出口業(yè)務管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，旨在規(guī)范出口流程，確保合規(guī)性，提高效率，降低風險。該制度主要包括以下幾個方面：
1. 出口政策與法規(guī)遵循
2. 產品認證與標準
3. 客戶資質審核
4. 合同管理
5. 物流與運輸
6. 關稅與退稅處理
7. 貨款結算與風險管理
8. 數(shù)據(jù)記錄與報告
包括哪些方面
1. 出口政策與法規(guī)遵循：涵蓋國際貿易法律法規(guī)，如wto規(guī)則，各國出口管制法規(guī)，反傾銷、反補貼調查等，確保企業(yè)行為合法合規(guī)。
2. 產品認證與標準：涉及產品出口所需的各種認證（如ce, fda等），以及符合進口國的技術標準和質量要求。
3. 客戶資質審核：對潛在客戶的信用評估，防止交易風險。
4. 合同管理：制定標準合同模板，明確交易條款，保護企業(yè)權益。
5. 物流與運輸：優(yōu)化物流方案，確保貨物安全及時交付，同時考慮成本控制。
6. 關稅與退稅處理：合理利用自由貿易協(xié)定，準確申報關稅，處理退稅事宜。
7. 貨款結算與風險管理：設定安全的支付方式，監(jiān)控應收賬款，預防壞賬損失。
8. 數(shù)據(jù)記錄與報告：建立完善的出口數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，定期生成報告，為決策提供依據(jù)。
重要性
出口業(yè)務管理制度的重要性在于：
1. 保障合規(guī)性：遵守國內外法規(guī)，避免法律糾紛，維護企業(yè)聲譽。
2. 提升效率：標準化流程，減少錯誤，提高出口操作速度。
3. 控制風險：通過客戶審核、貨款管理等措施，預防財務風險。
4. 優(yōu)化成本：有效管理物流、關稅等環(huán)節(jié)，降低成本，增強競爭力。
5. 支持決策：通過數(shù)據(jù)分析，幫助企業(yè)識別市場趨勢，調整戰(zhàn)略方向。
方案
1. 制度建設：由專業(yè)團隊制定全面的出口管理制度，并定期更新以適應變化的法規(guī)環(huán)境。
2. 培訓與教育：對員工進行出口業(yè)務知識培訓，確保其理解和執(zhí)行制度。
3. 內部審計：設立內部審計機制，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
4. 合作與咨詢：與專業(yè)律師事務所、會計師事務所等外部機構合作，獲取最新信息和專業(yè)建議。
5. 信息化系統(tǒng)：引入先進的信息系統(tǒng)，自動化處理出口業(yè)務，提高效率，減少人為錯誤。
通過以上方案，企業(yè)可以構建一套高效、合規(guī)的出口業(yè)務管理體系，推動業(yè)務持續(xù)健康發(fā)展。
出口業(yè)務管理制度范文
第1篇 公司財務管理制度“進出口業(yè)務財務管理規(guī)定”
某公司財務管理制度之“進出口業(yè)務財務管理規(guī)定”
第一章總則
第一條為適應中國11發(fā)展總公司高速發(fā)展的要求,加強進出口業(yè)務管理,明確責權,確保貿易項目質量,建立規(guī)范化、科學化的管理模式,根據(jù)國家有關規(guī)定并結合11總公司實際經(jīng)營情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定的重點是從財務管理與資源控制的角度出發(fā),涉及法規(guī)的問題,請參照(中國11發(fā)展總公司合同管理規(guī)定)執(zhí)行。
第三條本規(guī)定適用于11系統(tǒng)所有從事進出口業(yè)務的商品流通企業(yè)。
第二章出口業(yè)務
第四條出口項目報審時,業(yè)務人員需向財務部門提供下列資料。
1、《合同審批表)(見附表一);
2、出口合同及國內購銷合同或委托代理出口協(xié)議樣本:
3、《自營出口商品換匯成本預算單》(見附表二);
4、如出口商品屬于國家計劃配額內商品,還需提供出口商品許可證正本,招標項目需提供出口中標書。
第五條財務主管人員根據(jù)上述資料有權審核以下內容:
1、復核《自營出口商品換匯成本預算單》,對項目預期的總體盈利情況進行審核;
2、項目在運行過程中是否有違反國家財經(jīng)紀律(如海關、稅務、外管局等部門的有關規(guī)定)和公司有關財務制度的可能;
3、對于代理出口業(yè)務是否存在承擔銷售盈虧,墊付商品資金及擔負基本費用的情況;
4、對收付款方式的選擇是否合理、安全,經(jīng)營資金是否有保障。
在上述審核過程中,財務主管人員對項目的某些具體情況持有異議時,項目執(zhí)行人須詳細說明情況,對有嚴重違反國家財經(jīng)紀律或公司財務制度,以致于項目不具備操作的條件時,財務主管人員可在《合同審批表)中簽署否定意見。
第六條對于自營出口項目,業(yè)務人員應在支付國內商品采購貨款前5一10天與財務人員聯(lián)系,以便財務人員及時安排資金。辦理付款手續(xù)時,業(yè)務人員應填制(進出口貿《進出口貿易項目付款申請表》(見附表三),并報請本部門負責人、財務負責人。公司負責人簽審,并附加蓋“法規(guī)審核專用章”的有關合同或協(xié)議書副本,財務人員依此辦理忖款手續(xù)。付款后業(yè)務人員應在10個工作日內將發(fā)票交財務部門。對于增值稅發(fā)票,財務人員應逐項認真審核。對不符合要求的發(fā)票,業(yè)務人員有責任重新向客戶索取。
第七條在做農副產品收購業(yè)務時,不準直接向農民收購。所購貨物裝上運輸工具取得運輸部門憑證后,方可支付不超過貨款20%的預付款,貨物運至出口裝運港經(jīng)商檢部門檢驗合格后,方可支付余款。如發(fā)現(xiàn)不符合出口商品規(guī)格和質量等問題,應拒絕收購和付款,并及時向對方提出有效異議,如已憑托收方式付款的,應及時予以追回。
