酒店辦公室管理制度5篇

酒店辦公室管理制度旨在確保辦公環(huán)境的高效運(yùn)作，提升員工的工作效能，保障公司的業(yè)務(wù)流程順暢。它涵蓋了以下幾個(gè)方面：

1. 工作時(shí)間與考勤管理

2. 辦公設(shè)備與資源使用

3. 文件管理和信息安全

4. 員工行為規(guī)范

5. 溝通與協(xié)作規(guī)定

6. 環(huán)境維護(hù)與衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)

包括哪些方面

1. 工作時(shí)間與考勤管理：明確工作日和休息日，規(guī)定上下班時(shí)間，以及遲到、早退、請假的處理辦法。

2. 辦公設(shè)備與資源使用：規(guī)定電腦、打印機(jī)等設(shè)備的使用規(guī)則，以及辦公用品的申領(lǐng)與管理。

3. 文件管理和信息安全：設(shè)定文件分類、存儲、備份和銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化密碼保護(hù)和數(shù)據(jù)安全措施。

4. 員工行為規(guī)范：強(qiáng)調(diào)著裝、禮儀、尊重同事等職業(yè)行為準(zhǔn)則。

5. 溝通與協(xié)作規(guī)定：提倡開放溝通，明確匯報(bào)層級，建立有效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作機(jī)制。

6. 環(huán)境維護(hù)與衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定辦公室清潔標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)員工保持個(gè)人工作區(qū)域整潔。

重要性

酒店辦公室管理制度的重要性不言而喻，它：

1. 提高效率：清晰的規(guī)則引導(dǎo)員工有效利用時(shí)間，減少因誤解或混亂造成的延誤。

2. 維護(hù)秩序：規(guī)范行為，避免沖突，營造和諧的工作氛圍。

3. 保障安全：保護(hù)公司資產(chǎn)，防止信息泄露，確保業(yè)務(wù)持續(xù)穩(wěn)定。

4. 提升形象：良好的辦公環(huán)境和專業(yè)行為有助于塑造公司專業(yè)、負(fù)責(zé)任的形象。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊：編寫詳盡的制度手冊，包含每項(xiàng)規(guī)定的具體操作步驟，便于員工參照執(zhí)行。

2. 定期培訓(xùn)：組織員工定期學(xué)習(xí)制度，確保理解和遵守。

3. 監(jiān)督與反饋：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，收集員工反饋，適時(shí)調(diào)整制度，保持其適應(yīng)性和有效性。

4. 表揚(yáng)與懲罰：對于遵守制度的員工給予表揚(yáng)，對于違規(guī)行為進(jìn)行適當(dāng)處罰，形成正向激勵(lì)。

5. 文化融入：將制度與企業(yè)文化相結(jié)合，使員工從內(nèi)心認(rèn)同并遵循。

通過上述方案，酒店辦公室管理制度能夠切實(shí)落地，為酒店的日常運(yùn)營提供有力保障。

酒店辦公室管理制度范文

第1篇 k酒店辦公室管理制度

預(yù)訂部規(guī)章制度

儀容儀表

1、制服必須整潔,熨燙平整,無松扣和掉扣現(xiàn)象;

2、常剪指甲,避免過長,不得留長指甲及女生不得涂有色指甲油,男生要常刮胡子;

3、頭發(fā)著色必須是自然色,不準(zhǔn)染成其它顏色,不準(zhǔn)戴假發(fā);

4、穿制服時(shí)的員工只允許帶一塊手表,但款式必須美觀、簡潔、大方;

5、允許戴一枚結(jié)婚戒指或者訂婚戒指,一對釘式耳環(huán),不得佩戴任何手鐲手鏈?zhǔn)降娘椢?

