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資料管理制度(范文
第1篇 房地產(chǎn)工程管理部資料管理員崗位職責(zé)
房地產(chǎn)公司工程管理部資料管理員崗位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)按照檔案管理的有關(guān)要求,建立完善資料管理制度;
2.根據(jù)公司工程管理要求,列出必須歸檔的資料、圖紙、文件清單,并加以管理;
3.按照資料管理的要求,負(fù)責(zé)文件收發(fā)和登記,以及工程資料的收集整理,按項目分類登記、存檔、移交;
4.按照《工程圖紙借閱管理辦法》要求,對工程圖紙進行管理;
5.按照檔案管理的要求,負(fù)責(zé)資料室技術(shù)資料、圖紙、文件的歸檔整理;
6.負(fù)責(zé)資料室圖書資料的借閱管理,并對借出文件、資料負(fù)責(zé)跟蹤和收回;
7.負(fù)責(zé)跟蹤有關(guān)文件的審核流程,包括現(xiàn)場簽證、設(shè)計變更等其他需要經(jīng)過多個部門或人員審閱的文件;
8.負(fù)責(zé)對離職或崗位調(diào)整的員工借閱資料歸還的清查工作,并簽署清查意見,上報部門經(jīng)理。
9.負(fù)責(zé)對必須歸檔的重要資料的收集和存檔;
10.負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的其他工作。
第2篇 房地產(chǎn)案場資料檔案管理辦法
案場資料檔案管理辦法
1.案場資料按其保密性分為三個類別:
a類為內(nèi)部機密資料:包括銷控、日報、周報、月報、售足簽退文件夾、已購、未購表等,可閱范圍為案場經(jīng)理,銷售主管;
b類為內(nèi)部資料:可閱范圍為案場內(nèi)工作人員。
c類為一般性資料。
2.未經(jīng)允許,案場人員不得翻閱公司內(nèi)部資料(包括公司書籍、培訓(xùn)資料)或復(fù)印、外泄內(nèi)部資料。
3.個人銷售夾需隨身攜帶,外出時應(yīng)把銷售夾收好,不得出現(xiàn)銷售桌無人而放有銷售夾的情況。
4.不得隨意將銷售夾或銷售夾內(nèi)資料帶出售樓處,以免造成資料外泄。
5.銷售夾內(nèi)的資料要封好,不給客戶隨意抽取的機會。
第3篇 某樓盤資料管理制度
樓盤資料管理制度
1、公開宣傳資料:包括樓書、折頁、戶型單頁、報價單、付款方式、宣傳資料、宣傳雜志等。該類資料銷售主管管理,控制用量,保留一定的底線量,當(dāng)資料用到保留底線時由申領(lǐng),主管應(yīng)隨時檢查擺放資料是否應(yīng)增加。對于樓盤資料也應(yīng)保留一份存檔,以備查閱。
2、銷售資料:包括《銷售員簽到表》、《客戶登記表》、《客戶登記總表》、《尾數(shù)紙》、《樓宇買賣確認(rèn)書》、《變更通知單》、《入伙通知單》、《客戶檔案登記表》、《物業(yè)推薦表》、交款通知單、銷控表等。該類資料由主管統(tǒng)一向部門內(nèi)勤領(lǐng)用。管理及控制用量,與樓盤資料管理方向基本相同。
銷售員對該類資料使用方法:
客戶登記表--銷售員應(yīng)詳細(xì)填寫每一項內(nèi)容,并做好跟進記錄。于當(dāng)日填寫《客戶登記總表》,由主管存檔并輸入電腦。
物業(yè)推薦表--在向客戶推薦物業(yè)時填寫,計算必須核對是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導(dǎo)客戶。
尾數(shù)紙--銷售員需在上面注明補定時間,將客戶聯(lián)給客戶,原件于當(dāng)日上交主管。
認(rèn)購書--銷售員將客戶聯(lián)交給客戶,復(fù)印一份自己保存,將原件于當(dāng)日交主管。
購房須知--簽訂認(rèn)購書后附送。
業(yè)主檔案表、客戶身份證復(fù)印件--必須附在尾數(shù)紙或認(rèn)購書后同時上交。
成交卡--銷售員每成交一套填寫一份,附在認(rèn)購書后同時上交。
繳款通知單--客戶付款時,由銷售員開具繳款通知單(一式二聯(lián)),財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),業(yè)務(wù)聯(lián)交主管。
收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財務(wù)自行保管,特殊情況由現(xiàn)場主管負(fù)責(zé)管理。
變更通知單--變更房號、業(yè)主名、付款方式、折扣點、價格等都必須填寫變更通知單(一式二聯(lián)),銷售主管簽字后將財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),把業(yè)務(wù)聯(lián)附在認(rèn)購書后存檔。
買賣合同及按揭合同--詳見公司規(guī)定。