第八條關于127特戶的使用方法的規(guī)定:在商品采購業(yè)務中,原則上不采用匯票自帶(即127特戶)方式,如確因業(yè)務需要,經(jīng)總公司分管領導批準,可由業(yè)務人員和財員共同攜帶外出,相互監(jiān)督使用。業(yè)務人員負責貨物采購及訂立合同,財務人員負責掌握匯標及討款,貨物余額超過10萬(含)元人民幣的,合同簽訂步須上報購批準,派出的財務人員須見到公司分管領導簽字同意付款的書面?zhèn)髡婧蠓娇筛犊?特殊地區(qū)無法使用傳真的,由公司領導口頭通知派出的財務人員,回京后補辦書面手續(xù)。
第九條在買方開出信用證后,業(yè)務人員應立即通知財務人員到通知銀行查收,財務人員視資金狀況采取相應融資措施,需要信用證打包貸款的項目,財務人員應及時與銀行聯(lián)系,爭取貸款早日到位。
第十條在出口貨物裝船發(fā)運后,業(yè)務人員應在1一2個工作日內按照信用證或有關出口合同的要求制妥全套結匯單據(jù),并填制匯票(見附表團),業(yè)務人員應配合財務人員做好審單工作,盡早向銀行交單收匯、結匯。
第十一條對核銷單的管理
報關之前,業(yè)務人員需從財務部門領取(出口收匯核銷單),同時在(核銷單領用登記薄)上簽字。注明申領份數(shù)。合同號、商品名稱、申報金額。報關后業(yè)務人員應立即將核銷單退還財務部門。對不及時退還累計達5份以上核銷單的業(yè)務人員,在下一次領取核銷單時,財務人員有權拒發(fā),同時,財務部門有權視情節(jié)輕重提請人事部門扣發(fā)相應工資。
第十二條財務人員到外匯管理局辦理核銷手續(xù)時,應備好下述資料正本。
1、蓋有海關驗訖章的核銷單;
2、報關單:
3、銀行結匯水單(蓋有“供核銷專用”字樣的已在外管局備案的結匯水單);
4、外貿發(fā)票。
上述單據(jù)之間要求單位數(shù)量一致,金額相符。
第十三條財務人員在辦理出口退稅時,應及時備好全套資料如下。
1、出口退稅申請表:
2、增值稅發(fā)票并附稅收(出口貨物專用)繳款書;
3、在外管局已核銷的核銷單;
4、報關單;
5、外貿發(fā)票;
6、收入成本作銷帳復印件。
上報稅務局后,財務人員還應積極配合稅務局做好函證調查工作,盡早收回退稅款。
第十四條代理出口業(yè)務中,在完成銀行結匯,外管局核銷工作之后,財務人員應持上述資料到稅務局辦理出口退稅轉移單,并交委托方在當?shù)赝硕?。對于委托方堅持在我公司辦理退稅的,我公司本著不墊付稅款的原則執(zhí)行。
第三章進口業(yè)務
第十五條進口項目報審時,業(yè)務執(zhí)行人需向財務部門提供下列資料:
1、《合同審批表》;
2、進口合同及國內購銷合同或委托代理進口協(xié)議樣本;
3、《自營進口商品盈虧預算單》(見附表五);
4、如進口商品屬于國家控制性商品,還需提供進口商品許可證正本或機電設備進口證明或進口商品登記證明。
第十六條財務主管人員根據(jù)上述資料有權審核以下內容:
1、復核《自營進口商品盈虧預算單》,對項目預期的總體盈利情況進行審核;
2、項目在運行過程中是否有違反國家財經(jīng)紀律(如海關、稅務、外管局等部門的有關規(guī)定)和公司有關財務制度的可能;
3、對于代理進口業(yè)務是否存在承擔銷售盈虧,墊付商品資金及擔負基本費用的情況;
4、對收付款方式的選擇是否合理、安全,項目資金是否有保障。
5、如對內為遠期收款方式的,除有長期業(yè)務關系的客戶經(jīng)特批外,一般不宜采用。
第十七條對于需開立信用證的進口業(yè)務,業(yè)務人員須提前三天向財務部門提交公司內部的(信用證開立申請書調見附表六),并報請業(yè)務部門負責人。財務負責人以及公司負責人簽審后,再向財務人員提供下列資料:
1、蓋有《法規(guī)審核專用章》的進口合同,國內購銷合同或委托代理進口協(xié)議正本一套。
2、銀行開證申請書;
3、如屬國家控制性商品、還需提供進口商品許可證或機電設備進口證明或進口商品登記證明等文件正本。
第十八條財務人員在備齊上述開證所需資料審核無誤后,盡快提交銀行,并按與銀行事先約定的保證金比例將款轉入銀行保證金帳戶。信用證開出后,財務人員應及時取回信用證副本并交業(yè)務人員共同核對。
第十九條開出的信用證需修改時,業(yè)務人員應及時向財務部門提出書面改證申請并附詳細內容,重要內容的修改還需業(yè)務部門負責人的簽字。財務人員審核無誤后加蓋財務章送交銀行通知改證,并及時查收改證回單。
第二十條財務人員應根據(jù)信用證條款或進口合同中規(guī)定的議付單據(jù)仔細核查單證是否相符,以及各個單據(jù)之間是否相符,如若發(fā)現(xiàn)單單之間、單證之間有不一致之處,應及時通知付款銀行,停止對出口商付款。
第二十一條在對外議付時,業(yè)務人員應提前5一10天與財務人員聯(lián)系,以便財務人員合理安排資金;經(jīng)審核無誤可以對外付款的合同,業(yè)務人員填制《進出口貿易項目付款申請表》,并報請業(yè)務部門負責人、財務部門負責人、公司負責人(l/c方式除外)簽審后交財務人員辦理付款手續(xù),并配合財務人員備齊向銀行購匯所需的資料。
第二十二條財務人員在見到《進出口貿易項目付款申請表》后,填制忖款單據(jù),向銀行提交下述資料:
1、購匯申請書;
2、貿易進口付匯核銷單;
3、報關單;
4、進口合同,國內購銷合同或委托代理進口協(xié)議正本;
5、如屬國家控制性商品,還需提供進口商品許可證或機電產品進口證明或進口商品登記證明等文件。
議付后,財務人員應及時取回購匯單據(jù)及核銷單并通知業(yè)務人員購匯成本。
第二十三條代理進口業(yè)務對外議付時,如果公司尚未收到委托方應付的貨款,在l/c付款方式下,業(yè)務人員負有責任將公司所墊貨款及加收的利息在限期內向委托方追回,在其他付款方式下,財務人員有權延遲或拒絕忖款。
第二十四條未經(jīng)財務人員審核過的合同,或不能提供加蓋“法規(guī)審核專用章”的合同,或無法提供銀行購匯所需單據(jù)的項目,財務人員有權拒絕付款。
第二十五條進口商品在國內銷售時,財務人員根據(jù)《購銷合同)中的規(guī)定及時與業(yè)務人員聯(lián)系催收貨款,貨款收回后方可開具增值稅發(fā)票。
第四章附 則
第二十六條本規(guī)定由總公司財務本部門負責解釋。
附表一:
經(jīng)貿合同審批表
送審單位:
送審日期:
合同名稱:
合同編號:
合同對方名稱:
資信等級:
□是□否需要政府準許性文件
□是□否利用總公司信用
承辦人員對該業(yè)務的說明,(包括:1、國內外市場對同樣貨物的報價情況2、業(yè)務難點及風險3、風險防范措施)
承辦人:
送審單位負責人對承辦人員所作說明的確認意見:
簽 字:
財務人員審核意見:
簽 字:
計劃部審核意見:
簽 字:
法規(guī)人員審核意見:
審核人簽字并蓋法規(guī)審核章:
主管副總經(jīng)理意見:
簽 字:
特 批 程 序
經(jīng)貿業(yè)務論證小組意見:
組織人簽字:
總公司領導特批意見:
主管副總經(jīng)理簽字: 總經(jīng)理簽字:
附表二:
自營出口商品換匯成本預算單
申請部門:年月日
合同號
交貨日期
交貨地點
商品名稱
價格條件
支付方式
規(guī)格數(shù)量
出口銷售收入原幣金額
折合美元金額
預計換匯成本核算
出口銷售凈收入(美元)
出口采購總成本(人民幣)
換匯成本及盈虧情況
出口銷售收入
進貨成本
外匯調劑價:
換匯成本
盈虧點
總盈虧:
減:國外費用
預計有關費用
其中:傭金
其中:利息
運費
保險費
減:退稅
出口銷售凈收入
出口銷售總成本
說明:
項目執(zhí)行人: 部門經(jīng)理:財務主管:
附表三:
進出口貿易項目付款申請書
申請部門: 年月 日
經(jīng)辦人
付款日期
付款金額
合同號
商品名稱
業(yè)務方式
出口
進口
自營
代理
自營
代理
付款方式
信用證(no:)
托收
匯況
轉帳
收款單位
收款銀行
帳號
付款用途說明
附注:外貿合同購銷合同代理協(xié)議許可證機電證明進口證明外貿發(fā)票
報關單代理協(xié)議核銷單
部門經(jīng)理
財務部經(jīng)理簽署
副總經(jīng)理批示
總經(jīng)理批示
附表四―1
bill of e_change
no:-------------------------date & place--------------------
e_change for-------------------------------------------------
at------------------------------------sight at this second of
e_change(first of e_change being unpd)
pay to the order of ------------------------------------------
the sum of----------------------------------------------------
drawn under l/c no.-----------------dated---------------------
issued by:----------------------------------------------------
to-------------------------------
---------------------------------
--------------------------------- ---------------------------
(蓋章)
附表四―2
bill of e_change
no:-------------------------date & place--------------------
e_change for-------------------------------------------------
at------------------------------------sight at this second of
e_change(first of e_change being unpd)
pay to the order of ------------------------------------------
the sum of----------------------------------------------------
drawn under --------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
to-------------------------------
---------------------------------
--------------------------------- ---------------------------
(蓋章)
附表五:
自營進口商品收入成本預算單
申請部門:年 月日
合同號
到貨日期
到貨地點
商品名稱
價格條件
支付方式
規(guī)格數(shù)量
進口商品成本原幣金額
折合美元金額
項目營業(yè)利潤預算
商品銷售凈收入(rmb)
進口商品采購成本(rmb)
調劑外匯及盈虧情況
銷售凈收入
到岸價格
外匯調劑價:
盈虧點
總盈虧:
增值稅
增值稅
關稅及消費稅
預計其它費用
其中:利息
商品銷售收入
商品銷售總成本
說明:
項目執(zhí)行人: 部門經(jīng)理:財務主管:
附表六:
信用證開立申請書
申請部門:年月 日
經(jīng)辦人
信用證金額
期限
合同號
商品各稱
開證行
開證申請人
通知行
受益人名稱
所附單據(jù)
進口合同
購銷合同
代理協(xié)議
許可證
機電證明
進口證明
財務審核
法規(guī)審核
申請轉入保證金帳戶金額
部門經(jīng)理簽字
財務部經(jīng)理簽字
副總經(jīng)理批示
總經(jīng)理批示
第2篇 進出口業(yè)務管理制度
1、目的
為了明確進出口業(yè)務的程序,規(guī)范進出口業(yè)務操作,促使進出口業(yè)務的順利開展和有序進行,特制定本制度。
2、范圍
適用于本公司進出口業(yè)務操作所涉及的程序。
3、一般貿易進出口業(yè)務、內銷業(yè)務及日常工作流程
一、出口業(yè)務
1、根據(jù)生產部預計落貨信息及客人要求貨期,訂艙。留意客人?？扛劭诓灰粯?紐約港/洛杉磯等)停靠港口不一樣,需分卸貨港訂艙!
