- 目錄
有哪些
檔案管理人事管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：對人事檔案進行科學分類，制定統(tǒng)一的編碼體系，以便于快速查找和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定人事檔案的來源、收集方式和整理流程，確保檔案的完整性和準確性。
3. 檔案保管與安全：明確檔案的存儲條件、保管期限及安全措施，防止檔案遺失或損壞。
4. 檔案利用與借閱：設定檔案的使用權限，規(guī)范借閱流程，保障檔案的合理利用。
5. 檔案更新與銷毀：規(guī)定檔案信息的更新周期和廢棄處理程序，確保信息的時效性。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：根據人事檔案的性質，如員工基本信息、績效記錄、培訓資料等，設立不同的類別，并為每個類別分配唯一的編碼。編碼規(guī)則應清晰易懂，便于工作人員記憶和操作。
2. 檔案收集與整理：新入職員工的人事資料應在試用期結束后一周內完成收集，包括身份證復印件、學歷證明、工作經歷證明等。所有檔案應按照規(guī)定的格式進行整理，電子文檔需備份在安全服務器上。
3. 檔案保管與安全：檔案應存放在防火、防潮、防盜設施完善的檔案室，定期進行環(huán)境檢查。對敏感信息采取加密保護，訪問權限僅限于人力資源部門相關人員。
4. 檔案利用與借閱：員工需要查閱個人檔案時，需填寫申請表，經直接主管簽字后，由人力資源部門負責提供。外部人員借閱需提供書面申請，經相關部門審批后方可進行。
5. 檔案更新與銷毀：每年進行一次檔案信息的全面核查，過期或不再需要的檔案按照公司規(guī)定的時間表進行銷毀，銷毀過程應有專人監(jiān)督并記錄。
上墻內容
1. "檔案管理守則：嚴謹、保密、高效"
2. "檔案分類圖示與編碼說明"
3. "借閱流程圖：申請-審批-查閱-歸還"
4. "檔案安全警示：保護個人信息，嚴禁非法泄露"
5. "檔案更新提示：每年12月進行檔案信息核查"
以上制度旨在規(guī)范公司的人事檔案管理工作，提高效率，確保信息安全，同時也為員工提供了明確的指引。全體員工應嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。
檔案管理人事管理制度范文
第1篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度
大廈管理處人事資料檔案管理制度
第一條 凡新聘員工轉正后須在兩個月內將人事檔案及社會保險關系轉入人事代理公司,并簽訂勞動合同。
第二條 所有員工應提交個人人事信息資料,包括求職應聘表、個人簡歷、個人身份證復印件、學歷復印件、職稱證明復印件,并張貼個人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條 行政部根據員工個人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個人基本信息、入職時間、任職部門、任職崗位。
第四條 所有錄用員工必須如實提供個人基本信息、學歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報,一經查實,將被解除勞動關系。
第五條 員工入職后,個人資料信息如發(fā)生變動,須于變更后一個星期內通知行政部并提供有關證明資料。
第六條 人事檔案管理人員應注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關信息。
第七條 員工個人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自2010年11月1日起執(zhí)行。
第2篇 醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數量充足的鐵質檔案柜。
2、配備必要的安全設施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設備和安全措施進行經常檢查,發(fā)現問題及時解決。
4、對干部檔案收進、移出、調閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現錯號、錯位要及時糾正;
發(fā)現缺少,及時查找。
6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉遞。
4、登記干部職務的變動情況。
5、為有關部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。
7、調查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
8、推廣、應用干部檔案現代化管理技術。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關事項。
三、檔案管理人員崗位職責
1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
3、經常與有關部門聯系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內容。
4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;
對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領導同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。
6、嚴格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加 部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。
8、完成領導交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內。
3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規(guī)定,經常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;
嚴禁吸煙,室內外嚴禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領導。
6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內檔案柜架要排列整齊,柜內案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據情況采取調節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加 部檔案保護,搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經允許不得擅自進入庫房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。
不得憑借調查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名中共黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。
5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;
未經批準,不得擅自復制、拍攝檔案內容。
6、查閱檔案在查閱室內進行;
查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領導簽字,經主管部門負責人批準方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉借,更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;
未經批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、轉出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。
5、收到檔案的單位,經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞,干部調配、任免工作部門應將干部調入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯系制度。
第3篇 人事檔案管理制度格式怎樣的
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度 □ 目 的 第一,保守檔案機密?，F代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。 第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。 第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。 □ 人事檔案保管制度的基本內容 建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1) 材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。
(2) 檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對: ――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后: ――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。 ――發(fā)現某些損害之后,如發(fā)現材料變霉,發(fā)現了蟲蛀等。
⑶ 轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下: ①取出應轉走的檔案; ②在檔案底賬上注銷; ③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》; ④按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4) 保衛(wèi)保密制度。具體要求如下: ①對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。 ②庫房備有必要的防火、防潮器材。 ③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。 ④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 ⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。 ⑥離開時關燈關窗,鎖門。
