檔案工作管理制度15篇

有哪些

檔案工作管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案管理組織架構(gòu)：明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，設(shè)置專職或兼職檔案管理人員，確保檔案工作的有效開展。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定各類文件資料的收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)及時間要求，確保檔案的完整性。

3. 檔案保管與保護(hù)：制定檔案的存儲條件，包括溫度、濕度、防火、防盜等安全措施，保障檔案的安全。

4. 檔案利用與借閱：規(guī)定檔案的查閱流程，保護(hù)檔案信息安全，同時滿足內(nèi)部和外部合法用戶的利用需求。

5. 檔案數(shù)字化與電子化：推動檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查詢。

6. 檔案鑒定與銷毀：設(shè)立定期的檔案鑒定機(jī)制，對過期或無保存價值的檔案進(jìn)行合理銷毀。

7. 檔案工作考核與監(jiān)督：建立檔案工作績效評估體系，定期檢查檔案工作的執(zhí)行情況。

實施細(xì)則

1. 檔案管理組織架構(gòu)：由公司辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的總體協(xié)調(diào)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作。

2. 檔案收集與整理：各部門在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后1個月內(nèi)，將相關(guān)文件資料整理齊全，送交檔案室進(jìn)行歸檔。

3. 檔案保管與保護(hù)：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕環(huán)境，定期進(jìn)行防火、防潮、防蟲檢查。重要檔案應(yīng)備份并存放在安全地點。

4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限為1周，逾期未還須重新申請。

5. 檔案數(shù)字化與電子化：每年至少進(jìn)行一次檔案掃描工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新。

6. 檔案鑒定與銷毀：每5年進(jìn)行一次檔案鑒定，對確定無保存價值的檔案，由專門小組進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有記錄。

7. 檔案工作考核與監(jiān)督：公司將檔案管理工作納入年度考核，對執(zhí)行不到位的部門和個人進(jìn)行問責(zé)。

上墻內(nèi)容

1. “檔案是公司的記憶，保護(hù)檔案就是保護(hù)公司的歷史?！?

2. “嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)許可，不得私自復(fù)制、拍照檔案。”

3. “檔案室24小時監(jiān)控，確保檔案安全?！?

4. “定期進(jìn)行檔案整理，保持檔案的完整性和準(zhǔn)確性。”

5. “檔案數(shù)字化，提升工作效率，方便信息共享?！?

6. “檔案工作人人有責(zé)，共同維護(hù)檔案的尊嚴(yán)與價值。”

以上內(nèi)容旨在規(guī)范公司檔案管理工作，提高檔案利用效率，保護(hù)公司信息資產(chǎn)，望全體員工嚴(yán)格遵守。

檔案工作管理制度范文

第1篇 冶金檔案工作安全管理制度

1、外單位借閱檔案資料需持介紹信,經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能查閱.

2、凡公司系統(tǒng)的工作人員,因工作需要借閱檔案的,由借閱人向檔案員辦理借閱手續(xù),填寫借閱登記卡,返回檔案時,由檔案管理人員認(rèn)真檢查并及時銷帳.

3、借閱檔案資料要妥善保管,不得勾劃、涂改、圈點、裁剪、損壞,否則取消借閱權(quán).對于將檔案丟失者要追究責(zé)任.

4、借閱各項檔案人員必須遵守保密制度,不得轉(zhuǎn)讓他人使用.

5、公司各單位工程技術(shù)人員在工作發(fā)生變動時,必須由本人向檔案室交回借用的全部資料,否則,主管調(diào)動部門不予開調(diào)令.

6、工作調(diào)出,必須將檔案、科技書、資料全部交加,外出參加科技性會議帶回的資料,一律交檔案室存放.

7、經(jīng)批準(zhǔn)查閱的絕密檔案,只能在檔案室閱文,不得帶出室外查閱、翻印和轉(zhuǎn)借.

8、在查閱檔案中不得折卷,不得損壞、涂改,因工作需要必須摘抄的,必須抄在保密工作手冊上.

