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有哪些
會計檔案銷毀制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，涉及到財務安全和合規(guī)運營。通常，會計檔案銷毀制度主要包括以下幾個方面：
1. 制度適用范圍：明確哪些類型的會計檔案適用此銷毀制度，如過期的財務報表、憑證、審計報告等。
2. 銷毀標準：規(guī)定會計檔案的保存期限，超過期限的檔案可以考慮銷毀。
3. 銷毀審批流程：設定嚴格的審批程序，包括申請、審核、批準和監(jiān)督等環(huán)節(jié)。
4. 銷毀方式：規(guī)定安全可靠的銷毀方法，如碎紙機、焚化等。
5. 記錄與備案：銷毀過程應被詳細記錄，并向相關(guān)部門備案。
內(nèi)容是什么
會計檔案銷毀制度的內(nèi)容需要詳盡且嚴謹，確保每一環(huán)節(jié)都有明確的操作指南。例如：
- 檔案鑒定：由專門的檔案管理人員進行，確認檔案是否已達到規(guī)定的保存期限。 - 審批流程：需經(jīng)過財務部門負責人、法務部門及公司高層的逐級審批，確保銷毀合法合規(guī)。 - 銷毀監(jiān)控：銷毀過程應有人監(jiān)督，防止檔案信息泄露，同時記錄銷毀日期、時間、人員及銷毀方式。 - 備案管理：銷毀后，應在會計檔案管理系統(tǒng)中更新狀態(tài)，并將銷毀記錄存檔備查。
規(guī)范
執(zhí)行會計檔案銷毀制度時，務必遵守以下規(guī)范：
- 遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，如《會計檔案管理辦法》等。 - 保持銷毀活動的透明度，定期進行審計，確保流程的公正性。 - 培訓員工，提高他們對檔案管理的意識和技能，避免因人為疏忽導致的檔案丟失或非法銷毀。 - 對于涉及敏感信息的檔案，即使過了保存期限，也應采取特殊處理，如加密存儲或永久保留。
重要性
會計檔案銷毀制度的重要性不容忽視：
1. 空間優(yōu)化：有效清理過期檔案，釋放存儲空間，降低保管成本。
2. 法律風險防范：防止因超期保存導致的法律糾紛，符合法規(guī)要求。
3. 信息安全：及時銷毀不再需要的敏感信息，保護企業(yè)隱私和商業(yè)秘密。
4. 提高效率：清晰的銷毀流程能提升檔案管理工作效率，避免無效查找過期文件。
建立健全的會計檔案銷毀制度，對于企業(yè)的運營管理和風險控制具有重要意義，是企業(yè)內(nèi)部治理的一項基礎工作。
會計檔案銷毀制度范例范文
第1篇 會計檔案銷毀制度范例
會計檔案銷毀制度
一、保管期滿的會計檔案,要進行銷毀的,應當按照下列程序辦理手續(xù)。
1、由檔案管理專員提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清單,列明銷毀會計檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止年度和應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,并上報財務經(jīng)理。
2、財務經(jīng)理在會計檔案銷毀清單上簽注意見,經(jīng)總經(jīng)理審批,并上報當?shù)刎斦块T審批后執(zhí)行。
3、銷毀檔案時由財務經(jīng)理和審計經(jīng)理共同監(jiān)銷。
4、監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清單所列明內(nèi)容進行清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后應當在會計檔案銷毀清單上簽章,并將毀銷情況報告總經(jīng)理。
在銷毀前,審計經(jīng)理有權(quán)力和責任對會計檔案提出審計,以確保企業(yè)債權(quán)債務不受損失。
檔案銷毀前應當進行審計(下同),主要審計應收應付賬務是否有對賬確認,資產(chǎn)是否流失,以確保企業(yè)債權(quán)債務不受損失。企業(yè)總經(jīng)理應當重視這項工作。
第1條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀,應當單獨抽出立卷保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清單中列明。
二、其他檔案銷毀
第2條 其他檔案要進行銷毀的,應當按照下列程序辦理手續(xù)。
1、由檔案管理專員提出銷毀意見,編制其他檔案銷毀清單,列明銷毀其他檔案的名稱、編號、數(shù)量數(shù)、起止年度、銷毀時間等內(nèi)容,并上報行政部經(jīng)理。
2、由行政部經(jīng)理會同發(fā)生其他檔案的部門的經(jīng)理在其他檔案銷毀清單上簽注意見,經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
3、銷毀檔案時由行政部經(jīng)理和審計經(jīng)理共同監(jiān)銷。
4、監(jiān)銷人員在銷毀其他檔案前,應當按照其他檔案銷毀清單所列明內(nèi)容進行清點核對所要銷毀的其他檔案;銷毀后應當在其他計檔案銷毀清單上簽章,并將毀銷情況報告總經(jīng)理。
在銷毀前,審計經(jīng)理有權(quán)力和責任對其他檔案提出審計,以確保企業(yè)債權(quán)債務不受損失。
第3條 與未結(jié)清的債權(quán)債務相關(guān)的其他檔案資料不得銷毀,應當繼續(xù)歸檔,并從銷毀其他檔案清單中刪除。
第八章 檔案銷毀法律責任
第4條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分;造成損失的,責令賠償損失;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任。
1、損毀、丟失或者擅自銷毀檔案的。
2、擅自提供、抄錄、公布檔案的。
3、涂改、偽造檔案的。
4、倒賣檔案牟利或出賣檔案的。
5、檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的。
第2篇 實小會計檔案管理制度
市實小會計檔案管理制度
1、在各項經(jīng)濟工作中財務活動完成過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計移交清冊、檔案銷毀清冊和其它資料是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
2、對每年的會計檔案,由財務經(jīng)辦人按歸檔要求,負責立卷裝訂成冊,并按會計檔案名稱規(guī)定,劃出明確的保管期限。
3、對本單位的會計檔案,必須科學管理、妥善保管,設立專人、專室、專柜存放,做到存放有序,查找方便,嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放、嚴禁毀失、散失或泄密。
4、本單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用,查閱時,應經(jīng)分管負責人同意,查閱后及時歸還,向外單位提供利用時,要有正式介紹信經(jīng)領(lǐng)導同意后,方能查閱,檔案原則上不得借出,如有特殊需要,需經(jīng)上級主管單位批準,但不得拆散原卷冊、并應限期歸還。
5、建立健全檔案借閱簿,凡本單位或外單位查閱,借出必須登記。
6、檔案管理人員變動時,應輸交接手續(xù)、并經(jīng)單位領(lǐng)導同意后方能變動。
第3篇 醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度3
一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。
二、財務科的全部會計檔案,由財務科長指定專人負責整理,裝訂成冊并妥善保管。
三、會計檔案的存放要做到有專廚,科學管理查找方便。
四、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種,期限從會計年度終了后的第一年算起。
