任職于采購部的員工，必須具備良好的專業(yè)基礎，好學謙虛、臨財不茍得的美德，不畏困難與挫折的勇氣，以及高度的職業(yè)責任心。
前言
采購部，是公司的非常重要部門，她工作的成敗，直接影響著公司的外界形象，直接左右著消費者對公司產品的信心，也直接決定了公司經營的回報。
公司需要一個優(yōu)秀的采購部，憑著專業(yè)的技術素質，發(fā)揚齊心合力的團隊精神，在設計部的統(tǒng)一設計意念的引導下,反季節(jié)地策劃及訂制公司的優(yōu)質名牌商品，將公司的品牌概念，通過商品的設計，質感、色彩等元素，不斷地循環(huán)地灌輸于消費者，令消費者在欣然接受商品的同時，也在潛意識之中，自覺成為公司的擁護者。
采購部肩負著非常關鍵的使命，她有責任為公司提供合理的商品成本價格，優(yōu)質的貨品，足夠的數(shù)量、準時的上市。
任職于采購部的員工，必須具備良好的專業(yè)基礎，好學謙虛、臨財不茍得的美德，不畏困難與挫折的勇氣，以及高度的職業(yè)責任心。同時，每位職員應隨時作好準備，為公司付出不懈的努力，也應為采購部成為公司的堅強后方陣地而發(fā)揮各自最大的潛能!
第一節(jié) 采購部之分工及部門架構
一. 采購部的架構
第二節(jié) 采購部各級人員之職責
一、 采購經理職責：
1. 直接上級:總經理
2. 直接下屬:面料采購員、輔料采購員、質檢員(QC)
3. 本職工作:采購公司規(guī)定的所有商品、控制商品的質量及交貨期
4. 直接責任:
為申請部門提出的采購項目尋價、尋貨,作出三家供貨商的對比價。
采購單申請單、訂購合同的初審。
在采購單批準后分派采購員完成采購,重要的采購項目自己跟進。對采購進度、質量控制作出安排交跟單員及QC跟進。
在生產中或到貨后發(fā)生問題,和廠家交涉并解決。
協(xié)調解決公司各個部門同商品部相關聯(lián)的工作。
制定下級崗位描述。
所有采購品要保存封樣。
指導評價下級工作
5. 領導責任:
對采購手續(xù)負責。
對供貨商選定水平負責。
對所選樣品的品種、規(guī)格、質量、價格、交貨期負責。
6. 主要權力:
選擇供貨商的權力。
二、面、輔料采購員職責：
1. 直接上級:采購部經理
2. 本職工作:采買成衣所需的面、輔料物資
3. 工作責任:
根據(jù)采購經理分配的采購申請單,具體實施選擇供貨商和報價并取得相關樣辦,填寫申購單后上報采購經理。
根據(jù)批準后有效的采購定單向財務部取得付款票據(jù),實施購買。
具體辦理跟進交貨、驗貨、收貨(退貨)、入倉(出倉)及報帳手續(xù)。
服從上級的工作安排。
保存采購工作時的必要原始記錄及樣辦封存,做好統(tǒng)計,定期上報。隨時了解市場情況,提供市場信息,積極出主意想辦法降低采購成本。
三、面輔料QC職責：
1. 直接上級:采購經理
2. 本職工作:商品的質量控制
3. 工作責任:
根據(jù)公司對所有采購商品的質量要求,以此為標準嚴格檢驗及控制商品的質量。
對商品由頭辦到貨品入倉,整個生產過程的質量全程監(jiān)控。
對質量不合符公司要求的商品及時發(fā)現(xiàn)并第一時間通知上級。
服從上級的工作安排。
對供應商可作出否決合作的建議,不斷修正、完善檢驗控制商品質量的標準和方法,不定時以書面形式會報上級。
第三節(jié) 采購部工作程序
一、 商品部日常工作流程圖：(見附表)
二、開發(fā)、確定布物料程序：
設計部會同市場部、生產部、采購部、總經理開設計意念會
采購部根據(jù)設計意念收集合適的布/輔料交設計師篩選
(所收集的布/輔料需注明廠家、封度、成份、價格)
設計師確定所需用的布料/輔料，并填寫布/輔料設計卡
(布/輔料設計卡一式三份：設計部、生產部、采購部各一份，如有特殊要求需注明)
三、申購程序：
1、 申購板布：跟單員填寫《起板申請單》交生產部經理批核后交采購經理，由采購經理分派到采購員，采購員填寫《申購單》后，連同布樣交采購經理批核(布樣上須經設計部經理簽名確認)，并呈交總經理簽名同意后方可購買板布。采購員安排購買板布，板布返貨后，入倉登記，并填寫《板布使用記錄表》交倉庫、生產部、采購經理各一份及存檔。