9、查閱檔案的部門,要及時將利用效果登記冊內(nèi).

10、上級部門審查檔案資料時,需派車由有關(guān)人員和專職檔案管理員妥善保管共同到指定部門進(jìn)行審檢,待審查結(jié)束后,把檔案資料安全歸位。

11、檔案資料按統(tǒng)一分類大綱進(jìn)行分類、編目、劃定保管期限限、密級。

12、維護(hù)國家機(jī)密,卷面、封面要注意密級。密級定為三種:(1)絕密(2)機(jī)密(3)秘密

13、加強(qiáng)檔案的安全管理,檔案必須存放在專用的保險柜內(nèi)嚴(yán)密保管,檔案室門窗要堅固,做到安全可靠。

14、保護(hù)檔案庫的清潔,經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時請示處理。

15、保持好庫的溫濕度,經(jīng)常檢查調(diào)整,按規(guī)定填寫溫濕度記錄。

16、案庫房是檔案保管要害部位,非本室人員一律不得進(jìn)入。有查閱檔案資料的同志請等候調(diào)卷,在閱覽室查閱。

17、借閱制度,搞好借閱、查閱、入庫、發(fā)放登記工作。

第2篇 檔案管理工作制度()

為加強(qiáng)檔案管理工作,提高檔案工作質(zhì)量,更好地為單位工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合本局檔案工作的實際,制定本制度。

一、檔案立卷歸檔制度

為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行,完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料,供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項工作服務(wù),特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料,及時主動地交檔案管理員立卷歸檔,集中管理,任何科室和個人不得據(jù)為已有。

3、文件歸檔范圍,按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員,負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案,做好收集、整理工作,并按規(guī)定時間造好移交清冊,簽字驗收,移交局辦公室。

5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求,負(fù)責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。

6、局辦公室財務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前,按規(guī)定立卷歸檔,暫由財務(wù)人員保存一年后,移交檔案管理人員。

7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理,歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔,邏輯歸檔可實時進(jìn)行,物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

8、各科室根據(jù)歸檔要求,在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔,把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類集中拷貝,編制機(jī)讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案,每兩年要機(jī)讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

10、各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔,移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚,移交清單一式二份,交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

11、檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作,以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用,做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致,確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

12、隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步更新復(fù)制或補(bǔ)救新版本,歸版或有問題的載體仍需保存三年。

二、檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地,庫房鑰匙由專人保管,非檔案室人員不得入內(nèi)。

2、庫房要堅固,有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備,確保檔案的安全。

3、庫房內(nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強(qiáng)管理,做好每日的溫、濕度記錄。

4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔,每天下班前要認(rèn)真檢查庫房,關(guān)好門窗,注意電源,清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,確保庫房安全。

5、庫房內(nèi)檔案分類存放,排列要整齊有序,編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖,便于查找。不得在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物。

6、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理校對工作,做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據(jù)。

7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文件柜,每年定期備份,規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備;環(huán)境溫度選定在17℃—20℃,相對濕度選定在35%—45%。

8、檔案管理員調(diào)動工作時,應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。

三、檔案查閱利用制度

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用,查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù),填寫“借閱登記表”。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途,并經(jīng)黨組主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2、外單位查閱檔案資料,須持所在單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以查閱。

3、查閱檔案,只限于在指定場所進(jìn)行,未經(jīng)批準(zhǔn),不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴(yán)守機(jī)密,不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需復(fù)印(部分或全部)檔案材料的,應(yīng)在利用效果登記表上注明,并經(jīng)登記。

6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進(jìn)行,查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案,檔案管理員接到查詢申請后,按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

7、要愛護(hù)檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等,如發(fā)現(xiàn)有上述情況者,按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿,查閱檔案資料者,要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱,查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》,對借閱和利用進(jìn)行登記,以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

