差旅費管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán),它旨在規(guī)范員工因公出差的各項費用支出,確保公司資源的有效利用,防止浪費,同時也保障員工的合法權(quán)益。通過明確的制度規(guī)定,可以提高財務(wù)管理的透明度,降低審計風(fēng)險,促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
包括哪些方面
差旅費管理制度通常涵蓋以下幾個核心方面:
1. 出差申請:明確出差審批流程,規(guī)定何時需要提前申請,由誰審批。
2. 費用標(biāo)準(zhǔn):設(shè)定交通、住宿、餐飲等各類費用的限額,防止過度開支。
3. 報銷程序:規(guī)定報銷所需的憑證類型、提交時間及審核流程。
4. 補(bǔ)助政策:根據(jù)出差地點、時間等因素,設(shè)定相應(yīng)的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)。
5. 違規(guī)處理:對于違反規(guī)定的處理辦法,如超支、虛假報銷等行為的處罰措施。
6. 例外情況:對于特殊情況的處理規(guī)則,如緊急出差、國際差旅等。
重要性
差旅費管理制度的重要性體現(xiàn)在:
1. 控制成本:通過制度約束,避免無謂的支出,維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。
2. 提高效率:明確的流程和標(biāo)準(zhǔn)能減少審批時間和爭議,提高工作效率。
3. 維護(hù)公平:保證所有員工在差旅費用上的待遇公平,提升員工滿意度。
4. 法規(guī)遵從:符合稅法和財務(wù)法規(guī)要求,降低法律風(fēng)險。
5. 企業(yè)文化:體現(xiàn)公司的專業(yè)性和規(guī)范性,塑造良好的企業(yè)形象。
方案
1. 制定詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn):根據(jù)公司規(guī)模、業(yè)務(wù)性質(zhì)和市場狀況,制定切實可行的費用標(biāo)準(zhǔn)。
2. 建立電子系統(tǒng):引入數(shù)字化管理工具,自動化處理出差申請和報銷,提高效率。
3. 定期審查:每年至少一次對制度進(jìn)行審查,根據(jù)實際情況調(diào)整費用標(biāo)準(zhǔn)和流程。
4. 培訓(xùn)教育:定期對員工進(jìn)行差旅費管理制度的培訓(xùn),確保全員理解和遵守。
5. 強(qiáng)化監(jiān)督:設(shè)立內(nèi)部審計機(jī)制,定期檢查執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
6. 反饋機(jī)制:鼓勵員工提出建議和反饋,不斷完善制度,使之更貼合實際需求。
差旅費管理制度的實施需要全體員工的共同配合,管理層應(yīng)持續(xù)關(guān)注其執(zhí)行效果,適時調(diào)整和完善,以實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。
差旅費管理制度范本
差旅費管理制度
一、出差辦理程序
1、出差人員必須事先填寫“出差申請單”,注明出差地點、事由、人數(shù)、天數(shù),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽署意見、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可出差。
2、出差人員回公司后,應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況,公司領(lǐng)導(dǎo)在“出差申請單”上簽署考核意見。
3、審核人員根據(jù)簽有公司領(lǐng)導(dǎo)考核意見的“出差申請單”和有效出差單據(jù),按費用包干標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,經(jīng)審核后方可報銷差旅費。
4、凡與原出差申請單規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費不予報銷,因特殊原因或情況變化需改變路線、天數(shù)、人數(shù)、交通工具的,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后方可報銷。
5、出差回公司應(yīng)在一周內(nèi)報賬。
二、出差費用標(biāo)準(zhǔn)
總體原則:對出差人員的住宿費、伙食補(bǔ)助費實行 “限額報賬,節(jié)約不補(bǔ)、超額自付”。
1、住宿費用標(biāo)準(zhǔn)(元/人、天)
出差人員 | 一線和二線城市 | 三線以下城市 |
公司領(lǐng)導(dǎo) | 500 | 400 |
科級及科級以下 | 400 | 300 |
2、伙食補(bǔ)助費標(biāo)準(zhǔn)(元/人、天)
出差人員 | 縣、區(qū)內(nèi)出差(含市場巡查) | 縣、區(qū)外出差、地推促銷或市場管理 |
公司領(lǐng)導(dǎo) | 20 | 100 |
科級及科級以下 | 20 | 100 |
3、交通費用標(biāo)準(zhǔn)
出差人員 | 一線和二線城市 | 三線以下城市 |
公司領(lǐng)導(dǎo) | 專車、飛機(jī)或高鐵 | 專車、或高鐵 |
科級及科級以下 | 高鐵二等座或汽車、普鐵 | 高鐵二等座或汽車、普鐵 |
三、報銷辦法
1、住宿費報銷辦法
1)出差人員的住宿費實行限額憑據(jù)報銷的辦法,按實際住宿的天數(shù)計算。
2)出差人員由接待單位提供住宿或住在親友家的,不予報銷住宿費。
3)出差人員住宿費報銷標(biāo)準(zhǔn)原則上按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,有新聞媒介采訪、會見地方政府官員和知名人士或影響公司整體形象的特殊業(yè)務(wù)情況,在公司領(lǐng)導(dǎo)允許的前提下,可按實報銷。
4)住宿費標(biāo)準(zhǔn)一般指每天每間,若為同性二人同時出差,按一個房間標(biāo)準(zhǔn)報支,副總以上人員出差,可單獨住宿。
2、伙食補(bǔ)助費報銷辦法
1)填寫差旅費報銷單核報。
2)區(qū)別出差事由,按照相對應(yīng)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)核報。
3、交通費用報銷辦法
1)出差人員的交通費用實行憑票據(jù)實報銷的辦法
2)對于自帶車輛人員,乘坐出租車辦事需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。
3)出差人員原則上不得乘坐出租車,但下列情況除外:
出差目的地偏遠(yuǎn),沒有公共交通工具的;
攜有巨款或重要文件須確保安全的;
收、發(fā)貨物笨重,搬運困難或時間緊迫的;
陪同重要客人外出的;
執(zhí)行特殊業(yè)務(wù)或夜間辦事不方便的
以上情況須請示部公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可報銷。
四、補(bǔ)充規(guī)定
1、在出差過程中因業(yè)務(wù)工作需要使用招待費應(yīng)先征得總經(jīng)理同意,并經(jīng)安排領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)并簽署意見后財務(wù)部方可審核報銷。
2、出差人員應(yīng)保留完整車票時間、車次、住宿發(fā)票作為計算費用的依據(jù),對于公司代為訂票的,應(yīng)保留復(fù)印件作為審核依據(jù)。
3、兩人以上出差人員,在請示主管領(lǐng)導(dǎo)允許后,可就隨行高一級人員標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
4、在專項費用列支的差旅費按照《湖南鹽業(yè)股份有限公司郴州市分公司專項費用歸集、核算相關(guān)規(guī)定》提供附件資料。
五、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
二0一七年六月二日