五、會計檔案的保管要嚴格保守經(jīng)濟秘密,原則上不得借出,如有特殊需要,須經(jīng)財務科負責人批準,并限期歸還。
六、嚴格執(zhí)行會計檔案保管期限規(guī)定,對不超過保管期限的一定要妥善保管,對超過保管期限的也一定要按規(guī)定報批后,方可銷毀。
第4篇 中學學校會計檔案管理制度
某中學(學校)會計檔案管理制度
會計憑證、會計帳薄、會計報表和其他會計資料是單位經(jīng)濟活動的歷史記錄,是總結(jié)經(jīng)驗教訓、進行決策所需的主要資料,也是檢查各種責任事故的重要依據(jù)。根據(jù)《會計法》的規(guī)定,特制定本規(guī)定。
一、普通教育事業(yè)單位會計檔案包括會計帳薄、會計憑證、會計報表和會計移交清冊、會計檔案銷毀清冊。另如與會計工作有關(guān)的會計法令、會計制度、會計檢查報告和工作總結(jié)等,不包括在會計檔案范圍之內(nèi),可按文書檔案管理辦法保管。
二、屬于會計檔案范圍的一切檔案,都要妥善保管,不得毀損和散失。查閱會計檔案,再辦理監(jiān)批登記手續(xù),非經(jīng)批準,不能持出檔案室。已經(jīng)裝訂成冊的會計檔案,要編號、加封皮不通用隨意拆分,以防錯亂丟失。
三、為了業(yè)務工作的需要和查閱的方便,當年的會計檔案一律由單位的財會部門指定專人負責保管。年度決算終了,由財務部門編造清冊,移交本單位檔案部門負責保管,或者仍由財會部門按照會計檔案管理要求,指定專人負責保管。要采取防蟲蛀鼠咬措施,裝箱入柜,按照規(guī)定保管期間,分別保管。
四、會計檔案保管期限,從會計檔案所屬年度終了后的第二年一月一日起,按照國家會計制度規(guī)定的保管年限計算。
五、會計檔案保管期滿,就可報請上級主管部門批準銷毀。報批前,應先由財務部門會同檔案管理部門進行鑒定,嚴格審查,提出銷毀或延長保管時間的處理意見。然后編造“銷毀會計檔案清冊”,報請本單位領(lǐng)導審查批準后,轉(zhuǎn)報上級主管部門審批。
六、經(jīng)上級主管部門批準銷毀的會計檔案,應由本單位領(lǐng)導指定專人,會同檔案部門和財務部門指派的人員按批準文件清點核對,參加監(jiān)銷。會計檔案銷毀后,經(jīng)辦人和監(jiān)交人應在“銷毀會計檔案清冊”上簽名蓋章,以明確責任,同時應將監(jiān)銷情況向單位領(lǐng)導匯報?！颁N毀會計檔案清冊”及其批準文件,作為會計檔案,保存二十五年。
第5篇 學校會計檔案管理制度
學校會計檔案管理制度范例
(一)、認真學習財政部、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《會計擋案管理辦法》的文件精神,努力提高學校會計室檔案業(yè)務水平,力求把會計檔案工作做細做好。
(二)、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料。具體包括:會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告;其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
(三)、計財科會計每年初按照歸檔要求,負責將上年度形成的會計檔案整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
(四)、上年度的會計檔案,由財務室保管一年,期滿之后,原則上由財務室編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。
(五)、保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,須經(jīng)本單位負責人批準,才能提供查閱或者復印,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復印會計檔案時,至少應有一名本單位會計人員在場,查閱人不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
(六)、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
(七)、保管期滿的會計檔案,需要銷毀時,按照以下程序銷毀:
1、由本單位檔案機構(gòu)會同計財科提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3、銷毀會計檔案時,由檔案機構(gòu)和計財科共同派員監(jiān)銷。
(八)、單位撤銷時,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,移交本單位的業(yè)務主管部門或移交有關(guān)檔案館代管。單位之間交接會計檔案,交接雙方按有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第6篇 會計檔案管理制度-模板
第一章 總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況,制定本辦法。
第二章 會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責,由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財務部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司、必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章 會計檔案歸檔的范圍
1、會計憑證:包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會計賬簿:包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告:包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4、其他會計核算資料:凡與會計核算緊密相關(guān)的,由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章 會計檔案的整理
會計年終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其他內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿支空白頁后,將本賬面數(shù)項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面—賬簿啟用表—賬戶目錄—按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁—會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人的印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3、會計報表
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3、機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,按管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員,須經(jīng)財務負責人或單位領(lǐng)導批準后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會計檔案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4、借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導批準需要復制會計檔案的,須經(jīng)財務負責人或單位領(lǐng)導批準后方可復制。
第七章 各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保25年。