6、不準(zhǔn)擦刺鼻或香味濃郁的香水;

7、穿短裙的女員工必須穿肉色襪子,不得穿已抽絲、破損的襪子,男員工要穿黑色皮鞋及襪子;

8、女員工頭發(fā)超過肩膀應(yīng)用發(fā)夾扎起,發(fā)式應(yīng)樸素大方,不得剪特短或梳理其它怪異之發(fā)型,女員工頭發(fā)飾物必須是黑色或棕色。

工作紀(jì)律

上班時(shí)間穿著制服,方可進(jìn)入酒店公共區(qū)域或辦公室區(qū)域;當(dāng)班期間佩戴工牌;

保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生,辦公用品要整齊,不可雜亂無章;

保持辦公室的安靜,嚴(yán)禁在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、哼唱歌曲、吹口哨等;

不得在辦公室吃東西、嚼香口膠、看任何與工作無關(guān)的書籍、報(bào)刊,屢犯不改者給予簽單處理;

不許私自將閑雜人員帶入辦公室公共區(qū)域;

對上司不禮貌,不服從主管或上司之合理工作指示,在工作中弄虛作假欺騙上司,屢教不改者給予簽單處理;

不準(zhǔn)利用上班時(shí)間串崗或擅自離開工作崗位,情節(jié)嚴(yán)重者給予簽單處理;

不得出入酒店正門,不得使用客人電梯;

遲到、早退、曠工者按酒店規(guī)定處罰,嚴(yán)重者作開除處理;

不得搬弄是非、誹謗他人、影響團(tuán)結(jié)及酒店聲譽(yù);

不得委托他人或代他人打時(shí)鐘卡以及幫其他同事簽到;

員工不得隨意透露酒店各部門內(nèi)部保密資料及泄露賓客資料,情節(jié)嚴(yán)重者作開除處理;

當(dāng)班的員工要將手機(jī)保持關(guān)機(jī)或無聲狀態(tài);

員工如有換班、換休要求,需經(jīng)主管或前廳部經(jīng)理批準(zhǔn)方可執(zhí)行,并填寫換班申請單,違者簽警告單;

員工無故不得請假,如確有急事需向主管提出書面申請或經(jīng)前廳部經(jīng)理同意;若病假需開指定醫(yī)院證明或醫(yī)務(wù)室證明;

16、遵守酒店的規(guī)章制度,違者警告,違反多次簽單處理。

工作崗位操作

1、提前十五分鐘到崗交接班,特殊情況不能提前到崗的,應(yīng)事先向主管或其他同事說明情況,最遲不得超過規(guī)定上班時(shí)間,否則按遲到處理;

2、使用規(guī)范的禮貌用語接聽電話,注意“請”字開頭,“謝”字結(jié)尾,禮貌用語不離口,聲音要清晰;

3、上班前,仔細(xì)閱讀交班本,了解需跟辦事宜,掌握新發(fā)文件內(nèi)容,了解當(dāng)天房態(tài)及可賣房型的信息;

4、熟悉并掌握酒店不同種類的房間的特色和優(yōu)點(diǎn)及房間價(jià)格,鼓勵(lì)客人預(yù)訂最好的房間,做到高價(jià)售房;

5、核對訂房及空房資料,是否超額預(yù)定,提前做好對策;

6、做到散客兩分鐘(最遲五分鐘內(nèi))、團(tuán)體五分鐘(最遲10分鐘內(nèi))完成每一個(gè)預(yù)訂錄入;每個(gè)需回傳的訂房務(wù)必做到從接到預(yù)訂起10分鐘內(nèi)回傳給對方。

7、對于交接班不清楚而造成工作失誤或投訴者,給予口頭警告,屢犯者給予簽單處理;

8、當(dāng)班所發(fā)生的有關(guān)問題,未做詳細(xì)記錄或?qū)τ诮话嘞聛淼墓ぷ魑醋龈M(jìn)者,屢教不改者給予簽單處理;

9、結(jié)束通話時(shí),要待對方先掛電話后方可放下電話,任何時(shí)候都不可以擲電話,要輕拿輕放;

10、當(dāng)班時(shí)由于員工的工作態(tài)度而導(dǎo)致的投訴,給予簽單處理;

11、遇到特殊情況和客人投訴超越自己的權(quán)限時(shí),應(yīng)立即向預(yù)訂主管或am匯報(bào)。

第2篇 酒店財(cái)務(wù)辦公室物料倉庫安全管理制度

1、 辦公室

(1)總出納辦公室門窗要有可靠的防護(hù)裝置,室內(nèi)有保安監(jiān)控和防盜報(bào)

警裝置,受理收付款處應(yīng)設(shè)柜臺。

(2) 存放現(xiàn)金必須使用保險(xiǎn)箱,并有專人受理。保險(xiǎn)箱的鑰匙和密碼必須同時(shí)使用。下班時(shí)保險(xiǎn)箱上鎖后必須撥亂密碼。存放的現(xiàn)金不得超過銀行核定的限額。專管人員工作調(diào)動(dòng)或調(diào)離,密碼應(yīng)重新調(diào)整。

