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文檔管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索到銷毀的全過程。這一制度不僅涉及紙質(zhì)文檔，也包括電子文檔，旨在確保信息的安全、完整和有效利用。
包括哪些方面
1. 文檔分類與編碼：建立統(tǒng)一的文檔分類標準，便于管理和檢索。
2. 制度流程：定義文檔的生命周期，包括創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)。
3. 權限管理：明確不同角色對文檔的訪問、修改和審批權限。
4. 安全保護：設置安全措施，防止未經(jīng)授權的訪問、篡改和丟失。
5. 存儲與備份：規(guī)定文檔的存儲方式和備份策略，保證數(shù)據(jù)安全。
6. 記錄與審計：記錄文檔操作日志，便于追蹤和審計。
7. 培訓與執(zhí)行：定期培訓員工，確保制度的執(zhí)行和理解。
重要性
1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息泄露，維護企業(yè)利益。
2. 提高效率：清晰的流程和權限劃分使工作更加高效，減少因信息混亂導致的時間浪費。
3. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和內(nèi)部政策，避免法律風險。
4. 知識傳承：文檔是企業(yè)知識的重要載體，良好的管理制度有助于知識的積累和傳承。
5. 決策支持：準確、及時的文檔信息為管理層決策提供依據(jù)。
方案
1. 制定詳細規(guī)章制度：結合企業(yè)實際，制定全面、具體的文檔管理規(guī)章制度。
2. 引入技術手段：利用文檔管理系統(tǒng)，自動化處理文檔流程，提高管理效率。
3. 建立培訓機制：定期組織文檔管理培訓，提升員工意識和技能。
4. 持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)使用反饋和業(yè)務變化，不斷調(diào)整和完善管理制度。
5. 設立監(jiān)督機制：設立專門的文檔管理部門，負責制度的執(zhí)行和監(jiān)督。
通過上述方案，企業(yè)能夠構建起一套行之有效的文檔管理制度，從而提升信息管理的專業(yè)水平，促進企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。
文檔管理制度重要性范文
第1篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
一、檔案資料的管理規(guī)定
1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2.由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3.各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4.所有業(yè)務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔,各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。
5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定
1、調(diào)用文檔要嚴格按照分級調(diào)用相關文檔的原則。
2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。
4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
第2篇 文檔管理制度范本
文 檔 管 理 制 度
文 檔 管 理 制 度
1、秘書科負責文書檔案的立卷歸檔工作,每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務。
2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規(guī)律,進行科學的分類、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的查(借)閱必須嚴格履行登記手續(xù),使用檔案者必須愛護檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場所。
5、不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。
6、文檔必須排列整齊,編號準確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
第3篇 文檔管理員崗位職責
1.在辦公室主任領導下,負責檔案管理工作。認真執(zhí)行檔案工作法律法規(guī),負責對各門類檔案形成中的業(yè)務指導,監(jiān)督和檢查。
2.負責組織全站檔案的收集、鑒定、保管、利用和編制等工作。
3.負責收集各科室文書檔案材料,整理歸檔,并定期做好文件資料清理、立卷裝訂、鑒定及銷毀工作。
4.收集整理圖書資料,及時做好新書索引目錄,認真做好借閱登記。
5.嚴格執(zhí)行檔案保密制度和檔案
第4篇 文檔管理專員崗位職責內(nèi)容
1.負責對驗收文檔進行檢查并根據(jù)其正確性與完整性對其分類。
2.負責公司文件(紙面文件與電子文件)、監(jiān)控維護文檔、各種合同的歸檔和查詢。
3.負責建立檔案借用登記、回收、保密等管理制度。
第5篇 公司文檔管理細則
1 產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整,便于查找利用,特制定本規(guī)則。
2 適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項:
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會議文件,包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請示與上級批復文件,下級單位的請示與公司的批復文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;
