- 目錄
有哪些
項(xiàng)目檔案管理制度是企業(yè)運(yùn)作中不可或缺的一部分，它涉及到項(xiàng)目的全生命周期管理，從立項(xiàng)到結(jié)束的每一個環(huán)節(jié)。一套完善的項(xiàng)目檔案管理制度應(yīng)包括以下幾個核心組成部分：
1. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：明確各類項(xiàng)目文檔的分類方式，確保文件有序存放，便于檢索。
2. 文件收集與整理：規(guī)定文件的收集時(shí)間、格式和內(nèi)容，以及整理流程。
3. 存儲與保管：設(shè)定文件的存儲方式、期限和備份策略，確保文件安全。
4. 訪問與借閱：明確員工訪問和借用項(xiàng)目檔案的權(quán)限和流程。
5. 更新與變更：規(guī)定文件的更新規(guī)則和版本控制，防止信息混亂。
6. 銷毀與歸檔：設(shè)定文件的銷毀標(biāo)準(zhǔn)和歸檔期限，保持檔案庫的整潔。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：每個項(xiàng)目設(shè)立獨(dú)立的檔案目錄，根據(jù)項(xiàng)目階段（如規(guī)劃、執(zhí)行、驗(yàn)收等）和文件類型（如報(bào)告、合同、會議紀(jì)要等）進(jìn)行細(xì)分。
2. 文件收集與整理：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督文件的生成與收集，確保所有重要文件在完成后24小時(shí)內(nèi)上傳至指定系統(tǒng)。文件需注明創(chuàng)建日期、作者和版本號。
3. 存儲與保管：電子文件存儲在企業(yè)云盤，設(shè)置權(quán)限控制；紙質(zhì)文件存放在防火、防潮的檔案柜中，并定期檢查。
4. 訪問與借閱：員工需通過內(nèi)部系統(tǒng)申請，經(jīng)部門主管審批后方可查閱或借出文件。借閱期限不超過7天，逾期未歸還者將受到相應(yīng)處罰。
5. 更新與變更：文件更新需注明變更內(nèi)容和日期，舊版本保留至少一個備份。重大變更需通知所有相關(guān)人員。
6. 銷毀與歸檔：項(xiàng)目結(jié)束后，非永久性文件在經(jīng)過一年的保留期后，由檔案管理部門進(jìn)行銷毀。重要文件則按法規(guī)要求歸檔保存。
上墻內(nèi)容
1. 項(xiàng)目檔案管理制度簡介：簡明扼要地闡述制度的目的和重要性，提醒員工遵守。
2. 文件分類示意圖：直觀展示各類文件的分類方法，方便員工理解和操作。
3. 檔案借閱流程圖：清晰描繪借閱步驟，使流程一目了然。
4. 注意事項(xiàng)：強(qiáng)調(diào)保密性、及時(shí)性等關(guān)鍵點(diǎn)，提醒員工在處理項(xiàng)目檔案時(shí)的注意事項(xiàng)。
通過以上措施，項(xiàng)目檔案管理制度能有效提升工作效率，保證信息的安全和準(zhǔn)確性，為企業(yè)的決策提供可靠依據(jù)。在執(zhí)行過程中，管理層需定期檢查制度執(zhí)行情況，適時(shí)調(diào)整和完善，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。鼓勵員工積極參與，共同維護(hù)良好的檔案管理環(huán)境。
項(xiàng)目檔案管理制度作用范文
第1篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案管理制度
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司項(xiàng)目檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為充分發(fā)揮_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個過程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。
第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 檔案的分類
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項(xiàng)目建議書及批復(fù);
2、可行性研究報(bào)告及批復(fù);
3、項(xiàng)目評估意見;
4、環(huán)境影響報(bào)告書(表);
5、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書;
6、選址意見書。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計(jì)文件
(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);
(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等;
(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算;
(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書。
3、施工準(zhǔn)備資料
(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條 施工技術(shù)文件資料
(一)開工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;
(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;
(三)圖紙會審紀(jì)要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測量記錄、驗(yàn)線記錄;
(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復(fù)核記錄;
(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;
(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評定表;
(二十四)竣工報(bào)告;
(二十五)交工驗(yàn)收材料;
(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;
(二十八)工程竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計(jì)。
第七條 竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點(diǎn)圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條 竣工測量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測量施測方案;
3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,
4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點(diǎn)的觀察手簿
2、光電測距記錄;
3、水準(zhǔn)觀測手簿;
4、平面、立面求算值的計(jì)算書;
5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。
(三)地形測量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖
;
2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測手簿及成果計(jì)算書。
第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;
(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報(bào)告;
(六)工程移交證書。
第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章 檔案的收集和歸檔
第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。
第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
第十七條 在整理檔案資料時(shí),遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作:
(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。
第四章 檔案的組卷和移交
第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。
第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。
第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。
第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。
第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。
第五章 附則
第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第2篇 投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定制度
投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定
為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項(xiàng)目”是指:
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。
第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營
性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類
投資項(xiàng)目文件資料的管理。
第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)
目本身作為目:
(一)全資投資項(xiàng)目類;
(二)合資合作投資項(xiàng)目類;
(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;
(四)境外投資項(xiàng)目類。
第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:
(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;
