原始記錄管理制度要求(3篇)

原始記錄管理制度是企業(yè)管理體系的重要組成部分，它涵蓋了企業(yè)日常運營中的各種記錄，如生產(chǎn)數(shù)據(jù)、財務(wù)報表、客戶溝通記錄等。這些記錄不僅是業(yè)務(wù)活動的直接反映，也是企業(yè)決策、審計、追溯問題、改進(jìn)管理的基礎(chǔ)。

包括哪些方面

原始記錄管理制度主要包括以下幾個方面：

1. 記錄定義與分類：明確何種活動需要記錄，將記錄分為生產(chǎn)、財務(wù)、人力資源、市場營銷等多個類別。

2. 記錄格式與標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定統(tǒng)一的記錄格式，確保信息完整、準(zhǔn)確、清晰。

3. 記錄的收集與保存：規(guī)定記錄的收集方式、保存期限和存儲條件，確保記錄的安全和可訪問性。

4. 記錄的審核與審批：設(shè)立審核流程，保證記錄的真實性、合法性。

5. 記錄的使用與更新：規(guī)定記錄的查閱權(quán)限，以及如何根據(jù)實際情況更新和修訂記錄。

6. 記錄的銷毀：明確超出保存期限的記錄銷毀程序，防止敏感信息泄露。

重要性

原始記錄管理制度的重要性體現(xiàn)在：

1. 法規(guī)遵從：滿足法律法規(guī)對企業(yè)記錄管理的要求，避免因記錄不合規(guī)導(dǎo)致的法律風(fēng)險。

2. 決策支持：為管理層提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，便于制定戰(zhàn)略和決策。

3. 質(zhì)量保證：通過記錄追溯，及時發(fā)現(xiàn)問題，提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。

4. 風(fēng)險控制：記錄的完整性有助于預(yù)防和應(yīng)對潛在風(fēng)險，如財務(wù)欺詐、數(shù)據(jù)泄露等。

5. 持續(xù)改進(jìn)：通過對歷史記錄的分析，識別改進(jìn)點，推動企業(yè)持續(xù)優(yōu)化。

方案

實施有效的原始記錄管理制度，可以采取以下策略：

1. 制定詳細(xì)的操作手冊：提供清晰的指導(dǎo)，確保員工了解記錄管理的各個環(huán)節(jié)。

2. 培訓(xùn)與教育：定期進(jìn)行記錄管理培訓(xùn)，提升員工的記錄意識和技能。

3. 技術(shù)支持：利用數(shù)字化工具，如erp系統(tǒng)，自動化記錄生成、存儲和檢索，減少人為錯誤。

4. 監(jiān)督與評估：設(shè)立內(nèi)部審計機制，定期檢查記錄管理的執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善制度。

5. 激勵機制：鼓勵員工遵守記錄管理制度，將記錄管理納入績效考核，獎勵優(yōu)秀表現(xiàn)。

在實際操作中，企業(yè)需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，靈活調(diào)整上述方案，以實現(xiàn)高效、合規(guī)的原始記錄管理。

原始記錄管理制度要求范文

第1篇 金屬公司原始記錄統(tǒng)計臺帳統(tǒng)計報表管理制度

金屬制品公司原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表管理制度

一、總則

為妥善保存原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表,并規(guī)范原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的標(biāo)識、收集、編目、歸檔、貯存、保管和處理工作,特制訂本制度。

二、適用范圍

適用于各部門原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的保存控制,也包括分供方的原始記錄。

三、原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表種類、收集、標(biāo)識

1.原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的形式由使用部門根據(jù)自身的需要制定,經(jīng)工程部長審核其可行性后,交廠務(wù)經(jīng)理審批其是否能正式使用。

2.對于已超出保存期的原始記錄,由各相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)銷毀,工程部有權(quán)檢查其是否按規(guī)定實行。

3.原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的保管方式要便于存取和檢索,保管設(shè)施應(yīng)提供適宜的環(huán)境,以防止損壞、變質(zhì)和丟失。

4.工程部規(guī)定原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的保存期。

5.各部門需查閱原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表時,需向廠務(wù)經(jīng)理提出書面申請,經(jīng)批準(zhǔn)后,再向相關(guān)記錄的部門負(fù)責(zé)人借記錄查閱,各部門做好查閱記錄。

