公司文件管理制度范例匯編【16篇】

公司文件管理制度是企業(yè)運營的基礎(chǔ)，旨在確保信息的有效管理，提高工作效率，保障信息安全，以及維護企業(yè)的合法利益。它規(guī)范了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索和銷毀等流程，防止信息泄露，確保文件的準確性和完整性，同時也為公司的決策提供可靠依據(jù)。

包括哪些方面

1. 文件分類：明確各類文件的性質(zhì)，如行政文件、財務(wù)文件、項目文件等，以便針對性管理。

2. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、修訂、存檔和銷毀等各個階段。

3. 權(quán)限分配：規(guī)定不同層級員工對文件的訪問、編輯和分享權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的使用。

4. 文件安全：設(shè)定防火墻、加密措施，保護敏感信息，防止數(shù)據(jù)丟失或被盜取。

5. 文件版本控制：確保文件更新及時，舊版文件得到妥善處理，避免版本混亂。

6. 文件檢索：建立有效的索引和檢索系統(tǒng)，便于員工快速找到所需文件。

7. 記錄保存：確定文件保存期限，遵守相關(guān)法規(guī)要求，以備審計或法律糾紛。

重要性

1. 提升效率：清晰的文件管理制度能減少尋找文件的時間，提升工作效率。

2. 保障合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當導(dǎo)致的法律風(fēng)險。

3. 保護資產(chǎn)：防止重要信息外泄，保護企業(yè)的知識財產(chǎn)。

4. 支持決策：確保決策者能獲取最新、最準確的信息，支持明智決策。

5. 維護形象：有序的文件管理對外展示企業(yè)的專業(yè)性和組織能力。

方案

1. 制定詳細政策：編寫詳細的文件管理政策，明確職責(zé)、流程和標準。

2. 培訓(xùn)員工：定期進行文件管理培訓(xùn)，使員工了解并遵守規(guī)定。

3. 引入技術(shù)：利用信息技術(shù)，如文檔管理系統(tǒng)，自動化文件管理流程。

4. 定期審計：定期檢查文件管理執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善制度。

5. 激勵機制：設(shè)立獎勵機制，鼓勵員工積極參與文件管理工作。

6. 更新維護：隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，定期更新文件管理制度，保持其適用性。

公司文件管理制度的實施需要全員參與，管理層應(yīng)帶頭示范，通過持續(xù)改進和監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行，最終形成良好的文件管理文化，推動企業(yè)健康發(fā)展。

公司文件管理制度范例范文

第1篇 公司文件管理制度范例

公司文件管理制度范例第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、 公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、 公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、 文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用“規(guī)定”。

二、 決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用“決定”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用“決議”。

三、 通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用“通知”。

四、 通報。表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用“通報”。

五、 請示、報告。向上級請求批示與批準,用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”。

六、 批復(fù)。答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。

七、 函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準等,用“函”。

八、 會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用“會議紀要”。第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

二、 文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

三、 發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、 公司發(fā)文代號分為四種:①“__ __ __ 發(fā)”、②“__ __ __ 人發(fā)”、③“__ __ __ 客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文?！癬_ __ __ 發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;“__ __ __ 人發(fā)”、“__ __ __ 客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。(公司其他部門均以“__ __ __ 發(fā)”的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、 文件必須蓋章或簽字。

六、 密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

七、 緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、 文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

九、 發(fā)文單位必須注明全稱。

十、 多頁文件應(yīng)標明頁碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、 文件紙一般使用a4型。第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《__ __ __ 有限公司收文簿》。

二、 外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、 辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、 協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、 文件的催辦由總經(jīng)辦負責(zé),防止漏辦或延誤。

五、 嚴格按照時限要求完成。

六、 文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、 文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《__ __ __ 有限公司發(fā)文稿紙》。

二、 發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié) 其他

一、時限要求:

1、 特急:限4個工作時內(nèi)完成。

2、 急:限8個工作時內(nèi)完成。

3、 平:限16個工作時內(nèi)完成。

二、 文件的保密要求:

1、 絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

2、 機密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。

3、 秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、 文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第2篇 金屬公司技術(shù)文件管理制度

金屬制品公司技術(shù)文件管理制度

一.總則:

為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性特制訂本制度。

二.技術(shù)文件的編制、審核、批準:

1.技術(shù)文件由工程部負責(zé)編制,工程部應(yīng)對技術(shù)文件的正確性、合理性負責(zé)。

2.工程部部長負責(zé)技術(shù)文件的審核。

3.總經(jīng)理負責(zé)技術(shù)文件的批準。

4.技術(shù)文件包括:

a.圖紙;

b.工藝操作規(guī)程;

c.設(shè)備操作規(guī)程;

d.產(chǎn)品內(nèi)控標準;

e.產(chǎn)品檢驗規(guī)范;

f.采購技術(shù)要求等。

三.技術(shù)文件的更改:

1.技術(shù)文件更改的前提:

a.顧客要求更改;

b.由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改;

c.技術(shù)要求過高,生產(chǎn)設(shè)備無法達到而必須進行更改等。

2.各部門如確需對技術(shù)文件進行更改,須由各部門負責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請單,報工程部審核,廠務(wù)經(jīng)理批準;

3.技術(shù)文件更改申請單應(yīng)包括以下內(nèi)容:

a.更改原因;

b.更改前參數(shù);

c.更改后參數(shù)。

4.技術(shù)文件更改申請單的審批:

a.廠務(wù)經(jīng)理負責(zé)對技術(shù)文件更改進行審批;

b.必要時廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進行評審或會簽;

c.廠務(wù)經(jīng)理下達技術(shù)文件更改指令(書面文件);

5.生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。

a.更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求;

b.更改不得違反有關(guān)標準和法律、法規(guī);

c.工程部負責(zé)更改,其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改,工程部做好技術(shù)文件更改記錄;

d.更改時所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。

四.技術(shù)文件的管理:

1.技術(shù)文件發(fā)放:

技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門,并在[文件發(fā)放記錄表]上登記,由領(lǐng)用人簽名。

2.文件使用和保管:

a.工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者;

b.使用者要妥善保管好文件,使用者未經(jīng)技術(shù)部許可,不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù);

c.工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表];

d.技術(shù)文件由工程部歸口保管,工程部對上述文件應(yīng)進行分類并妥善保管;

e.借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準,并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄,由借閱人簽名;

f.對無使用及保存價值的文件,由工程部負責(zé)審批后及時收回銷毀,并填寫[文件及資料回收登記表];

g.對有保存參考價值的作廢文件,應(yīng)在該文件上進行標識,并用專柜保存,以防誤用。

批準審核編制

日期日期日期

第3篇 物業(yè)公司辦公文件處理管理制度

物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度

第一節(jié)文件收發(fā)

一、公司文件由行政人事部負責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責(zé)人審核簽發(fā)。

二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。

三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。

五、文件統(tǒng)一由辦公負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

六、外來的文件由辦公專人負責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。

七、傳閱文件由辦公專人負責(zé)收回,對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時組織傳達和落實。

八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

九、財務(wù)文書由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

第二節(jié)文書打印

一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負責(zé)人不在時,可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應(yīng)認真做好本職工作,按時完成任務(wù),保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。

五、文印室人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。

六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。

七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。

第三節(jié)文件書寫

一、行文類別

(一)請示:請上級指示和批準,用請示。

(二)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用報告。

公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203

文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0

章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁

(三)指示:對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則,用指示。

(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項,用布告;向國內(nèi)外宣布重大事件,用公告;在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件,用通告。

(五)批復(fù):答復(fù)請示事項,用批復(fù)。

(六)通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用通知。

(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用通報。

(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用決定;經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用決議。

(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題,用函。

(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用會議紀要。

(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項的訂立。

(十二)其他:

1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。

3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。

二、書寫格式

(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

(四)排版規(guī)格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。

(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。

(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。

(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。

(八)附件 :有附件的應(yīng)標注清楚

(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;零寫為o,相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。