3、會計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章 會計檔案的銷毀
1、會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財務部門共同鑒定后,編制會計檔案銷毀清冊,報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后,方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務時為止。
2、按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導。
第九章 附則
本制度自頒布之日起實施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
第7篇 會計檔案管理制度-范文
會計檔案管理制度
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況,制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1.公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責,由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司,必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的,由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1.會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序:
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3.會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1.當年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2.凡需借會計檔案人員,須經(jīng)財務負責人或單位領(lǐng)導批準后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3.借閱會計檔案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4.借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導批準需
需要復制會計檔案的,須經(jīng)財務負責人或單位領(lǐng)導批準后方可復制。
第七章 各種會計檔案保管期限
1.會計憑證保管15年。
2.會計賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3.會計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。
4.發(fā)貨票保管5年。
第八章 會計檔案的銷毀
1.會會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財務部門共同鑒定后,編制會計檔案銷毀清冊,報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后,方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務時為止。
2.按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導。
第九章 附則
1.本制度自頒布之日起實施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
2.附表:《會計檔案保管期限表》
第8篇 會計檔案管理制度
(1)凡是本公司的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料,均應歸檔。
(2)會計憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、年起至、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬、主管),由總經(jīng)理指定專人歸檔保存,歸檔前應加以裝訂。
(3)會計報表應分月、季、年報,按時歸檔,由總經(jīng)理指定專人保管,并分類填制目錄。
(4)會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準。
附錄:
現(xiàn)金銀行存款收支日報表附表10-23
序號
檔案名稱
保管期限
備注
一
會計憑證類
1
原始憑證
15年
2
記賬憑證
15年
3
匯總憑證
15年
二
會計賬簿
4
總賬
15年
包括日記總賬
5
明細賬
15年
6
日記賬
15年
現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年
7
固定資產(chǎn)卡片
固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年
8
輔助賬簿
15年
三
財務報告類
包括各級主管部門匯總財務報告
9
月、季度財務報告
3年
包括文字分析
10
年度財務報告(決算)
永久
包括分子分析
四
其他類
11
會計移交清單
15年
12
會計檔案保管清冊
永久
13
會計檔案銷毀清冊
永久
14
銀行余額調(diào)節(jié)表
5年
15
銀行對賬單
5年
第9篇 單位會計檔案管理制度
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位實際情況,制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1.單位檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責,由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的,由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1.會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。(4)會計賬簿的裝訂順序:
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3.會計報表。會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會計檔案的歸檔保管
1.當年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2.凡需借會計檔案人員,須經(jīng)財務負責人或單位領(lǐng)導批準后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3.借閱會計檔案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4.借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導批準需需要復制會計檔案的,須經(jīng)財務負責人或單位領(lǐng)導批準后方可復制。
第七章各種會計檔案保管期限
1.會計憑證保管15年。
2.會計賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3.會計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。
第八章會計檔案的銷毀