入伙通知書--銷售員在填寫入伙通知書之前,應(yīng)先核實業(yè)主是否付清款,簽署買賣合同、按揭合同等。填寫后,經(jīng)財務(wù)審核簽字,才能交給客戶。
3、樓盤檔案資料
(1)已簽定的客戶登記表、尾數(shù)紙、認(rèn)購書、變更表、客戶身份證復(fù)印件、客戶檔案:每日由主管審核并存檔。
(2)客戶付款情況表:每日由主管及時登錄。
(3)合同登記情況表:由主管負(fù)責(zé)登記,客戶領(lǐng)取時在登記表上簽字。
(4)下月應(yīng)收款清單及需簽合同、辦理按揭清單:由主管在月初與財務(wù)查核后制定,由主管及時通知業(yè)務(wù)員。
(5)客戶投訴表、客戶反映情況表:由客戶自己填寫或業(yè)務(wù)員指導(dǎo)客戶填寫,處理完畢后及時反饋客戶,并交由主管存檔,在《投訴情況統(tǒng)計表》上登記。
(6)業(yè)主函:寄送的業(yè)主函由協(xié)助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。
(7)業(yè)務(wù)員簽到及接待順序表:由主管存檔。
4、其他資料,包括樓盤相關(guān)文件(如預(yù)售證、建筑平面圖、面積測繪報告、竣工驗收報告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報告、總結(jié)等)、周邊樓盤資料等。此類資料由分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過主管同意并登記,要如期歸還。
本規(guī)定自二○一二年九月十五日起執(zhí)行。
第4篇 房地產(chǎn)企業(yè)辦公設(shè)備辦公用品圖書資料管理辦法
房地產(chǎn)企業(yè)辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料管理辦法
公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的管理,本著勤儉節(jié)約、合理安排、有效使用的原則,特制定本管理辦法。
1、辦公室負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的統(tǒng)一管理工作,各部門根據(jù)工作需要提出計劃及請示,獲得批準(zhǔn)后,由辦公室統(tǒng)一購置,專業(yè)用品與圖書資料由提出部門自行購置,交公司辦公室管理。
2、辦公設(shè)備管理范圍:計算機及附屬設(shè)備;復(fù)印機、傳真機、碎紙機等文件處理設(shè)備;電話、手機等通訊設(shè)備;錄音、錄像、照相器材及附屬設(shè)備;辦公桌椅及其它辦公設(shè)備。
3、辦公用品管理范圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會議及特殊活動需用的物品。
4、公司圖書、資料管理范圍:與公司發(fā)展有關(guān)的各類書籍、專業(yè)書籍、報刊文獻集重要信函、請示材料批件和圖紙資料等。
5、日常辦公用品的購置由辦公室按計劃定期購辦。辦公設(shè)備與圖書資料的購置由各部門提出申請,經(jīng)辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào),提出擬辦意見,報公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后方可購置。
6、辦公室為各部門設(shè)立辦公設(shè)備及辦公用品領(lǐng)用臺帳,由部門設(shè)專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取并保管,領(lǐng)取時辦理登記手續(xù)。
7、公司圖書資料由辦公室專人負(fù)責(zé)登記保管,各部門人員需借閱時到公司辦公室辦理借閱手續(xù);部分業(yè)務(wù)書籍及圖紙資料可由業(yè)務(wù)部門派專人自行登記保管。
8、公司每位員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備、辦公用品要合理使用并妥善保管、維護。
9、凡員工調(diào)出或離開公司時,須將其所領(lǐng)用的價值較高的辦公用品如計算器、訂書機、u盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉(zhuǎn)交他人保管或使用。
10、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第5篇 房地產(chǎn)公司銷售部資料管理辦法
房地產(chǎn)開發(fā)公司銷售部資料管理
一.資料內(nèi)容
文字部份:
1.送董事會資料。
2.公司下發(fā)文件。落款為__公司、董事會的通知、通告、指示、決定、決議等。
3.會議紀(jì)要。