(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

(十一)財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

三、內(nèi)容要求:

(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。

(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴謹,宣傳語言應(yīng)當生動活潑。

(三)內(nèi)容應(yīng)當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。

第4篇 某公司文件和檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。

第5篇 某有限公司安全文件檔案管理制度

1目的

為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性，根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況，特制訂本制度。

2范圍

本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

3術(shù)語

3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的，對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

4主要職責(zé)

4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中，形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作，負責(zé)對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。

4.3各部門應(yīng)加強安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一位負責(zé)人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責(zé)各自的安全檔案管理工作。。

4.4各部門應(yīng)設(shè)置專門安全管理檔案柜，落實安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。

4.5公司綜合辦負責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料；負責(zé)收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作，是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責(zé)。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守，認真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標準，協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

5工作內(nèi)容

5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容：

5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容：企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構(gòu)與安全員等。

5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖，并標注清楚以下內(nèi)容。

部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號、規(guī)格等；

重大危險源的位置、數(shù)量等；

主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號。

5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表（重大危險源、消防重點部位、重點設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點及相關(guān)危險危害因素分析）。

5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。內(nèi)容包括：事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。

5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容

1. 主要負責(zé)人的安全資格證書。

2. 安全管理人員的安全資格證書。

3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。

4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。

5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容

安全目標管理

安全生產(chǎn)責(zé)任制

法律法規(guī)標準規(guī)范管理

安全投入管理

安全文件和檔案管理

風(fēng)險評估和控制管理

安全教育培訓(xùn)管理

特種作業(yè)人員管理

設(shè)備設(shè)施安全管理

建設(shè)項目安全“三同時”管理

生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗收管理

生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報廢管理

施工和檢維修安全管理

危化品及重大危險源管理

作業(yè)安全管理（動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等）

相關(guān)方及外用工（單位）管理。

職業(yè)健康管理

勞動防護用品（具）管理

安全檢查及隱患排查治理

應(yīng)急管理

事故管理

安全績效評定管理

安全會議制度

安全機構(gòu)設(shè)置與人員配置管理

安全操作規(guī)程

安全通則

安全生產(chǎn)管理考核制度

參觀人員安全告知書

特種設(shè)備安全管理（機電類、承壓類）

上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。

安全活動日管理制度

上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。

其他與安全相關(guān)的管理制度

5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容

各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。

落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。

安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容

日常檢查記錄及處理情況記錄。

月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。

各項檢查的總結(jié)匯報材料。

其他與安全檢查相關(guān)的材料。

5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容

安全培訓(xùn)計劃。

公司主要負責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓(xùn)的記錄。

員工三級安全教育記錄。

特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)記錄。

換崗教育培訓(xùn)記錄。

日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。

應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。

5.1.10安全投入方面的內(nèi)容

全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。

安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。

隱患整改方面的投入記錄。

防護用品方面的投入記錄。

安全防護設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。

安全評價、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。

其他與安全有關(guān)的投入。

5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容

參加工傷保險員工的名單。

為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。

發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。

其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容

具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。

具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。

具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。

接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。

各類勞動防護用品發(fā)放記錄。

員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。

其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。

5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容

有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料。

“三同時”項目的設(shè)計圖紙及相關(guān)資料。

“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料。

其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。

5.1.14安全防護設(shè)備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備，下同）方面的內(nèi)容

各類安全防護設(shè)備的種類及型號等基本情況資料。

各類安全防護設(shè)備管理部門及設(shè)備運行情況記錄。

各類安全防護設(shè)備運行維護保養(yǎng)情況記錄。

應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。

其他與安全防護設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。

5.1.15用電管理方面的內(nèi)容

企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。

配電室運行狀況記錄。

臨時用電申請及拆除記錄。

配電箱等用電設(shè)施運行狀況記錄。

5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容

特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。

特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄，特種設(shè)備使用證。

特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。

特種設(shè)備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。

特種設(shè)備運行故障和事故記錄。

5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。

發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。

事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。

事故調(diào)查收集各類證據(jù)。

事故分析會記錄。

關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認定和防護措施的相關(guān)決定文件。

按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。

企業(yè)月度事故報表。

其他與事故相關(guān)的文件、材料。

5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容

5.2收集與移交的基本要求

5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

5.3歸檔時間

5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料，在項目結(jié)束后整理歸檔。

5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動歸檔。

5.4安全檔案工作人員負責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

5.5安全檔案工作人員應(yīng)對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

5.6檔案管理

5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實際情況按各自管理職責(zé)分類保存，便于科學(xué)管理與利用。