1.會會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財務部門共同鑒定后,編制會計檔案銷毀清冊,報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后,方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務時為止。
2.按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導。
第九章附則
1.本制度自頒布之日起實施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
2.附表:《會計檔案保管期限表》
第10篇 工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度
工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經(jīng)營活動,根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實際,特制定本制度。
第二條 本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條 本制度適用于公司財務資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章 組織機構(gòu)及職責
第四條 公司財務資產(chǎn)部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條 公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章 會計檔案管理范圍
第六條 會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等)。
(四)經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產(chǎn)部門進行保管。
第四章 會計檔案的整理立卷
第七條 每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條 會計年度終了后,應采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。
(一)分類標準統(tǒng)一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條 會計憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至會計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1. 會計憑證裝訂前的準備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。
2. 會計憑證裝訂時的要求:
(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3. 會計憑證裝訂后的注意事項:
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條 會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷?；疽笫?
(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);
(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條 會計報表的裝訂
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會計報表裝訂要求:
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條 其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:
(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章 會計檔案的歸檔
第十三條 當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移
交,由財務資產(chǎn)部門負責人、綜合辦公室主任負責監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條 會計檔案的保管
會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。
第十五條 機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
第十六條 財務資產(chǎn)部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條 檔案在財務資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準。
第十八條 會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第七章 會計檔案的保管期限
第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。
第二十條 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條 會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
第八章 會計檔案的銷毀
第二十二條 保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由綜合辦公室會同財務資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。
(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。
第二十三條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章 附則
第二十四條 本制度由財務資產(chǎn)部負責解釋。
第二十五條 本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 本制度自頒發(fā)之日起施行
附件一:
工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司會計檔案保管期限表
序號檔案名稱保管期限備注
一、會計憑證類
1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年
二、會計賬簿類
2日記賬15年
其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年
3明細賬15年
4總賬15年包括日記總賬
5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保持5年
6輔助賬簿15年
三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表
7主要財務指標快報3年包括文字分析
8月、季度財務報告3年包括文字分析
9年度財務報告永久包括文字分析
四、其他類
10會計移交清冊15年
11會計檔案保管清冊永久
12會計檔案銷毀清冊永久
13銀行余額調(diào)節(jié)表5年
14銀行對賬單5年
15月度現(xiàn)金盤點表5年
第11篇 物業(yè)管理會計檔案管理制度
物業(yè)管理公司會計檔案管理制度
1.0目的
會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),財務部要切實加強對會計檔案的管理工作,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度,切實把會計檔案管好。
2.0適用范圍