(二)給政府的請求報(bào)告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:
(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報(bào)告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:
(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請報(bào)告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;
(七)會計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;
(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報(bào)告;
(二)可行性研究報(bào)告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其
工作
,主動、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理
辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;
(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱
、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;
(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條項(xiàng)目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或
借用手續(xù);
(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委
會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后
,方
能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查
閱理由;
(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必須經(jīng)
執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職
,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。
第十一條由于建檔員的變動或機(jī)構(gòu)的改變等,項(xiàng)目檔案需要移交時(shí),須辦理交接手續(xù)
,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第3篇 投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定范本
投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定
為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項(xiàng)目”是指:
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。
第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營
性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類
投資項(xiàng)目文件資料的管理。
第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)
目本身作為目:
(一)全資投資項(xiàng)目類;
(二)合資合作投資項(xiàng)目類;
(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;
(四)境外投資項(xiàng)目類。
第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:
(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;
(二)給政府的請求報(bào)告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:
(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報(bào)告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:
(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請報(bào)告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;
(七)會計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;
(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報(bào)告;
(二)可行性研究報(bào)告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其
工作
,主動、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理
辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;
(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱
、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;
(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條項(xiàng)目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或
借用手續(xù);
(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委
會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后
,方
能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查
閱理由;
(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必須經(jīng)
執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職
,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。
第十一條由于建檔員的變動或機(jī)構(gòu)的改變等,項(xiàng)目檔案需要移交時(shí),須辦理交接手續(xù)
,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第4篇 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定辦法
水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定
法規(guī)名稱:水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定 水辦[2005]480號
法規(guī)類別:規(guī)范性文件
制定機(jī)關(guān):水利部
頒布日期:
實(shí)施日期:2005.12.10
修改日期:
法規(guī)內(nèi)容:
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目(以下簡稱水利工程)檔案管理工作,明確檔案管理職責(zé),規(guī)范檔案管理行為,充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范,結(jié)合水利工程的特點(diǎn),制定本規(guī)定。
第二條 水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中,明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé),健全制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開展。
第四條 本規(guī)定適用于大中型水利工程,其他水利工程可參照執(zhí)行。
第二章 檔案管理
第五條 水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量,并作出相應(yīng)的鑒定評語。
第六條 各級建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作。
第七條 項(xiàng)目法人對水利工程檔案工作負(fù)總責(zé),須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作,并應(yīng)加強(qiáng)對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人,應(yīng)設(shè)立檔案室,落實(shí)專職檔案人員;其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。
第八條 勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位,應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任,切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作;屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料,在完成收集、整理、審核工作后,應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。
第九條 工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人,須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料,進(jìn)行收集、整理、歸檔,如遇工作變動,須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。