5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期（2—5年）、短期（2年以下）三種。

5.6.3對保管到期的安全管理檔案應(yīng)進行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關(guān)檔案，應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負責(zé)人審批。銷毀相關(guān)檔案時必須嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定，銷毀清冊應(yīng)長期保存。

5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度，并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。

5.7檔案利用

5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關(guān)系，既要保護總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。

5.7.2公司應(yīng)積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。

第6篇 關(guān)于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定

公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產(chǎn)工作秩序的基本法則，是廣大員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強公司文件及規(guī)章制度的嚴肅性，克服隨意性，真正發(fā)揮公司各項管理制度應(yīng)有的作用，制定本規(guī)定。

一、公司的重要管理事項和重復(fù)出現(xiàn)的生產(chǎn)、經(jīng)營、行政等管理活動，經(jīng)公司研究，總經(jīng)理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項管理制度，由相關(guān)條線負責(zé)起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負責(zé)起草，統(tǒng)一由總經(jīng)理簽批。

二、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度，要符合和體現(xiàn)公司的有關(guān)規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關(guān)規(guī)定不相違背。

三、公司的文件、規(guī)章制度及有關(guān)綜合管理工作計劃，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術(shù)、財務(wù)專業(yè)性文件由技術(shù)、財務(wù)部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。

四、要加強公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題及時修正，堅決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。

五、各部門要增強制度的嚴肅性，各級領(lǐng)導(dǎo)帶頭、認真組織學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，加強組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。

第7篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度

房地產(chǎn)公司文件管理制度

(三)

(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

(三) 收文的管理

1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。

3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。

4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

(四) 發(fā)文的管理

1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。

3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

(五) 文件的立卷與歸檔

1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔:①上級機關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復(fù);②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;⑦上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2、 業(yè)務(wù)部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。

3、 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

4、 文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

第8篇 x房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度

房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度

1.目的:為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

2.適用范圍:適用本公司所有文件。

3.職責(zé):文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責(zé)。

工作內(nèi)容

公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。

已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。

文件由擬稿人校對,審核后方能復(fù)印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負責(zé)簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。

文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。

附件10.文件借閱登記表

第9篇 物業(yè)管理公司文件管理制度怎么寫

物業(yè)管理公司文件管理制度

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。

公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。

發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用規(guī)定。

二、決定、決議。

對重要事項或重大行動做出安排,用決定。

經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。

三、通知。

轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用通知。

四、通報。

表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用通報。

五、請示、報告。

向上級請求批示與批準,用請示。

向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。

六、批復(fù)。

答復(fù)請示事項用批復(fù)。

七、函。

商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準等,用函。

八、會議紀要。

傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀要。

第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發(fā)文代號分為四種:

①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。

冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。

力避隨意發(fā)文。

發(fā)用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;

人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。

(公司其他部門均以發(fā)的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為絕密、機密、秘密。

七、緊急程度分為特急、急、平。

八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁文件應(yīng)標明頁碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。

第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴格按照時限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

第七節(jié) 其他

一、時限要求:

1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。

2、急:限8個工作時內(nèi)完成。

3、平:限16個工作時內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

2、機密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第10篇 公司文件管理制度

公司文件管理制度（一）

一、總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。

第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條 文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。

5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條 各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

第七條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條 各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強的主管負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條 文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等；