(3) 支票、票證和憑證的管理,堅(jiān)持檢驗(yàn)復(fù)核制度,支票和印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)箱或保險(xiǎn)柜內(nèi),嚴(yán)禁使用空白支票。

(4) 付款、提款必須二人同行,并使用防劫報(bào)警箱或報(bào)警包,數(shù)額大的錢款,應(yīng)請總辦派車接送,并請保衛(wèi)部派員護(hù)送。

2、 物料倉庫

(1)物料倉庫的房頂、墻壁和地面必須牢固,門窗設(shè)有安全柵欄。存放

貴重物品的倉庫裝有防盜報(bào)警器或應(yīng)急報(bào)警按鈕,并配置防撬鎖。

(2) 通往倉庫內(nèi)的電線應(yīng)有鐵質(zhì)套管,庫內(nèi)照明燈具因用加防護(hù)罩的白熾燈,煙酒倉庫使用防爆燈,并將電源開關(guān)安裝在倉庫外。

(3) 存放的物品應(yīng)按防火要求留出五距:燈距不少于0.5米,頂距、墻距不少于0.3米,柱距、垛距不少于0.1米。

(4) 倉庫內(nèi)設(shè)有與規(guī)模相適應(yīng)的消防設(shè)備和足量的滅火器材,倉庫工作人員必須懂得使用方法和防火安全知識。

(5) 倉庫安全有專人負(fù)責(zé),門鑰匙有專人保管,嚴(yán)禁在庫內(nèi)吸煙和會客,下班前要關(guān)門窗,做好安全檢查,確保安全。

3、 化學(xué)危險(xiǎn)品和易爆易燃危險(xiǎn)物品存放

(1)存放化學(xué)危險(xiǎn)品和易爆易燃物品的場所,必須設(shè)在偏離主樓群,人

員往來較少,并相對獨(dú)立的地方。其中易爆易燃物品的存放地應(yīng)與化

學(xué)危險(xiǎn)物品隔離,并與其它物料存放地保持一定的距離。

(2) 存放地應(yīng)是阻燃、輕質(zhì)材料建造,并具備干燥、通風(fēng)、防曬、防高溫等條件。場地內(nèi)使用照明必須是防爆型燈具,開關(guān)裝在場外并具有適量的消防滅火器材。

(3) 存放地必須嚴(yán)格執(zhí)行四禁、二不準(zhǔn):嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁明火取暖、嚴(yán)禁住宿和辦公、嚴(yán)禁無關(guān)人員入內(nèi);不準(zhǔn)超量存放、不準(zhǔn)混雜存放。儲備火藥、乙烷氣罐和固體酒精等易爆易燃物品應(yīng)設(shè)置專用鐵箱。

(4) 化學(xué)和易爆易燃危險(xiǎn)物品必須控制采購總量,領(lǐng)用化學(xué)危險(xiǎn)物品的原則是當(dāng)天用多少領(lǐng)多少,當(dāng)天未使用完的,必須存放到專用的場地,不得留存在施工和無關(guān)場所。領(lǐng)用火藥、乙烷氣罐和固體酒精等明危險(xiǎn)物品周轉(zhuǎn)容量原則上為一周(七天)。

(5) 危險(xiǎn)物品的保管人員必須經(jīng)消防部門的專業(yè)培訓(xùn)。發(fā)放危險(xiǎn)物品必須建立包括發(fā)放日期、時(shí)間、貨名、數(shù)量及往來人員發(fā)放簽收等登記制度,并定期進(jìn)行帳物核對,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)和保衛(wèi)部報(bào)告,迅速查明原因。每次工作結(jié)束,必須進(jìn)行安全檢查,并切斷電源。

第3篇 某酒店行政辦公室管理制度

酒店行政辦公室管理制度

1、收集各部門辦理完畢的文件(含會議文件)、資料,按“條款類目”分別存放。年終整理立卷歸檔;

2、對已失去作用的檔案文件要銷毀,銷毀材料必須經(jīng)過認(rèn)真鑒定或送領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行;

3、設(shè)立保密制度,未經(jīng)總經(jīng)理、行政總監(jiān)批準(zhǔn),任何部門不準(zhǔn)到行政辦翻閱保密文件;