jp客有關訂艙貨柜柜型基本要求為:
1_20gp---22-27方
1_40gp---52-57方
1_40hq---62-67方
1_45hq---72-78方
注意事項:客號,款號,貨物描述,紙箱尺寸等。有關貨物描述,詳情參閱revision for description"a cat&doc.request for jp。so-atth及std-so列印pdf件為訂艙-1,訂艙-2發(fā)船公司訂艙,并抄送香港船務部同事。
2、jp客確定船期,追船公司配艙信息,etd,eta,ams cut off確定裝柜日期及報關日期,并通知生產部,營業(yè)部,倉庫,車間具體裝柜日期及準確落貨數(shù)據(jù)提供日期。注意,洋山港先報關后進港,外港先進港后報關。請務必保證至少在裝柜前一天將報關資料寄報關行(節(jié)假日至少提前兩天,防止快遞公司業(yè)務繁忙導致報關資料不能準時送達報關行)實施無紙化報關的關區(qū),只需要正本件掃描給報關行即可。
3、配艙信息第一時間發(fā)報關行,要求確定提柜日期裝柜日期不能遲。請注意開港時間,確定裝柜日期必須保證至少第二天已開港,否則會產生異常費用(落箱費或預進港費),不可導致異常費用產生。
4、制作報關資料,船務資料。
報關資料:發(fā)票,裝箱單,申報要素,報關委托書,報關單。每款衣服都須親自去車間查看并確認款式(套頭/開襟/戶外套裝)并拍照附申報要素后面,確保申報正確。請一定注意!!
注意事項:
(1) 請務必保證單單相符,單證相符,單物相符。
(2) 有關商品編碼請查閱海關稅則書,亦可參考之前報關所用編碼,也可咨詢報關行專業(yè)報關人員(但不可完全聽信,必須自己一一復核)。(商品編碼歸類原則:類別分男士/女士/孩童,成分含量分棉/羊毛/纖維/麻等,請一定注意歸類時成分含量大取之,相同含量取編碼在前者,款式分套頭/開襟/背心/斗篷等)
(3) 申報要素包括:品名,制造方法(針織,鉤編,是否為起絨),款式(套頭衫/開襟衫/背心/斗篷等),類別(男/女),成分含量,品牌(jp/eight等,請查閱生產配料單)請務必保證申報要素齊全,正確無誤。
船務資料:ctr-load paln, e_port invoice,ams
注意事項:
(1) ctr-load plan為香港集團統(tǒng)一系統(tǒng),不可私自變更任何地方,因有宏執(zhí)行,若變動會損壞系統(tǒng)。只在ctr,mid,bl-1里操作,其他只需聚集執(zhí)行宏即可。需注意code,hs code,hts code,bl,s/o no等
(2) e_port invoice注意單價,總價,務必保證與報關資料一一對應,因最終收客貨款以此份e_port invoice為準,收匯以報關單位準。
(3) ams信息包含三份(ams-1,ams-2,ams-3是由ctr,mid,bl-1衍生)請保證所提供ams所有數(shù)據(jù)準確無誤,此份最終發(fā)美國海關,若數(shù)據(jù)有誤會導致客人清關,請務必注意。
5、排柜。排柜原則:同款同批同尺寸排,寬度高度最大利用率,先緊后寬,尺寸放耗1cm。
6、裝柜砌柜。貨柜到廠,檢查貨柜,填寫貨柜七點檢查法。柜內有嚴重刷漆,生銹,破洞,裂痕等一律不接受。檢查拖車,填寫拖車檢查表。拖車必須具有行駛證,駕駛證。嚴格根據(jù)要求檢查貨柜是否符合客戶要求。核對箱封號,填寫設備交接單,每柜對應一份設備交接單,相對應一份ctr.砌柜請依據(jù)排柜所計算的排法。全程在場監(jiān)督裝柜,并妥善保管好封條。貨柜裝好后,當場封柜,并拍照。拍照須嚴格按照客戶要求,一共拍6張照片合并一份word傳香港及客人。裝柜前,空柜拍一張,版開門拍一張,貨裝至一半拍一張,貨裝好后拍一張,封柜拍一張,封條拍一張。具體操作方法及流程見jp客裝柜規(guī)章制度。
7、復核報關單,確認bl。復核必須一一檢查核對,發(fā)現(xiàn)錯誤,立即更正。復核報關單請根據(jù)報關資料,確認bl請根據(jù)ams,請注意報關單單價,總價,注意bl貨物描述一一對應,箱封號,毛重,有分柜請注意分柜相對應的數(shù)據(jù)。復核ok后,通知報關,出bl.