四、檔案保密制度

1、檔案管理員要增強(qiáng)保密觀念,嚴(yán)格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律,不得泄露所藏檔案的內(nèi)容,不準(zhǔn)出賣、盜竊檔案機(jī)密,違者按情節(jié)依法懲處。

2、定有密級文件、資料,統(tǒng)一由專人收拆登記,發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。

3、已歸檔的機(jī)密、秘密文件、資料,只限于直接需要的部門和人員使用,查閱時須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、各科室暫時保存的機(jī)密、秘密文件、資料,應(yīng)妥善保管,不要讓外來人員隨便翻閱,用后立即歸檔。

5、對定有密級的文件、資料,未經(jīng)密級審批單位批準(zhǔn),一般不準(zhǔn)翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本,調(diào)離工作時收回注銷。

6、不得擅自擴(kuò)大文件、資料的閱讀范圍,確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7、不歸檔的秘密及內(nèi)部(重復(fù)或多印)文件、資料,均應(yīng)登記造冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按規(guī)定統(tǒng)一銷毀,不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。

8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負(fù)責(zé)計算機(jī)系統(tǒng)的管理工作,設(shè)置計算機(jī)操作系統(tǒng)用戶口令,安裝殺毒軟件,并及時更新。嚴(yán)禁在計算機(jī)上運(yùn)行各種來歷不明的軟件、游戲等。

9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接,必須實行物理隔離。

10、對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時,要建立修改臺帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計算機(jī)送維修時,應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除,并做計算機(jī)修理登記。

11、嚴(yán)格注意口頭保密,做到守口如瓶,執(zhí)行保密紀(jì)律,在公共場所、投稿、通訊、通電中,不得泄漏及涉及機(jī)密事項。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度,不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。

12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作,進(jìn)行保密教育和保密檢查。

五、檔案鑒定和銷毀

為了全面地考察室藏檔案的價值,確保室藏檔案的質(zhì)量,定期對一些已到保管期限的檔案材料進(jìn)行重新審定,方便檔案的管理和利用,特制定本制度:

1、室藏檔案的鑒定應(yīng)堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,嚴(yán)肅而認(rèn)真地去復(fù)審和制定每一件檔案的價值,不得帶有隨意性。

2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進(jìn)行,邀請被鑒定的單位有關(guān)人員參加,根據(jù)檔案的保管價值,對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

3、經(jīng)鑒定,尚需留存的零散檔案材料,按立卷原則,在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料,需銷毀的,由鑒定小組提出鑒定意見,編造銷毀清冊,未經(jīng)登記造冊,不得擅自銷毀檔案。

4、屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應(yīng)連同存儲載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

5、銷毀檔案時,要有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認(rèn)真清點核對,在銷毀清冊上簽章,并將銷毀情況報告鑒定小組,銷毀清冊應(yīng)列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

6、嚴(yán)禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。

六、檔案管理員工作職責(zé)

1、熱愛本職工作,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高工作效率,為本單位的兩個文明建設(shè)服務(wù)。

2、加強(qiáng)與各級、各部門的聯(lián)系,做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作,保證其完整、及時歸檔。

3、堅持原則,保守機(jī)密,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度,提高警惕,防止失密泄密等事故發(fā)生。

4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼,不得泄露他人,密碼應(yīng)該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理,定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性,保證數(shù)字檔案的安全保密。

5、積極開展檔案利用,及時、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案,為本單位各項工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

6、做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄。

7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的“八防”工作,達(dá)到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

第3篇 ds中學(xué)安全工作檔案管理制度

第四中學(xué)安全工作檔案管理制度

安全檔案的建立、完善和管理,是安全管理工作的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)根據(jù)實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的管理工作,由辦公室負(fù)責(zé)。安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全文件資料。

(二)單位基本概況,重點部位情況。

(三)安全責(zé)任人、管理人、安全員崗位職責(zé)。

(四)各種安全制度。

(五)各種安全設(shè)施、器材情況。

(六)其他與安全有關(guān)的情況。

安全管理情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(一)安全設(shè)施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。