2、各種專業(yè)例會記錄；

3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果；

5、企業(yè)日志和大事記。

第十條 立卷要求

1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

五、文件的銷毀

第十一條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

六、附則

第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。

第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

公司文件管理制度（二）

（一）總則

第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

（二）收文的管理

第四條 公文的簽收

1、凡來廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。

3、加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

（三）發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍：

1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：

（1）公布全廠規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

（4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

（6）其他有關(guān)全廠的重大事項；

3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：

（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。

（四）發(fā)文程式與要求

第十條 發(fā)文程式規(guī)定：

1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）；

7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；

9、文稿審核會簽後，按批準許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)；

10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列??；

11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔：

（1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；

（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

（7）上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

（8）反映本廠生、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

（9）工廠日志和大事記；

（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2、業(yè)務(wù)科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團體負責(zé)立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

（七）文件的銷毀

第十七條 對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司文件管理制度（三）

第一章 總則

第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

第二條 負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責(zé)人均應(yīng)指定專人負責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章 文書檔案立卷歸檔方法

第一節(jié) 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

第六條 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。

第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責(zé)：

（一） 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

（二） 認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

（三） 承辦人員借用文件資料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。

第二節(jié) 歸檔范圍

第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條 公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。

第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。

第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財會檔案材料。

第三節(jié) 平時歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件資料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

第二十三條 檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在文件處理登記薄上注明。

第四節(jié) 立卷

第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負責(zé)組卷、編目。

第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十七條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。

第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十三條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第11篇 檢驗檢疫公司文件管理制度

檢驗檢疫集團公司文件管理制度

第一章 總則

第一條 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高收發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合集團實際,特制定本制度。

第二條 本制度適用范圍:各級政府、機關(guān)、企事業(yè)單位來文,集團上報、下發(fā)的各種文件、資料,子公司上報的文件。

第三條 文件由辦公室統(tǒng)一管理。

第二章 收文的管理

第四條 公文的簽收。

簽收文件須檢查收文單位或收件人姓名。

簽收文件須核對文件的份數(shù)、標題等內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

簽收文件須簽寫姓名并注明時間。

第五條 收到的文件須分類登記。登記內(nèi)容包括:收文日期、編號、來文單位、文件主題。

第六條 各類會議帶回的文件和材料,在傳達和匯報后交辦公室保管,個人不得存放。

第七條 文件須附“文件處理傳閱單”,由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì),在當天或第二天分送領(lǐng)導(dǎo)閱簽或送承辦部門閱辦;涉及到兩個以上部門,按批示次序依次傳閱。

第八條 文件的傳閱。傳閱文件嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定,不得將保密范圍內(nèi)的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所,不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。閱批文件一般不得超過兩天,閱批后及時交給辦公室,閱后應(yīng)簽名以示負責(zé);有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見的,辦公室應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員辦理有關(guān)事宜。

第三章 發(fā)文的管理

第九條 發(fā)文范圍:以集團名義上報、下發(fā)的各類文件。

第十條 辦公室負責(zé)文件的上報下發(fā),其它部門不得擅自向上、向下發(fā)送文件。

第十一條 發(fā)文的程序。各職能部門發(fā)文須事先向辦公室提出申請。辦公室同意發(fā)文后,職能部門草擬文稿,且須在文稿紙首頁詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人。擬稿部門負責(zé)人核稿并簽字。辦公室調(diào)整文稿內(nèi)容與格式,確定分發(fā)或報送份數(shù),并報集團領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可發(fā)文。

第四章 文件的借閱和清退

第十二條 留用文件須辦理借閱手續(xù),明確責(zé)任人、借閱和歸還時間。

第十三條 借閱人不得翻印和復(fù)印文件,不允許拆卷和在文件上勾劃,不得轉(zhuǎn)借他人,絕密文件在指定地點閱讀。

第十四條 辦公室定期收繳已處理的和限期清退的文件;文件丟失須及時查明原因和責(zé)任人,并向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第五章 文件的歸檔與銷毀

第十五條 文件原稿由辦公室存檔,并保持完好。

第十六條 不具備存查價值的文件,經(jīng)辦公室主任審批后,方可銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場所,由兩人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。下發(fā)到各部門的無密級文件由其自行銷毀,并向辦公室上報銷毀清單。

