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資料室作為企業(yè)的知識(shí)庫，承載著公司歷史、業(yè)務(wù)發(fā)展、項(xiàng)目成果等關(guān)鍵信息。制定一套完善的資料室管理制度至關(guān)重要，它包括資料的收集、分類、存儲(chǔ)、借閱、更新和銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。
包括哪些方面
1. 資料收集：明確資料來源，規(guī)定收集標(biāo)準(zhǔn)和程序。
2. 資料分類：建立科學(xué)的分類體系，便于檢索和管理。
3. 資料存儲(chǔ)：規(guī)定存儲(chǔ)環(huán)境和設(shè)備要求，確保資料的安全。
4. 資料借閱：設(shè)定借閱權(quán)限，制定借閱流程和歸還規(guī)則。
5. 資料更新：定期審查資料時(shí)效性，及時(shí)更新過時(shí)信息。
6. 資料銷毀：對(duì)于不再需要的資料，設(shè)定合理的銷毀程序。
7. 系統(tǒng)維護(hù)：保障資料管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，定期備份數(shù)據(jù)。
8. 員工培訓(xùn)：提高員工對(duì)資料室管理制度的理解和執(zhí)行能力。
重要性
資料室管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1. 保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)：通過規(guī)范管理，防止重要信息泄露。
2. 提升工作效率：有序的資料管理能快速定位所需信息，減少查找時(shí)間。
3. 傳承企業(yè)文化：保存企業(yè)歷史資料，有利于企業(yè)文化的傳承和發(fā)展。
4. 法規(guī)遵從：滿足法規(guī)對(duì)文檔管理的要求，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
方案
1. 設(shè)立專職管理員：負(fù)責(zé)資料室的日常管理和維護(hù)工作，確保制度的執(zhí)行。
2. 制定詳細(xì)流程：對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)制定具體的操作指南，提高執(zhí)行效率。
3. 引入數(shù)字化管理：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資料電子化，方便查詢和共享。
4. 定期審計(jì)：定期檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整優(yōu)化。
5. 激勵(lì)機(jī)制：設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極參與資料管理工作，提升制度執(zhí)行力。
資料室管理制度的成功實(shí)施，不僅需要完善的規(guī)章制度，還需要全體員工的共同參與和持續(xù)改進(jìn)。只有這樣，才能充分發(fā)揮資料室的價(jià)值，為企業(yè)的決策提供有力支持，推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
資料室管理制度范本
第1篇 北坡中學(xué)圖書閱覽資料室管理人員工作職責(zé)
第三中學(xué)圖書、閱覽、資料室管理人員工作職責(zé)
一、熱愛本職工作,牢固樹立為教學(xué)服務(wù)的思想,嚴(yán)格執(zhí)行圖書、閱覽管理制度,做好圖書、閱覽、資料室日常管理工作。
二、負(fù)責(zé)課本、圖書、期刊、資料、報(bào)紙等的選購、訂購、登記造冊(cè)、推薦、分配、領(lǐng)、借工作。做到帳目清楚,帳物相符。
三、做好圖書、閱覽、資料室的內(nèi)務(wù)工作,保持室內(nèi)衛(wèi)生,創(chuàng)造優(yōu)雅的文化氛圍。做好防火、防水工作。
四、按制度組織好圖書、資料的借、閱;組織好師生閱覽;做好活動(dòng)記錄。最大限度發(fā)揮“三室”功能,起到拓寬師生視野、提高師生素質(zhì)、促進(jìn)師生個(gè)性發(fā)展的作用。
五、加強(qiáng)與書店和兄弟學(xué)校的聯(lián)系,加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí),努力實(shí)現(xiàn)“三室”管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
六、為開架借書做好準(zhǔn)備。
第2篇 資料室管理規(guī)定辦法
檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找,來看下面:
檔案保管制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編順序號(hào),庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。
五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開學(xué)初對(duì)庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
檔案保密制度
一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。
查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負(fù)責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下,做好檔案密級(jí)變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時(shí)填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書。
二、查閱重要的或密級(jí)檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時(shí),以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。