(二)安全隱患及其整改情況的記錄。

(三)安全檢查、巡查記錄。

(四)安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。

(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。

(六)獎懲情況記錄。

(七)其他有關(guān)安全管理的情況。

第4篇 學(xué)校安全工作檔案管理制度

一、安全工作檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，反映了當(dāng)時學(xué)校安全工作情況，為今后開展工作提供參考資料和文獻(xiàn)。建立學(xué)校安全工作檔案管理制度，完善學(xué)校安全工作檔案，對于促進(jìn)學(xué)校安全工作規(guī)范化、制度化具有重要意義。

二、學(xué)校安全工作檔案臺帳堅持實事求是原則，客觀全面地反映本單位安全工作的開展情況。

三、學(xué)校安全工作檔案管理由安全領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)。各部門組織開展的安全工作必須做好記錄，并及時上交學(xué)校安全領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，學(xué)年末統(tǒng)一交檔案室整理保管。

四、安全工作檔案要有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料分門別類歸檔。

五、學(xué)校安全工作檔案一般應(yīng)保存三年，重要的作長期保存。

六、學(xué)校安全工作檔案內(nèi)容主要包括：

（一）學(xué)校安全工作組織機(jī)構(gòu)及人員；

（二）學(xué)校安全工作規(guī)章制度；

（三）學(xué)期安全工作計劃和總結(jié)；

（四）學(xué)校簽訂的安全工作責(zé)任書留底以及教職工安全工作考核情況；

（五）有關(guān)安全工作的各類文件；

（六）研究安全工作的會議記錄；

（七）學(xué)校安全法制宣傳教育活動的方案、實施過程記錄等相關(guān)材料；

（八）安全工作檢查、隱患排查和專項整治的工作方案、排查情況記錄、治理結(jié)果記錄等。

（九）突發(fā)事故應(yīng)急預(yù)案以及演練情況記錄；

（十）學(xué)校教職工安全培訓(xùn)材料；

（十一）學(xué)校發(fā)生的各類安全事故以及調(diào)查處理結(jié)果記錄

(十二）學(xué)校安全設(shè)施建設(shè)及安全經(jīng)費(fèi)投入情況；

（十三）心理問題學(xué)生、行為問題學(xué)生、特殊體質(zhì)學(xué)生檔案（十四）學(xué)生接送車相關(guān)材料；

（十五）上級布置的各類安全工作完成情況、上報的材料留底。

嵐頭鎮(zhèn)中心完小

2015年3月2日

第5篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。

3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。

3.3.4校對、簽署

由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請蓋章

由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請蓋物管公司公章,按項目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價值的文件物管公司秘書應(yīng)及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;

3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認(rèn)。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號,分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復(fù)印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。

4月報制度

4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。

第6篇 幼兒園檔案管理工作制度(6)

幼兒園檔案管理工作制度(六)

1、根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則,本園各室的檔案入卷后,統(tǒng)一由檔案室集中統(tǒng)一管理。

2、各類檔案按不同保管期限分類、編號、入櫥,做到卷目相符。

3、檔案室經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)、干燥,防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠。

4、隨時對檔案、資料的收集、移出、利用等情況做好登記和統(tǒng)計工作。

5、歸檔材料必須齊全、完整。任何部門和個人不得私自和擅自處理。歸檔材料一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。

6、歸檔的文書材料做到收集齊全、分類清楚、鑒定準(zhǔn)確,裝訂整齊美觀、醒目正確、歸檔及時。

7、查閱檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由工作人員陪同共同查閱。檔案不得帶出檔案室。

第7篇 文書檔案管理工作制度

1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄，對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進(jìn)行一次清理，嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強(qiáng)密級文件、資料的保管，不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強(qiáng)對檔案庫房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質(zhì)的檔案材料要及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計，任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

第8篇 檔案工作管理制度

第一條為了加強(qiáng)公司檔案工作的管理,使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求,充分發(fā)揮檔案在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益及公司各項工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和北京市《檔案法實施辦法》等法律規(guī)章,制定本制度。