2、 申購現(xiàn)布大貨布：跟單員填寫《大貨布申購單》，必須寫清楚數(shù)量、封度、要求、日期等資料，連同合同及式樣一起交生產部經理簽核，后交采購經理。由采購經理分派到采購員，采購員填寫《申購單》及借支單后，連同布樣交采購經理批核(布樣上須經設計部經理簽名確認)，并呈交總經理簽名同意后方可購買板布。采購安排上大貨布，收大貨布前一星期應以《一周返布計劃》通知生產部，于返布當天以《落布通知單》通知生產部，布料返貨后采購員辦理入倉報銷手續(xù)。
3、 申購訂購大貨布：跟單員填寫《大貨布申購單》，必須寫清楚數(shù)量、封度、要求、日期等資料，連同合同及式樣一起交生產部經理簽核，后交采購經理。由采購經理選定供應商后，分派到采購員，指引采購員議價及商談付款條款、貨期等。與供應商簽署《訂布合同》并填寫《付款同通知書》給財務部。
4、 申購物料：各個組別跟單所提供的物料預算數(shù)量及經設計部確定的物料式樣，經生產部經理審核簽名確認后，交采購員訂購，采購員統(tǒng)籌資料后，根據(jù)庫存情況填寫請購單，交采購部經理加簽，后交總經理批核。
四、批核布/輔料正確樣、顏色、船樣程序：(略)
五、報價、議價、定價程序：
1、 報價：
采購經理接到設計部所給的《布/輔料設計卡》，分派給采購員寄往多個供應商作報價，并要求供應商提供布樣。采購員填寫《報價單》連同供應商提供的布樣交采購經理。采購經理審核后，初選供應商及價格。價格若在公司接受范圍內，統(tǒng)計匯總后交生產部作初步成本核算;若高于公司接受范圍，則需知會設計部，并尋找類似布或代用布給設計師重新選確認樣。
2、 議價：
經初步報價后，生產部計算成本交市場部，由市場部給出成本目標價及造貨數(shù)量，生產部計算出布/輔料的目標價及數(shù)量交采購部。采購部根據(jù)該目標價及數(shù)量，利用自己的專業(yè)知識與供應商議價。此議價作同一商品多個供應商議價，同等價格或差額不超0.5元的,開發(fā)打板此商品的供應商優(yōu)先。
3、 定價：
經過根據(jù)目標價與供應商議價后,由采購經理匯總統(tǒng)計后決定最終供應商,并將價格報交生產部，由生產部重新核算成衣準確成本交市場部審批。若市場部可接受則生產部及采購部可做采購合同交總經理批核。若不能接受，則給出意見，生產部及采購部等根據(jù)市場部意見再作出修改或交由總經理決定。
六、合同的審核與簽定(略)
七、查貨程序:
1、 作業(yè)程序：
QC員到廠查驗貨品前，應先以電話聯(lián)系廠方，了解生產進度;QC員到廠后，應第一時間有禮貌知會廠方負責人，按公司規(guī)定抽取相應數(shù)量的貨品查驗，有程序地做好檢驗前之工作準備。
2、 查貨的目的與內容
布料先分為三大類：現(xiàn)坯印染布、織坯印染和色織布;
跟進生產進度，查驗布料為初期、中期、尾期;
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目的：了解供應商的生產情況及我司訂單的生產安排情況
查貨人員：采購員
查貨時間：現(xiàn)坯印染 不用查
織坯印染 交貨前25天
色織布 交貨前20天
查貨內容：供應商生產是否繁忙，我司的訂單是否已購紗及上機，上機臺數(shù)，拉經數(shù)量，機臺運作是否暢順，坯布的風格花形是否正確。如色織布則要查驗布筒染后顏色跟手樣板是否一致。
②、中期：
目的：查驗坯布數(shù)量、質量是否符合要求
查貨人員：采購員或QC
查貨時間：現(xiàn)坯印染 交貨前15-20天
織坯印染 交貨前 15天
色織布 交貨前10天
查貨內容：查驗坯布數(shù)量是否已夠我司訂單需要;查驗坯布的疵點：污漬、色紗、油沙、稀密路、吊經、缺緯、破洞、棉結、棉粒、粗經、粗緯等外在因素，是否符合要求;另還有一種檢驗方法：煮漂10-20米左右坯布作抽檢;如色織布則要查核頭板坯花型與原樣、手感是否相符。
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目的：查驗所訂布料是否符合我司要求返貨
查貨人員：QC
查貨時間：返貨前3天
查貨內容：測試大貨的縮水率、拉力、撕破力、手感、側向紗線滑移強力、色牢度等;查驗匹頭條時應左右中邊查看色差程度，查驗大貨布的顏色、手感否與所批船樣一致，抽查大貨10%-20%的大貨布作布面綜合質量評定，按標準收貨。