8、完善資料。load plan,e_port invioce,檢柜確認單,檢車確認單,裝柜照片,托運單等資料整理發(fā)香港,完善臺帳。請注意:所有資料整理按照箱號整理,一個貨柜對應一文件夾,文件夾里包含:檢柜單,檢車單,托運單,laod plan,6張照片。再集合一批貨所有資料,load plan。出口發(fā)票發(fā)香港。
9、結關,貨物到港裝船。若遇查驗,請出查驗分柜明細給海關。查驗分柜明細表請根據(jù)裝箱單明細來制作,同批號歸類,同件數(shù)歸類,不同件數(shù)單獨列明,請注意尾箱。查驗ok后,請根據(jù)新的箱封號更改ams信息,load plan,bl等資料,查驗發(fā)票需提供船公司,以便更改ams信息產生異常費用。
10、核對對賬單,報告審批。對賬單請根據(jù)報價單核對,費用報告交主管審批,公司分管領導審批,交接財務。若有異常費用,請立即匯報,領導同意后方可執(zhí)行,且附上相關電郵及費用明細單。
11、查驗明細表。查驗明細表根據(jù)集裝箱號來整理,一個集裝箱號對應一份查驗明細表,并與ams-1一一對應。一個生產單號對應一份列單,根據(jù)裝箱單明細表,整箱歸類,尾箱歸類,一一明細羅列。此項一定要細致認真。
以上為整柜出口,拼柜出口流程大致相同,報關單需一一填寫清楚,要求wwll按照我們所填制的報關單申報即可。當月出口,當月辦理入庫出庫手續(xù),當月開票,不可隔月。每出口一批請及時更新出口臺帳。
平時應注意收集運價變動,船期、航線等信息,為報價提供幫助。
二、進口業(yè)務(香港進口,淮安物流園區(qū),張家港保稅區(qū))
(一) 制作進口報關資料
1、 香港進口。根據(jù)香港裝箱單,制作進口報關資料:發(fā)票,合同,提單,裝箱單,無木質包裝聲明,電放保函,報檢委托書,報關委托書。
2、 淮安物流園區(qū)進口。根據(jù)百隆出貨資料,審核單價及品名,制作發(fā)票,裝箱單發(fā)香港確認并簽章。制作進口報關資料:合同三份,兩份cif,一份fob,發(fā)票,裝箱單各兩份,報關委托書1份,報關單1份。
3、 張家港保稅區(qū)進口。根據(jù)華孚出貨資料,審核單價及品名,制作發(fā)票,裝箱單發(fā)香港確認并簽章。制作進口報關資料:合同,發(fā)票,裝箱單,報關委托書,報關單。
(二) 發(fā)電郵告知生產部,營業(yè)部,倉庫,車間有關進口裝箱單明細,并根據(jù)營業(yè)部采購申請單在k3系統(tǒng)里制作采購訂單。采購訂單需注意:供應商為fang brother,摘要為相對應的進口發(fā)票號碼,缸號一一錄入不可錯,單價折算lbs。
(三) 根據(jù)進口船期,聯(lián)系船公司換單
(四) 進口報關,電子數(shù)據(jù)報送,海關報關單審核,審單,審價,出稅單,核算稅款。稅款計算方法:關稅:cif價_稅率5%_匯率(匯率為上個月第三個星期的周三,若遇節(jié)假日順延至下個星期周三)增值稅:(cif價+關稅)_17%
請注意:稅款征收計量單位統(tǒng)一為人民幣,請將美元兌換為人民幣計算。
(五) 繳納稅款。通過東方電子支付平臺,進入全國海關稅費支付系統(tǒng),查詢相對應的稅單列印并打印,制作稅款報告及匯款申報單交領導審批,交接并聯(lián)系財務繳納稅款。
有關東方電子支付稅款步驟:電子口岸卡操作員卡插電腦usb接口,進入收藏夾里“東方支付”網(wǎng)頁,點擊進入“全國海關稅費系統(tǒng)”,輸入密碼,最左側欄有“稅費單查詢”(可查詢需要交納稅款的款項),確認無誤后進入“稅費支付”,點擊海關“稅費支付”,選擇“稅單產生日期”(當天日期),選擇需要支付稅款的“稅費單號”前面打勾,點擊下方的“直接支付”,再次核對需要支付款項的金額,確認無誤后,選擇“中國銀行”,確認直接支付,支付密碼,點擊確認ok。
(六) 結關放行,若查驗配合提供相關情況說明及查驗資料。
(七) 放行后,電郵通知生產部,倉庫到貨日期,并在k3系統(tǒng)里制作采購訂單,收料通知。請注意單價,關稅及相關報關報檢等手續(xù)費需分攤成本,缸號一一對應不可錯,稅率,匯率請查詢相對應日期的正確數(shù)據(jù)。
(八) 貨物到廠后,檢查貨柜及貨物是否完好無損,并通知倉庫卸貨。
(九) 一周后,聯(lián)系淮安水門橋中行,取稅單。
(十) 根據(jù)稅單,倉庫入庫單,發(fā)票正本件及相關報關報檢手續(xù)費發(fā)票制作采購發(fā)票,并交接財務入賬。
注意事項:
1. 進口報關單的填制,報關口岸要分清上海/淮安/張家港,單價需折算kgs,進口單價審核后需交香港審批,因單價變動涉及稅款,切記不可私自調整單價,若價格有變動,需得到香港同事及方小姐電郵通知。
2. k3系統(tǒng)制作采購訂單,一定要注意缸號色號的錄入準確對應不可錯,單價計算需折算關稅及報關報檢手續(xù)費分攤成本。
3. 若倉庫發(fā)現(xiàn)來毛短缺問題,請第一時間聯(lián)系生產部處理方案(補毛,聯(lián)系倉庫先出入庫單;不補毛接受溢短裝范圍內短缺,聯(lián)系倉庫出入庫單)
4. 交接發(fā)票需注意:購銷發(fā)票,入庫單,稅單,稅款報告,報關報檢等手續(xù)發(fā)票,報關報檢費用報告。交接財務發(fā)票請依據(jù)財務規(guī)定,登記發(fā)票。
三、 jpa出口單,內銷單操作
(一) jpa出口單操作
1. 富川江出貨裝箱單,貨到廠后,通知倉庫驗貨,驗收ok后發(fā)貨至kw。