2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會計報表:月、季度會計報表,年度會計報表。2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。
3.0工作職責
(略)
4.0程序要點
4.1公司每年形成的會計檔案,都應由財務部按照歸檔要求,負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年,期滿之后,由財務部編造清冊歸檔入庫。
4.2已入庫的會計檔案,應保持原卷冊的封裝,需拆封整理的,由會計檔案管理人員處理。
4.3會計檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損,散失和泄密。
4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會計檔案應根據(jù)本單位的業(yè)務需要,積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案,須經(jīng)有關(guān)負責人同意,要向保管人說明查閱范圍,并按規(guī)定進行登記,查閱后及時歸檔。
4.6外單位查閱會計檔案,需憑查閱單位介紹信,說明查閱范圍,查閱人還應出示身份證件,經(jīng)財務部經(jīng)理批準后,才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨在場。
4.8查閱時會計檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復印的,須經(jīng)財務部經(jīng)理同意。4.9會計檔案保管期滿,需銷毀時,應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導同意,報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始,應單獨抽出,另行立卷,保管到結(jié)清為止。建設單位在建設期間的會計檔案,不得銷毀。
5.0記錄文件與控制表格
6.0支持文件
第12篇 _地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
為了加強會計檔案管理,特制定本公司管理辦法。
第一條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:
一.會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
二.會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。
三.財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括財務報表、附表、附表及文字說明,審計報告,其他財務報告。
四.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
第二條 會計檔案的保存
一.會計憑證按憑證類型、月份及編號順序每月裝訂成冊,標明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬主管),專人歸檔保存,歸檔前應加以裝訂。
二.會計報表應分月、季、年度,按時歸檔,指定專人保管,并分類填制目錄。
三.會計檔案在財務部存放期為二年,二年后由資料員整理歸檔交公司檔案室保存。
第三條 會計檔案保管期限
一.會計憑證類:
1.原始憑證15年
2.記賬憑證15年
3.匯總憑證15年
二.會計賬簿類:
1.總賬15年
2.明細賬15年
3.日記賬15年(其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年)
4.固定資產(chǎn)卡片報廢清理后5年
5.輔助賬簿15年
三.財務報告類:
1.月、季度財務報告3年
2.年度財務報告永久
3.審計報告永久
四.其他類:
1、會計移交清冊15年
2、會計檔案保管清冊永久
3、會計檔案銷毀清冊永久
4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年
5、銀行對賬單5年
第四條 會計檔案的借用
一.財務人員因工作需要查閱會計檔案時,必須按制度順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù);
二.外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位證明,經(jīng)本單位領(lǐng)導、財務負責人同意后,方能由檔案人員接待查閱;
三.會計擋案一般禁止攜帶外出,如有特殊情況,需帶出或復制時,須經(jīng)財務負責人批準,并限時歸還。
第五條 由于會計人員或會計機構(gòu)改變等原因而使會計檔案需要轉(zhuǎn)交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第13篇 財務報告與會計檔案管理制度范例
財務報告與會計檔案管理制度
第一條 財務報告是財務狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性文件,包括財務報表和財務情況說明書。每年年終公司按期將年度財務報表及年審查賬報告一起報董事會。
第二條 按公司的規(guī)定,公司應上報的年度報表有下列幾種:資產(chǎn)負債表、管理費用表、財務狀況變動表、損益表、營業(yè)費用表、投資收益表、固定資產(chǎn)及累計折舊表、營業(yè)外收支情況表、利潤及利潤分配表、應交稅金明細表、存貨結(jié)存表、財務狀況比率分析表等,各報表上報前財務部應認真逐級復核,減少差錯,確保各類報表的正確性。
第三條 綜合反映評價本企業(yè)財務狀況的指標體系包括:“流動比率”、“速動比率”、“應收賬款周轉(zhuǎn)率”、“存貨周轉(zhuǎn)率”、“資產(chǎn)負債率”、“費用率”、“銷售利潤率”、“資本金利潤表”、“營業(yè)收入利稅表”、“利息償還倍數(shù)”等。
第四條 按照企業(yè)行業(yè)的特點,將所有的會計檔案按其重要性分為三類,分別存檔、保管。
1. 會計報表、財務程序軟件、會計賬簿、“物料、材料收發(fā)結(jié)存明細賬”、“會計人員交接單”、財務計劃、“會計師事務所年審、驗資報告”、“賬戶余額表”等為第一類;
2. 借款、裝修、訂貨合同,經(jīng)濟合同分析資料,工資資料、成本報表、材料價目表以及下發(fā)文件,年度、月度財務數(shù)據(jù)備份等為第二類;
3.產(chǎn)品還原表、日報表、驗收單、領(lǐng)用單、各類賬單、轉(zhuǎn)撥單、工作底稿等為第三類。
第五條 企業(yè)財務部設兩個兼職檔案員分管本部門各類檔案。各業(yè)務部門應歸檔的資料平時自行管理備查,到年終列出清單,統(tǒng)一交兼職檔案員保管,其余屬自行保管的資料應按月份整理,于次月初登記、造冊。各檔案應分類裝訂成冊、存放有序、方便查找,并應嚴格執(zhí)行安全保密制度。
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第14篇 科苑大酒店會計檔案管理制度
科苑大酒店會計檔案管理制度
(一)目的
會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟活動重要史料和證據(jù)，必須加強管理，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。
(二)管理部門
財務部
(三)會計憑證的分類
第一會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證
第二會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
第三財務報告類：月度、季度、年度財務報告、包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告。
第四其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