第十條 水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān),凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的,不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級評定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的,項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。
第十一條 大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房,配備必要的檔案裝具和設(shè)備;其他建設(shè)項(xiàng)目,也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。
第十二條 項(xiàng)目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求,充分利用新技術(shù),開展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設(shè)與管理服務(wù)。
第十三條 項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》(附件1)。國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目,還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章 歸檔與移交要求
第十四條 水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。
第十五條 《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際,補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。
第十六條 水利工程檔案的歸檔工作,一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù),監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。
第十七條 水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t1182-2000)。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備,歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法》(gb/t10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊。
第十八條 竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋竣工圖章(附件4-1),有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖:
(一)按施工圖施工沒有變動的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;
(二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改,在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),加蓋并簽署竣工圖章;
(三)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變,或圖面變更超過1/3的,應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號,并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標(biāo)欄內(nèi)注明竣工階段和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署竣工圖確認(rèn)章(見附件4-2)。
第十九條 水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人,負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故,必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條 電子文件的整理、歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行。
第二十一條 項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要,確定不同文件材料的歸檔份數(shù),但應(yīng)滿足以下要求:
(一)項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個單位時(shí),應(yīng)異地保存1套);
(二)工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí),各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料;
(三)當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí),原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存,其他單位保存復(fù)制件;
(四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料(具體內(nèi)容參見附件3)。
第二十二條 工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級,并須填寫工程檔案交接單(見附件5)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實(shí)物,并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。
第二十三條 工程檔案的歸檔時(shí)間,可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔,也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作,應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)完成。
第四章 檔案驗(yàn)收
第二十四條 水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容,應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程,不得通過檔案驗(yàn)收;未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。
第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收,應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收,由水利部辦公廳檔案部門派員參加;流域機(jī)構(gòu)或省級水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收,由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加;其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收,由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。
第二十六條 大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行;正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。
第二十七條 水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前,項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢,確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后,可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告,并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請。
檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評價(jià)等內(nèi)容。
第二十八條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請后,可委托有關(guān)單位對其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評定,對具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目,應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí),可聘請相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。
第二十九條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下:
(一)聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告;
(二)聽取監(jiān)理單位對項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告;
(三)對驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評定的水利工程,還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見;
(四)查看現(xiàn)場(了解工程建設(shè)實(shí)際情況);
(五)根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模,抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8%,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%;抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上;
(六)驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評議;