4.內(nèi)部資料。包括一般資料和重要資料(需長期保存)。
5.送其他部門資料,主要指部門銜接函。
6.其他部門送本部門資料。銜接函、落款為__部的通知、通報、決定等。
7.策劃部送行業(yè)信息。包括:策劃部送來的《簡報》、其他樓盤信息等。
8.活動方案。包括公司內(nèi)部及對外舉辦的各種活動細(xì)則,實施方案,請柬,門票樣本等。
9.報刊雜志信息。分相關(guān)行業(yè)信息、廣告信息等。
10.法律方面資料。主要指法律顧問的意見書、信函。
11.各項目售前資料。包括國土出讓協(xié)議復(fù)印件、預(yù)售許可證復(fù)印件、固定資產(chǎn)投資許可證復(fù)印件、建設(shè)工程許可證復(fù)印件、建設(shè)規(guī)劃許可證復(fù)印件、項目總平圖、戶型圖、鋪面平面圖、售樓資料、住宅和鋪面價目表。
12.各項目運行中資料。包括合同書、預(yù)定單、工程變更單、退房申請單及批復(fù)、按揭資料、客戶檔案。
13.各項目售后資料。主要指物管公司送來的,如客戶住宅電話等資料。
14.銷售代表檔案。包括入司時間、生日時間、獎罰情況。
15.各項目《銷售日報表》。
16.每天各銷售代表的《工作日志》及每周、每月匯總。
電腦部份:
1.銷售資料。主要指商品房銷售一覽表、合同摘要,營業(yè)用房合同摘要,車庫購銷情況,已售房、余房信息。
2.工作日志。
3.客戶檔案。
4.銷售代表檔案。
二.資料的管理。
銷售助理負(fù)責(zé)本部門的資料管理工作,主管進行監(jiān)督和督促。
銷售助理作為資料的管理人,應(yīng)及時做好資料的收集、整理、歸檔,確保資料的完整、正確和安全。
1.文字資料。
報董事會資料。注明所上報的具體董事、時間。
公司下發(fā)文件。在收文的次日早會宣讀,會后存檔。
《銷售日報表》。由經(jīng)辦的銷售主管當(dāng)日詳細(xì)填寫,銷售助理每天早會檢查,會上匯總(包括當(dāng)日匯總、截止當(dāng)日匯總),經(jīng)理會后檢查。一本填完后存檔。
《工作日志》。由各銷售代表每天下班前完成,主管助理當(dāng)日匯總,分項目銷售時間存檔。
合同書的管理。詳見《預(yù)定單合同的管理》。
預(yù)定單的管理。詳見《預(yù)定單合同的管理》。
工程變更單的管理。銷售部保留的工程變更單應(yīng)分項目長期保存。
項目售前資料。長期保存。
項目售后資料。長期保存。
注意事項:1.每份資料編寫目錄,建立借閱簽字制。如造成售樓資料遺失,須原樣彌補,并罰款200元,如造成其他資料的遺失,須承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟及法律責(zé)任并罰款200元。
2.大部分文字資料需長期保存,有些資料需永久保存,這些資料主要是指與客戶簽署的易引起爭議的書面資料,如a、客戶的更名、轉(zhuǎn)讓資料(見《更名、轉(zhuǎn)讓手續(xù)的辦理》);b、優(yōu)惠客戶的情況說明;c、公司對客戶的賠償資料(含時間、原因、客戶姓名、購房位置、賠償結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)簽字、經(jīng)辦人簽字、客戶獲賠后的聲明);d、退房資料(見《退房手續(xù)的辦理》)。
二.電腦部分。
主管機要加密,除經(jīng)理、主管、主管助理以外的人員使用需征得主管以上一級領(lǐng)導(dǎo)同意。
涉及保密的郵件要打印出來后妥善管理,郵件刪除。
合同及預(yù)定(退款)單的管理
一.填寫
1.由經(jīng)辦的銷售代表填寫,如該經(jīng)辦人員不在,由主管或經(jīng)理安排人員填寫,該被安排的工作人員有義務(wù)保質(zhì)、保量地完成,否則將作為責(zé)任人受到處罰。
2.字跡要工整、清楚,使用黑色鋼筆或簽字筆。如有修改,使用涂改液或刀片后再填寫。如發(fā)現(xiàn)字跡潦草、模糊者,用筆不合要求者,一份罰款50元。
3.合同內(nèi)容的填寫。
a.合同包括:主合同、補充協(xié)議、物管協(xié)議。
b.嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的單價、付款時間、既定的條款,如出現(xiàn)金額的優(yōu)惠,合同條款的修改,補充條款的增加等被視作特殊合同,按照評審要求進行合同評審,
c.合同金額四舍五入保留到元,并保證分項金額之和等于總金額,單價乘以面積等于總價。
合同中須注明定金金額,定金統(tǒng)一為壹萬元。
大寫金額處有數(shù)據(jù)前的零可用/代替,數(shù)據(jù)中的零不得簡寫。
d.填寫不得有空白欄,無內(nèi)容填寫應(yīng)用/劃去,否則造成后果者自行承擔(dān)一切后果。
合同上一定要留有客戶的身份證號、通訊電話、通訊地址。
4.合同簽寫的程序。包括從書寫到交由主管助理管理。