3、 測試程序：
?、佟⒉剂蠙z查：布面平滑度、布紋、花式、手感、布痕、色勻程度;
②、布匹力度：拉力、漲破力、摩擦程度、伸長后還原程度;
③、縮水和變形程度：車縫時縮短或伸長程度、濕洗時伸長、縮短、變形程度。
?、?、褪色和染色程度：濕洗時褪色或染色程度、摩擦時褪色或染色程度。
?、?、布面皺折后自動平服能力。
4、 發(fā)現(xiàn)問題處理方法：
①、 能獨立與廠方解決的問題，應即時解決后及時向上司匯報，以便跟進;
?、?、 當有某些問題無法解決時，即時向上司如實匯報，以便及時處理;
5、 QC員查貨前必須有如下文件資料：
?、?、 合同復印件;
?、?、 已批核的布樣;
八、入倉程序：(略)
九、付款程序：(略)
十、供應商的開發(fā)及評估
1、 供應商的開發(fā)：
采購部應每季根據(jù)公司產品結構，開發(fā)供應商，每季合作的供應商中應有10%為新的供應商以作價格的對比及控制。供應商的主要來源：展會、網(wǎng)絡、同行介紹等
供應商開發(fā)的程序：
?、?選擇目標供應商
?、?初步了解供應商的生產特征，及規(guī)模
?、?派人員審廠，填寫供應商資信表，并要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、國地稅證、一般納稅人證、法人代碼證等五證;交采購經理審核。
?、?經采購經理審核后，合格的供應商由采購經理初步洽談合作意向及條件，并錄入下一季的合作供應商中。
2、 供應商的評估：
每季末，根據(jù)所有合作供應商的貨期、價格、質量等因素進行全面評估，好的供應商可繼續(xù)合作，不好的供應商需淘汰加入新的供應商。具體評核見《廠家評核表》。
十一、應急措施的啟動及程序：
1、 應急措施的啟動條件：
A、 貨品在查中期時，發(fā)現(xiàn)供應商并沒作出生產安排或貨品有嚴重的質量問題之時
B、 貨品在查尾期時，發(fā)現(xiàn)貨品質量，數(shù)量嚴重不符合公司要求之時
C、 貨品交貨期嚴重遲期
2、應急措施程序：
A、 若貨品在查中期時發(fā)現(xiàn)供應商并沒作出生產安排時，采購員應即時匯報采購經理。采購經理與供應商聯(lián)系了解供應商生產情況及實際安排情況，作出判斷該訂單是否會嚴重遲期，并指引采購員作出后備供應商的前準備工作，包括后備供應商的選定，報價，正確樣品的確認，顏色小樣的批核，貨期等工作。填寫貨品延期申請交生產部，市場部批核加意見。根據(jù)生產部，市場部的意見，作出是否需取消合同或更改供應商的等決定，并呈交總經理批示。
B、 貨品在查貨尾期時，發(fā)現(xiàn)貨品質量嚴重不符合公司要求時，QC應剪能代表全批貨的質量板及查貨報告交采購員。采購員聯(lián)系供應商了解供應商情況，若能返修的，與供應商商議返修后貨期，并填寫貨品延期申請連同質量板及查貨報告交采購經理批示，采購經理批示后交生產部及市場部批示意見。若貨品需重做的，與供應商商議重做的交貨期，并填寫貨品延期申請連同質量板及查貨報告交采購經理批示。采購經理批示后交生產部及市場部批示意見，若生產部及市場部可接受貨期的延期，采購經理應判斷是否需更換供應商，作出處理意見交采購員跟進;若生產部及市場部不接受貨期的延期，采購經理應根據(jù)情況作出如下處理:
?、?根據(jù)質量實際情況,實行避裁,所有損耗及耗工費由供應商承擔。造成減數(shù)部分咨詢市場部是否取消或補數(shù)，并上報總經理批示。
?、?根據(jù)質量實際情況,咨詢市場部是否可接受打折，降低質量標準收貨。并上報總經理批示。
?、?若無法避裁且降低質量標準打折都無法接受的，采購經理應上報總經理，同時，咨詢市場部及設計部是否可取消或找代用現(xiàn)貨布代替。
C、 貨品交貨期嚴重遲期
貨期遲期采購員應于交貨期前一周以上填寫延期申請交采購經理批示，并交生產部及市場部批示。貨期遲期超出15天以上的采購經理應會同生產部、市場部及設計部商議是否打折接受或取消訂單或找代用現(xiàn)布代替，并上報總經理批示。
第四節(jié) 《 采購部工作程序監(jiān)控條例》
1. 高級經理每季交造貨計劃到設計部，每遲一天，罰款30元，若提供錯誤的信息罰款50元;
2. 由于設計部遲交板單及設計圖樣，而致遲返貨的責任人，每款罰款50元;