(5) 統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項:①人事檔案的數量。②人事檔案材料收集補充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況。⑤利用情況。⑥庫房設備情況。⑦人事檔案工作人員情況。
二、 人事檔案利用制度 □ 目 的 第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。 第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。 □ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式:
(1) 設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導,便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2) 借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。
⑶ 出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3．人事檔案利用的手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1) 查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準。
(2) 外借手續(xù)。 首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。 其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。 再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。 然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。 最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
⑶ 出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ,需履行以下手續(xù):首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章 ;其次,人事檔案部門按照有關規(guī)定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
第4篇 b公司人事檔案管理制度
e公司人事檔案管理制度
第一條 為確保人事檔案的機密性,完整性和準確性,為人事決策提供信息和依據,特制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條 員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條 新員工第一次建檔后,日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條 新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔,目錄如下:
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條 檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條 要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條 所有人事檔案都屬秘密文件,應妥善保管,不得隨意泄密。
第九條 人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案?？偨浝碛袡嗖殚喨我粏T工的檔案,除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條 任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條 檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條 收回檔案時,檔案管理人員必須認真檢查核對,否則追究當事人的責任。
第十三條 離職人員檔案保存期為一年。
第5篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-8
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)
第一章總 則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據,是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務:
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實現員工人事檔案管理手段的科學化和現代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。
第二章 人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務,必須按照有關規(guī)定,互相配合,認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個人簡歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質測試記錄等)。
4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。
7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協議或培訓協議、擔保書等。
8、各類審批材料(復印件,包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內,負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。
第十條 公司綜合服務部發(fā)現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。
第十一條 員工人事檔案管理人員要經常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關,及時入卷歸檔。
第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數量,必要時協商聯系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章 人事檔案的保管
第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管,不得泄密。
第十三條 員工人事檔案應存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條 檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號,并每年進行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現丟失或問題,應及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。
第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。
第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。
第十七條 檔案管理人員調動時,必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。
第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。
第十九條 檔案庫房是機要重地,無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。
第二十條 逐步實現員工檔案管理工作的科學化、現代化。
第四章 人事檔案的查閱和借用
第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經公司綜合服務部總經理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應寫明原因并經執(zhí)行總裁批準同意方可。
第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關人員談論或泄露員工檔案內容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。
第五章 人事檔案的轉遞
第二十四條 員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現絲毫的差錯。
第二十五條 人員內部調動,檔案轉遞要做到檔隨人走,公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。
第二十六條 檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》,并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取,嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務部應拒絕接收。
第二十七條 轉遞的檔案必須是經過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出,不能分批轉出。