合同書分格式化合同與特殊合同,格式化合同由經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表,后需另外一位銷售代表、銷售主管復(fù)核簽字,復(fù)核內(nèi)容包括合同書是否各文本都簽寫了及其中的每一條、每一款及確保正確性和未經(jīng)過任意修改。特殊合同要進行單獨合同評審,是否有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可,之后再交給客戶去辦理交款等以后的手續(xù)。
合同一式份,客戶、公司財務(wù)、銷售各一份,銷售保留的一份由主管、經(jīng)理核查后交開發(fā)公司管理,核查的內(nèi)容同上。
不規(guī)范合同的責(zé)任三方除查出問題的人以外均將受到50元-1000元的處罰,并承擔(dān)由此造成的一切后果,公司不承擔(dān)由于工作人員原因造成的任何損失。
5.預(yù)定單內(nèi)容的填寫。
嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的單價、預(yù)定截止期限(從簽預(yù)定單次日起3天),如有調(diào)整視作特殊預(yù)定單,單價的優(yōu)惠由經(jīng)理以上一級領(lǐng)導(dǎo)簽字,預(yù)定截止日期的延長由主管以上一級領(lǐng)導(dǎo)簽字,否則將視情況給責(zé)任人以處罰。
填寫不得有空白欄,無內(nèi)容填寫應(yīng)用/劃去,否則造成后果者自行承擔(dān)一切后果。
單上一定要留有客戶的通訊電話、通訊地址
特別注意單價與付款方式的對應(yīng)一致,否則自行承擔(dān)一切后果。
6.預(yù)定單簽寫的程序。
1)填寫電腦確認(rèn)單,寫明預(yù)定單號、客戶姓名、房屋位置、型號、定房日期及銷售代表姓名,將此單交至經(jīng)理處進行電腦輸入,確認(rèn)無誤;
2)填寫房屋預(yù)定單,由另外一位銷售代表進行復(fù)核,客戶簽字后交至經(jīng)理處簽字確認(rèn);
3)帶客戶到財務(wù)部進
行交款,加蓋經(jīng)濟合同章;
4)將預(yù)定單的第一聯(lián)(白色)交至經(jīng)理處進行存檔,第二聯(lián)交給客戶,第三聯(lián)交給財務(wù)。
簽預(yù)定單須交納_____元以上的預(yù)定金。
7.退房程序
1.)定金:由客戶打電話說明要退房,且定金可不予退還者,由銷售代表填寫情況說明,寫明客戶姓名、定房位置,定房時間及退房原因,交至經(jīng)理處進行存檔。(此種情況大多為已過預(yù)留截止日期者)
2.)退房且退定金:由于公司及其他原因造成客戶要求退房的:
a.預(yù)定退房:收回客戶的預(yù)定單,經(jīng)理簽字后由相應(yīng)銷售員帶客戶到財務(wù)部退款,退款后將預(yù)定單交至銷售經(jīng)理(財務(wù)部)處進行存檔;
b.合同退房:收回客戶的合同、業(yè)主卡等,要求客戶填寫《退房申請單》,交由財務(wù)核算應(yīng)退金額并簽字確認(rèn),銷售主管簽字確認(rèn),金額在5萬元以上者由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn),之后由財務(wù)部與客戶約定時間進行退款,退款后將《退房申請單》原件交至財務(wù)部,復(fù)印件交至銷售助理處進行存檔。
二.合同管理。此工作由經(jīng)理助理承擔(dān),經(jīng)理進行監(jiān)督。
1.合同的管理。
時間:從客戶簽合同開始到移交給實業(yè)公司之前。
內(nèi)容:分項目、分住宅和鋪面;建立借閱簽字制。
注意事項:應(yīng)作為機密資料保存,不得遺失,不得將信息告訴他人;除公司領(lǐng)導(dǎo)、銷售經(jīng)理、合同經(jīng)辦人員以外,其他人員查看合同須經(jīng)主管同意,借閱須簽字。
2.預(yù)定單的管理。
時間:從客戶簽單開始須長期保存,該預(yù)定單無論是有效的、作廢的、過期的都需長期保存,以備查。
內(nèi)容:分項目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。
三.關(guān)于合同評審
1.格式化合同
a.定義:對開盤前的合同進行統(tǒng)一內(nèi)容的擬訂,在經(jīng)過合同評審后,即成為格式化合同。
b.合同評審程序:銷售部擬訂內(nèi)容--填寫合同評審表格--有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字--管理者代表簽字--總經(jīng)理簽字
c.簽定此類合同時,須經(jīng)過銷售部內(nèi)部審核過程:銷售代表與客戶簽定合同--經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表并簽字確認(rèn)--復(fù)核銷售代表簽字--銷售主管簽字確認(rèn)--銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)客戶簽字--蓋經(jīng)濟合同章。
