhì)量。
3. 資源優(yōu)化：合理分配和使用會議室資源，避免浪費，降低成本。
4. 促進溝通：通過標準化的會議流程，增強團隊間的溝通協(xié)調(diào)，提升團隊合作水平。
5. 風險防控：安全規(guī)定有助于預防和應對可能的風險，保障人員和財產(chǎn)的安全。
方案
1. 建立在線預訂系統(tǒng)：通過企業(yè)內(nèi)部平臺實現(xiàn)會議室的實時查看和預訂，自動處理沖突，提高預訂效率。
2. 制定行為準則：明確參會人員應遵守的禮儀，如準時參會、關閉手機等，確保會議順利進行。
3. 設立責任人：指定專人負責會議室的日常管理和維護，確保設施完好。
4. 實施定期評估：定期收集反饋，評估制度執(zhí)行情況，適時調(diào)整和完善管理制度。
5. 培訓與宣傳：組織員工學習會議室管理制度，確保每位員工了解并遵守相關規(guī)定。
通過上述方案的實施，我們可以構(gòu)建一個有序、高效、安全的會議室使用環(huán)境，進一步提升企業(yè)的運營效率和團隊凝聚力。
會議室管理制度(范本)范文
【第1篇】會議室管理制度(范本)
為了加強會議室的管理,保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會議室的利用率,特制定會議室管理規(guī)定。
一、會議室的管理,由局辦公室負責。各科室安排的各種會議需提前登記,由辦公室負責安排時間,避免發(fā)生沖突。
二、辦公室按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內(nèi)設施設備、會務方面的一切安排。做到會議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會議需要備好茶杯,飲用水,會后及時打掃清理。
三、凡使用會議室的科室負責會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會議用品,使用人員應愛護會議室的公共設備,會議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
四、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設備的使用及管理由辦公室負責。會議室配置的設備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動挪作它用。
五、會議室使用完畢后,應隨時關閉門、窗和全部設施設備電源,切實做好防火、防盜及其他安全工作,如因會服人員造成的損失將追究個人的責任。
六、會服人員須嚴格按管理處各項規(guī)章制度,努力做好服務及協(xié)調(diào)工作,保障各類會議、接待活動的正常進行。
【第2篇】會議室使用管理制度格式怎樣的
會議室是公司舉行會議、接待外賓和客戶的場所,為加強其使用管理,特制定本制度
⑴ 會議室由行政部歸口管理
⑵ 各部門需要使用會議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會議室拘役申請方法如下:
①各部門有重要會議需要使用大會議室時,需由會議主管部門事先填寫〈會議申請單〉經(jīng)行政辦公室主管批準方可使用
②審核之后的申請單需貼于會議室門口,會議完畢后由行政辦公室人員將此單收走
③其他部門如有重要會議與此預約相沖突時,由行政辦公室協(xié)調(diào)解決
⑶ 會議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用,外單位借用會議室需經(jīng)公司領導批準,并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權(quán)將會議室借給外單位使用
⑷ 各部門和子公司使用會議室需經(jīng)行政辦公室同意,領取會議嗣后要鑰匙
⑸會議室布置前必須考慮周詳,根據(jù)布置任務來確定執(zhí)行人員,并做好明確分工
⑹會議現(xiàn)場要做好清潔保護工作
⑺會議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可,不得隨意搬離辦公室
⑻愛護會議室的設施,保持會議室清潔
附表:
會議室使用申請表 附表11-7
__ 年 月__ 日
日期
時間
會議名稱
主持人
地點
人數(shù)
備注
——
——
申請使用單位
管理單位
名稱
填表人
主管
管理人
事務科長
副經(jīng)理
__ 會議室使用登記簿__ 附表11-8
時刻
日期
7
8
9
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20