(5) 反映公司業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8) 公司黨、團和內(nèi)部組織機構在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料,公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;
(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領導重要批示意見的文件處理單,應隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批復的文件,應當查明原因,采取補救措施補齊,沒有書面文件的,應注明情況,并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿,應退回文件撰稿單位復制。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找,證明確實已丟失的文件,應用公用信箋寫上文件名稱,注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應先按文件材料的重要性,在收藏時間上分為永久、長期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件,自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件,由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于 月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門負責管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料,按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理,單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查,平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場所,不得讓無關人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4 歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領導批準,否則一律不準借閱、抄錄、復印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料,經(jīng)公司領導批準,可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計
3.6.1 銷毀秘密公文,應進行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外,還應做好檔案統(tǒng)計的基礎工作。
3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計,以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密,檔案存放要單獨設鎖,無關人員不準接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。
第6篇 文檔檔案管理制度
一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應由專職人員負責。
3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。
第7篇 公司文檔資料管理規(guī)定
公司文檔資料的管理規(guī)定
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規(guī)范,確保安全;
2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內(nèi)發(fā)文應有統(tǒng)一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;
5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責,依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類,報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發(fā))送由專人進行,確保發(fā)送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務,造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當事人的責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調(diào)閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;
12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。
第8篇 工程項目監(jiān)理文檔管理規(guī)定
工程項目監(jiān)理文檔管理辦法
為了加強我監(jiān)理部科技檔案的科學管理。并使其納入標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道。根據(jù)部、廳科技檔案工作的有關規(guī)定,結合本工程項目的實際情況,特制定如下管理辦法:
1、在正副總監(jiān)的統(tǒng)一領導下,由綜合組負責監(jiān)理部文檔管理工作。
2、檔案管理人員應不斷加強科技檔案工作專業(yè)知識的學習。認真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補充工作。
3、及時對往來文件進行登記。并建立收文閱辦制度。
4、嚴格執(zhí)行文檔借閱制度。未經(jīng)同意。不準私自外借。努力做好文檔的保密工作。