第十七條 違反文件管理制度的,視情節(jié)輕重,由辦公室提出對責(zé)任人的處理意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后處罰。無污物、污水、浮土;四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵;照明燈、電風(fēng)扇、空調(diào)上無浮塵;衣柜、鏡子上無浮塵、污跡,檔案櫥內(nèi)各類書籍資料排列整齊,無灰塵,櫥頂無亂堆亂放現(xiàn)象;辦公桌上無浮塵,物品擺放整齊;桌椅擺放端正,各類座套干凈整潔;計算機、打印機等設(shè)備保養(yǎng)良好,無灰塵、浮土;廁所墻面、地面、便池清潔干凈,無雜物、無異味;花壇、綠地內(nèi)無雜草、雜物。

第二十七條 衛(wèi)生清理實行部門責(zé)任制,部門負責(zé)人為責(zé)任人。各部門辦公室的衛(wèi)生,由各部門負責(zé)日常保潔,公共衛(wèi)生清理實行部門區(qū)域負責(zé)制。

第二十八條 責(zé)任區(qū)衛(wèi)生應(yīng)定期清掃,集團辦公室定期進行衛(wèi)生檢查。

第二十九條 衛(wèi)生工作,列入年終部門評比考核項目。

第三十條 吸煙須在指定場所。工作場所內(nèi)嚴禁隨地吐痰,亂丟垃圾等。

第三十一條 垃圾、污物、廢物的清除,須合乎衛(wèi)生要求。垃圾處理物須放置在規(guī)定場所或垃圾桶內(nèi)。

第三十二條 工作場所使用的器具、用品,須依規(guī)定放置。

第三十三條 對違反本管理辦法者及其所在部門,根據(jù)情節(jié)輕重,進行批評教育或處罰。

第12篇 建設(shè)集團公司公文事務(wù)性文件管理制度

建設(shè)集團公司公文及事務(wù)性文件管理制度

1.目的

為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術(shù)語和定義

3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類中要有:

3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項、人事任免。公文的種類中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。

3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。

3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。

3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復(fù)上級單位的詢問(包括審計報告)。

3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。

3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內(nèi)容

4.1.公文相關(guān)工作要求

4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會簽;

4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。

代字:發(fā)文單位,由浙中建表示;

年份應(yīng)標全稱,用小括號[]括入;

序號即當年發(fā)文流水號,從1起編,序號前加第字;

編號示例:浙中建[2022]第1號;(即浙江**建設(shè)集團有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);

公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;

4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對外發(fā)文,由總裁負責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;

4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。

4.2.事務(wù)性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制文件編號、文件主題(或文件名稱)和頁碼,以便于檢索;文件主題應(yīng)簡要準確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標識用第 頁 共 頁的形式標識;

4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;

4.2.2.文件編號規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號:

一般性事務(wù)文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;

公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;

部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;

文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對于文件數(shù)量極少的文件用qt表示其他類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;

年度編號以4位阿拉伯數(shù)字表示;

每份文件正式發(fā)布后,文件編號不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數(shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時用1表示,當有修改第二次發(fā)布時用2表示,版本標識時數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);

編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;

4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號。

5.文件種類及代碼

文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼

章程zc決議jy方案fa計劃jh

議案ya制度zd批復(fù)pf申請sq

流程lc合同ht通告tg報表bb

工作聯(lián)系單l*d通知tz總結(jié)zj日報rb

備忘錄bwl會議紀要hyjy信函*h周報zb1

傳真cz報告bg決定jd月報yb

指示zs請示qs招標zb其他qt

說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入qt其他類中 ,隨著此類文件實際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時由行政人事部制定。