四、各部門要做好原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的填寫和呈報工作,原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的填寫應(yīng)準(zhǔn)確,干凈。不得在原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表上隨便涂寫。如記錄時出現(xiàn)錯誤,在錯誤處劃一杠,再填寫正確數(shù)據(jù),任何人不得隨意更改、涂寫原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表,以保證原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的有效性。

批準(zhǔn)審核編制

日期日期日期

第2篇 醫(yī)院原始記錄管理制度

醫(yī)院原始記錄管理制度

原始記錄是用以記載和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生執(zhí)行和完成情況的書面證明,是作為檢查和考核經(jīng)濟活動和重要依據(jù),也是進(jìn)行會計核算的基礎(chǔ),為了正確地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)和明確各方面及個人的經(jīng)濟責(zé)任,特制定本制度:

一、原始記錄的內(nèi)容

1、材料物資方面的原始記錄

醫(yī)用衛(wèi)生材料及低值易耗品的驗收領(lǐng)用單;

總務(wù)倉庫的其他材料及低值易耗品的驗收領(lǐng)用單;

藥庫藥品的領(lǐng)用單;

藥房消耗日報表;

各類材料,藥品盤點報告單

2、勞動方面的原始記錄

職工人數(shù)的記錄;

職工調(diào)動、考勤的記錄;

工資結(jié)算的記錄;

獎金測算的記錄。

3、設(shè)備使用方面的原始記錄

醫(yī)療儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)驗收單、領(lǐng)用單;

圖書及其他設(shè)備的固定資產(chǎn)驗收單、領(lǐng)用單;

房屋建筑物固定資產(chǎn)驗收單、領(lǐng)用單;

各類固定資產(chǎn)登記卡,設(shè)備報廢單,調(diào)撥單;

固定資產(chǎn)盤點報告單;

固定資產(chǎn)報損報廢審批單。

4、費用開支的原始記錄

水、電費結(jié)算單;

領(lǐng)款收據(jù);

勞務(wù)以及辦公費開支;

零星維修結(jié)算表。

5、財務(wù)管理方面的原始記錄

借款借據(jù)。

收款收據(jù)

二、原始記錄的填制方法、格式

序號 項目內(nèi)容 管理部門 記錄格式 應(yīng)具備內(nèi)容

1 醫(yī)用衛(wèi)生材料

藥劑科

單據(jù)式記錄單

日期、品種、

規(guī)格、數(shù)量、

單價、總金額、經(jīng)辦人、驗收人、審批人

2 低值易耗品

藥劑科

信息科

總務(wù)科

單據(jù)式記錄單

3 醫(yī)療藥品

藥劑科

日報表式記錄單

4 專業(yè)圖書資料

圖書室

單據(jù)式記錄單

5 借款借據(jù)

借款人

單據(jù)式記錄單

6 收款收據(jù)工資計算表

收款人

制表人

單據(jù)式記錄單

7 行政家具設(shè)備

總務(wù)科

單據(jù)式記錄單

始憑證的審核

原始記錄是財務(wù)科最基礎(chǔ)的核算資料,財務(wù)科確定由審核員對各種原始記錄的正確性、真實性和手續(xù)的完備性等進(jìn)行審核,稽核員每月進(jìn)行抽查,每月與各管理部門進(jìn)行帳實核對。

原始記錄填制人的責(zé)任

各管理部門的專職原始記錄員,應(yīng)按原始記錄的格式的各項內(nèi)容如實填寫,不能遺漏,對各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況及時做好記錄工作,所有記錄的數(shù)據(jù)必須如實反映,計算準(zhǔn)確,不得弄虛作假,原始記錄填制人對填制的業(yè)務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)。

原始記錄簽署、傳遞匯集

衛(wèi)生材料領(lǐng)用單,圖書設(shè)備等固定資產(chǎn)單據(jù),一般由經(jīng)辦人員填寫,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽署意見,專職記錄簽章后及時送財務(wù)科審核,然后入帳。