d.對于復(fù)核人員應(yīng)確認(rèn)客戶在現(xiàn)場,對于條款未進行任意修改和增加,如在未修改的前提下增加了條款,確認(rèn)此條款屬客戶對于公司的約束還是屬公司對客戶的約束,如是前者,則應(yīng)進行特殊合同的評審,如屬后者,則應(yīng)在增加條款上進行蓋章確認(rèn)后進行內(nèi)部審核(此類增加內(nèi)容應(yīng)首先由銷售主管在審核表上進行書面確認(rèn)后填寫)。
2.特殊合同:
a.定義:對格式化合同內(nèi)容進行了改變(增加或刪除,其中增加條款屬客戶對公司的約束類),即稱其為特殊合同。
b.評審程序:銷售代表填寫合同評審表格(詳細(xì)填寫合同變更的內(nèi)容)--有關(guān)部門進行評審--法律顧問進行評審--管理者代表進行評審--銷售總監(jiān)、總經(jīng)理進行評審
c.對于最終評審結(jié)果與客戶達成一致后,客戶進行合同的簽字確認(rèn),蓋經(jīng)濟合同章。
d.若公司對此評審程序有改變,按改變后的程序另行執(zhí)行。
第6篇 學(xué)校印章保密資料安全管理制度
學(xué)校印章和保密資料安全管理制度
1.學(xué)校黨政公章、各部門的公章、財務(wù)專用章、合同專用章都應(yīng)有專人保管、啟用,嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)使用制度。(黨政公章由政工員管理,部門公章由處室主任管理,財務(wù)專用章、合同專用章由總務(wù)主任管理)
2.任何部門的公章,未經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得帶離辦公室或借給他人使用。
3.保管人員要妥善保管好印章,掌握使用原則,不得隨便為他人加蓋公章。
4.所有保密文件、資料都必須經(jīng)學(xué)校辦公室保密員登記后方可使用,并按指定對象閱辦,不得私下橫傳。
5.使用保密文件、資料應(yīng)及時退還保密檔案室,不得長期存放,機密以上文件不準(zhǔn)隨便摘抄、復(fù)印,防止泄密。
6.保密文件、資料嚴(yán)格借閱登記制度,保密員應(yīng)定期清查收回。保密文件、資料遺失,應(yīng)及時查明原因,并報告上級保密部門。
7.保密文件、資料,應(yīng)按密級規(guī)定的機關(guān)負(fù)責(zé)登記銷毀,嚴(yán)格審批手續(xù)。
第7篇 鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度
鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度
1、資料員定期做好各類資料的收集、登記、整理歸檔、存檔工作。
2、負(fù)責(zé)向員工及時提供各類資料的查詢。
3、負(fù)責(zé)做好各類資料的借閱管理。
4、做好各類資料的保管工作,做好防火、防盜、防蟲、防霉工作。
5、對來文和本園文書資料進行綜合分類,以利文件統(tǒng)計、閱辦、保管、查找和保密。
6、文件及時辦理,需轉(zhuǎn)送有關(guān)部門,人員辦理,做到不積壓、不誤事、不錯漏、不遺失、不泄密。
7、對轉(zhuǎn)送辦的文件要跟蹤督促,及時催辦,已辦的文件及時回收。
8、做好四個平時,平時分類、平時鑒定、平時整理、收回后的文件按平時擬好的標(biāo)題分類存放。
9、年終將全部文件清理歸檔,對跨年未辦畢的文件爭取在下年三月底前清退以便交卷歸檔。
第8篇 北坡中學(xué)圖書閱覽資料室管理人員工作職責(zé)
第三中學(xué)圖書、閱覽、資料室管理人員工作職責(zé)
一、熱愛本職工作,牢固樹立為教學(xué)服務(wù)的思想,嚴(yán)格執(zhí)行圖書、閱覽管理制度,做好圖書、閱覽、資料室日常管理工作。
二、負(fù)責(zé)課本、圖書、期刊、資料、報紙等的選購、訂購、登記造冊、推薦、分配、領(lǐng)、借工作。做到帳目清楚,帳物相符。
三、做好圖書、閱覽、資料室的內(nèi)務(wù)工作,保持室內(nèi)衛(wèi)生,創(chuàng)造優(yōu)雅的文化氛圍。做好防火、防水工作。
四、按制度組織好圖書、資料的借、閱;組織好師生閱覽;做好活動記錄。最大限度發(fā)揮“三室”功能,起到拓寬師生視野、提高師生素質(zhì)、促進師生個性發(fā)展的作用。
五、加強與書店和兄弟學(xué)校的聯(lián)系,加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),努力實現(xiàn)“三室”管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
六、為開架借書做好準(zhǔn)備。