(四)實施細則：
1.財務部應設會計檔案室或?qū)Ｓ霉?，并指定專人負責會計檔案管理工作，會計檔案管理人員調(diào)離必須辦理移交手續(xù)。
2.每年形成的會計檔案應由財務部按照歸檔要求負責整理立卷或裝訂成冊，每年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸案入庫。
3.已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封管理的應由會計檔案管理人員處理。會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
4.酒店保存的會計檔案應根據(jù)業(yè)務需要，積極給予利用酒店內(nèi)部查閱，會計檔案須經(jīng)有關(guān)負責人同意，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。
5.外單位查閱會計檔案需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人應出示身份證，經(jīng)酒店財務負責人批準后，才能辦理查閱手續(xù)。
6.查閱會計檔案必須由保管人員陪同，查閱的會計檔案需保持原樣，不得拆抽涂改，如需復印的，須經(jīng)酒店財務負責人同意，會計檔案原件原則上不得出錯。
7.檔案銷毀時，應指定專人鑒定審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店總經(jīng)理同意批準后，對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務為止，建設單位在建設期間的會計檔案不得銷毀。
8.對酒店財務管理系統(tǒng)必須每月進行數(shù)據(jù)備份，在每一財務年結(jié)束后必須打印出紙質(zhì)的會計檔案，并利用磁盤、移動硬盤等進行介質(zhì)備份。
9.在銷毀會計檔案時，財務部應派員監(jiān)督，在銷毀會計檔案前，要認真核對銷毀清冊，銷毀后在清冊上簽字蓋章，財務部進行保存。
10.本規(guī)定由酒店財務部負責解釋。自2023年11月1日起執(zhí)行。在執(zhí)行過程中有與國家法律法規(guī)相抵觸的地方時，以國家法規(guī)為準進行調(diào)整。
附表：
企業(yè)會計檔案保管期限表
序號
檔案名稱
保管期限
備注
一會計憑證類
原始憑證15年
記賬憑證15年
匯總憑證15年
二會計賬簿類
總賬15年
包括日記總賬。
明細賬15年
日記賬15年
現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。
固定資產(chǎn)表
固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
8輔助賬簿15年
發(fā)票、輔助收銀報表5年。
三財務報告類
包括各級主管部門匯總財務報告。
9月、季度財務報告3年
包括文字分析
10年度財務報告(決算)永久
包括文字分析
四其他類
11會計移交清冊15年
12會計檔案保管清冊永久
13會計檔案銷毀清冊永久
14銀行余額調(diào)節(jié)表5年
15銀行對賬單5年
第15篇 建筑總公司會計檔案管理制度
建筑工程總公司會計檔案管理制度
第一條 會計應該以會計期間分期決算帳目和編制財務會計報表。會計期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會計中期。
第二條 會計報表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實、計算準確,不得漏報或任意取舍,會計報表之間、會計報表各項目之間,凡有對應關(guān)系的數(shù)字應當一致,會計報表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應當相互銜接。
第三條 凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其它有保存價值的資料均應該歸檔。
第四條 會計憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財務科長保管,一年后交集團公司檔案室,歸檔前應加以裝訂。
第五條 會計報表應按照季度、年度按時歸檔,由財務管理部指派專人管理,并分類填制目錄。
第六條 對上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯誤,給予責任人30元罰款,由公司財務管理部負責處罰。
第七條 會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準,如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財務負責人與直接責任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴重后果者開除。
第16篇 房地產(chǎn)股份公司會計檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會計檔案管理制度
為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,符合會計基礎規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會計檔案立卷管理辦法
1、會計憑證:每月做好的會計憑證必須在下月5日內(nèi)進行順號、查對、清點,檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號裝訂成冊,憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號,再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會計報表:每月做好的會計報表必須依次編定頁碼,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面上應當注明:單位名稱、單位地址,財務報告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負責人、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會計帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來的會計帳簿加具封面,裝訂成冊,標明帳戶名稱、順序號、標上標簽,將會計帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財務文件:財務文件、審計報告等按文件內(nèi)容進行分類,按立案時間打出文件清單,標上標簽、編上編號,便于查閱。
二、會計檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進行,財務部查閱檔案資料,要求當天查閱當天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財務部主管批準,并付上借閱檔案借據(jù),寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時催收歸還檔案,確保檔案完整無缺。
三、會計檔案保管期限
1、會計憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會計帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年。
3、會計報表:
①月、季度會計報表保管期限為15年;
②年度會計報表保管期限為永久。
4、其他:
①會計移交清冊保管期限為15年
②會計檔案保管清冊保管期為永久
③會計檔案銷毀清冊保管期為永久
④銀行存款對帳單保管期限為5年
四、會計檔案銷毀