確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。
本室工作人員對(duì)違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個(gè)人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員崗位職責(zé)
一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù),嚴(yán)守國家機(jī)密。
四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個(gè)人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。
二、對(duì)在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值,準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時(shí)由鑒定組裁定。
三、檔案達(dá)到開放期,由鑒定組作出是否向社會(huì)開放的決定。
四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。
五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(cè)(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)間、參加鑒定人員);銷毀時(shí)由3人執(zhí)行;事后在清冊(cè)上注明銷毀日期并簽字;清冊(cè)歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。
三、做好安全巡查工作,下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告,并全力撲救。
第3篇 微機(jī)資料室管理制度范本
1.室內(nèi)不得吸煙,不得焚紙燃火。
2.計(jì)算機(jī)機(jī)器設(shè)備附近不得放置液體或其他溶液。
3.室內(nèi)不得放置強(qiáng)磁場(chǎng)物品。
4.非操作人員未經(jīng)過允許不得入內(nèi)。
5.操作人員要保持室內(nèi)的清潔衛(wèi)生,保持計(jì)算機(jī)的清潔衛(wèi)生。
6.操作和使用計(jì)算機(jī)應(yīng)嚴(yán)格按照專業(yè)規(guī)程進(jìn)行。
7.室內(nèi)有關(guān)資料應(yīng)進(jìn)行定期整理,不得隨意丟棄。
第4篇 外語學(xué)院資料室管理?xiàng)l例
第一條 本室服務(wù)對(duì)象主要是本院教職工和研究生;同時(shí),也為本院本科畢業(yè)班學(xué)生、小語種學(xué)生、進(jìn)修生提供一定限度的服務(wù)。
第二條 讀者進(jìn)入本室時(shí),應(yīng)出示證件,應(yīng)將隨身物品(如書包等)放置于存放物品的書架上。圖書資料及報(bào)刊雜志閱畢應(yīng)放回原處;未辦理借出手續(xù),不得將本室的圖書資料及報(bào)刊雜志帶出室外。室內(nèi)務(wù)必保持安靜、整潔,禁止高聲談笑或聊天。
第三條 本室所有的工具書、無復(fù)本的圖書原則上不外借(但可外借復(fù)印,但復(fù)印必須當(dāng)天歸還,同時(shí)以證件或圖書價(jià)格的五倍作為保證)。本院教職工因教學(xué)科研需要、研究生因撰寫論文,需借出無復(fù)本的圖書者,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可辦理借出手續(xù)。
第四條 本院教職工、研究生可借閱復(fù)本圖書、外文小說.。復(fù)本圖書、外文小說每人限借兩冊(cè),借期兩個(gè)月。雜志限借兩冊(cè),借期兩周,教師申購的專業(yè)書籍可優(yōu)先借用兩個(gè)月。借出的圖書資料應(yīng)按期歸還,以利流通。工作人員應(yīng)做好催還工作,超期一周就以口頭或書面通知借閱者。個(gè)別確須續(xù)借的,應(yīng)攜所借書籍辦理續(xù)借手續(xù),但其他人急需借用時(shí),本室有權(quán)隨時(shí)調(diào)回。逾期不還的,每冊(cè)逾期一日罰款壹元。
第五條 凡未辦理借出手續(xù),私自將本室圖書資料攜出室外者,學(xué)生按照《z師大學(xué)生行政處分試行條例》及其有關(guān)規(guī)定處理;教工和研究生給予停止借閱資格兩個(gè)月、按所拿書籍價(jià)格的十倍罰款處理,情節(jié)嚴(yán)重者給予行政處分。
第六條 凡遺失、損壞圖書資料者,按以下賠償標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:
(一)遺失圖書:1990年以前(含90年)出版的,按原價(jià)的10倍賠償;1991年以后出版的,按原價(jià)的6倍賠償;孤本、工具書(辭典等)按原價(jià)的10倍賠償。
(二)遺失刊物:中文刊物:月刊按全年訂價(jià)的2倍賠償,季刊按全年訂價(jià)的4倍賠償;外文刊物:月刊按全年訂價(jià)的4倍賠償,季刊按全年訂價(jià)的4倍賠償。
(三)凡損壞圖書資料者,按以下賠償標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:
1、還回的圖書如有污損勾劃,仍可繼續(xù)流通的,污損頁按1元/頁賠款;污損頁數(shù)超過10頁,報(bào)紙污損達(dá)四版以上,或勾劃嚴(yán)重,影響利用的,均按遺失規(guī)定處理。
2、還回圖書如有撕頁掉頁,經(jīng)過補(bǔ)救仍可繼續(xù)流通的,按撕損頁數(shù)1元/頁賠款;
丟失封面封底的按原價(jià)的50%賠款,丟失前言后記的按原價(jià)的100%賠款,撕損頁數(shù)超
過10頁時(shí),按遺失處理。
3、撕割頁(包括“開天窗”)每頁賠款10元。
4、損壞、丟失圖書條形碼、書標(biāo)者,罰款2元/冊(cè)。
本規(guī)定中未涉及的特殊問題由本室酌情處理。