第9篇 后勤產(chǎn)業(yè)處印章保密資料安全管理制度
后勤產(chǎn)業(yè)處印章和保密資料安全管理制度
第一條 后勤產(chǎn)業(yè)處公章、各部門的公章、合同專用章應(yīng)有專人保管、啟用,嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)使用制度。
第二條 任何部門的公章,未經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得帶離辦公室或借給他人使用。
第三條 保管人員要妥善保管好印章,掌握使用原則,不得隨便為他人加蓋公章。
第四條 所有保密文件、資料都必須經(jīng)后勤產(chǎn)業(yè)處辦公室指定人員登記后方可使用,并按指定對象閱辦,不得私下橫傳。
第五條 使用保密文件、資料應(yīng)及時退還辦公室,不得長期存放,機密以上文件不準(zhǔn)隨便摘抄、復(fù)印,防止泄密。
第六條 保密文件、資料嚴(yán)格借閱登記制度,保密員應(yīng)定期清查收回。
第七條 保密文件、資料遺失,應(yīng)及時查明原因,并報告上級保密部門。
第八條 保密文件、資料,應(yīng)按密級規(guī)定的機關(guān)負(fù)責(zé)登記銷毀,嚴(yán)格審批手續(xù)。
第10篇 _鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發(fā)生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續(xù),嚴(yán)格核實交接的檔案。
第11篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
一、檔案資料的管理規(guī)定
1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2.由運營中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。
3.各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運營中心。
4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。
5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀(jì)要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定
1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。
2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。
4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
第12篇 樓盤現(xiàn)場資料管理制度
1.公開宣傳資料:樓書、折頁、戶型單頁、報價單、付款方式、宣傳資料、宣傳雜志等。每日檢查該類資料是否用到保留底限,應(yīng)及時增加擺放資料。
2.銷售資料:《客戶來訪登記表》、《____樓盤認(rèn)購協(xié)議書》、《價格表》、《廣告來電登記表》、《購須知房》、《銷控表》、《變更通知單》《客戶投訴表》《樓盤折扣申請單》等。
銷售員對該類資料使用方法:
客戶登記表--銷售員應(yīng)詳細(xì)填寫每一項內(nèi)容,并做好跟進記錄。于當(dāng)日填寫《客戶登記總表》,由并輸入電腦。
物業(yè)認(rèn)購協(xié)議書--在向客戶推薦物業(yè)時填寫,計算必須核對是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導(dǎo)客戶。
廣告來電登記表--登記來電量,用于檢測廣告發(fā)布效果,同時便于對媒體效果監(jiān)控。
購房須知--簽定認(rèn)購書后附送。
繳款通知單--客戶付款時,由銷售員開具繳款通知單,財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),交款人聯(lián)交內(nèi)勤人員。
收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財務(wù)自行保管,特殊情況由銷售經(jīng)理(現(xiàn)場專案經(jīng)理)負(fù)責(zé)管理。
--變更房號、業(yè)主名、付款方式、折扣點、價格等都必須填寫變更通知單,銷售經(jīng)理(現(xiàn)場專案經(jīng)理)簽字后將財務(wù)聯(lián)交給財務(wù),另一聯(lián)附在認(rèn)購書后存檔。
買賣合同及按揭合同--另行規(guī)定。
客戶投訴表----用于登記客戶投訴時間、投訴內(nèi)容等。