(七)形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見,并向項(xiàng)目法人和所有會議代表反饋;
(八)驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見。
第三十條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)工程概況。
(二)工程檔案管理情況:
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量
3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評價(jià)
(三)存在問題及整改要求。
(四)驗(yàn)收結(jié)論。
(五)驗(yàn)收組成員簽字表。
第五章 附則
第三十一條 本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。
第三十二條 本規(guī)定自2005年12月10日起施行,原水利部制定的《水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號),同時(shí)廢止。
第5篇 某項(xiàng)目檔案信息管理制度
1項(xiàng)目部配置檔案信息員,由工程管理部技術(shù)員兼任,負(fù)責(zé)工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要?dú)w檔的資料,按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進(jìn)行整理,收集整理工程竣工資料,在項(xiàng)目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負(fù)責(zé)做好對內(nèi)信息傳達(dá)工作,并將內(nèi)部反饋意見及時(shí)上達(dá)。
5檔案信息員負(fù)責(zé)做好對外信息發(fā)布工作,對本單位及時(shí)報(bào)送《工程簡報(bào)》、《工程周報(bào)》、《質(zhì)量月報(bào)》、《安全月報(bào)》等報(bào)表,對業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部及時(shí)報(bào)送《工程月報(bào)》、《日報(bào)》等報(bào)表。
6及時(shí)聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件,對不合格文件及時(shí)退回,并要求提供合格文件。
第6篇 投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定范例
為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理辦法。第一條“投資項(xiàng)目”是指:(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項(xiàng)目文件資料的管理。第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)目本身作為目:(一)全資投資項(xiàng)目類;(二)合資合作投資項(xiàng)目類;(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;(四)境外投資項(xiàng)目類。第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;(二)給政府的請求報(bào)告和政府批文;(三)企業(yè)章程和董事會決議;(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);(五)資信證明或資金來源證明;(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;(三)給政府的申請報(bào)告和政府批文;(四)合資企業(yè)合同書;(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;(七)合資各方資信證明或資金來源證明;(八)各方(中方)主管單位意見;(九)合資各方委派的董事名單;(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請報(bào)告;(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;(七)會計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;(九)銀行開具的資信證明;(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;(十一)政府主管部門批文;(十二)工商局批文;(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報(bào)告;(二)可行性研究報(bào)告;(三)海外公司合同、章程;(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來源的書面審查材料;(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作,主動、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。第九條項(xiàng)目檔案的查閱(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;(三)外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后,方能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。第十一條由于建檔員的變動或機(jī)構(gòu)的改變等,項(xiàng)目檔案需要移交時(shí),須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第7篇 v項(xiàng)目檔案資料管理制度
以下是小編為大家整理收集的一份關(guān)于項(xiàng)目檔案的制度,僅供大家參考和閱讀。
項(xiàng)目檔案資料管理制度
第一條:項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。
第二條、項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任
1、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段
建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備,工藝和涉外文件:勘查、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計(jì)文件,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。
2、項(xiàng)目施工階段
項(xiàng)目實(shí)行總承包的。由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集,積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、審核,簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段
試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運(yùn)行中形成的文件:項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承擔(dān)項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,規(guī)入建設(shè)項(xiàng)目檔案。
2、項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時(shí)間
各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集:引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。
第五條、項(xiàng)目文件質(zhì)量要求
1、字跡清楚,圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。
3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計(jì)標(biāo)定質(zhì)量的要求。
4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。
項(xiàng)目文件的整理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)
第一條、項(xiàng)目文件的整理
1、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進(jìn)行整理。
2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)
、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理
3、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。
4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項(xiàng)目文件的組卷
1、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué),組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求。
2、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗(yàn)記錄、評定、驗(yàn)收排列。
3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
5、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
第四條、卷內(nèi)編目,裝訂必須符合規(guī)定要求,詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明。對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。
第六條、項(xiàng)目文件的歸檔
1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后,將經(jīng)整理,編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。