4、各部門借閱檔案,須經(jīng)總經(jīng)理、行政總監(jiān)批準(zhǔn)。在檔案借閱登記本上登記后方可借閱;

5、檔案資料一般不借出,只在行政辦閱讀;

6、酒店外人員借閱檔案,須請示總經(jīng)理和管理公司方可進(jìn)行;

7、檔案資料保管要注意防火、防水、防潮、防塵、防鼠。保證檔案資料完整性;

8、酒店的檔案資料是真實(shí)歷史的記錄,是今后工作考查主要根據(jù)。應(yīng)按年份排列保管,便于今后查閱。

第4篇 某酒店辦公室管理制度

酒店辦公室管理制度

辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喝茶、看報(bào)和閑聊。值得注意的辦公細(xì)節(jié)

1、進(jìn)入他人辦公室

必須先敲門,再進(jìn)入。

已開門或沒有門的情況下,應(yīng)先打招呼,如您好、打擾一下等詞語后,再進(jìn)入。

2、傳話

傳話時(shí)不可交頭接耳,應(yīng)使用記事便簽傳話。

傳話給客人時(shí),不要直接說出來,而是應(yīng)將事情要點(diǎn)轉(zhuǎn)告客人,由客人與待傳話者直接聯(lián)系。

退出時(shí),按照上司、客人的順序打招乎退出。

3、會談中途上司到來的情況

必須起立,將上司介紹給客人。

向上司簡單匯報(bào)一下會談的內(nèi)容,然后重新開始會談。

辦公秩序

1、上班前的準(zhǔn)備

上班前應(yīng)充分計(jì)算時(shí)間,以保證準(zhǔn)時(shí)出勤,作為一名社會人,一名酒店員工,應(yīng)以文明行為出現(xiàn)于社會、公司。

如有可能發(fā)生缺勤、遲到等現(xiàn)象時(shí),應(yīng)提前跟上級聯(lián)系(最好提前一天)。

計(jì)劃當(dāng)天的工作內(nèi)容。

2、工作時(shí)間

(1)在辦公室

不要私下議論、竊竊私語。

辦公臺上應(yīng)保持清潔和辦公用品的整齊。

以飽滿的工作態(tài)度投入到一天的工作中。

離開座位時(shí),將去處、時(shí)間及辦事內(nèi)容寫在留言條上以便他人安排工作(離開座位前應(yīng)將機(jī)密文件、票據(jù)、現(xiàn)金和貴重物品存放好)。

離開座位時(shí),將辦公臺面整理好,椅子放回辦公臺下。

(2)在走廊、樓梯、電梯間

走路時(shí),要舒展肩背,不要彎腰、駝背。

有急事也不要跑步,可快步行走。

按照右側(cè)通行的原則,如在反方行走遇到迎面來人時(shí),應(yīng)主動(dòng)讓路。

遇到客人找不到想要去的部門時(shí),應(yīng)主動(dòng)為其指路。

在電梯內(nèi)為客人提供正確引導(dǎo)。

3、午餐

午餐時(shí)間為 。

不得提前下班就餐。

在食堂內(nèi),要禮讓,排隊(duì)有秩序。

飯菜不浪費(fèi),注意節(jié)約。

用餐后,保持座位清潔。

4、在洗手間、茶水間、休息室

上班前、午餐后等人多的時(shí)間,注意不要影響他人,要相互禮讓。

洗面臺使用后,應(yīng)保持清潔。

不要忘記關(guān)閉洗手間、茶水間的水龍頭,以避免浪費(fèi),如發(fā)現(xiàn)沒有關(guān)閉的水龍頭,應(yīng)主動(dòng)關(guān)好。

注意保持洗手間、茶水間、休息室的清潔、衛(wèi)生環(huán)境。

5、下班

下班前將下一天待處理工作記錄下來,以方便第二天工作。

整理好辦公臺上的物品、文件(機(jī)密文件、票據(jù)和貴重物品要存放好)。

離開公司后,每個(gè)人都要記住自己是一位酒店員工,出去的一言一行,代表著酒店的形象。

第5篇 某酒店總經(jīng)理辦公室管理制度

酒店總經(jīng)理辦公室管理制度

(一)總經(jīng)理辦公會制度

總經(jīng)理辦公會每周召開一次,由酒店總經(jīng)理主持,副總以上領(lǐng)導(dǎo)出席。總經(jīng)理缺席時(shí),由授權(quán)委托人主持會議。

