規(guī)章制度包括哪些
酒店采購工作的規(guī)章制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 采購政策：明確采購目標、原則和策略，如優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。
2. 采購流程：詳細描述從需求提出、市場調(diào)研、供應商選擇到合同簽訂和驗收付款的每一步驟。
3. 權(quán)限分配：定義各級管理人員在采購活動中的權(quán)限，如批準預算、簽訂合同等。
4. 供應商管理：包括供應商的評估標準、績效考核和合作條款。
5. 應急處理：設定應對供應中斷、價格波動等突發(fā)事件的預案。
作用和意義
1. 提高效率：規(guī)章制度能規(guī)范采購行為，減少決策延誤，提高采購效率。
2. 控制成本：通過設定標準流程，防止不必要開支，確保成本控制。
3. 保障質(zhì)量：明確的質(zhì)量標準和供應商管理規(guī)定，有助于保證酒店運營所需物資的質(zhì)量。
4. 防范風險：通過應急處理機制，降低供應鏈風險，保障酒店運營穩(wěn)定。
怎么制定
1. 調(diào)研需求：了解各部門的實際需求，分析歷史采購數(shù)據(jù)，確定采購范圍。
2. 組建團隊：集合財務、運營、法律等多部門人員，共同參與制度制定。
3. 制定草案：依據(jù)行業(yè)標準和公司實際情況，編寫初稿，明確各環(huán)節(jié)規(guī)則。
4. 征求意見：廣泛征求內(nèi)部員工和供應商反饋，完善制度內(nèi)容。
5. 審核與修訂：由高層管理層審核，根據(jù)反饋進行修訂，確保制度的合規(guī)性和可行性。
6. 實施與評估：正式執(zhí)行后，定期評估效果，適時調(diào)整和完善。
酒店采購工作流程規(guī)章制度范文
第1篇 酒店采購工作流程規(guī)章制度
酒店物資采購工作流程
1、為搞好酒店的采購工作,保證優(yōu)質(zhì)廉價的供應,確保經(jīng)濟指標的完成,以及防止一些不良傾向的發(fā)生,特制定本制度。
2、財務部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權(quán),未經(jīng)同意不得擅自采購。
3、所有采購活動必須遵守國家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。
4、相關(guān)人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業(yè)道德,努力提高業(yè)務水平,適應市場經(jīng)濟的發(fā)展要求;講究文明禮貌,遵紀守法;以酒店利益為主,相互監(jiān)督,相互配合,共同把關(guān)。
一、采購項目的申請
1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。
二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買
1.經(jīng)確認實屬必要購買項目,必須由庫房或使用部門填寫申購單,經(jīng)部門負責人、庫管員、分管領(lǐng)導簽字,經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。
2.酒店所需商品由財務部負責安排采購;
3.采購員應按照申購項目進行采購,如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后,應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應,可直接聯(lián)系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業(yè)務洽談,經(jīng)過對比、篩選,并報有關(guān)人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購,但要做好采購監(jiān)督工作。
4.供應商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目,申購部門需要作詳細的說明或提供樣 品,供應商報價時必須提供樣品或有關(guān)資料,經(jīng)部門負責人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購。
6.財務部對內(nèi)要主動與部門保持密切聯(lián)系,樹立服務意識, 熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經(jīng)常做好市場調(diào)查研究,掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合,對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部,由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務好的供應商。
8.確屬疑難采購項目,財務部應及時與使用部門進行溝通,研究對策,必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報,不得拖延誤事。
9.所有采購項目依據(jù)有效申購單由財務部安排采購員統(tǒng)一購買,其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質(zhì)、商標、期限、等內(nèi)容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。
三、采購項目的驗收
1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系,由庫房根據(jù)申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購,庫房人員有權(quán)拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后,庫管員應開立入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結(jié)算。
3.庫房在驗貨過程中對項目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4.在驗收過程中庫房或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。
四、采購項目的結(jié)算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元,超過1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算;必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。
2.供應商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算,超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
3.辦理結(jié)算時,必須按照報賬程序填好報銷單,經(jīng)財務部審核、分管領(lǐng)導簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結(jié)算
第2篇 酒店采購工作管理制度
喜來登大酒店采購管理制度
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監(jiān) 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內(nèi),供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
第3篇 星級酒店采購員工作制度
星級酒店采購員工作制度
制度名稱:采購員工作制度
第1條 目的。
為規(guī)范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對采購員的管理工作。
第3條 采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。
第4條 采購員應該時刻維護酒店形象,保守商業(yè)秘密。
第5條 采購員應該愛惜并節(jié)約使用酒店的一切財產(chǎn)物資。
第6條 采購員應該恪盡職守,勤奮工作,高質(zhì)量地完成工作任務。
第7條 采購員應該主動學習業(yè)務知識與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規(guī)定進行詢價的,酒店按照相關(guān)規(guī)定對其予以處罰。
第9條 緊急采購且需酒店總經(jīng)理批準的,可先進行采購,后補辦相關(guān)手續(xù)。
第10條 采購員應按采購單保質(zhì)、保量地進行采購,并協(xié)助收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定進行驗收。
第11條 憑相關(guān)領(lǐng)導審批的采購單,采購員按酒店規(guī)定批準權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎少彙?/p>
第12條 所有的采購員必須對酒店的各種經(jīng)營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復印,未經(jīng)特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時應保持良好的精神狀態(tài),認真接受領(lǐng)導的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應持虛心接受的態(tài)度。
第14條 凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應至少向家供應商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關(guān)詢價資料報采購主管審核。
第15條 各組采購主管應對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。
第16條 若采購主管發(fā)現(xiàn)自己的詢價比采購員的報價低于%時,應展開相應的調(diào)查,并將調(diào)查結(jié)果報相關(guān)領(lǐng)導處理。
第17條 本制度由采購部負責制定,報總經(jīng)理批準后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數(shù) 修改日期
