文書檔案管理制度

有哪些

文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在確保文件的有效管理、安全保存和高效利用。主要包括以下幾個(gè)方面：

1. 文件分類與編碼：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，為每份文件賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。

2. 文件的收發(fā)管理：明確文件的接收、登記、分發(fā)和歸檔流程，確保文件及時(shí)傳遞和妥善保管。

3. 文件的保存期限：設(shè)定各類文件的保存期限，符合法律法規(guī)要求，并考慮到企業(yè)運(yùn)營(yíng)的實(shí)際需要。

4. 電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的數(shù)字化存儲(chǔ)和在線共享，提高工作效率。

5. 文件的安全保密：設(shè)定訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息，防止非法獲取和泄露。

6. 文件的銷毀規(guī)定：對(duì)達(dá)到保存期限的文件進(jìn)行定期審查，符合條件的進(jìn)行安全銷毀。

實(shí)施細(xì)則

1. 文件分類與編碼：由行政管理部門負(fù)責(zé)制定文件分類指南，包括業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別，并編制詳細(xì)的編碼規(guī)則。各部門在創(chuàng)建新文件時(shí)，需按指南進(jìn)行分類和編碼。

2. 文件收發(fā)：所有外來文件應(yīng)由前臺(tái)或指定人員統(tǒng)一接收，登記后轉(zhuǎn)交相關(guān)人員。內(nèi)部文件的發(fā)送則通過電子郵件或企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行，確保文件流轉(zhuǎn)的可追溯性。

3. 保存期限：由法律部門和檔案管理部門共同確定各類文件的保存期限，定期更新并通知各部門執(zhí)行。

4. 電子文檔：采用企業(yè)級(jí)的文檔管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行版本控制、權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全。員工需接受相關(guān)培訓(xùn)，了解系統(tǒng)使用方法。

5. 安全保密：設(shè)立文件保密等級(jí)，敏感文件僅限授權(quán)人員訪問。定期進(jìn)行安全檢查，確保防火、防盜、防病毒措施到位。

6. 文件銷毀：每年進(jìn)行一次文件銷毀審查，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，由專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。

上墻內(nèi)容

1. 文書檔案管理原則：清晰、有序、安全、高效。

2. 文件分類與編碼示例：業(yè)務(wù)文件-01，財(cái)務(wù)文件-02，人事文件-03。

3. 文件收發(fā)流程圖：接收→登記→分發(fā)→歸檔。

4. 保密提醒：保護(hù)企業(yè)信息，嚴(yán)禁泄露。

5. 文件保存期限提示：查看企業(yè)文件保存期限表，遵守相關(guān)規(guī)定。

6. 電子文檔使用提示：請(qǐng)正確使用企業(yè)文檔系統(tǒng)，勿私存工作文件。

以上制度旨在規(guī)范企業(yè)文書檔案管理工作，提高辦公效率，保障信息安全。各部門需嚴(yán)格遵守，確保制度的有效實(shí)施。

文書檔案管理制度范文

文書檔案管理制度
文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門)，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時(shí)送還。
2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。
3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。
二、發(fā)文制度
1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。
2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。
3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。
三、檔案管理制度
（一）歸檔范圍
1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。
4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。
5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。
7、公司及各部門的年度工作計(jì)劃、總結(jié)。
8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
9、信訪工作材料。
10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
13、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料。
（二）歸檔時(shí)間
1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。
（三）歸檔要求
1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。
2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。
（四）檔案管理
1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。
（五）檔案利用
1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。
3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。
4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。