第二條公司檔案是公司自成立以來在各項活動中形成的有保存價值的以各種載體形式真實記錄的總和。其構(gòu)成是:以基建(工程技術(shù))檔案為主體,包括文書、工程、市場、會計、經(jīng)營、法律、設(shè)備、聲像、實物等門類的檔案。

第三條對公司各個門類、各種載體的檔案必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則,以確保檔案的真實、完整和安全,利于檔案信息的開發(fā)利用。

第四條公司檔案工作由集團(tuán)辦公室主管。檔案室設(shè)專職檔案員一人,負(fù)責(zé)公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集立卷歸檔工作。

第五條公司檔案室在集團(tuán)辦公室的指導(dǎo)下獨立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,建立健全公司檔案工作各項規(guī)章制度,維護(hù)和保持公司檔案的完整與安全,主動快捷地提供檔案利用服務(wù),使檔案在公司各項工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

第六條檔案室負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司各部門和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

第七條檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,恪守職業(yè)道德、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平,認(rèn)真做好檔案管理工作。

檔案借閱制度

第八條借閱檔案,一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案,須經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內(nèi)。如需借出則借閱期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時說明原因,經(jīng)允許后方可延期歸還。

第十條如需提供檔案復(fù)印(制)件,必須由申請部門經(jīng)理簽字后,并由辦公室負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理。重要檔案的復(fù)印(制)需經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十一條借閱人員必須負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、安全與清潔,不得將檔案材料擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拆散、污損、涂改和加注標(biāo)記。借閱檔案要確保不遺失,不擅自帶出本公司。

第十二條借閱時,檔案人員應(yīng)填寫《借閱檔案登記簿》,并對歸還的案卷嚴(yán)格檢查和清點,然后注銷借閱。

第十三條外單位查閱檔案時,須持單位介紹信,并由集團(tuán)公司辦公室或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各類(載體)檔案不辦理對外借閱。

第十四條對借閱中違反本規(guī)定,造成檔案遺失、損壞、泄密的,檔案管理人員應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,并追查責(zé)任,按集團(tuán)公司《管理人員違規(guī)處理辦法》進(jìn)行處罰,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:

(一)毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案;

(二)擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案;

(三)涂改、偽造檔案;

(四)未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者;

(五)未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。

檔案保密制度

第十五條認(rèn)真貫徹《檔案法》,嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密政策、制度,維護(hù)國家和企業(yè)的機(jī)密,確保檔案信息的絕對安全。

第十六條檔案管理人員應(yīng)忠于職守,嚴(yán)格遵守保密制度,保持高度的保密意識和良好職業(yè)道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。

第9篇 團(tuán)委檔案管理工作制度

一、檔案管理宗旨

1、便于系團(tuán)委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。

2、便于網(wǎng)絡(luò)部內(nèi)部和其他部分查閱資撩埽

3、有利于維護(hù)檔案的完整與安全。

二、存檔范圍

1、關(guān)于章程、規(guī)章制度。(每學(xué)期整理存檔一次)

2、關(guān)于成立、簡介、歷史沿革、大事記等資撩埽(每學(xué)期整理存檔一次)

3、關(guān)于內(nèi)部成員的個人信息、換屆、活動總結(jié)等資料。(每學(xué)期整理存檔一次)

4、關(guān)于活動的計劃書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動總結(jié)等材料。(每月整理一次)

5、關(guān)于工作的各種敷陳及統(tǒng)計資料。(每月整理一次)

6、需要網(wǎng)絡(luò)部執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件。(每月整理一次)

7、由網(wǎng)絡(luò)部編輯出版的刊物。(按刊物周期整理存檔一次)

三、檔案管理

1、檔案的最終統(tǒng)整統(tǒng)管由統(tǒng)籌團(tuán)負(fù)責(zé)。

2、網(wǎng)絡(luò)部各團(tuán)自行負(fù)責(zé)團(tuán)內(nèi)檔案收錄、管理，念創(chuàng)業(yè)、對投資項目又比較茫然如何辦

第10篇 教學(xué)檔案管理工作制度

1、教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)活動中形成的有保存價值的檔案資料.