根據(jù)會計檔案保管期限,銷毀會計檔案時,到期限的檔案必須列出詳細的會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應由上級主管部門派員監(jiān)銷。
第17篇 某商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù),必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理,由主辦會計組織有關(guān)人員,嚴格按照《會計人員工作規(guī)則》要求,對會計檔案進行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記,嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規(guī)定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經(jīng)財務部負責人同意,由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信及工作證,經(jīng)公司領(lǐng)導批準,財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經(jīng)公司領(lǐng)導或財務部負責人批準后方能外借或復印,并辦理有關(guān)手續(xù),外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領(lǐng)導、財務部負責人及有關(guān)人員共同簽定,嚴格審查,編制會計檔案銷毀清冊,報上級主管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應派人監(jiān)毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料,按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設單位完工后,會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設新單位時,由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù),原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
第18篇 會計檔案管理制度范例
會計檔案管理制度
1.目的:會計檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。3.會計檔案管理體系3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。3.2公司總經(jīng)辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。4.會計檔案范圍4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。4.2會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。4.3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會計帳薄。4.4財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。4.5財會電算化檔案:主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。5.各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。5.1當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之后,應當由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設立檔案機構(gòu)的,應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。5.2移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應當同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。6.會計檔案不得自行借出。6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供會計資料的查閱或復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時,應事前由公司總經(jīng)辦批準。6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。7.會計檔案的保管期7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計檔案保管期限表附后)。7.2會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。7.3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。8.會計檔案的銷毀8.1保管期滿的會計檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:8.1.1由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;8.1.2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;8.1.3銷毀會計檔案時,應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷;8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。8.3正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。9.會計檔案的管理9.1采用電子計算機進行核算的單位,應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業(yè)務主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。單位分立后原機構(gòu)代管,各方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。9.4單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案,對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應由原各單位保管。9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。9.7單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。9.7.1移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容;9.7.2交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。9.8預算、計劃、制度等文件材料,應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。10.附則:10.1本制度由公司財務部負責解釋。10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
第19篇 三民醫(yī)院會計檔案管理制度
人民醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案,由財務科負責整理立卷,裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年。期滿之后,編造清冊移交檔案室保管。財務科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。