5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別(合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類)進行分類、編號、保存。并建立文件清單。
6、年終時應及時對本年度所有文件資料進行清理、統(tǒng)計工作。
7、加強對各承包人文檔工作進行督促、檢查和指導。
8、工程竣工時嚴格按照國家科技檔案案卷質(zhì)量要求分綜合類、工程質(zhì)量類、工程進度類、工程費用類、合同管理類、監(jiān)理月報、照片和錄像七項對監(jiān)理文件資料進行組卷上報。
9、未盡事宜,按業(yè)主有關技術檔案的編制、審查、歸檔辦法執(zhí)行。
第9篇 煤礦調(diào)度文檔管理制度范本
(一)為明確工作職責,理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法(試行)》調(diào)度和地面設施管理制度建設的要求,制定本制度。
(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。
1. 圖表:
調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。
2. 臺賬:
(1)綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點工程和重點
工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領導交辦工作及落實情況等。
(2)綜合臺賬應內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,字跡工整。
(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。
3. 記錄簿:
建立調(diào)度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計記錄,存檔管理。
4. 電子顯示屏:
(1)電子顯示屏應正常顯示調(diào)度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息;
(2)主要設備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;
(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;
(4)顯示的數(shù)據(jù)應準確,實時集中監(jiān)控。
(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。
(五)調(diào)度文檔的保存期限:
1. 班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結,調(diào)度臺賬保存 1 年以上。
2. 調(diào)度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存 1 年以上。
3. 死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。
(六)各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關領導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝
訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。
(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)檔案管理部門領導鑒定,報礦分管領導批準后,按規(guī)定銷毀。
第10篇 管理處文檔管理員崗位職責與素質(zhì)要求
管理處文檔管理員崗位職責及素質(zhì)要求
a、崗位職責
_對管理處客戶主管負責并匯報工作;
_負責部門內(nèi)文秘及內(nèi)外信息的收集、傳遞工作;
_協(xié)助客戶主管進行文件資料、辦公用品、檔案管理;
_負責檔案和資料的收集、整理、歸檔;
_負責對本崗位qhse管理體系的運行績效進行測量及考評;
_負責做好自身承擔的qhse管理方面的工作,完成本部門的各項工作目標。
b、素質(zhì)要求
_大學?？苹蛞陨蠈W歷;
_持物業(yè)管理員上崗證;
_具有較強的文字處理能力,2年以上工作經(jīng)驗;
_熟悉iso9001、iso14001、ohsas18001管理體系方面的基礎知識;
_熟練操作辦公自動化軟件;
_熟悉文檔管理工作。
第11篇 文檔資料管理制度范本
為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收發(fā)
1、建立收文登記制度。對上級機關發(fā)來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據(jù)領導指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。
4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一,是了解設備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進行經(jīng)濟技術分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。
2、機械設備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎工作,它來源于原始資料。為了提高設備資產(chǎn)的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準確,報表要及時齊全。
3、機械管理基本數(shù)據(jù)庫應具備以下內(nèi)容:1、管理號碼;2、設備名稱;3、型號規(guī)格;4、技術狀況;5、保管單位;6、本季運轉(zhuǎn)小時;7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產(chǎn)廠家;11、本機編號;12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機重量;15、動力機名稱;16、動力機型號;17、動力機規(guī)格;18、動力機生產(chǎn)廠;19、動力機出廠日期;20、動力機編號;21、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。
