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辦公室檔管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部文檔的管理流程，確保信息的安全、準確和高效流通。它涵蓋了文檔的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，以及電子文檔和紙質(zhì)文檔的管理規(guī)定。
包括哪些方面
1. 文檔分類與編碼：建立統(tǒng)一的文檔分類標準，對各類文件進行清晰編碼，便于管理和檢索。
2. 創(chuàng)建與審批流程：規(guī)定文檔的創(chuàng)建權(quán)限和審批流程，確保信息的準確性與合規(guī)性。
3. 存儲與備份：制定文檔的存儲規(guī)則，包括物理存儲和電子存儲，并設(shè)定定期備份機制。
4. 訪問與借閱：明確員工對文檔的訪問權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5. 更新與版本控制：規(guī)定文檔更新的審批程序，實施版本控制，保證信息的時效性。
6. 銷毀與歸檔：設(shè)定文檔的保存期限，到期后進行安全銷毀或永久歸檔。
重要性
辦公室檔管理制度的重要性不言而喻：
1. 提高效率：通過標準化流程，減少尋找和處理文檔的時間，提升工作效率。
2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保護公司的核心競爭力。
3. 法規(guī)遵從：確保公司遵守相關(guān)法律法規(guī)，避免因文檔管理不當引發(fā)的法律風(fēng)險。
4. 促進協(xié)作：明確的文檔管理規(guī)定，有助于團隊間的溝通與協(xié)作。
方案
1. 制定詳細的文檔管理政策：結(jié)合公司實際情況，制定全面、實用的文檔管理政策，明確各部門職責(zé)。
2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)：引入先進的文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的電子化管理，提高效率。
3. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：組織員工進行文檔管理培訓(xùn)，確保全員理解和執(zhí)行制度。
4. 定期審查與改進：定期評估制度執(zhí)行效果，及時調(diào)整和完善管理措施。
5. 強化監(jiān)督與考核：將文檔管理納入績效考核，確保制度落地執(zhí)行。
通過以上方案的實施，辦公室檔管理制度將成為公司運營的有力支撐，為日常工作的順利進行提供堅實的保障。
辦公室檔管理制度范文
第1篇 辦公室檔案管理制度
為加強辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務(wù)，必須認真做好。
第二條各類文件材料由辦公室負責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。
第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
(2)長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會議文件應(yīng)單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條歸檔時間。部門或社團應(yīng)于活動后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。
第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。
第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。
第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管主席報告，按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度：
歸檔范圍
一、市信息辦機關(guān)及各處室在公務(wù)活動中反映本機關(guān)職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責(zé)收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。
三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會計、統(tǒng)計年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設(shè)項目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應(yīng)當分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應(yīng)當做好以下工作：
1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復(fù)制、收集等補救措施。
2、每季度對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,確保檔案安全與完整。
3、嚴格按規(guī)定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時，應(yīng)履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應(yīng)當嚴格履行批準登記手續(xù)。
1、機關(guān)各處室、二級機構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準;
2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查詢。
十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進行，檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可復(fù)印、拍照。
十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當追究查閱者的責(zé)任。
檔案保密
十三、認真貫徹實施《保密法》，嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時，應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報單位主要負責(zé)同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關(guān)檔案。
十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當隨時加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準,文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計
十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計，做到及時準確無誤。
二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。
二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀
二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。
二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件和保存期滿的檔案才能進行銷毀。
二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊,由辦領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。
二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。
二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。
市信息化項目檔案管理
二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設(shè)單位的文檔報送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項目后續(xù)工作，所有后果由項目建設(shè)單位負責(zé)。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項目管理實施細則》規(guī)定，信息化項目建設(shè)檔案包括：
1、項目申報材料：財政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設(shè)計劃和項目預(yù)算;申請立項報告及項目建設(shè)方案。
2、項目論證材料：項目建設(shè)方案。
3、項目立項材料：項目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡表;項目正式批復(fù)。
4、項目實施材料：項目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項目執(zhí)行情況表》
5、項目驗收材料：技術(shù)報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經(jīng)費使用報告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項目驗收意見書。
6、經(jīng)費支付材料：工程款支付情況
7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告
三十、信息化項目建設(shè)單位在報送項目紙質(zhì)材料時，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質(zhì)量，項目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標準，整理標準文檔。
1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系進行整理，各類材料應(yīng)完整、準確，如實反映項目審批、建設(shè)、完善、驗收、運行的全過程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標準用紙除外)，紙張規(guī)
格不可超過310mm×220mm(長×寬)，整卷厚度不得超過40mm。
3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁碼標識(空白頁不標識頁碼)，并在文檔首頁前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負責(zé)解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
第2篇 辦公室檔案管理制度范文(7)
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對各類文件、重大活動照片都要及時進行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類、按時間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報表;
3、檔案需及時整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時必須在檔案封面上清楚地標明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準確地做好文件索引;
4、定期進行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對檔案材料的數(shù)量,保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全;
6、因工作需要,各部門負責(zé)人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱;
7、認真做好檔案的安全存放工作,無關(guān)人員未經(jīng)許可,不準進入檔案重地;
8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經(jīng)過認真鑒定,送總經(jīng)理審批后銷毀。
第3篇 寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可借閱;
所借閱的檔案資料未經(jīng)批準不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。
如系認為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第4篇 z寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。如系認為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