藥品的入庫、領(lǐng)用,由藥庫會計,根據(jù)發(fā)票驗收,及領(lǐng)料單,單據(jù)送財務(wù)科審核,無誤后,登記入帳。

總務(wù)材料的領(lǐng)用,由經(jīng)辦人填寫后,科主任簽署意見,經(jīng)專職記錄員匯總后每月交財務(wù)科審核,審核無誤后列報支出。

借款單和領(lǐng)款單的填制,一般由經(jīng)辦人填寫,經(jīng)院長審批后,報財務(wù)科審核,無誤后付款。

第3篇 永安地產(chǎn)原始記錄管理制度

安永地產(chǎn)原始記錄管理制度

為了規(guī)范會計核算工作,強化內(nèi)部會計管理,提高會計工作質(zhì)量水平。根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》及本公司的具體情況,特制定本制度。

1.原始記錄的內(nèi)容主要包括原始憑證和記賬憑證

原始憑證包括憑證的名稱,填制憑證的日期,填制憑證單位的名稱或者填制人的姓名,經(jīng)辦人的簽名或蓋章,接受憑證單位的名稱,經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容,經(jīng)濟業(yè)務(wù)的數(shù)量、單價和金額等基本要素。

記賬憑證包括填制憑證的日期,憑證的名稱和編號,經(jīng)濟業(yè)務(wù)的摘要應(yīng)記會計科目、方向及金額,記賬符號,所附原始憑證的張數(shù)、填制,人員、稽核人員、記賬人員和會計主管人員的簽名或印章。

2.原始記錄填制方法的基本要求

真實可靠、內(nèi)容完整、填制及時、書寫清楚、順序使用、審核無誤、分類正確、連續(xù)編號。

原始憑證填制的具體要求:從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章;凡有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符;購買實物的原始憑證,必須有驗收證明;一式幾聯(lián)的原始憑證,必須注明各聯(lián)的用途,并且只能以一聯(lián)用作報銷憑證;一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復(fù)寫,或本身具備復(fù)寫功能,并連續(xù)編號,作廢時應(yīng)加蓋“作廢”戳記。,連同存根一起保存;職工公出借款的收據(jù),必須附記賬憑證之后;經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟業(yè)務(wù),應(yīng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件;發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的,應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正。

記賬憑證填制的具體要求除結(jié)賬和更正錯誤,記賬憑證必須附有原始憑證并注明所附原始憑證的張數(shù);一張原始憑證所列的支出需要有兩個以上的單位共同負(fù)擔(dān)時,應(yīng)當(dāng)由保存該原始憑證的單位開給其他應(yīng)負(fù)擔(dān)單位原始憑證分割單;記賬憑證需順序編號;填制記賬憑證時如果發(fā)生錯誤,應(yīng)當(dāng)重新填制;實行會計電算化的機制記賬憑證應(yīng)當(dāng)符合對記賬憑證的一般要求,并認(rèn)真審核,做到會計科目使用正確,數(shù)字準(zhǔn)確無誤;準(zhǔn)確編制會計分錄并保證借貸平衡;摘要應(yīng)與原始憑證內(nèi)容一致,能準(zhǔn)確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容,表述簡短精練。

3.原始記錄的格式

原始記錄的格式應(yīng)盡量采用通用格式,對于本單位的專用憑證,應(yīng)根據(jù)實際需要確定。原始憑證的格式:根據(jù)內(nèi)部需要,自制有費用報銷單、工程付款進(jìn)度表、辦公用品領(lǐng)用表、工資結(jié)轉(zhuǎn)明細(xì)表、短期借款利息預(yù)提明細(xì)表等。

4.原始記錄的審核

由會計審核人員按原始記錄填制要求進(jìn)行審核。

5.原始記錄填制人的責(zé)任

對原始記錄中原始憑證、記賬憑證的真實性、合法性、公允性負(fù)會計責(zé)任。

6.原始記錄的管理、傳遞、匯集

第一,會計憑證應(yīng)當(dāng)及時傳遞,不得積壓;

第二,會計憑證登記完畢后,應(yīng)當(dāng)按照分類和編號順序保管,不得散亂丟失;

第三,記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號順序,折疊整齊,按期裝訂成冊,并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼,由裝訂人在裝訂線封簽名或蓋章。對于數(shù)量過多的原始憑證,可以單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證,應(yīng)當(dāng)另編目錄,單獨登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

第四,原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn),可以復(fù)制。向外單位提供原始憑證復(fù)制件,應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。

第五,從外單位取得的原始憑證如有遺失,應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等,由經(jīng)辦單位會計結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況,由經(jīng)辦單位會計結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,代作原始憑證。