2、教學(xué)檔案的范圍包括：

(1)上級教育主管部門下達(dá)的政策性、指導(dǎo)性教學(xué)文件及有關(guān)規(guī)定;

(2)學(xué)校制訂的各項教學(xué)文件和教學(xué)規(guī)章制度;

(3)教學(xué)基本建設(shè)的各種規(guī)劃和計劃、師資培訓(xùn)計劃和實施情況、教育資源(含教學(xué)設(shè)施及儀器設(shè)備等)統(tǒng)計材料;

(4)學(xué)校、系(部)和教研室的學(xué)期(或?qū)W年)教學(xué)工作計劃和總結(jié);

(5)校歷、教學(xué)進(jìn)程表、總課表、教師聘書及課程表、學(xué)期授課計劃、課程教學(xué)總結(jié)等;

(6)課程設(shè)計任務(wù)書、畢業(yè)設(shè)計(論文)任務(wù)書、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(論文);

(7)學(xué)生花名冊、學(xué)籍變動情況、學(xué)生成績、學(xué)生成績統(tǒng)計分析、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、等材料;

(8)教學(xué)研究計劃、行業(yè)(或區(qū)域)經(jīng)濟(jì)教育調(diào)研報告與資料、教學(xué)改革實施方案及總結(jié)、典型經(jīng)驗材料和教學(xué)研究刊物、學(xué)報、簡報等;

(9)使用教材目錄、自編教材(或講義)、教學(xué)參考資料、參加全國或全省統(tǒng)編教材印本、實驗(實習(xí))指導(dǎo)書、習(xí)題集、試題庫(試卷庫)、試卷分析以及各種聲像資料等;

(10)教師業(yè)務(wù)檔案，包括教師基本情況登記表、教案及教學(xué)工作小結(jié)、教師考核資料、教學(xué)工作和工作量統(tǒng)計表、論文論著及成果、進(jìn)修(培訓(xùn))登記及考核材料等;

3、教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)由教務(wù)處負(fù)責(zé)。

4、教學(xué)檔案按年度分類管理、編目造冊及歸檔;

5、檔案管理人員必須及時收集和整理各種教學(xué)檔案。

6、教學(xué)檔案管理人員應(yīng)按學(xué)期按目錄對教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理，并立卷。

7、教學(xué)檔案管理人員應(yīng)對檔案妥善保管、防止檔案霉?fàn)€、人為損壞、或流失等。

8、檔案室應(yīng)有防火、防盜等設(shè)施。

9、檔案管理人員應(yīng)定期對檔案室以及所保存的教學(xué)檔案進(jìn)行檢查，并認(rèn)真填寫管理記錄。

10、借閱教學(xué)檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并填寫《教學(xué)檔案借閱登記表》，說明借閱的事由和借、還日期。借閱人員對借出的檔案應(yīng)妥善保管，不得折頁、涂改、畫線、圈點、剪貼。

11、查閱教學(xué)檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并由檔案管理人員下架、開卷。

12、借閱和查閱過程中，造成檔案損壞，損失等情況，應(yīng)立即報告檔案管理部門。

第11篇 工作責(zé)任制度：員工檔案管理

員工檔案管理工作責(zé)任制度

(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。

(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財務(wù)部資料房,未經(jīng)人力資源部、財務(wù)部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;

(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。

第12篇 s實驗室工作檔案管理制度

為加強(qiáng)實驗室建設(shè),發(fā)揮檔案對實驗室管理和評估工作的作用,提高實驗室教學(xué)和科研水平及投資效益,更好的為培養(yǎng)人才服務(wù),特制定本制度。

(一)、實驗室工作檔案是指實驗室在日常管理以及實驗教學(xué)活動中形成的、有保存價值的文字、圖表、磁帶等不同形式的紀(jì)錄。

(二)、歸檔范圍:

1、 實驗教學(xué)基本文件:

實驗教學(xué)計劃、實驗教學(xué)大綱、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、實驗教學(xué)課表、實驗題目、實驗項目卡片、有關(guān)獎勵證明及相關(guān)資料等。

2、 實驗教學(xué)記錄:

實驗報告樣本、實驗項目開出率、新開實驗試作記錄、首次指導(dǎo)實驗教師試作記錄、歷屆學(xué)生在實驗中存在問題及解決方法,實驗技術(shù)人員崗位日志,實驗中心教研活動記錄。

3、 實驗室建設(shè)與管理文件資料及各項規(guī)章制度:

① 實驗室建設(shè)與管理、儀器設(shè)備管理等規(guī)章制度;

② 實驗室建設(shè)規(guī)劃、重點實驗室建設(shè)方案、評估、論證、申報、審批材料;

③ 設(shè)計性、綜合性、開放性實驗題目落實情況;

④ 實驗室評估材料;

⑤ 實驗室占用的房間數(shù)及面積;

⑥ 每年實驗室上報的各種統(tǒng)計表;

⑦ 實驗室承擔(dān)的其它工作及有關(guān)資料。

4、 實驗中心(室)工作人員情況;

① 每屆實驗中心(室)主任、實驗技術(shù)人員的自然情況;

② 實驗技術(shù)人員培訓(xùn)及考核記錄。

5、 實驗設(shè)備及低值耐用品:

① 實驗設(shè)備及低值耐用品的數(shù)量及價值;

② 精密儀器隨機(jī)技術(shù)資料、申購計劃、論證報告、驗收報告;

③ 實驗設(shè)備的實驗說明書、附表、圖表等;

④ 設(shè)備運(yùn)行的使用記錄、借用記錄和主要設(shè)備維修記錄,事故分析、處理意見等;

⑤ 儀器設(shè)備技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料;

⑥ 自制實驗設(shè)備申請書、合同書、鑒定證書。

6、 其他與實驗室工作相關(guān)材料。

(三)、實驗室工作檔案管理;

1、實驗中心主任要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作;

2、每個實驗室要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、匯編及存檔工作;

3、嚴(yán)格實驗室檔案借閱手續(xù),實驗室主任及具體管理人員工作變動時,及時辦理移交手續(xù);

4、實驗室工作檔案,從建立之日起,開始建檔,并逐年積累,嚴(yán)加保管;

第13篇 公司人事檔案工作管理制度

各個類型的公司,都有人事部門,人事部門對于員工的檔案如何來管理,就要以規(guī)范的檔案管理制度來執(zhí)行。以下整理了公司人事檔案管理制度的范本,可供參考。

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務(wù),根據(jù)_中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號),特制定本辦法。

第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù),是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù),應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴(yán)密保管,確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、_思想,堅持四項基本原則,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng),刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記,并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的,具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。

第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作,干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作,編制檢索工具,逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章,方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回,以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務(wù)變動而及時調(diào)整,公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

4、黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料,_材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書,學(xué)習(xí)鑒定材料。

16、學(xué)生學(xué)籍變動記錄材料。

17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。

18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。

第14篇 干部人事檔案工作管理制度

國家干部或企業(yè)的干部崗位,對于其人事檔案管理如何制定相關(guān)的制度。制度中包括哪些詳細(xì)的檔案管理內(nèi)容呢以下是干部人事檔案管理制度的相關(guān)資料,可供參考。

一、干部人事檔案查(借)閱制度

1、查(借)閱人員必須是2名_黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。

2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提借什么材料,并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記。

3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

5、查閱人員要愛護(hù)干部人事檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。

6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料,不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對,經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。

7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員),并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復(fù)制,限期歸還。(最多不超過15天)

二、干部人事檔案計算機(jī)管理制度

1、愛護(hù)機(jī)器設(shè)備,熟悉機(jī)器性能,按程序規(guī)范操作。

2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。

3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護(hù),確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。