備注
1日
2日
3日
4日
5日
【第3篇】會議室使用管理制度(范本)
一、會議室使用細則
1、會議室由總務處負責管理、使用登記與調(diào)度、設備維護等相關事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務處,填寫<會議室使用申請表>,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務處提出申請并在會后進行補辦相關登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?總務處可根據(jù)實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備,應提前向總務處說明,以便提前準備,確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源),關好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結(jié)束后,使用人應進行必要的檢查,關閉會議室內(nèi)各種電器設備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關好門窗。相關人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設備故障或公務損壞及時報至總務處,及時維修,確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時衛(wèi)生由學校衛(wèi)生員每天早晨負責打掃。會議室活動結(jié)束后,由學校衛(wèi)生員對會議室進行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓時,由活動的組織者臨時負責會議室衛(wèi)生及設備安全。任課教師使用會議室,要安排學生課后做衛(wèi)生。
二、本規(guī)定由總務處制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
【第4篇】會議室管理制度
會議室管理規(guī)定
為了加強會議室的管理,保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會議室的利用率,特制定大廈管理處會議室(禮堂)管理規(guī)定。
一、會議室(禮堂)的管理,由物業(yè)辦公室負責。各部門安排的各種會議需提前登記,由區(qū)委、區(qū)政府負責安排時間,避免發(fā)生沖突。
二、凡使用會議室(禮堂)的部門負責會議室(禮堂)內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會議用品(包括茶葉、水果、面巾紙等),會議室(禮堂)內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
三、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設備的使用及所有會務工作由物業(yè)辦公室
負責,根據(jù)主辦部門要求懸掛會標,專題會議后將會標撤銷。
四、會服人員按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內(nèi)設施設備、會務方面的一切安排。做到會議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會議需要備好茶杯,飲用水,會后及時打掃清理。
五、會議室配置的設備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動挪作它用,室內(nèi)物品不得隨意拿出或挪用,若確因需要借用,必須征得管理部門同意后方可動用,事后歸還原處。
六、會議室使用完畢后,應隨時關閉門、窗和全部設施設備電源,切實做好防火、防盜及其他安全工作,如因會服人員造成的損失將追究個人的責任。
七、會議室配置的影音設備由物業(yè)辦公室負責管理。各部門使用人員應愛護會議室的公共設備,會服人員發(fā)現(xiàn)使用部門操作不當及人為造成損壞的,應及時向物業(yè)辦公室報告,分析原因,明確責任。
八、會服人員每天做好會議室場地及消防安全及設備檢查工作,保障會議室資源不流失,完成好規(guī)定的日巡視工作。
九、會服人員須嚴格按管理處各項規(guī)章制度,努力做好服務及協(xié)調(diào)工作,保障各類會議、接待活動的正常進行。
【第5篇】會議室管理規(guī)定制度