6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見附件。

附件1:表22 對外傳真表

附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表

附件3:表24工作聯(lián)系表

附件4:表25市場營銷人員工作月報表

浙江**建設(shè)集團有限公司

二零一五年二月十二日

第13篇 物業(yè)管理公司文件管理制度

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。

發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用規(guī)定。

二、決定、決議。

對重要事項或重大行動做出安排,用決定。

經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。

三、通知。

轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用通知。

四、通報。

表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用通報。

五、請示、報告。

向上級請求批示與批準,用請示。

向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。

六、批復(fù)。

答復(fù)請示事項用批復(fù)。

七、函。

商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準等,用函。

八、會議紀要。

傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀要。

第三節(jié)文件格式

一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發(fā)文代號分為四種:

①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。

冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

發(fā)用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;

人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。

(公司其他部門均以發(fā)的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為絕密、機密、秘密。

七、緊急程度分為特急、急、平。

八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁文件應(yīng)標明頁碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié)收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。

第五節(jié)辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴格按照時限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他

一、時限要求:

1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。

2、急:限8個工作時內(nèi)完成。

3、平:限16個工作時內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

2、機密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第14篇 某公司文件管理制度

f公司文件管理制度

1、發(fā)文程序:包括起草、校對、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。

1.1起草:發(fā)文的草稿由發(fā)文部門/主辦部門指定專人撰寫,文稿擬成后,擬稿人填寫《發(fā)文稿箋》,經(jīng)部門負責(zé)人核稿后,到總經(jīng)辦領(lǐng)取文件編號,按會簽流程報領(lǐng)導(dǎo)審批。

1.2會簽:發(fā)文單位對涉及管理范圍文件或事關(guān)重大涉及面廣的內(nèi)容應(yīng)提請相關(guān)部門會簽。

1.3發(fā)送:經(jīng)各部門會簽完畢,總/副經(jīng)理審批后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一按發(fā)放對象發(fā)文發(fā)送。

2.4.1文件經(jīng)裝訂后由總經(jīng)辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對象發(fā)文,整理歸檔,并請收文人員在發(fā)文登記表上簽字。

2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。

2.4.3總經(jīng)辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送。

2.4.4總經(jīng)辦保存原稿,發(fā)文稿箋及三份打印稿,并做好歸檔整理工作。

具體詳見文件審批流程圖。

3、發(fā)文格式與使用表單

3.1發(fā)文稿箋

3.2制度文件編制格式

3.3發(fā)文格式

3.4批復(fù)意見

3.5傳閱表

3.6發(fā)(收)文登記表

3.6.1對內(nèi)行文:指**集團公司及其子公司、分公司、辦事處。

分兩種:一、制度類:如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等

二、申請類:申請、報告、批示等

一、制度類行文的字號規(guī)定如下:

公司行文的字號為:*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區(qū)別,*2為公司當?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;*3為部門簡稱,*4為年份別,○○○○為公司各部門收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體簡稱如下:

國際物流部為--------智總國字[2001]第號

國內(nèi)物流部為-------- 智總物字[2001]第號

人力資源部為-------- 智總?cè)俗諿2001]第號

財務(wù)部為-------------- 智總財字[2001]第號

信息部為-------------- 智總信字[2001]第號

辦公室為-------------- 智總辦字[2001]第號

市場部為-------------- 智總市字[2001]第號

二、申請類*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區(qū)別,*2為公司當?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;*3為批復(fù)意見簡稱,*4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:

智總批字[2001]第03001號。

3.4.2對外行文:除對內(nèi)行文即對外行文,指對**集團公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。

對外行文的字號規(guī)定如下:

公司對外行文的字號為:*1*2〔*4〕總字第○○○○號。*1*2為公司簡稱;*3為地區(qū)別,*4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:

智深總字[2001]第 號

4、外來文件的接收與傳閱

4.1外來的文件(含公文、郵件、傳真等)由總經(jīng)辦負責(zé)簽收,并分類登記,由部門負責(zé)人提出處理意見后,總經(jīng)辦應(yīng)及時按要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤。

4.2需傳閱的文件由總經(jīng)辦按傳閱要求進行遞送,并請傳閱人在傳閱登記表上簽署意見,經(jīng)傳閱的文件與傳閱登記表由總經(jīng)辦歸檔保管。

第15篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度

1目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3職責(zé)