第二十八條 對轉進的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條 對違反轉遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。
第六章
附 則
第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。
第6篇 人事檔案管理規(guī)章制度
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據_中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據,是反映個人成長歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。
第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、_思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務,不斷提高政治、業(yè)務素質,努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉遞
第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回,以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表,專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,_材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
第7篇 公司人事檔案管理制度
1、 目的:規(guī)范人力資源檔案管理,為公司提供準確的人力資源信息。
2、 范圍:全體員工
3、 責任者:總經理辦公室
4、 程序:
4、 1責任區(qū)分總經理辦公室
4、
1、 1公司總經理辦公室要有兼職檔案管理員,專門負責公司各種檔案管理工作,就此工作對人事助理負責。
4、
1、 2檔案管理員負責員工檔案的調入、調出、建立、保存、使用、托管等工作。
4、
1、 3檔案管理員要按歸檔材料要求,及時、準確收集員工檔案材料所需信息,錄入個人檔案中。
4、
1、 4人事專員、檔案管理員有權要求員工按時上交、補齊個人檔案材料。
4、
1、 5在公司條件允許的情況下,逐步建立員工電子檔案。員工責任:
4、
1、 6公司正式員工都必須向公司提供準確的個人信息。
4、
1、 7部門助理以上及個別關鍵崗位員工的個人信息,要由總經理辦公室專門調查核實。
4、
1、 8對惡意提供個人虛假信息的員工,一經查實,一律作辭退處理。
4、
1、 9員工個人原有人事關系檔案可由個人或公司協助調入,委托人才交流中心代為保管。
4、
1、 10員工個人信息發(fā)生變化,必須在15個工作日內報告總經理辦公室,以便及時更改。
4、 2檔案建立
4、
2、 1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎檔案,基礎檔案包括:應聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學歷證、學位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。
4、
2、 2員工檔案后續(xù)內容包括:轉正定級表、勞動合同、任免表、年度體檢表、入黨、團登記表、獎懲表、培訓記錄、年度考核表及其他內容異動表(姓名、民族、學歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號碼、婚姻、證明人、擔保人)。
4、
2、 3員工個人檔案材料的收集,屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔,個人認為需歸檔的材料,交由人事專員辨析確認簽字后歸檔。
4、 3檔案管理
4、
3、 1員工人事關系檔案一律交由省、市人才交流中心托管,公司可報銷50%檔案托管費。因個人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的,后果自負。
4、
3、 2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經理辦公室統(tǒng)一保管。
4、
3、 3員工個人檔案不得帶出檔案室,查閱檔案資料只能在檔案管理員在場的情況下進行。
4、
3、 4加、減、改動員工檔案信息須經總辦主任審查同意方可進行。
第8篇 某腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
(一)干部檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是_黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借調查證明材料介紹信和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經主管部門同意,不得復制干部人事檔案材料;不允許把檔案內容抄在筆記本上,摘錄的材料要細致核對,經主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。
(二)干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數據庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和四統(tǒng)一管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護,確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。
7、未經批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。
(三)干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認可的材料,未經組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業(yè)干部,都應填寫干部履歷表,審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部人事檔案材料必須根據中組部的有關規(guī)定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監(jiān)墨水書寫的材料,必須經過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
(五)干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部自帶。
5、轉遞檔案必須填寫干部人事檔案轉遞通知單,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在干部人事檔案轉遞通知單的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
(六)干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現差錯,及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。
(七)干部人事檔案保管保密制度
1、嚴格按照《中華人民共和國國檔案法》、《中華人民共和國國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
(八)
送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內,主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯系。
第9篇 企業(yè)人事檔案管理制度
企業(yè)人事檔案管理制度范例3
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密?，F代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現某些損害之后,如發(fā)現材料變霉,發(fā)現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關燈關窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項:
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導,便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續(xù):首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事檔案部門按照有關規(guī)定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
第10篇 人事檔案管理的規(guī)章制度范文格式怎樣的
第一章 總 則
第一條 為了進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據《中華人民共和國國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
1、辭職或被辭職的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
4、自費出國留學人員的人事檔案;
5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
6、外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
7、其它流動人員人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循:“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數的人才流動服務就(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;
嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現在工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉遞等管理工作,人證做好與流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構,轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。
人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位。
人才流動服務機構發(fā)現轉來的檔案材料不齊全或不清楚,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。
對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接受。
第十條 人才流動服務機構接管人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續(xù)。
人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),與機關、國有企事業(yè)單位開具的轉檔手續(xù)具有相同的效力。
機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現在工作單位的聯系做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員認識檔案的內容。
收集的材料必須經過認真的鑒別。
需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。
在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員檔案應辦理審批手續(xù)。
查閱單位應申名查閱理由,管檔單位根據規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派中共黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。
對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵制的檔案柜;
經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;
檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理的現代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。
檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的 員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:
1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節(jié)的輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;
觸犯法律的,要依法追究責任。
第11篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。
第12篇 人事檔案管理制度細則范例
人事檔案是記述和反映人的經歷、學識水平及工作表現的專門案卷。公司人事檔案包括員工調入時原有的人事檔案和在集團工作期間的人事檔案及技術檔案三部分。員工人事檔案由集團人力資源部專人負責管理。
一、員工人事檔案調入集團規(guī)定
2000年1月1日以后被集團錄用的員工在與集團或各公司簽訂勞動合同后一個月內,經集團主管領導批準應將個人檔案調入集團,由集團統(tǒng)一管理。
員工人事檔案進入集團的工作程序是:
1、先由集團人力資源部出具《提檔介紹信》,員工持介紹信辦理檔案調動手續(xù)。
2、人事檔案進入集團時由人事業(yè)務主管負責接收。接收時接收人須檢查人事檔案是否封裝完整,凡不符合要求的人事檔案不予接收;對符合要求的人事檔案,交接雙方須在人事檔案交接簿上簽字、記時。至此,人事檔案正式進入集團,由人力資源部檔案管理人管理;
二、員工人事檔案保管及檔案內容
1、調入的人事檔案原則上保持原卷冊的封裝,不予以拆封,直接裝入集團專用人事檔案袋內進行統(tǒng)一編號保管;
2、需拆封的,::須經人力資源部主管領導批準;
3、拆封后的檔案及由于各種原因已經拆封的人事檔案,須由人力資源部檔案管理人進行整理,并編制材料目錄,簽字后一并裝入檔案袋內;
4、員工在公司工作期間,公司為每一名員工建立個人檔案。包括以下材料:
a)《員工調入審批表》、《勞動合同》、《內部調動通知單》、《調離集團審批表》;
b)《干部任免命令》、《關于獎懲的通報》、《干部及員工年度考評意見》;
c)《培訓費用審批表》、《培訓合同》、培訓及自費學習結業(yè)、畢業(yè)證書及出國相關手續(xù)的復印件;
d)公司工作期間加入或申請加入中國**黨、團組織及民主黨派的相關材料;
e)其他關于個人的重要資料。
上述檔案材料在員工調離集團時隨原有人事檔案一并轉出。
5、員工在公司工作期間,公司將這段時間個人檔案材料的內容摘要同時輸入集團計算機人事管理系統(tǒng)中。
6、人事檔案不得私自涂改、抽取或偽造,不得擅自處理或銷毀。整理、補充人事檔案時堅持二個在場和核查登記的原則。按規(guī)定需剔除的檔案材料,要進行登記,并經主管領導審批后進行。
7、集團人事檔案在檔案室中設專柜保管。人事檔案柜鑰匙由人事部專人掌管,人事檔案柜打開期間,集團人事業(yè)務主管必須始終在場。
三.檔案查閱
1、除人力資源部工作人員外,集團其他部門人員原則上不允許查閱人事檔案。
2、凡需查閱人事檔案者,均須填寫《查閱人事檔案審批表》,經主管人事領導審批后,到檔案室查閱。
3、查閱人事檔案時,人力資源部要按照《查閱人事檔案審批表》中注明的查閱項目和領導審批意見提供材料。凡表上未列項目,人力資源部不予提供。查閱期間,人事檔案管理人員必須在場。
4、外單位查閱人事檔案須由兩名_黨員干部持單位黨組織介紹信,并填寫《查閱人事檔案審批表》,在主管人事領導審批后,::在人力資源部主管領導及人力資源部檔案管理人員陪同下查閱相關資料。凡審批表上未列項目,人力資源部不予提供。
5、人事檔案一般不準外借,特殊情況需借出使用的,要經集團主管人事領導批準。檔案借出集團時,須以封條貼封。借用單位要注意保密、妥善保管,不得交無關人員翻閱和中途轉借他人。借檔單位用畢,按期退還,逾期不還者,需向檔案保管單位說明情況。如發(fā)生丟失、損壞,按《檔案法》追究責任。
6、所有人事檔案的查閱、調閱、借出事項,集團人力資源部需予以登記。
四.人事檔案調出公司規(guī)定
集團員工自離開公司之日起三個月內,人事檔案隨人事關系轉出公司。逾期未轉出公司者,公司有權將其人事檔案轉往市勞動服務公司或收取檔案保管費,并不對由此產生的任何后果負責。
第13篇 人事檔案管理的規(guī)章制度范文怎么寫
第一章 總 則
第一條 為了進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據《中華人民共和國國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
1、辭職或被辭職的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
4、自費出國留學人員的人事檔案;
5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
6、外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
7、其它流動人員人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循:“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數的人才流動服務就(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;
嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現在工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉遞等管理工作,人證做好與流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構,轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。
人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位。
人才流動服務機構發(fā)現轉來的檔案材料不齊全或不清楚,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。
對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接受。
第十條 人才流動服務機構接管人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續(xù)。
人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),與機關、國有企事業(yè)單位開具的轉檔手續(xù)具有相同的效力。
機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現在工作單位的聯系做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員認識檔案的內容。
收集的材料必須經過認真的鑒別。
需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。
在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員檔案應辦理審批手續(xù)。
查閱單位應申名查閱理由,管檔單位根據規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派中共黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。
對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵制的檔案柜;