2. kw報關部李弘樂負責報關出口。報關ok后,將報關單及裝箱單發(fā)生產部,營業(yè)部,倉庫通知辦理入庫出庫手續(xù)。報關單需kw報關部李弘樂(0752-8876212-314)提供,裝箱單需kw生產部王婷(0752-8876212-616)提供。
3. 制作香港進口資料:合同,出口落貨發(fā)票發(fā)香港船務部報關部同事,用于香港清關,請注意一份報關單對應一份資料(香港單/澳門單/臺灣單)。
注意事項:整套報關資料:發(fā)票,合同,裝箱單,載貨清單,報關單(聯(lián)系李弘樂)請注意報關資料中的發(fā)票,合同,裝箱單與出口落貨發(fā)票,香港簽訂購銷合同不一樣,兩個概念,兩個性質,不可混淆。當月出口,當月辦理入庫出庫手續(xù),當月開票,不可個月。每出口一批請及時更新出口臺帳。
(二) jpa內銷單
1. 富川江出貨裝箱單,貨到廠后,通知倉庫驗貨,驗收ok后發(fā)貨。jpa內銷單都是接香港電郵指示,走順豐速遞到貨倉。
2. jpa內銷單進倉資料為裝箱單,箱封標示各兩份,一份交貨倉,一份簽字蓋章帶回。順豐速遞面單需標明回單簽收,并當面交代順豐收件員,務必簽單帶回。
3. 有關速遞費需當面仔細算清,長_寬_高/6000得計算單價,_10得運費+5元回單費,此為上海倉順豐速遞費計算,廣州倉另算。
4. 進倉順豐面單拍照傳香港,面單上需標明件數(shù),送貨日期及價格。
5. 相關簽收回單收到后,復印一份留底,正本件寄香港同事,用于結算。
6. 開具增值稅發(fā)票。
(1) 根據(jù)香港船務部同事katty(00852-)電郵,經(jīng)jpa客戶確認進倉編號的裝箱單發(fā)生產部,營業(yè)部,倉庫,要求辦理入庫出庫手續(xù),規(guī)定入庫出庫時間,入庫在前出庫在后,當月開票當月出庫,不可隔月。
(2) 根據(jù)合同單價,裝箱單一一對應開具開票申請單,請務必注意一份合同對應一批號一裝箱單,開票時注意合同編號要標注在備注欄,規(guī)格型號嚴格按照合同上所簽訂的規(guī)格型號(女士套裝/男士套裝/針織裙等),單價要區(qū)分含稅單價或不含稅單價,價格萬不可錯。出庫單號需一一標注在開票申請單上。
(3) 開票申請單,合同,裝箱單及倉庫出庫單一并交接財務,財務開具增值稅發(fā)票后,發(fā)票聯(lián),退稅聯(lián)兩聯(lián)復印一份留底,正本件順豐快遞香港同事,并將順豐快遞單號,發(fā)票號碼一一電郵香港同事。
注意事項:jpa客對開具增值稅發(fā)票要嚴格要求,品名,規(guī)格型號,合同號需一一標明不可錯。注意倉庫出庫單,購貨單位為:上海睿盈貿易有限公司,一定要注意不是香港肇豐針織有限公司。簽收回單,vat發(fā)票需全部寄香港同事用于結算。增值稅發(fā)票財務開具后,需第一時間用順豐速遞快遞給香港,不可拖延。每走一批貨,及時更新臺帳匯總。
(三) jpa單合同簽訂
根據(jù)香港同事raymond(00852-)電郵有關合同單價,與富春江浙江桐廬富霖公司/康寧公司簽訂合同。注意合同號自行編號,如tf-fu(富春江)tf-kang(康寧)以此類推,合同號不可重復。有關合同內容請根據(jù)生產單來完善:生產單號,款號,貨號,貨物描述,重量,針數(shù),原料,銷貨條件,價格,交貨日期。一式兩份發(fā)富春江,一并抄送香港有關同事(船務部betty,raymond,katty,營業(yè)部judy,jayl,財務部anna, stephen),對方簽字蓋章回傳寄出,收到后申請用印申請交領導審批,簽字蓋章復印一份留底,正本件一份交接財務,一份順豐速遞富春江/康寧,并電郵告知具體順豐快遞單號。
四、tf代kw加工開具增值稅發(fā)票
1、 有關tf代kw代加工,需開具含17%增值稅發(fā)票。根據(jù)生產單號,完成工序,泰豐發(fā)貨數(shù)量,港惠收貨數(shù)量,海關備案數(shù)量,香港集團確認生產單價,開具開票申請單。請注意單價,香港給出單價為一打含稅單價,請/12折算為1件含稅單價。
2、 并電郵通知將確認開票數(shù),生產單號兩欄發(fā)生產部,營業(yè)部,倉庫辦理入庫出庫手續(xù)。入庫在前出庫在后,當月開票當月出庫,不可隔月。
3、 通知倉庫出出庫單,簽字并帶回白聯(lián),請注意出庫單容易出錯地方:購貨單位為惠東縣港惠針織有限公司,不是香港肇豐針織有限公司。請根據(jù)開票申請單按照順序一一對應出庫單,并將出庫單號標注在開票申請單上。
4、 開票申請單,出庫單,香港電郵有關單價一并交接財務,財務開具增值稅發(fā)票,發(fā)票聯(lián),退稅聯(lián)復印一份留底,正本件寄港惠針織有限公司財務部黃國英(0752-8876212-318)收,并將順豐速遞單號,發(fā)票號碼電郵給對方,告知對方注意查收。
注意事項:香港確認單價為每打單價,開票申請時注意折算為每件單價。電郵通知生產部,營業(yè)部,倉庫辦理入庫出庫手續(xù)只需列明生產單號及最終確認開票數(shù),其他一并刪除。出庫單購貨單位為:惠東縣港惠針織有限公司。
五、 kw等外發(fā)廠代tf加工:
kw,新源通,南方等外發(fā)廠代tf加工,需tf簽訂合同,確定單價,確定加工工序。請注意代加工工序不一樣,單價不一樣。代加工單價由香港確定,生產單號及加工數(shù)量等信息需與我司生產部核對,生產部核對無誤后,告知財務部。最終再與出口數(shù)量比對,差數(shù)標記出來。請注意:此單價為每打單價。合同簽訂后,第一時間發(fā)香港集團。
六、瑪莎單操作流程:
1、 根據(jù)po單截倉期追生產進度,告知kw及tf生產部此單截倉期,最遲落貨期。