3.1各職能部門負責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文:1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

e)行業(yè)標準性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號

*-*.*-**

文件盒編號

同號柜序列號

文件柜編號

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責(zé)對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和

檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當事人的責(zé)任。

5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。

b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文

件破損嚴重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格

序號名稱編號存放地點存放時間

1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期

3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年

5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

6[文件補發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年

起草人:審核人:審批人:

第16篇 施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

為適應(yīng)當前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

3.職責(zé)

3.1董事長負責(zé)批準企業(yè)綜合管理手冊。

3.2總經(jīng)理負責(zé)批準各系統(tǒng)管理分手冊。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進行審批,管理者代表負責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關(guān)內(nèi)容。

3.4公司辦公室負責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理,負責(zé)對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫,組織文件接口討論,負責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性,負責(zé)e四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責(zé)本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理;

3.9分公司辦公室負責(zé)收集各項目部郵箱地址,并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達。

4.工作程序

編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢

4.1 文件編制、審核和審批

4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》,組織討論,董事長審批。

4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊,企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。

4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)相關(guān)部門會簽,公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。

4.1.5 項目部編制的施工組織設(shè)計、專項方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。

4.1.6 對內(nèi)審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊中要求進行審批。

4.1.7電子文件起草完成后,分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。

4.2 文件的接收和發(fā)放

4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應(yīng)配置至少一臺電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設(shè)置一個固定的郵箱地址或qq號碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進行文件發(fā)放。

4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進行發(fā)放,并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁上公布,對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認文件收悉情況。

4.2.7企業(yè)管理手冊、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺,設(shè)置密碼,只有公司內(nèi)部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時間,轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。

4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進行回復(fù)確認,發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認。

4.2.10分公司接到電子文件后,及時向項目部發(fā)放。對沒有連接網(wǎng)絡(luò)或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。

4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁或郵件中下載,復(fù)制到本地電腦專項文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控,提供給認證中心和公司內(nèi)部使用要對其修訂狀態(tài)進行管理,提供給建設(shè)單位或社會有關(guān)部門的文件為非受控版本。

4.2.13凡對體系運行具有關(guān)鍵作用的崗位,都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。

4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容,并做好會議紀要。

4.3文件的評審

4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門對主管的文件提出評審意見。

4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門對電子文件進行修訂時,重新起草文件,并用紅顏色字體標明修改部位,經(jīng)審批后,標明原文件作廢或修訂狀態(tài),進行發(fā)放。

4.4.2 對文本文件修改時,填寫《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

4.4.3當文件修訂或更新時,及時進行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4 文件作廢時,在紙張文件上注明作廢,作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標識作廢。

4.5 文件的存檔

4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件,分別由人力資源部留一份,個人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。

4.6網(wǎng)頁的維護

4.6.1企業(yè)管理部負責(zé)對公司網(wǎng)站進行維護,確保網(wǎng)絡(luò)暢通。

4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。

4.7文件的編號和排版

4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。

4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建×字[××××]××號)

4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建函[××××]××號)

4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號方法。

4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設(shè)置。

4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部門報刊、信件由專人領(lǐng)取分發(fā)。凡屬領(lǐng)導(dǎo)親啟的函件,要交領(lǐng)導(dǎo)拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對外來已拆封的文件拒絕簽收。

4.8.2搞好企業(yè)內(nèi)外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。

4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準無誤后方準發(fā)出。

4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

4.8.5除中心組學(xué)習(xí)及黨政聯(lián)席會會議等重要會議的紀要外,其它會議紀要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認文件收悉情況。

4.8.6除存檔的紙張文件外,均應(yīng)使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。

4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進行編目管理,并及時向相關(guān)部門傳遞信息。

4.8.8所有的會議紀要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫明會議主要內(nèi)容及會議安排事項。

4.8.9所有文件均應(yīng)反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內(nèi)容。

5.記錄

5.1 文件接收記錄

5.2 文件發(fā)放記錄

5.3 文件傳閱處理單

5.4 文件更改通知單

6.流程圖