3. 布料采購員遲交布料資訊，致遲返貨每款罰款50元;
4. 因物料采購員不能及時提供正確的輔物料，導致遲返貨的，每遲一天，罰款20元;
5. 采購員遲通知QC員查驗大貨布，QC員延遲查驗大貨布或延遲測試布板，或遲遞交測試報告給QC組長，每項罰款20元;
6. 貨期以合同期為準，允許正負浮動5天，超出范圍須有總經理簽批方免扣罰。采購部經理查明原因，再于5日遞交行政部復核，并交財務部扣罰?？哿P方式以財務部制定的為準，并將扣罰情況公布;
7. 采購部于返貨前當天應遞交《返貨通知單》給生產部，貨品到倉后，采購部仍未發(fā)出《落貨通知單》，責任人罰款20元;
8. 當布/輔料采購員收到船頭樣時，布/輔料采購員應先將船頭樣分成4份資料，分別提供給：設計部(A4紙大);QC組(半A4紙大);跟單組(半A4紙大);每一份資料必須有采購經理、設計部主管簽名為準，并要求布/輔料采購員將所提供的船頭樣必須區(qū)分正、反面，不能收到大貨布時才提供以上資料，如每漏一項的，罰款20元。
9. QC組測試項目包括：縮水率、脫色度、扭格、洗水前后對比、克重等;每少做一個測試項目，罰款10元;
10. 布行大貨在國內生產的，采購員必須進行查驗前期、中期、后整等項目，采購員并將查驗結果報告給采購經理，每少做一次查驗罰款20元。
11. 布/輔料采購員必須監(jiān)控布行返貨的大貨數(shù)量，總數(shù)量不能超出5%，不按要求返貨的責任人罰款30元;如有特別情況由采購經理簽批方能免扣罰。
12. 布/輔料采購員必須要求布行返貨前2天提供裝箱單(加工形式是FOB價的，要求布行給廠家一份，CMT 單的由布/輔料采購員提供給輔物料倉一份)，不按此程序進行的，每次罰款10元。
13. 大貨布到加工廠后，生產部同事必須要求廠家在3-5天內完成所有驗布工作，每遲一天扣罰跟單人員10元。當布料出現(xiàn)質量問題，布料采購員必須在3天內完成處理好布料工作，每遲一天扣罰采購員10元。
14. 采購部必須控制好布行所提供的每只布種LOT色問題，總布料2000碼以下的不能超出2個LOT色;3000-8000碼以內的不能超出3個LOT色;8000碼以上的不能超出4個LOT色;LOT色與LOT色之間不能超出3級，此LOT色標準由所屬組別的副經理簽批為準，每超出一項布料采購組責任人扣罰30元。(注：現(xiàn)布及如設計部或董事局指定要求造貨的除外)
15. 采購部于每星期六發(fā)出《一周返布計劃》;于返布當天發(fā)出《返布通知書》給有關部門，每遲一天罰款10元;如實際返布日期與《一周返布計劃》有更改的，則于返布前3天，以書面形式通知有部門，否則，每次罰款10元。
16. 物料采購員根據(jù)各跟單組所提供的資料進行訂購輔物料，返貨后如發(fā)現(xiàn)輔物料有錯誤的，應追究責任人：如屬跟單提供資料錯誤的，每次罰款30元;如屬物料采購員提供資料錯誤給印刷商的，每次罰款30元;如屬布料采購組提供資料錯誤的，每次罰款30元。
17. 物料采購員與供應商所簽的貨期，每遲一天罰款10元。
18. 如本公司提供布料之樣板，應在返貨前辦好入倉手續(xù)，再按實際情況而定處理方案，違者每件罰50元。
19. 合同應在生產大貨前簽訂，如有違反每次罰50元。如遇大貨有問題，而合同仍未簽訂，后果由當事人自負，一切與公司無關。
20. 因跟單員違反運作規(guī)程，而導致操作產品不合質量要求，或致返貨延遲，則要視情節(jié)的輕重作出罰款處理。
21. 如因組長或經理未能履行職責而導致無法準時或按要求返貨，則視實際情況由行政總經理作處理。
22. 員工對違反部門規(guī)定的行為知情不報者，每次罰30元，上司包庇下屬過錯者，每次罰款50元。
23. 員工工作兒戲，態(tài)度不負責者，第一次口頭警告，第二次罰款50元。
24. 工作中出現(xiàn)問題故意隱瞞以圖蒙混過關者，每次罰款100元。
25. 因未通知倉務部而致貨品到倉庫后無人查收，責任人罰款100元。
26. 合同未經副總經理審閱蓋合同章，而擅自落單生產者，一切后果及經濟損失，由落單者本人自行承擔。
27. 本部人員要復印圖樣，必須填妥《復印申請表》。交經理簽名后方能復印如發(fā)現(xiàn)違反者，罰款50元。