會議室管理規(guī)定
文件編號:dzhr0403018
版次:a
頁次:1/1
實施日期:
1、目的:會議室是公司用于舉行會議、教育訓練、借閱圖書,開展招聘工作之綜合型多功能場所,為做到合理使用,有效管理,故制定本規(guī)定。
2、范圍:公司全體員工。
3、內(nèi)容:
3.1 會議室僅限于本公司用于舉行會議,教育訓練,借閱圖書,招聘等工作,未經(jīng)允許不得借于他人使用,如借他人使用,需通過申請經(jīng)副總經(jīng)理批準方可。
3.2 各單位凡因公使用會議室,需填寫《會議室使用申請表》(附件一)報備人力資源部,經(jīng)人力資源部協(xié)調(diào)安排后,方可在總務文員處領用鑰匙,并使用會議室。
3.3 各使用單位在使用會議室時,不得抽煙、大聲喧嘩,僅用于正常工作。
3.4各單位在使用會議室的過程中,必須愛護公物,保持會議室的整潔,用完后所有設備放置原位。
3.5會議室內(nèi)所使用設備、工具、辦公用品未征得公司同意任何人不得拿出會議室或作為他用。
3.6使用完備后及時將鑰匙退回人力資源部總務文員處,并由人力資源部核查使用后物品狀況。
擬文
審核
核準
【第6篇】二中會議室管理制度
波寧二中會議室管理制度
學校會議室是學校舉行會議、接待賓客、舉辦各種活動的重要場所。為提高學校會議室的使用效率，保證學校會務、對外接待及重要活動的正常開展，制定本管理辦法。
（一）會議室的功能定位
1．竹洲大講堂：主要用于年級重大活動、大型報告會、學術(shù)交流、學校大型外事活動等。
2、思賢樓一樓會議室：主要用于學校教工大會、政治學習、學術(shù)報告、學術(shù)交流。
3、思賢樓二樓中型會議室：主要用于兄弟學校領導來訪、重要客人接見活動、高三年級教師會議和學科研討會議等使用。
4、思賢樓二樓貴賓接待室：主要用于上級領導來訪、重要客人接見以及重要外事活動等使用。
5、松苑行政樓三樓會議室：主要用于學校校長辦公會議、黨政聯(lián)席會議、行政會議、校領導召集的各類會議及教研組長、班主任會議、高一高二年級教師會議、上級教育部門及教研部門組織的學科研討會等。
（二）會議室的申請
1、會議室由學校辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排使用。
2、會議室只限學校內(nèi)部使用，外單位借用會議室須報學校領導同意。各部門無權(quán)將會議室轉(zhuǎn)借給外單位或他人使用。
3．學校會議室實行預約申請制度。各部門確需使用會議室，一般應提前1天向校辦提出申請，并登記，接待校外人員的會議申請應填寫《波寧二中會議（活動）管理登記表》，由校辦主任確認登記內(nèi)容。凡列入學校一周工作安排的會議，要確保其正常使用。若各部門預定的會議室與學校臨時性重要會議或活動發(fā)生沖突，應以學校會議或活動為先。
（三）會議室的使用
1、會議室的使用遵循“誰使用誰負責”的原則。凡學校層面的工作會議，由辦公室負責會務工作，辦公室主任為會議校內(nèi)負責人，明確一名接待人員，兼任會議室各類設施設備的使用和管理。屬職能處室組織或承辦的會議，由相關處室承擔各項會務工作，處室負責人為校內(nèi)會議負責人，并確定一名接待人員，負責會議室的各類設施設備的使用和管理。
2、接待人員使用會議室要求：
（1）向校辦或指定人員領取鑰匙，提前1小時開門開窗通風。
（2）檢查會議室衛(wèi)生情況，如不整潔應立即與政教處聯(lián)系保潔員打掃。
（3）調(diào)試投影、話筒等多媒體設備，保證正常使用。如有異常應立即與戎松挺或俞棟老師聯(lián)系。
（4）愛護室內(nèi)設施和物品，節(jié)約使用紙杯、茶葉等公共用品。
（5）不隨意移動室內(nèi)家具、物品。
（6）會議結(jié)束，關閉各類多媒體、電器設備，通知保潔員打掃衛(wèi)生，鎖好門、關好窗。
（7）無特殊情況，會后立即將鑰匙交還校辦或門衛(wèi)。
3、竹洲校區(qū)和松苑校區(qū)會議室設施設備技術(shù)方面負責人分別為戎松挺和俞棟。技術(shù)負責人的職責：
（1）學校層面的重大會議、活動或接待來訪，要求全程負責投影、音箱的使用和關閉。
（2）校內(nèi)會議或處室承辦的會議，由技術(shù)負責人對具體使用管理員進行技術(shù)上的指導，如使用過程中遇技術(shù)上的問題，應能隨時聯(lián)系到并第一時間趕到會場處理。
（3）定期檢查設施、設備完好情況。
（四）會議室安全管理
在會議、活動期間，參加人員不得攜帶危險性、污染性物品進入會議室，愛護室內(nèi)各種設備、用品，因人為因素損壞或丟失的由使用部門或當事人承擔相應責任。
五、凡非學校公務活動使用會議室，將實行有償使用。具體細則另訂。