4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。

5、對新維護(hù)的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。

6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進(jìn)行病毒檢查,防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。

7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。

8、利用干檔信息對干部隊伍進(jìn)行綜合分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度

1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實檔案內(nèi)容。

2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認(rèn)可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。

3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。

4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。

7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。

四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。

3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。

5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。

五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。

2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。

3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4、干部人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。

5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”,辦理登記手續(xù)。

6、接受單位收到檔案后,應(yīng)認(rèn)真核對,并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。

7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。

8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章。

六、干部人事檔案檢查核對制度

1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。

2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。

3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。

4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時,應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。

6、輸入計算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。

七、干部人事檔案保管保密制度

1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國國檔案法》、《中華人民共和國國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。

2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。

3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。

4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜,應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。

5、非管理及無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。

6、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。

7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。

8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場所和娛樂場所。

9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

八、送交干部人事檔案材料制度

1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

2、干部人事檔案材料的形成部門,應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。

4、干部人事檔案管理部門,應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。

5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。

6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時通知有關(guān)部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。

干部人事檔案管理人員職責(zé)

1、按照干部管理權(quán)限,保管應(yīng)管干部的人事檔案,為國家積累檔案史料;

2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞;

4、登記干部職務(wù)、工資的變動情況;

5、為有關(guān)部門提供干部的情況;

6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作;

7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo);

8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);

9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;

10、辦理其他有關(guān)事項。

第15篇 檔案工作安全管理制度

檔案工作安全管理制度

1、外單位借閱檔案資料需持介紹信，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能查閱.

2、凡公司系統(tǒng)的工作人員，因工作需要借閱檔案的，由借閱人向檔案員辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記卡，返回檔案時，由檔案管理人員認(rèn)真檢查并及時銷帳.

3、借閱檔案資料要妥善保管，不得勾劃、涂改、圈點、裁剪、損壞，否則取消借閱權(quán).對于將檔案丟失者要追究責(zé)任.

4、借閱各項檔案人員必須遵守保密制度，不得轉(zhuǎn)讓他人使用.

5、公司各單位工程技術(shù)人員在工作發(fā)生變動時，必須由本人向檔案室交回借用的全部資料，否則，主管調(diào)動部門不予開調(diào)令.

6、工作調(diào)出，必須將檔案、科技書、資料全部交加，外出參加科技性會議帶回的資料，一律交檔案室存放.

7、經(jīng)批準(zhǔn)查閱的絕密檔案，只能在檔案室閱文，不得帶出室外查閱、翻印和轉(zhuǎn)借.

8、在查閱檔案中不得折卷，不得損壞、涂改， 因工作需要必須摘抄的，必須抄在保密工作手冊上.

9、查閱檔案的部門，要及時將利用效果登記冊內(nèi).

10、上級部門審查檔案資料時，需派車由有關(guān)人員和專職檔案管理員妥善保管共同到指定部門進(jìn)行審檢，待審查結(jié)束后，把檔案資料安全歸位。

11、檔案資料按統(tǒng)一分類大綱進(jìn)行分類、編目、劃定保管期限限、密級。

12、維護(hù)國家機(jī)密，卷面、封面要注意密級。密級定為三種：（1）絕密（2）機(jī)密（3）秘密

13、加強(qiáng)檔案的安全管理，檔案必須存放在專用的保險柜內(nèi)嚴(yán)密保管，檔案室門窗要堅固，做到安全可靠。

14、保護(hù)檔案庫的清潔，經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時請示處理。

15、保持好庫的溫濕度，經(jīng)常檢查調(diào)整，按規(guī)定填寫溫濕度記錄。

16、案庫房是檔案保管要害部位，非本室人員一律不得進(jìn)入。有查閱檔案資料的同志請等候調(diào)卷，在閱覽室查閱。

17、借閱制度，搞好借閱、查閱、入庫、發(fā)放登記工作。