樓盤折扣申請單----用于客戶如需多套單位或要求更多折扣。
3.樓盤檔案資料
(1)已簽定的客戶登記表、認(rèn)購書、變更表、客戶檔案:每日由內(nèi)勤人員審核并存檔。
(2)合同登記情況表:由內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)登記,::客戶領(lǐng)取時在登記表上簽字。
(3)下月應(yīng)收款清單及應(yīng)簽合同、辦理按揭清單:由內(nèi)勤人員在月初與財務(wù)查核后制定,及時通知銷售員。
(4)客戶投訴表:由客戶自己填寫或銷售員指導(dǎo)客戶填寫,處理完畢后及時反饋客戶,并存檔,在《投訴匯總表》上登記。
(5)客戶基本情況表、客戶付款情況表:每日由內(nèi)勤人員及時登錄。
(6)業(yè)主函:業(yè)主函由內(nèi)勤協(xié)助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。
(7)銷售員簽到及接待順序表:由內(nèi)勤人員存檔。
4.其他資料,包括樓盤相關(guān)文件(如預(yù)售證等相關(guān)五證、建筑平面圖、面積測繪報告、竣工驗收報告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報告、總結(jié)等)、公司其他樓盤資料、周邊樓盤資料等。此類資料由內(nèi)勤人員分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過現(xiàn)場內(nèi)勤人員同意并登記,要如期歸還。
第13篇 健升房地產(chǎn)資料文件管理辦法
1.人員安排
指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。
2.文件收發(fā)基本要求
a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時填寫文件日期、文件編號、文件內(nèi)容、收發(fā)文單位。
b、發(fā)文必須及時準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。
c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。
d、收到文件后,要做好登記,并及時轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。
e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。
3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
a、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應(yīng)文件的分類也會有所變化?；痉诸愒瓌t如下:
⑴公司內(nèi)部:
①公司文件;
②地產(chǎn)部內(nèi)部文件;
③公司各部門往來文件;
⑵往來文件:
①與物業(yè)公司往來文件;
②與業(yè)主或客戶往來文件;
③其他往來文件。
⑶樓宇資料:
①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;
②有關(guān)設(shè)計文件;
③報建批文文件;
④銷售有關(guān)文件;
⑤市場調(diào)查文件;
⑥其他文件。
b、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時編制目錄。
c、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統(tǒng)一制作封面、目錄,進行妥善保管。
4.資料查詢
a、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。
b、查閱人僅限查閱許可的資料。
c、借閱文件資料時,需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時間不得超過7天。
d、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進行登記。
第14篇 房地產(chǎn)銷售合同印鑒顧客資料管理制度
一、購房合同簽署及管理辦法
為規(guī)范公司合同簽署及文檔管理,做好部門協(xié)同工作,特制定本辦法:
領(lǐng)用購房合同(以下簡稱合同)
銷售部根據(jù)需要可一次性從辦公室領(lǐng)取空白合同(已蓋章)五十份,并登記合同編號。銷售部應(yīng)指定專人保管空白合同,并對領(lǐng)用者進行登記。因誤填等原因作廢的空白合同須交回辦公室銷毀。如有丟失,應(yīng)即時通知辦公室,并根據(jù)合同編號登報聲明。
簽署過程