總經(jīng)理辦公會內(nèi)容:

研究黨的路線、方針、政策和國家有關(guān)法規(guī)以及上級的重要指示,規(guī)定在本店的貫徹執(zhí)行。

研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。

討論酒店月度、季度、年度工作計(jì)劃、總結(jié)。

討論酒店的重大經(jīng)營管理活動(dòng)。

討論酒店人事安排與組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整。

討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問題。

討論員工重大獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。

討論研究其他酒店的有關(guān)問題。

(二)專題工作會議制度

酒店專題工作會議視經(jīng)營管理需要確定。

酒店專題會議事先由辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指令,列出會議內(nèi)容和要求,責(zé)成有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查研究,充分準(zhǔn)備,待時(shí)機(jī)成熟后召開。

會議由總經(jīng)理主持,視會議內(nèi)容確定出席人員。

酒店專題會議一般可分為:經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會;價(jià)格政策會議;餐飲工作會議;銷售工作會議;酒店質(zhì)量管理會議;培訓(xùn)工作會議;酒店更新改造會議;重大接待任務(wù)協(xié)調(diào)會等等。

(三)酒店晨會制度

酒店晨會每天上午8:30召開,由酒店總經(jīng)理主持召集,會議時(shí)間一般控制在半小時(shí)內(nèi)。

會議出席人員:酒店副總經(jīng)理及各部門主要負(fù)責(zé)人,如主要負(fù)責(zé)人因事不能出席,應(yīng)指定副職或代理人參加。

會議內(nèi)容主要是各部門匯報(bào)一天(24小時(shí))內(nèi)本部門發(fā)生的重大問題或需要酒店協(xié)調(diào)的工作以及上次晨會布置的工作貫徹落實(shí)情況。

會議主持人對晨會上各部門提出的問題或需要協(xié)調(diào)解決的工作應(yīng)作出明確決斷,并明確分工落實(shí)。

會議結(jié)束,出席會議的各部門人員應(yīng)迅速傳達(dá)布置和落實(shí)工作指令和要求。

(四)文件傳閱制度

酒店領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)閱讀上級黨、政部門和業(yè)務(wù)主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志,了解黨和政府部門及業(yè)務(wù)主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神,正確指導(dǎo)酒店的各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)。

各類文件資料由辦公室專職檔案管理人員負(fù)責(zé)收、發(fā)、登記后,交酒店領(lǐng)導(dǎo)按序迅速傳閱,對酒店領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)職能部門貫徹執(zhí)行。

(五)閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營報(bào)表制度

酒店領(lǐng)導(dǎo)每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經(jīng)理值班本”、“酒店?duì)I業(yè)收入日報(bào)表”以及各類有關(guān)的重要財(cái)務(wù)報(bào)表,還可通過電腦終端查閱各項(xiàng)經(jīng)營資料,全面了解酒店近期的經(jīng)營管理情況,以便對經(jīng)營管理中存在的問題迅速做出決策。

(六)節(jié)假日值班制度

節(jié)假日值班制度是加強(qiáng)酒店經(jīng)營管理的一項(xiàng)重要措施,遇有重大節(jié)日,酒店領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自參加值班。

1、值班員要堅(jiān)守崗位,遵守紀(jì)律。

2、值班時(shí)要根據(jù)授權(quán)范圍主動(dòng)積極地處理各種問題。遇重大、緊急情況或授權(quán)范圍以外的問題,必須及時(shí)請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),按領(lǐng)導(dǎo)意圖處理,以免延誤。

3、值班時(shí)遇有賓客投訴,要協(xié)助有關(guān)部門一起妥善處理,需要時(shí)報(bào)

請領(lǐng)導(dǎo)處理。

4、做好領(lǐng)導(dǎo)用車調(diào)度等行政事務(wù)工作,完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

(七)酒店調(diào)研和信息工作制度

酒店調(diào)研和信息工作的目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策和解決問題提供依據(jù)。

酒店調(diào)研和信息工作由辦公室秘書負(fù)責(zé),其他人員協(xié)助。

調(diào)研工作的重點(diǎn)是:

(1)酒店經(jīng)營管理中帶有全局性、傾向性的情況和問題。

(2)酒店經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

(3)酒店各項(xiàng)決策付諸實(shí)施后的效果和需要完善之處。

(4)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他調(diào)研工作。

信息工作的重點(diǎn)是:

員工信息:員工的思想動(dòng)態(tài)、工作情況,以及對經(jīng)營管理的意見、建議。

(2)客人信息:住店客人的投訴、意見和表揚(yáng)。

(3)客源信息:國際、國內(nèi)客源市場的動(dòng)態(tài)、預(yù)測性的信息。

(4)同行信息:包括同行酒店的經(jīng)營管理新動(dòng)向、特色、服務(wù)水平、價(jià)格政策、營銷策略等基本信息。

(5)社會信息:酒店在公眾中的形象和知名度。

調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入,堅(jiān)持實(shí)事求是,防止片面性和表面化。

調(diào)研工作程序是準(zhǔn)備、調(diào)查、研究、寫出調(diào)研報(bào)告。信息工作的程序?yàn)樗鸭⒎诸?、分級、篩選、比較分析、匯總和交流。

調(diào)研報(bào)告寫作要求:觀點(diǎn)和材料統(tǒng)一,結(jié)構(gòu)和條理嚴(yán)謹(jǐn)清楚,語言平實(shí)準(zhǔn)確、鮮明生動(dòng)。信息材料的寫作要求:注意實(shí)效,注重功效,簡明扼要。

(八)酒店印章和介紹信管理制度

酒店印章、總經(jīng)理個(gè)人印章、酒店介紹信均有專人管理和保管,存放安全可靠。未經(jīng)批準(zhǔn),不得把印章和介紹信交他人管理和使用。

使用印章和介紹信要經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),文件用印以文件簽發(fā)、簽字為準(zhǔn)。常規(guī)用印由辦公室秘書批準(zhǔn)。

用印、使用介紹信應(yīng)予登記。登記內(nèi)容包括用印和用信人、事由、時(shí)間、批準(zhǔn)人、經(jīng)手人和印數(shù)等。

蓋印位置要端正、清楚,不可斜、側(cè)、偏、模糊不清。

嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印和使用介紹信。非法用印,非法使用介紹信,應(yīng)根據(jù)情節(jié)和后果嚴(yán)肅處理,直至依法懲處。

(九)財(cái)產(chǎn)物資管理制度

財(cái)產(chǎn)設(shè)備管理

(1)辦公室使用的各種辦公設(shè)備和交通工具由辦公室秘書具體負(fù)責(zé)管理,建立辦公室財(cái)產(chǎn)二級明細(xì)帳,以便隨時(shí)與財(cái)務(wù)部相互核對,做到帳帳相符,帳物相符。

各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備實(shí)行“誰使用,誰負(fù)責(zé)”并切實(shí)做好日常的維護(hù)和清潔保養(yǎng)工作,做到物盡其用,愛惜使用。

各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財(cái)務(wù)部或總經(jīng)理審核,按批準(zhǔn)文件填寫財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”;在酒店內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移,應(yīng)填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”,并辦理財(cái)產(chǎn)變動(dòng)登帳手續(xù)。

設(shè)備因使用年久和因損壞不能使用,或因技術(shù)進(jìn)步而淘汰,需要報(bào)廢時(shí),必須經(jīng)財(cái)務(wù)部和工程部組織技術(shù)鑒定小組進(jìn)行鑒定,確認(rèn)無使用價(jià)值時(shí),才能辦理報(bào)廢手續(xù)。

新設(shè)備的添置必須經(jīng)酒店批準(zhǔn),會同財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收,并填寫財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用單”,辦理領(lǐng)用手續(xù)后,登記入帳。

辦公室秘書每季度應(yīng)對辦公室使用的各種設(shè)備進(jìn)行一次檢查和核對,每年定期清查盤點(diǎn),確保帳物相符;發(fā)生盈虧必須

查明原因,并填寫財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)盤盈盤虧報(bào)告單”,報(bào)財(cái)務(wù)部處理。

物料用品管理

(1)辦公室物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理,具體負(fù)責(zé)編制年度物料用品消耗計(jì)劃;按照物料用品分類,建立專用物料用品臺帳,掌握使用及消耗情況,辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報(bào)廢和缺損申報(bào)工作。