經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;
檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理的現代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。
檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的 員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:
1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節(jié)的輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;
觸犯法律的,要依法追究責任。
第14篇 _醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數量充足的鐵質檔案柜。
2、配備必要的安全設施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設備和安全措施進行經常檢查,發(fā)現問題及時解決。
4、對干部檔案收進、移出、調閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現錯號、錯位要及時糾正;發(fā)現缺少,及時查找。
6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉遞。
4、登記干部職務的變動情況。
5、為有關部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。
7、調查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
8、推廣、應用干部檔案現代化管理技術。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關事項。
三、檔案管理人員崗位職責
1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
3、經常與有關部門聯系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內容。
4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領導同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。
6、嚴格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加強干部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。
8、完成領導交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內。
3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規(guī)定,經常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙,室內外嚴禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領導。
6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內檔案柜架要排列整齊,柜內案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據情況采取調節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加強干部檔案保護,搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經允許不得擅自進入庫房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名_黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。
5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝檔案內容。
6、查閱檔案在查閱室內進行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領導簽字,經主管部門負責人批準方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉借,更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、轉出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。
5、收到檔案的單位,經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞,干部調配、任免工作部門應將干部調入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯系制度。
第15篇 人事檔案管理制度怎么寫
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度 □ 目 的 第一,保守檔案機密?，F代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。 第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。 第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。 □ 人事檔案保管制度的基本內容 建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1) 材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。
(2) 檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對: ――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后: ――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。 ――發(fā)現某些損害之后,如發(fā)現材料變霉,發(fā)現了蟲蛀等。
⑶ 轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下: ①取出應轉走的檔案; ②在檔案底賬上注銷; ③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》; ④按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4) 保衛(wèi)保密制度。具體要求如下: ①對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。 ②庫房備有必要的防火、防潮器材。 ③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。 ④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 ⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。 ⑥離開時關燈關窗,鎖門。
(5) 統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項:①人事檔案的數量。②人事檔案材料收集補充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況。⑤利用情況。⑥庫房設備情況。⑦人事檔案工作人員情況。
二、 人事檔案利用制度 □ 目 的 第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。 第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。 □ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式:
(1) 設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導,便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2) 借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。
⑶ 出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3．人事檔案利用的手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1) 查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準。
(2) 外借手續(xù)。 首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。 其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。 再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。 然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。 最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
⑶ 出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ,需履行以下手續(xù):首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章 ;其次,人事檔案部門按照有關規(guī)定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