2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn),歸檔可按階段分期進(jìn)行,也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程;真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工的實(shí)際情況,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。
4、勘查、設(shè)計(jì)、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。
5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集,編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。
第八條、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間
1、除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。即:在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
2、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱設(shè)備驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交)。
3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔(一周內(nèi))。
5、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
5.1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
5.2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時(shí)留在部門或個人手中的文件材料;
5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;
5.4、其他臨時(shí)活動形成的文件材料。
項(xiàng)目檔案的整理與移交標(biāo)準(zhǔn)
第一條、項(xiàng)目檔案的整理
全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織,其內(nèi)容包括:
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號規(guī)則以及項(xiàng)目的實(shí)際情況,設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號體系。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類,下設(shè)屬類。
2、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號體系對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號的,建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及建立單位)可用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號。
3、對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目,并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格
第二條、項(xiàng)目檔案的移交
1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求,在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi),向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機(jī)組的項(xiàng)目,應(yīng)在每期或每機(jī)組正是通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。
2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù),明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等,并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù):建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗(yàn)收以后,在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目。建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。
第8篇 某寫字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程
寫字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程
一、目的:
為了進(jìn)一步加強(qiáng)部門檔案管理,促進(jìn)部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè),特制訂本規(guī)定。
二、規(guī)程主要內(nèi)容:
(一)部門均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人,按專人管理,人人參與的原則,建立和實(shí)施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程(責(zé)任人變動時(shí),必須進(jìn)行清點(diǎn)移交手續(xù))。
(二)明確檔案分一級、二級、三級的分類管理。
1、一級范圍:各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計(jì)劃等等重要文件資料。
2、二級范圍:公用書籍、辦公用品、用具;制服;工具等。
3、三級范圍:日常各項(xiàng)記錄本;點(diǎn)檢表;巡查表;普通函件、文字資料等。
(三)上述內(nèi)容均指部門共享的檔案,與個人辦公用的其它資料區(qū)別分開。
(四)檔案柜應(yīng)在柜面標(biāo)明部門科室、編號等分組別類。
(五)各柜內(nèi)應(yīng)附有檔案目錄,文件夾(盒)等應(yīng)統(tǒng)一方法標(biāo)明文件內(nèi)容,與目錄對應(yīng)。
(六)檔案管理責(zé)任人要按照檔案保管一覽表,每年進(jìn)行二次以上的全面清理、整理。
(七)檔案資料管理應(yīng)注意防潮、防霉、防蟲、反腐除銹等防護(hù)工作。
(八)檔案的借閱、復(fù)印等必須經(jīng)理(或科長)以上及批準(zhǔn)方可辦理。
三、本規(guī)程自二0一_年一月一日起實(shí)施。
第9篇 商住項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)范
商住項(xiàng)目檔案資料的管理
資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權(quán)意識的日益覺醒,對物業(yè)資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。
_發(fā)商移交的原始資料的管理
樓宇交接時(shí),開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗(yàn)收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設(shè)備安裝圖紙、說明書、供應(yīng)商資料。
_業(yè)主入住的原始登記資料的管理
業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎(chǔ)的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時(shí),一次性收集完整。主要資料如下:1、房產(chǎn)證、購房合同復(fù)印件;2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復(fù)印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約,消防安全責(zé)任書;5、租戶變更情況登記表。
_業(yè)主、用戶裝修資料的管理
業(yè)主、用戶在辦理裝修時(shí),管理處對裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時(shí),一定要細(xì)致、嚴(yán)格,為今后的日常管理工作奠定基礎(chǔ)。裝修資料的管理主要分為如下內(nèi)容:1、消防審批報(bào)告;2、裝修圖紙;3、消防驗(yàn)收報(bào)告;4、裝修施工單位資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗(yàn)收報(bào)告;8、二次裝修申報(bào)手續(xù)、消防驗(yàn)收報(bào)告。
_管理處日常記錄文件的管理
日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作,也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內(nèi)容,如:綠化、清潔、設(shè)備維護(hù)、公共設(shè)施維護(hù)、安防巡查等等。值班記錄包含各責(zé)任部門的值班情況登記,如:機(jī)房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對外包項(xiàng)目,盡管我們只是進(jìn)行月評價(jià),但為了監(jiān)督日常的服務(wù)質(zhì)量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業(yè)主投訴進(jìn)行分類,及時(shí)處理并將處理結(jié)果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內(nèi)容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項(xiàng)目的評價(jià)記錄;4、業(yè)主投訴情況記錄;5、突發(fā)事件記錄及處理情況。
_財(cái)務(wù)資料管理