2、 安排進倉。貨物ok后,電郵通知生產部,營業(yè)部,倉庫等入庫出庫,安排進倉。po單截倉期為死期,貨物進倉日期必須在截倉期之前,故最終落貨日期須至少提前兩天,最晚截倉期前一天發(fā)貨,不得推遲。否則客倉收到貨后,簽收回單上顯示簽收日期晚于截倉期會扣款。
3、 截倉文件包括hanging packing list, delivery note - m&s shangh .pre-alert for goods arrival及po,pn單,5份資料一式兩份,一份交貨倉,一份簽收帶回,請務必與快遞公司交接清楚。
4、 貨物進倉后,簽收回單到廠后,掃描一份給香港集團wynnie,阿平,阿輝,raymond,自己留檔原件。
5、 根據(jù)po開票申請開具增值稅發(fā)票單,附上po,倉庫出庫單,簽收回單交接財務。
6、 所有vat文件交接上?，斏虡I(yè)有限公司財務孫杰021--8002,地址:上海市靜安區(qū)南京西路863號瑪莎百貨6樓。整套vat文件包括:po確認書一份,增值稅發(fā)票正本件一份,復印件一份,packing list一份,簽收回單copy件一份。
注意事項:所有瑪莎單生產數(shù)量必須嚴格按照po確認單所簽訂的數(shù)量為準,不可多也不可少,否則不予出貨。po確認單截倉期為死期,不可推遲。倉庫出庫單供貨商必須為上?，斏虡I(yè)有限公司,注意不可為香港肇豐針織有限公司。
六、 kw代tf出口單操作
(一)、kw代tf出口衫片
香港電郵通知由kw代tf出口衫片,確定單價,追香港衫片合同,報關資料與jpa出口單報關資料一樣:合同,發(fā)票,裝箱單,載貨清單。報關單ok后,將裝箱單,報關單發(fā)生產部,營業(yè)部,倉庫安排入庫,出庫。貨清關ok后,準備出口落貨發(fā)票及與香港正式合同發(fā)香港船務部,生產部,財務部以備留檔結算。
(二)、kw代tf出口成品(jp單)
香港電郵通知由kw代tf出口jp成品,我們提供單價給kw報關部李弘樂,請注意:金額超過一定數(shù)額,必須提供財務部出口退稅用的出口發(fā)票,港惠海關出口需核查。以及生產此批單所購買的原料的增值稅發(fā)票,供海關查驗。報關資料包括:合同,發(fā)票,裝箱單。若公路運輸,則有在貨清單,若水路運輸,則是提單。水路運輸需有l(wèi)oad plan及相關拖車公司費用發(fā)票,及報關發(fā)票,由泰豐付,具體報價單請與香港船務部betty,raymond(00852-/6406)確認,需提供相對應的對賬單,收費明細,并由此打報告申請匯款。貨清關后,報關單及裝箱單明細(注意成品有裝箱單明細)裝箱單請與kw蔡志偉(0752-8876212-521)聯(lián)系,發(fā)生產部,營業(yè)部,倉庫安排入庫出庫。并準備出口落貨發(fā)票發(fā)香港船務部,生產部,財務部留日后結算。
注意事項:所有單當月出口,當月開票,不可隔月。切記切記!
八、飛機單走貨操作
(一)、接香港通知飛機單走貨,安排訂艙。訂艙前,請與香港指定的船公司聯(lián)系,了解訂艙托書及流程。apll需要在網(wǎng)上訂艙,一單一合同一訂艙單,步驟較繁瑣,需根據(jù)網(wǎng)站上的流程一步一步操作。訂艙ok后,有訂艙編號,憑借訂艙編號取進倉通知書。每家船公司訂艙要求不一樣,丹馬士船公司只需托書即可。
(二)、訂艙ok后有進倉通知書,憑借進倉通知書安排貨物進倉。進倉通知書上有截倉日期,請務必保證截倉日期之前貨物已進貨倉。進倉需找有資歷的進倉公司安排進倉,進倉ok后有進倉憑證,且需支付進倉費用,進倉費用憑進倉發(fā)票另行報銷。進倉地址為船公司指定貨倉,必須進倉到指定貨倉。
(三)、有貨代可安排報關,有貨代需自行報關。根據(jù)不同的要求安排報關。
后續(xù)事宜與jp單正常出口事宜一樣,需開銷售發(fā)票等后續(xù)手續(xù)。
九、日常工作
1、 每月5號報送海關數(shù)據(jù)至國稅局。
步驟:登錄“中國電子口岸系統(tǒng)”——進入系統(tǒng)——密碼——出口收匯——數(shù)據(jù)報送——選擇報送——截圖另存為當月數(shù)據(jù)打印交財務——全部選中數(shù)據(jù)——確定向國稅局報送——報送成功。
2、 每月5號統(tǒng)計上個月進、出口、內銷所產生的費用,交接財務。費用表格需統(tǒng)計上個月訂艙費,進口、出口報關報檢拖車手續(xù)費,進口關稅、增值稅,內銷運費。
3、 每月10號交接報關單退單給財務(即報關單退稅聯(lián))。退單為出口報關單退稅證明聯(lián),附上相對應的load plan裝柜次序表及b/l提單,kw代出口單附上載貨清單。
現(xiàn)需進去電子口岸——出口退稅——數(shù)據(jù)查詢——結關報關單查詢——右邊頁面出口日期選擇當月如——,注意時間間隔不能超過30天。查詢出當月一共多少筆報關單,出口日期,報送日期等信息,截圖出來一一比對。再進入出口收匯——報關單核銷聯(lián)打印——輸入當月需打印的報關單——與退稅信息比對,出口匯總信息比對。在報關單核銷聯(lián)出口日期用紅色筆標注出口報關單退稅聯(lián)出口日期,交接財務。
4、 每月15號進口臺帳匯總,出口臺帳匯總,內銷臺帳匯總交接財務。每進口一批貨,出口一批貨,內銷一批貨一定要及時更新臺帳匯總,完善臺帳信息。
5、 每月25號將當月1-25號所有出口報關單預錄入單交接財務。請注意報關單預錄入單有自出及港惠代出,一定要統(tǒng)計準確當月出口(tffob)所有報關單預錄入單交接財務,不可影響開票。報關單預錄入單所對應的生產單號,件數(shù)一一標明。