丟失圖書資料必須在一周內(nèi)到院財(cái)務(wù)辦理賠償手續(xù),違者將由本室將名單提交院黨政聯(lián)席會(huì)議,由其決定賠償金額及追繳事宜。
第七條 本科畢業(yè)班學(xué)生借用的教育實(shí)習(xí)用書、小語種學(xué)生借用的教材,用畢應(yīng)及時(shí)送還;如有遺失,按原書價(jià)格的四倍賠償。
本室工作人員應(yīng)恪守職業(yè)道德,認(rèn)真執(zhí)行本條例,積極熱情地為本院師生的教學(xué)科研服務(wù)。本條例自公布之日起執(zhí)行。希師生員工互相監(jiān)督,共同遵守。
z師范大學(xué)外國語學(xué)院
第5篇 n項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定
項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的
妥善保管管理處所有資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。
二、適用范圍
適用于__物業(yè)管理處。
三、職責(zé)
3.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。
3.2資料管理員負(fù)責(zé)管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3各主管/主辦負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)各類質(zhì)量記錄表格的完整與收集工作。
四、方法與過程控制
4.1管理處收發(fā)文件和資料實(shí)行各辦公現(xiàn)場(chǎng)集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2資料保管須根據(jù)公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進(jìn)行資料的分類歸檔和整理。
4.3資料柜須標(biāo)識(shí)清晰、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖,避免文件、資料及物品遺失。
4.6任何人員借閱文件,須由資料管理員負(fù)責(zé)查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。
4.7借閱者須在及時(shí)歸還所借資料,資料員負(fù)責(zé)督促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時(shí)間等,歸還的文件、資料要及時(shí)歸檔。
4.8屬公司和管理處保密級(jí)文件須妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。
4.9文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔,對(duì)過期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按填寫《質(zhì)量記錄存儲(chǔ)清單》相應(yīng)欄目進(jìn)行報(bào)廢和銷毀處理。
4.10資料管理員須定期對(duì)文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持環(huán)境干凈、整潔;對(duì)破損、裝訂不牢固的文件、資料,須及時(shí)修補(bǔ),并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。
5.質(zhì)量記錄表格
《借閱登記表》
《文件資料存儲(chǔ)清單》
第6篇 _小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
管理處收發(fā)文件、資料實(shí)行集中收集、統(tǒng)一管理,由資料室進(jìn)行科學(xué)的分類整理,確保文件、資料、檔案的完整、安全,便于查找、借閱,特制定以下規(guī)定:
1、資料室除資料管理員以外,其他人士未經(jīng)允許不得入內(nèi);
2、資料室鑰匙由資料管理員、控制中心各持一套,行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把,其他人員不得持有資料室鑰匙;
3、資料室內(nèi)存放的物品須放置在合理的位置,資料室管理員須定期對(duì)文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持室內(nèi)環(huán)境干凈、整潔;
4、任何人不得在室內(nèi)吸煙、亂丟紙屑,吃東西等;
5、資料管理員下班后要將所有文件柜及資料室門上鎖,避免文件、資料及物品遺失;
6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則,分類擺放,標(biāo)識(shí)清晰、明顯;
7、任何人員到資料室借閱文件,須由資料室管理員負(fù)責(zé)查找提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。
8、資料員負(fù)責(zé)催促借閱人及時(shí)歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時(shí)間等,歸還的文件、資料要及時(shí)歸檔;
9、屬保密級(jí)文件要妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。
10、文件、資料要定期歸檔,對(duì)過期文件、資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按批準(zhǔn)意見進(jìn)行報(bào)廢、銷毀等處理;
11、對(duì)破損、裝訂不牢固的文件、資料要及時(shí)修補(bǔ),并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整;
12、使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)時(shí),注意節(jié)約成本,杜絕浪費(fèi)行為,并自覺做好登記。