物業(yè)公司的核心是提供服務(wù)和贏得利潤,在做好服務(wù)的同時(shí),加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,收取應(yīng)收費(fèi)用,降低管理成本也是相當(dāng)重要的。因此在財(cái)務(wù)資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財(cái)務(wù)管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費(fèi)的交繳資料;2、固定資產(chǎn)的登記管理資料;3、外包單位按合同付費(fèi)記錄資料;4、有償服務(wù)收費(fèi)記錄資料。
_業(yè)主、用戶往來函件的管理
業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進(jìn)行交往的原始記錄文件,對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄,特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復(fù)函。
_業(yè)主委員會資料管理
對已經(jīng)成立業(yè)主委員會的管理處,要將業(yè)主委員會的相關(guān)資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會會議紀(jì)要,留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會選舉資料;2、業(yè)主委員會會議資料;3、業(yè)主委員會委員個人登記資料;4、社區(qū)文化活動記錄資料及圖片。
_上級主管部門、公司內(nèi)部請示、匯報(bào)文件的管理
給上級主管部門、公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門的請示、匯報(bào)文件,做好登記、記錄,對請示文件中領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行登記,安排人員落實(shí),并做到及時(shí)檢查落實(shí)情況。1、給上級主管部門的請示;2、給公司領(lǐng)導(dǎo)的請示;3、給公司相關(guān)部門的報(bào)告;4、與公司相關(guān)部門的往來函件。
_管理處員工人事資料的管理
對員工人事資料的管理,可以為管理處日?？荚u、年終評比提供依據(jù),同時(shí)也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日常考評記錄;3、員工獎懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓(xùn)的記錄。
_公司文件、管理制度的收集管理
為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態(tài),貫徹公司的經(jīng)營方針、目標(biāo),對公司下發(fā)的文件要求相關(guān)人員要傳閱、學(xué)習(xí),并進(jìn)行登記。1、公司編號公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關(guān)專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。
_業(yè)管理相關(guān)資料的收集管理
為及時(shí)掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動態(tài)、法律法規(guī),注意收集相關(guān)資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報(bào)紙、雜志相關(guān)案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關(guān)報(bào)道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主、租戶的相關(guān)報(bào)道資料。
第10篇 辦公住宅項(xiàng)目檔案建立和管理規(guī)范
辦公+住宅項(xiàng)目檔案的建立和管理
一、檔案的建立
設(shè)立資料室、負(fù)責(zé)檔案建立和管理,配備專門的檔案專業(yè)管理人員,從接管開始,建立各類檔案,采取電腦化管理。
1、系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、電腦化管理,制訂一系列管理制度。
2、建檔流程:收集-整理-歸類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。
3、各部門廣泛收集,資料室集中管理。
4、分類明確,針對不同的檔案性質(zhì),采用有不同的建檔和管檔方法,本公司將檔案分成五類由專職人員進(jìn)行管理,并將檔案管理列為我公司質(zhì)量體系的一個重要部分。
二、檔案管理
本公司檔案管理體系按照iso9000質(zhì)量認(rèn)證體系標(biāo)準(zhǔn),把它濃縮為:
(一)辦公室、人事檔案管理;
1、辦公室檔案由資料員進(jìn)行分類編號、整理、保管。
2、有關(guān)行政機(jī)關(guān),公司上層有關(guān)文件及會議紀(jì)要均屬辦公室檔案文件。
3、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件入檔必須與領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4、所有人事檔案按照編號由資料員管理,并將個人所有資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業(yè)其檔案銷毀。
(二)質(zhì)量體系文件檔案管理;
1、公司本部iso9000質(zhì)量體系文件的管理由管理處專人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理。
2、所有質(zhì)量體系文件的編號、審批、發(fā)放、更改、作廢均應(yīng)有日期和負(fù)責(zé)人,批準(zhǔn)人及文件現(xiàn)狀態(tài)的記錄。
3、所有質(zhì)量體系文件均有規(guī)定的編號、易懂、易查、易察。
4、《文件清單》、《發(fā)放記錄》、《更改申請表》、《更改領(lǐng)取表》均應(yīng)填寫標(biāo)準(zhǔn)、明了。
(三)工程檔案管理;
1、從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風(fēng)排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進(jìn)行編號,檔案由專人儲存于專柜中保管。
2、所有工程類國家標(biāo)準(zhǔn)均勻進(jìn)行統(tǒng)一編號并附上受控負(fù)責(zé)人由專人保管于專柜中。
3、所有工程資料均應(yīng)規(guī)定保存期限,并建立銷毀檔案制度。
(四)財(cái)務(wù)檔案管理;
1、每年形成的會計(jì)檔案,都由財(cái)務(wù)會計(jì)按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊。
2、保存的會計(jì)檔案向外單位提供利用時(shí),須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并應(yīng)限期歸還。
3、會計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)特點(diǎn)分永久、定期二類。
4、會計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí),應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,審查并編造會計(jì)檔案,銷毀設(shè)冊。
(五)住戶檔案管理;
1、所有業(yè)主資料如購房合同(含產(chǎn)權(quán)證)復(fù)印件、租戶合同復(fù)印件、房屋驗(yàn)收清單及業(yè)主、業(yè)主有關(guān)資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話)均應(yīng)按單元由資料員編號妥善保存并輸入電腦。
2、業(yè)主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。
3、業(yè)主資料根據(jù)一定期限銷毀,保存軟盤。
(六)所有檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保安制度,不得隨意堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄露。
(七)所有可輸入電腦的檔案均應(yīng)輸入電腦,保存軟盤。
(八)所有檔案的借閱均應(yīng)通過資料保管員(有必要時(shí)應(yīng)有負(fù)責(zé)人許可同意)并進(jìn)行登記簽字。
(九)所有檔案保管環(huán)境要求干燥、通風(fēng)、如有遺失,應(yīng)通知有關(guān)人員負(fù)責(zé)。
第11篇 物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度
物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過時(shí)收回。
7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:
1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。
2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗(yàn)收合格文件。
3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。
6)單元驗(yàn)收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。
5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。
2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報(bào)告。
2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報(bào)告。
4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。
3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、儲存方法?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
第12篇 物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度（3）