4、及時上報的報表:《設備臺帳》(包括自有配屬的設備和內(nèi)租、外租的設備以及協(xié)作隊伍的設備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。
5、建立檔案目錄,主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。
6、建立和認真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。
第12篇 文檔檔案管理制度范本
一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應由專職人員負責。
3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。
第13篇 知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范辦法
知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范
日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人
1.目的
加強客戶文檔管理,對所有涉及具體客戶的文檔資料管理實施有效的指導和監(jiān)督。
2.適用范圍
深圳區(qū)域各公司開發(fā)樓盤項目的具體客戶實物資料的管理,包括住宅及商鋪的資料,載體包括紙質(zhì)、電子、照片、錄音、錄像等。
3.術語和定義
3.1.銷售資料:指房產(chǎn)銷售過程中與具體客戶發(fā)生的所有相關資料的總稱。包括排號協(xié)議、認購書、銷售變更審批資料、房屋歷史銷售記錄等。
3.2.簽約資料:指客戶購買房產(chǎn)與我公司簽訂房地產(chǎn)買賣合同及補充協(xié)議、與銀行簽訂按揭合同及補充協(xié)議等過程中產(chǎn)生的相關資料及附件的總稱。
3.3.辦證資料:指客戶委托我公司辦理房地產(chǎn)證、藍印戶口提交資料以及我公司辦理此項業(yè)務過程中發(fā)生的簽收、送達、郵寄等證明及備案資料。
3.4.入伙資料:指房產(chǎn)入伙辦理流程中形成的所有記錄的總稱。
3.5.維修資料:指房產(chǎn)在保修期內(nèi)進行維修的所有記錄。
3.6.賠付資料:指反映客戶提出索賠及退/換房要求及公司處理情況的相關資料,其中包括客戶的書面申請、面談記錄;公司領導審批意見、處理意見知會或協(xié)議書以及賠付手續(xù)完善情況(如客戶身份證和收條復印件等)。
3.7.訴訟資料:指公司在與客戶進行訴訟活動過程中產(chǎn)生的法律文書的總稱。
3.8.商鋪租賃資料:指客戶向我公司租賃商鋪過程中產(chǎn)生的所有資料的總稱。
3.9.其他資料:不能歸入以上各類的、與具體客戶相關的資料。
4.職責
4.1.各公司總經(jīng)理辦公室是客戶文檔的主管部門。
4.1.1.負責定期整理各部門移交公司的客戶文檔。
4.1.2.負責公司保存的客戶文檔的借閱管理。
4.1.3.負責檢查各責任部門日?？蛻粑臋n管理情況。
4.2銷售經(jīng)營部
4.2.1負責與客戶相關的銷售資料的日常管理
4.2.2負責客戶簽約資料及辦證資料的日常管理
4.2.3負責入伙資料的收集及管理
4.2.4按期向總經(jīng)理辦公室移交以上資料。
4.3客戶服務中心(未設此部門的公司由相應職能部門代為履行此職責)
4.3.1負責維修資料及賠付資料的日常管理和按時移交。
4.3.2負責監(jiān)督物業(yè)公司移交重要的客戶資料。
4.4法律室(未設此部門的公司由相應職能部門代為履行此職責)
4.4.1負責訴訟資料的收集及按時移交。
4.5財務管理部
4.5.1負責與具體客戶有關的購房、退房相關的財務憑證資料的管理。
4.6公司各部門
有義務收集并移交相關工作文檔。
5.工作程序
5.1.客戶資料的管理原則及基本要求:
5.1.1.衡量客戶文檔資料準確完備的原則
a)準確。是指產(chǎn)權來源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律政策、記錄與實際相符。
b)完整。包含兩方面內(nèi)容,一是各種表冊資料無缺項;二是各種證件、證明材料無遺漏。
c)及時?？蛻糍Y料隨產(chǎn)權的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權情況經(jīng)常進行更新,隨時反映發(fā)生了的產(chǎn)權情況,使之符合現(xiàn)狀。
5.1.2.客戶資料按房產(chǎn)建檔,一戶一檔。
5.1.3.如同一客戶購置多套房產(chǎn),需要在各檔間建立參照,明確關系。
5.1.4.客戶資料按集中管理原則,各責任部門定期移交總經(jīng)理辦公室。
5.1.5.客戶資料的密級統(tǒng)一定為公司c級文檔,特殊資料有必要提高密級的,由經(jīng)辦部門與總經(jīng)理辦公室共同確定。
5.1.6.負有日常管理責任的部門必須安排專人負責客戶資料日常管理和移交,所有資料必須以部門為單位管理,不得留存在個人手中。
5.2.銷售資料的管理及移交
5.2.1.各項目銷售組負責銷售過程中客戶資料的收集及管理,包括排號協(xié)議、認購書、客戶提交的個人資料,以及換房、折扣、延遲付款等銷售過程中發(fā)生的審批資料。
5.2.2.當客戶簽訂認購書后,項目銷售組必須于五個工作日內(nèi)將資料整理并移交銷售經(jīng)營部客戶事務組。
5.2.3.必要時,銷售現(xiàn)場留存復印件以備查考。
5.3.簽約、辦證及入伙資料的管理及移交:
5.3.1.銷售經(jīng)營部客戶事務組負責入伙前客戶資料的管理,包括:銷售現(xiàn)場移交的銷售資料、房地產(chǎn)買賣合同簽署資料、按揭合同資料、入伙通知送達資料、本套房屋歷史銷售記錄、入伙時簽訂的各類補充協(xié)議等客戶資料,一戶一檔。
5.3.2.客戶事務組于項目入伙集中入伙工作完畢一個月后統(tǒng)一整理移交總經(jīng)理辦公室。
5.3.3.集中入伙期后,每季度統(tǒng)一將所有程序均已完備的資料移交總經(jīng)理辦公室。
5.4.維修資料、賠付資料及客服工作中相關資料的管理及移交:
5.4.1.客戶服務中心負責客戶房產(chǎn)維修及賠付工作,在日?？蛻舴展ぷ鬟^程中形成的、與具體客戶相關的資料一并歸檔。
5.4.2.客服中心每半年定期將客戶資料移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.3.必要時客戶服務中心留存復印件以備查考。
5.5.訴訟資料的管理及移交:
5.5.1.與具體客戶相關的訴訟資料由法律室負責收集管理,在結案后統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理。
5.5.2.訴訟資料單獨分類建檔,結案證明資料(判決書、仲裁書、調(diào)解書等)需復印歸入客戶檔案,并在客戶文檔中建立指引,明確檔案間的關系。
5.6.商鋪資料的管理及移交:
5.6.1.商鋪租賃資料:
a)包括:租賃預訂協(xié)議、正式租賃合同、租賃人身份或公司營業(yè)證明、營業(yè)計劃等資料,出租事務辦理完畢,資料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理,后期新形成的資料由銷售經(jīng)營部商業(yè)組負責定期移交。
b)商鋪資料建檔編號按5.10.1執(zhí)行,統(tǒng)一排列在各項目住宅資料后。
c)出租的商鋪一旦出售,出租期的所有資料一律作為客戶資料的一個屬類裝訂成冊,歸入客戶檔案,出租資料目錄中備注相關檔案編號。
5.6.2.商鋪出租報表、臺帳等綜合性資料單獨分類編號,由銷售經(jīng)營部商
業(yè)組負責管理,財務管理部監(jiān)督。
5.7.其他資料的管理要求:
5.7.1.在工作中形成的所有與客戶相關的資料,各部門及各位職員有義務主動移交總經(jīng)理辦公室,以保證客戶資料真實和完整。
5.7.2.存于公司財務管理部的與客戶購房、退房相關的財務憑證資料按會計檔案的統(tǒng)一管理辦法執(zhí)行。
5.8.非針對具體業(yè)主的資料的管理
此類資料分為兩類:
5.8.1.常規(guī)資料,如入伙通知書、工程質(zhì)量保修書、住宅使用說明書、對全體業(yè)主的公告、認購書范本、房地產(chǎn)買賣合同及補充協(xié)議范本等作為項目文檔的一大類,按項目分類保存。
5.8.2.重大投訴及事件的處理過程資料按專題建檔,一事一檔,主要責任部門負責資料的收集及管理,事件結束后整理移交總經(jīng)理辦公室。
5.9.各責任部門日?？蛻粑臋n的管理要求:
各責任部門未到移交時間的客戶資料必須安排專人、檔案專用裝具妥善保管,可按資料類型分別存檔,并建立目錄,按公司秘密信息管理規(guī)范的要求嚴格控制傳播范圍。
5.10.公司客戶檔案的整理要求:
客戶資料移交公司后,統(tǒng)一按以下要求整理立卷:
5.10.1.客戶文檔的編號規(guī)則:
具體房號:按項目實際命名房號表示,包括苑名、棟號、單元號、房間號等,可以用漢字、字母或數(shù)字綜合表示,具體形式不作規(guī)定,但各公司自行編號的形式必須一致。
5.10.2.客戶文檔的屬類及整理要求:
為規(guī)范客戶的整理要求,文檔實體分為六組整理:
a)銷售、簽約、辦證及入伙資料(必備):裝訂成冊,并按固定目錄格式建立檔案目錄。
b)維修/賠付資料:按戶整理為活頁形式,按次數(shù)編寫順序號,建立目錄。
c)其他資料:包括訴訟結案資料等其他經(jīng)營管理中與具體客戶發(fā)生的資料。活頁形式整理,編寫順序號,并建立目錄。其中訴訟結案資料后要標注具體案件卷宗的編號,以建立參照。
d)出租期資料:如是租賃商鋪轉(zhuǎn)為出售,出租期資料單獨為一組,裝訂成冊。
e)銷售歷史資料:指此房產(chǎn)在出售給最終客戶前發(fā)生的所有銷售情況的記錄,包括認購書、房產(chǎn)沒收審批、撻定等資料,按發(fā)生時間順序整理并裝訂成冊。
5.10.3.總經(jīng)理辦公室根據(jù)客戶資料移交情況,安排檔案集中整理,并負責移交后的資料管理工作。
5.10.4.公司客戶檔案統(tǒng)一編制案卷目錄,并注明保存地點。
5.10.5.所有資料封面均要標注密級標識及保管理期限:
深圳市__房地產(chǎn)有限公司 級文件 保存
內(nèi)部資料,嚴禁外傳建檔日期:
5.11.客戶資料的借閱管理:
5.11.1.建立查閱、借閱登記制度,公司內(nèi)部調(diào)檔查閱,必須由統(tǒng)一進行登記,未經(jīng)許可,一律不得帶出檔案室。
5.11.2.外單位人員查閱客戶文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書,并經(jīng)法律室批準后方能查閱,并要做好登記工作。
5.11.3.確保檔案資料安全,未經(jīng)許可,無關人員不得進入檔案庫房。
5.12.客戶資料的管理期限及銷毀制度
5.12.1.客戶資料屬于公司永久保存的檔案,一般不予銷毀。
6.支持性文件
第14篇 某區(qū)財政局文檔管理辦法
一、為了規(guī)范財經(jīng)檔案管理行為,實現(xiàn)文檔管理的規(guī)范性、完整性和科學性,更好地為財政工作服務。
依據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《區(qū)管委會文書處理部門整理歸檔制度》,結合我局實情,特制訂本制度。
二、本制度所稱文檔是指區(qū)財政局在業(yè)務管理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像、電子材料等。
第15篇 機要文檔管理員職責范例
機要文檔管理員職責
職責范圍:
1、協(xié)助經(jīng)理日常工作
2、監(jiān)督各處計劃完成狀況
3、建立、歸檔資料
工作內(nèi)容:
1、建立住戶檔案,做好住戶的驗房、入住、車輛、寵物及常住人員的檔案。
2、建立部門的人員檔案,辦公用品、勞保用品的管理。
3、客戶、公司內(nèi)部上、下行文件的草擬、發(fā)放、收檔、復印、打印工作。
4、部門各處的崗位責任,工作程序、標準、控制表格的歸檔和整理。
5、特別管理維修處的設備檔案和臺帳。
6、建立公司的鑰匙柜,嚴格執(zhí)行鑰匙的發(fā)放、回歸程序。
7、協(xié)助部門主管檢查本部的工作計劃落實情況。
8、整理本部門每月、每年的收入和支出狀況。
9、協(xié)助總務建立固定資產(chǎn),辦公用品及易耗物品帳目,對以上物品的進、耗、轉(zhuǎn)、存、報廢進行憑證處理和電腦化制度比較。
10、每月匯總盤點和制表提供數(shù)據(jù)給部門經(jīng)理。
11、保護客人隱私