6、 每月30號進口臺帳匯總,出口臺帳匯總,內銷臺帳匯總交接財務,25-30號出口報關單預錄入單交接財務。30號所交報關單預錄入單是指25-30號所出口的單,當月報,不可隔月,一定要及時追報關單預錄入單。
7、 去淮安市水門橋中行9號窗口取稅單。乘車路線:公司炎黃路口乘坐206至漣水汽車站,從漣水汽車站坐淮漣專線至淮安汽車站,出淮安汽車站后至馬路對面乘坐1號公交車至水門橋站下車,馬路對面即為水門橋中行,對公9號窗口找翟玲玲(/)
8、 每月月底統(tǒng)計當月出口,開具出口落貨發(fā)票簽字蓋章寄至香港集團船務部betty(00852-),用于結算。
9、 每月25日,30日進入電子口岸系統(tǒng),打印出當月出口(自出、港惠代出口)銷售報關單收匯核銷聯(lián)。電子口岸操作員卡插入讀卡器,鏈接電腦——進入中國電子口岸網(wǎng)頁——點擊進入——輸入密碼——出口收匯——報關單收匯核銷聯(lián)打印——輸入需打印的報關單號——條件設定——在需要打印的報關單號后面打勾——直接打印便可。每個月匯總當月所有出口單,不可隔月。切記切記!不可隔月銷售開票!當月出口當月打印交接財務。并附上相對應的load plan,bl,設備交接單,合同,海關電子放行通知書。
10、 每個月25日上報下個月的資金計劃給葉敬猛。請注意,發(fā)票必須報銷入賬。
十、可能出現(xiàn)的異常情況及處理方法
1、 進口單價海關估價,海關審單有疑問。
處理方法:針對海關所提出的疑問,當場解答,若還有疑義,將大合同及情況說明蓋章交海關。有關常見問題(單價,申報要求)請參考之前的情況說明。所出每份情況說明必須交領導審閱,領導批示沒有問題后,方可申請用印正本件交海關。
2、 進口毛料到廠后,倉庫發(fā)現(xiàn)短缺
處理方法:毛料到廠倉庫發(fā)現(xiàn)短缺,第一時間聯(lián)系生產部及香港同事,咨詢處理方法,是否接受溢短裝條款內短缺,若接受,要求倉庫補打入庫單;若不接受,要求對方補毛(香港電郵指示)。
3、 進口短缺毛料補毛來毛與之前短缺毛料不符
處理方法:實際補毛與之前短缺毛料不符,色號/缸號/支數(shù)/數(shù)量等不符,需將之前短缺毛料所補打入庫單部分做紅字退庫沖賬抵消,再將實際補毛錄入至收料通知。多余毛料(不需付款)入虛倉,(需付款)入實倉。請注意區(qū)分對方缸號/色號與我司缸號/色號,一一對比并換至我司毛料資料入倉。
4、 出口旺季貨柜緊缺
處理方法:旺季貨柜緊缺,請?zhí)崆拔逄祛A約車隊提柜,若個堆場貨柜緊缺嚴重,立即聯(lián)系船代wwll要求指定貨柜,拿到指定密碼后立即交車隊提柜。自己也可聯(lián)系上海各堆場箱管,隨時聯(lián)系貨柜動向。實在搞不定,請車隊幫忙到堆場預留貨柜,此操作會產生異常費用,不到萬不得已不可操作,須向領導請示。
5、 出口來柜有漏洞,有異味,有臟跡
處理方法:貨柜到廠后,請第一時間檢查貨柜是否干凈、干燥、無異味、無污跡、無破洞,若出現(xiàn)以上情況,立即聯(lián)系報關行要求換柜。若時間趕不及,先簡單清掃下,確保不會污染我司貨物的情況下,先裝貨柜,到場站再倒柜。倒柜后的箱號,封號要第一時間更改,并提供給船公司,報關行,所涉及的所有資料必須重新更改正確資料。
6、 出口報關出錯
處理方法:若發(fā)現(xiàn)報關行沒有嚴格按照我司所出報關單報關,導致報關資料有誤,影響我司收匯,請要求報關行刪單重報。若船期趕不及,要求報關行承擔一切損失。聯(lián)系香港此次先按照此筆已報關價格結算,所損失的部分留置下次增減。
請注意:所有進口付匯必須按照報關單上面金額付匯,出口收匯必須按照報關單上面金額收匯。
第3篇 進出口業(yè)務單證檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范進出口業(yè)務單證的存檔管理,符合《中華人民共和國國海關法》、《中華人民共和國國海關稽查條例》等有關法律法規(guī)的規(guī)定。
2范圍
適用于本公司進出口業(yè)務單證檔案管理
3存檔項目
3.1一般貿易項下進出口業(yè)務單證的管理
3.1.1存檔內容:進出口報關資料(包括進出口合同、進出口發(fā)票、進出口裝箱單、進出口報關單、海關放行通知書);進出口船務資料(包括訂艙單、裝柜單、提單、設備交接單、落貨明細單、排柜單)。
3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細
4、工作制度
4.1每一項業(yè)務操作完畢,操作員必須一周內整理留檔資料進行存檔;
4.2月末由部門內檔案管理人員進行檢查,檢查留檔是否按規(guī)定操作;
4.3進出口業(yè)務操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格;
4.4每一年度一次將當年產生的全部留檔資料整理好并有序存放;
4.5留檔工作作為業(yè)務操作部門業(yè)績考核一項內容;
4.6保管人員因工作調動,需作好書面工作交接;
4.7根據(jù)《中華人民共和國國海關稽查條例》規(guī)定,進出口業(yè)務及與之直接關系產生的資料,一般貿易應自辦結海關手續(xù)后保存三年,加工貿易應自辦結海關核銷手續(xù)后保存三年,減免稅設備應自辦結海關解除監(jiān)管(監(jiān)管期:生產設備為五年)手續(xù)后保存三年。
4.8查閱檔案,必須經(jīng)檔案管理負責人批準。
4.9檔案銷毀,必須經(jīng)檔案管理負責人上一級領導批準。
5本制度未盡事宜,在工作中不斷補充完善。