各類物料用品的領(lǐng)用,應(yīng)填寫財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“物料用品領(lǐng)用單”,經(jīng)辦公室秘書審核簽字后,向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取,并及時(shí)登記入帳。工具類物品,除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外,實(shí)行以舊換新的辦法,并須填寫“物料用品領(lǐng)用單”和“酒店低值易耗品報(bào)廢單”,報(bào)廢的物品由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一處理。

各種物料用品的消耗、領(lǐng)用、報(bào)廢、報(bào)損每月底由秘書統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)一次,確保統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確,數(shù)、物和臺帳相符。

(十)辦公室人員考勤制度

辦公室人員必須按時(shí)上下班,嚴(yán)格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。

辦公室人員考勤由辦公室秘書負(fù)責(zé)。每天考勤記錄在酒店統(tǒng)一印制的個(gè)人考勤卡上。記錄要做到準(zhǔn)確無誤。

辦公室人員考勤每月匯總一次,填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報(bào)表”,送人力資源部,作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。

辦公室人員應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動(dòng)紀(jì)律,上班時(shí)間內(nèi)嚴(yán)守崗位。外出公差應(yīng)征得同意。

辦公室人員因病請假必須持有酒店醫(yī)務(wù)室或酒店指定醫(yī)院開具的病假證明,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。

辦公室人員因私請假(含婚、喪和探親假等)和休工假,均需事先提出申請,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。辦公室秘書請假需經(jīng)酒店總經(jīng)理同意。

(十一)辦公室安全管理制度

辦公室人員應(yīng)自覺遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。

嚴(yán)格執(zhí)行酒店保密規(guī)定。特別是涉及酒店機(jī)密事宜要做到不該問的不問,不該說的不說。

辦公室人員一般不要在辦公室內(nèi)接待客人。接待客人應(yīng)在指定接待場所。

辦公室人員應(yīng)保管好個(gè)人保管使用的辦公室鑰匙。如有遺失,應(yīng)報(bào)告保衛(wèi)部作出處理。

辦公室人員要注意用電安全。下班前應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗,確保辦公室安全。

(十二)預(yù)算管理制度

根據(jù)《酒店預(yù)算管理制度》的規(guī)定,辦公室年度預(yù)算的編制,應(yīng)按照酒店經(jīng)營方針和預(yù)算大綱,由秘書負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員擬訂編制,報(bào)酒店審定后執(zhí)行。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。

辦公室預(yù)算計(jì)劃內(nèi)容包括:交通工具、辦公設(shè)備的添置和維修費(fèi)用、物料耗用費(fèi)用、勞動(dòng)力成本,以及公關(guān)、交際等活動(dòng)而發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用等。

預(yù)算中審定的各項(xiàng)費(fèi)用管理目標(biāo),要分解至月度、季度。要堅(jiān)持以部門為成本中心的指導(dǎo)思想,嚴(yán)格控制在計(jì)劃范圍內(nèi)的日常開支。

為了保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),辦公室對每月的成本費(fèi)用進(jìn)行分析、研究和提出加強(qiáng)管理的改進(jìn)措施和方法,探索降低費(fèi)用的途徑,并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時(shí)寫出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報(bào)告,報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)審閱。

(十三)人事管理制度

人員調(diào)配管理

(1)辦公室員工調(diào)配和招聘,報(bào)請人力資源部負(fù)責(zé)辦理。

(2)因?qū)嶋H人員少于定編,需要增補(bǔ)時(shí),應(yīng)填寫人力資源部統(tǒng)一印制的

“人員增補(bǔ)申請計(jì)劃”,報(bào)人力資源部辦理。

(3)專業(yè)人員調(diào)動(dòng)和要害部位人員變動(dòng),均應(yīng)與人力資源部商議,報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

員工檔案管理

(1)員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統(tǒng)一管理,并負(fù)責(zé)資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員工手冊》的規(guī)定,準(zhǔn)確填寫員工登記表和如實(shí)反映情況,員工家庭地址和電話號碼變更,家庭人口和婚姻狀況變化等情況,均應(yīng)及時(shí)向上級報(bào)告,并轉(zhuǎn)報(bào)人力資源部備案。

(2)員工工作檔案由辦公室負(fù)責(zé)管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù)和工作中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等情況,辦公室秘書應(yīng)做好材料搜集和登記工作,保證員工工作檔案的完整和準(zhǔn)確。員工跨部門之間的調(diào)動(dòng),其工作檔案即隨之轉(zhuǎn)移。