4、各種會計檔案保管的期限:
(1)5年保管期:會計月、季報表
(2)15年保管期:總帳、明細分類帳;原始憑證和記帳憑證;會計移交清冊
(3)25年保管期:現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
(4)永久性保管期:會計年度決算報表;會計檔案保管,銷毀清冊;職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同財務科共同鑒定,嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領(lǐng)導批準后方可銷毀。銷毀時,應由檔案室、財務科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告領(lǐng)導。
6、會計檔案銷毀前,對本單位認為重要的會計資料,應復留存,以便備查。
第20篇 財務會計檔案管理制度
會計檔案管理制度
第1條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料,它是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),具體包括:
1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。
2、會計賬簿類:總賬、日記賬、明細表、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
3、財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表附注、財務分析及統(tǒng)計報表和其他財務報告。
4、其他類:銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、往來對賬確認表、驗收回單、銷售合同、采購合同、外來文件、外發(fā)文件、內(nèi)部文件、會計檔案保管清單、會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單。
第2條 會計檔案保管期限分為永久、定期二種,定期保管期限分為3年、5年、15年、25年,共5類。各類檔案的對應保管期限閱附件。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
會計檔案保管期限必須按照國家的規(guī)定執(zhí)行,凡與國家的規(guī)定有沖突的,視同自動作廢。
第3條 采用電子計算機進行核算的單位,應當按照相關(guān)規(guī)定和要求打印憑證、賬簿,并按本制度進行管理。
第4條 各辦事處因撤銷、解散或其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當上交財務部。
第5條 會計檔案應按以下內(nèi)容進行歸類和編號:
1、憑證:大類編號為a。
憑證設置要結(jié)合企業(yè)實際,可按崗位對應設置,可分為:現(xiàn)金憑證,編號1001-1___;銀行憑證,編號2001-2___;銷售憑證,編號3001-3___;采購憑證,編號4001-4___;轉(zhuǎn)賬憑證,編號5001-5___。可依實際情況分得更細。
2、賬簿:大類編號為b。
賬簿編號應當按照科目的次序進行連續(xù)編號:總賬賬簿編號為01;現(xiàn)金賬簿為02;銀行賬簿編號為03;以此類推。
3、財務報告:大類編號為c。
財務報告分為會計報表、財務分析和成本報表。1月會計報表編號為101。2月會計報表編號為102,以此類推;1月財務分析編號為201,2月財務分析編號為202,以此類推;1月成本報表編號為301,2月成本報表編號為302,以此類推。
4、應收賬款往來確認:大類編號為d。
應收賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有兩本編號為302-303;四月有三本編號為404-406;以此類推。
5、應付賬款往來確認:大類編號為e。
應付賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有三本編號為302-304;四月有兩本編號為405-406;以此類推。
6、驗收回單:大類編號為f。
驗收回單編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有五本編號為1001-1005;2月有10本編號為2006-2022;3月有八本編號為3016-3023;以此類推。
7、銷售合同:大類編號為g。
銷售合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:2006年1月3日簽訂第一份合同,編號為-01;2006年2月5日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。
8、采購合同:大類編號為h。
采購合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:2006年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;2006年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。
9、其他合同:大類編號為i。
其他合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:2006年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;2006年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。其他合同主要包括基建合同、租賃合同等。
10、銀行對賬單:大類編號為j。
銀行對賬單編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有三張編號為1001-1003;2月有八張編號為2004-2022;3月有六張編號為3012-3017;以此類推。
每月銀行對賬單上必須有一張銀行余額調(diào)節(jié)表。
11、外來文件:大類編號為k。
外來文件編號可按時間順序并結(jié)合分類進行連續(xù)編號,如-1(分類)-01。非重要的外來文件可以不存檔。
12、外發(fā)文件:大類編號為l。
外發(fā)文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
13、財務制度:大類編號為m。
財務制度編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
14、財務通知:大類編號為n。
財務通知編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
15、審批文件:大類編號為
審批文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。主要包括經(jīng)營活動審批文件。一般來講,涉及與會計賬務處理有關(guān)的審批文件都要將原件放入憑證里,再復印一份存檔,以便于查閱和再復印之用。
16、工作報告:大類編號為p。
工作報告編號按照發(fā)生時間順序分兩種進行獨立編號:一種是向上級匯報的報告,編號為-1(向上級匯報)-01;另一種是下級或同級送財務部的報告,編號為-2(向財務部匯報)-01。
17、內(nèi)部文件:大類編號為q。
內(nèi)部文件編號可按時間順序進行編號,如-01。主要包括內(nèi)部部門之間的通知、知會書等與會計賬務處理無關(guān)的重要性文件。
18、管理清單:大類編號為r。
管理清單編號按照時間順序進行編號,如-01。主要包括檔案管理目錄匯總清單、檔案移交清單、檔案銷毀清單、檔案借出登記清單、崗位檔案責任管理清單等。