物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度(三)
檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分,應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進(jìn)行。
1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理,并指派專人負(fù)責(zé);
2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記,文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔,其他人員不得擅自處理;
3.對性質(zhì)不同的文件,實(shí)行分類立卷保管,以便日后查找;
4.對于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案,未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密,定期檢查所有文件;
6.對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作,嚴(yán)禁向廢品回收站出售。
第13篇 項(xiàng)目檔案管理崗位工作職責(zé)范本
項(xiàng)目檔案管理崗位工作職責(zé)(本崗位可由物業(yè)服務(wù)值班室兼任)
直接上級:項(xiàng)目經(jīng)理
監(jiān)督上級:項(xiàng)目副經(jīng)理
公司辦公室、綜合管理部
1、在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)項(xiàng)目部所有檔案分類、管理工作,負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目工程備用檔案的定期檢查、核對工作。
2、負(fù)責(zé)對客戶服務(wù)部建立業(yè)主檔案的監(jiān)督檢查工作,負(fù)責(zé)配合保安部完成本項(xiàng)目安保檔案的建立及定期檢查管理工作。
3、負(fù)責(zé)對借閱檔案申請的審核、登記工作;負(fù)責(zé)對歸還檔案的清點(diǎn)、核對工作。
4、嚴(yán)格遵守公司檔案保密規(guī)定,未經(jīng)本項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn),不得向任何人和單位泄露任何檔案管理信息。
5、完成本項(xiàng)目部(副)經(jīng)理下達(dá)的其他工作。
第14篇 s物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度
物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立:
收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房登記表等。
1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求:
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
第15篇 投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定制度
為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項(xiàng)目”是指:(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程; (二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項(xiàng)目文件資料的管理。第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)目本身作為目: (一)全資投資項(xiàng)目類; (二)合資合作投資項(xiàng)目類; (三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類; (四)境外投資項(xiàng)目類。第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是: (一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告; (二)給政府的請求報(bào)告和政府批文; (三)企業(yè)章程和董事會決議; (四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù); (五)資信證明或資金來源證明; (六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料; (七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料; (八)歷年經(jīng)營業(yè)績。第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是: (一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告; (二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文; (三)給政府的申請報(bào)告和政府批文; (四)合資企業(yè)合同書; (五)合資企業(yè)章程和董事會決議; (六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書; (七)合資各方資信證明或資金來源證明; (八)各方(中方)主管單位意見; (九)合資各方委派的董事名單; (十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單; (十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照; (十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料; (十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料; (十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是: (一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請報(bào)告; (二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程; (三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書; (四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文; (五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件; (六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書; (七)會計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告; (八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件; (九)銀行開具的資信證明; (十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況; (十一)政府主管部門批文; (十二)工商局批文; (十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐? (十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙? (十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件; (十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料; (十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是: (一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報(bào)告; (二)可行性研究報(bào)告; (三)海外公司合同、章程; (四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書; (五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績; (六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來源的書面審查材料; (七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函; (八)政府主管部門同意成立海外公司的批文; (九)海外公司在投資國的注冊登記證明; (十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管 (一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作,主動、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室,并保留二套完整復(fù)印件; (二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可; (三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔; (四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。第九條項(xiàng)目檔案的查閱 (一)總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù); (二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;(三)外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后,方能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由; (四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還; (五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。第十一條由于建檔員的變動或機(jī)構(gòu)的改變等,項(xiàng)目檔案需要移交時(shí),須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