1、購房合同由銷售部人員(法人代表委托授權(quán))負(fù)責(zé)簽署,合同正本一式兩份至五份,銷售部應(yīng)將公司留存的原件全部交辦公室檔案員保管。
2、收取定金:客戶定金在5000元(含)以下的,由銷售部指定人員收取,并在當(dāng)日交到財務(wù)部;定金在5000元以上的,由財務(wù)部收取,出納應(yīng)以最快速度到達銷售現(xiàn)場,時間不得超過40分鐘。
合同條款的依據(jù)(公司方)
1、合同面積以總工室出具的《__暫測面積》為標(biāo)準(zhǔn)。以非標(biāo)準(zhǔn)分割單位出售,須經(jīng)總工室測定,總經(jīng)理簽字認(rèn)可。
2、合同金額以總經(jīng)理簽發(fā)的《__價格報告書》為標(biāo)準(zhǔn)。以低于標(biāo)準(zhǔn)的價格出售,須經(jīng)總經(jīng)理同意。
3、付款方式、::違約責(zé)任、設(shè)計變更、質(zhì)量承諾、產(chǎn)權(quán)登記、物業(yè)管理、保修責(zé)任等各項事宜均以總經(jīng)理簽發(fā)的有關(guān)文件為標(biāo)準(zhǔn)。
4、以上標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)交辦公室存檔,財務(wù)部備份。
合同更改
因某種原因須更改合同,經(jīng)雙方協(xié)商后(公司方必須經(jīng)總經(jīng)理同意),簽定程序同上。作廢合同處理辦法同上。
合同查詢及使用
1、辦公室將合同內(nèi)容錄入公司局域網(wǎng)供有關(guān)人士查詢;
2、辦公室負(fù)責(zé)合同資料的準(zhǔn)確性、及時性、保密性;
3、查詢權(quán)限為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部正副經(jīng)理及該合同簽署人,財務(wù)部正副經(jīng)理、辦公室正副主任及合同保管員;
4、調(diào)用或查看原件的權(quán)限為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、辦公室主任。其余人員須經(jīng)以上人士同意,方能調(diào)用或查看。
合同內(nèi)容審查
財務(wù)部根據(jù)合同條款為依據(jù),及時(三個工作日內(nèi))對每份合同進行審查,如有不符合標(biāo)準(zhǔn)情況,須立即與總經(jīng)理核實。
報表統(tǒng)計
財務(wù)部根據(jù)合同匯總銷售報表,并通過郵件方式每周呈總經(jīng)理,報表主要參數(shù)指標(biāo)為:客戶姓名、簽約日期、成交面積、成交金額、已付金額、未付金額、本月應(yīng)收款、本季度應(yīng)收款、本年度應(yīng)收款等。
二、銷售部印章的使用和管理:
1.銷售部的印章由內(nèi)管員負(fù)責(zé)保管。印章的使用只限于公務(wù)用途。
2.員工使用印章時必須填寫《印章使用登記表》,說明用途,由內(nèi)管員審核后方可蓋章。
3.發(fā)現(xiàn)有非法使用印章的員工將被立即開除。
三、顧客資料的管理:
對凡到各售樓處看房的來訪客戶,售樓員都必須詳細(xì)、認(rèn)真地記錄有關(guān)資料,由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)整理和管理,各售樓處的客戶資料共享。
第15篇 機電技術(shù)管理資料備查制度
為了做好電氣安全管理工作,機電管理人員必須熟悉全礦供電系統(tǒng)的運行狀況,并掌握設(shè)備動態(tài),以便能事先預(yù)測和判斷事故隱患,以及在發(fā)生事故時能及時制定出正確的處理方案和措施。因此,各礦機電管理部門必須建立健全全礦供電方面的各種技術(shù)管理資料。每一礦井必須備有地面、井下配電系統(tǒng)圖、井下電氣設(shè)備布置示意圖和電力、電話、信號和電機車線路平面敷設(shè)示意圖、并隨著情況的變化定期填繪。圖中應(yīng)注明:
1.電動機、變壓器、配電設(shè)備、信號裝置、通訊裝置等裝設(shè)地點。
2.每一設(shè)備的型號、容量、電壓、電流種類及其他技術(shù)性能。
3.饋出線的短路、過負(fù)荷保護的整定值、熔斷器熔體的額定電流值以及被保護干線和支線最遠(yuǎn)點兩相短路電流值。
4.線路電纜的用途、型號、電壓、截面和長度。
5.保護接地裝置的地點。
6.風(fēng)流方向。
除上述各種圖紙外,各礦機電管理部門,還應(yīng)設(shè)專人,負(fù)責(zé)對每臺電氣設(shè)備和每條電纜建立它們的技術(shù)檔案。對設(shè)備的出廠時間、購進時間、安裝時間、運行情況、歷次使用搬遷情況等,尤其是歷次檢查、修理、試驗結(jié)果,都應(yīng)詳細(xì)記入檔案,這些資料,進入機電設(shè)備管理信息庫。加強礦井機電安全管理工作,提高機電安全管理水平。
